DATEV-Import

Kontolino! unterstützt den Import von Buchungen im DATEV-Buchungsstapel-Format. Diese Impport-Schnittstelle kann in vielen verschiedenen Szenarien wertvoll sein:

  • Sie möchten Ihre Buchhaltung fortan in Kontolino! führen und möchten Ihre bisherigen Buchungen aus einem anderen Programm nach Kontolino! übernehmen
  • Sie nutzen ein Programm, das DATEV-Ausgabedateien erstellen kann, zum Beispiel
    • ein Programm zur Erstellung und Verwaltung von Ausgangs- und oder Eingangsrechnungen (z.B. Billbee.io – das wir allerdings auch mit einer direkten API-Schnittstelle anbinden)
    • ein Programm zur Erfassung und Verwaltung von Reisekosten (z.B. unsere guten Freunde beim spesenfuchs)
    • ein Lohnabrechnungsprogramm, das seine Ergebnisse in Form von fertigen Buchungssätzen exportieren kann (auszubezahlende Nettolöhne, Beitragszahlungen an Sozialversicherer etc., Steuerverbindlichkeiten etc.)
    • Online-Shops und Plattformen wie Etsy, eBay, JTL
    • Kassensysteme, Kartenakzeptanz-Anbieter, Zahlterminals
    • es gibt noch viele weitere Systeme, die DATEV-Exportdateien erzeugen können

Was ist eine DATEV-Datei?

Ihre Datev-Datei muss ein so genannter Buchungsstapel im DATEV-Format sein. Das ist ein von der DATEV festgelegtes Dateiformat, das auf das sehr einfache CSV-Format aufbaut (sich aber dann doch ein paar Eigenheiten herausnimmt, die zur verbesserten Verarbeitung der Daten in der Datei notwendig sind). Sie können eine solche Datei mit jedem Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und lesen. Bitte speichern Sie aber eine DATEV-Datei niemals mit dem Tabellenkalkulationsprogramm ab, wenn Sie nicht genau wissen, was Sie tun! Das kann sehr einfach zu Problemen aller Art führen.

Importieren einer DATEV-Datei in Kontolino!

Um eine DATEV-Datei nach Kontolino! einzulesen, klicken Sie im Menü unter „Import/Export“ auf den Menüpunkt „DATEV-Import“.

Hier können Sie die Datei durch einfaches Ziehen und Fallenlassen (Drag&Drop) oder durch Klick auf die Wolke zu Kontolino! hochladen.

Kontolino führt nun einige Prüfungen durch, um sicher zu gehen, dass die Datei importiert werden kann:

  • Hat die Datei den richtigen Aufbau laut DATEV-Spezifikation?
  • Gibt es für jede zu importierende Buchung (bzw. zu deren Buchungs-/Belegdatum) eine Buchungsperiode in Kontolino?
  • Sind alle Konten vorhanden, die in den zu importierenden Buchungssätzen benutzt werden?

Die DATEV-Datei kann so nicht importiert werdenWenn die Sätze nicht importiert werden können, müssen Sie zunächst dafür sorgen, dass die entsprechenden Voraussetzungen in Kontolino! herrschen. Das kann z.B sein:

Vermeidung von doppelten Belegnummern

Wenn Belegnummern schon in Kontolino! vorliegen

Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, prüft Kontolino! für jeden einzelnen Buchungssatz, ob die Belegnummer in Kontolino! bereits vorhanden ist. Bei Duplikaten können Sie entweder:

  • Auf den Import der Belegnummern verzichten
  • Bestehende Belege in Kontolino! an die neu zu importierenden Buchungen anhängen

Import abschliessen

Anschliessend werden die Sätze endgültig importiert und Kontolino! zeigt Ihnen eine Liste aller Buchungen an, die nun verbucht werden sollen. Wenn Sie hier Buchungen sehen, die nicht korrekt wären, können Sie den Import hier noch abbrechen. Klicken Sie auf „Jetzt verbuchen“, werden die Sätze endgültig in Kontolino! verbucht.

Jetzt können die Buchungen endgültig verbucht werden