Belege buchen

Die Geschäftsfälle eines Unternehmens sollen zeitnah und für jeden nachvollziehbar in der Buchführung erfasst werden.

BelegeBuchenImMenuSpätestens aber zum Monatsende bzw. in den ersten Tagen des Folgemonats setzt man sich an den Computer und erfasst die über diesen Zeitraum gesammelten und nach Datum sortierten Belege in der Buchhaltung. Der Monatsrhythmus ist vor allem auch dann ein Muss, wenn die Pflicht zur monatlichen Abgabe einer Umsatzsteuer-Voranmeldung oder – bei vielen Auslandsgeschäften innerhalb des EU-Wirtschaftsraumes – einer zusammenfassenden Meldung besteht.

Wenn Sie sich das Lesen der folgenden Absätze ersparen möchten, oder einfach mal einen Eindruck davon bekommen möchten, die das Verbuchen von Belegen in Kontolino! funktioniert, können Sie sich auch dieses Video ansehen:

Desweiteren können Sie nun auch digitale Belege (z. B. Dateien im Format pdf, gif, jpg, xls, xlsx) entsprechend der GoBDs, die seit 01.01.2015 gültig sind, zu den einzelnen Buchungssätzen hinterlegen. Auch diese Vorgehensweise haben wir für Sie in einem Video dargestellt:

 

Aufruf der Beleg-Erfassung

Wenn es also wieder einmal so weit ist, melden Sie sich bei Kontolino! an und klicken im Hauptmenü auf den Eintrag „Belege Buchen“. Hier werden Sie auf den Erfassungsdialog für neue Buchungssätze geführt.

Belege_erfassen

 

Hier werden Ihnen unterhalb des Eingabebereichs die 5 chronologisch letzten Buchungssätze angezeigt. Diese Auflistung ist einerseits ganz hilfreich, um zu sehen, wo man letzten Monat aufgehört hatte (falls die Ablage der Belege nicht so ganz akkurat ist), vor allem aber auch während der Erfassung zu sehen, welche Belege man nun zuletzt erfasst hat. Damit lässt sich einfach nachvollziehen, ob der oberste Beleg auf dem Stapel nun schon erfasst ist, oder noch dran ist. Sie können die Buchungssätze von hier aus auch nochmals ändern oder sogar löschen. Dazu benutzen Sie das Icon ganz rechts hinter jedem Buchungssatz.

Erfassen eines Buchungssatzes

Wenn Sie schon einmal mit einem anderen Buchhaltungsprogramm gearbeitet haben, wird Ihnen diese Maske sehr bekannt vorkommen. Sie finden Eingabefelder für die folgenden Informationen

  • Buchungsdatum
    Hier geben Sie in der Regel das Datum des Belegs an. Mit dem Kalender-Icon können Sie einen Kalender aufrufen, um das Datum mit der Maus auszusuchen
  • Belegnummer
    Bis auf wenige Ausnahmen gibt es zu jedem Buchungssatz einen Beleg, auf dem die Details zu einem Geschäftsvorfall nachvollzogen werden können. Das kann z.B. eine Telefonrechnung oder ein Tankbeleg sein. Da jedoch manchmal auch mehrere Buchungssätze zu einem Beleg existieren können, und es ganz selten auch mal Umbuchungen gibt, die keinen Beleg erfordern, ist dieses Feld nicht mit einer Automatik versehen. Das bedeutet, dass Sie Ihre Belegnummern selbst festlegen und in dieses Feld eintippen. Vergessen Sie bitte nie, die Belegnummer auf den Beleg zu schreiben, um auch später noch nachvollziehen zu können, was genau hinter einer Buchung steckt. Im Falle einer Betriebsprüfung ist auch sehr wichtig, dass Ihr Prüfer sich in den Belegen zurechtfindet und die passenden Buchungssätze dazu findet (und umgekehrt).
  • Elektronische Belege (alle Formate sind erlaubt, allerdings darf die Anzahl von 5 Belegen und das Volumen von 2 MB pro Beleg nicht überschritten werden)
    Zusätzlich können Sie alle Belege, die Sie in elektronischer Form haben, hier hinterlegen. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie ziehen aus Ihrem Explorer heraus die entsprechende Datei auf den „Wolke“-Button oder Sie klicken auf den „Wolke“-Button und der Explorer öffnet sich. Nun können Sie die Datei im Pfad entsprechend auswählen. Sobald Sie eine Datei hinterlegt haben, können Sie diese anklicken und sie wird im unteren Bereich dargestellt. Desweiteren können Sie diese von hier aus jederzeit wieder drucken oder erneut herunterladen und wo anders abspeichern.
    Sollte die gleiche Belegnummer bereits verbucht worden sein und daran ein elektronischer Beleg angehängt worden sein, dann sehen Sie diesen Beleg sofort wieder, wenn Sie die entsprechende Belegnummer eingegeben haben. Das hat den Vorteil, dass Sie Belege wie Kontoauszüge, die evtl. für viele Buchungssätze benutzt werden, nicht jedes Mal neu hochladen müssen. Die Datei ist dann einfach schon da.
  • Buchungstext
    Hier geben Sie ein kurzes Stichwort ein, das den Geschäftsvorfall erkennbar beschreibt. Beispiele; „Einkauf von Druckerpapier“, „Handy-Rechnung Februar“, „Hotelrechnung Wien April 2013“.
  • Sollkonto
    Hier erfassen Sie das Sollkonto der Buchung. Dieses Feld zeigt Ihnen zu Ihrer Eingabe passende Konten aus dem Kontenplan an, sobald Sie ein paar Zeichen eingegeben haben. Dabei können Sie entweder die Kontonummer oder den Namen des Kontos oder einer Kontengruppe eingeben, um nach geeigneten Konten zu suchen.
  • Habenkonto
    Hier erfassen Sie das Habenkonto der Buchung. Dieses Feld zeigt Ihnen zu Ihrer Eingabe passende Konten aus dem Kontenplan an, sobald Sie ein paar Zeichen eingegeben haben. Dabei können Sie entweder die Kontonummer oder den Namen des Kontos oder einer Kontengruppe eingeben, um nach geeigneten Konten zu suchen.
  • Bruttobetrag
    Hier geben Sie den Betrag der Buchung ein. Wenn es sich um einen Geschäftsvorfall mit Mehrwertsteuer handelt, geben Sie hier bitte den Bruttobetrag mit Mehrwertsteuer ein. (Ausnahme: Rechnungen an Kunden im Ausland. Lesen Sie dazu bitte die Seite Umsatzsteuer bei Auslandsgeschäften)
  • Mehrwertsteuer-Satz
    Wenn es sich bei dem Geschäftsvorfall um eine Rechnung mit Mehrwertsteuer handelt, wählen Sie hier den entsprechenden Mehrwertsteuer-Satz aus. Sobald sich aus dem Bruttobetrag und dem gewählten Mehrwertsteuer-Code ergibt, wird dieser Betrag hinter dieser Auswahlliste angezeigt. Kontolino! verbucht die Mehrwertsteuer zudem automatisch auf den richtigen Konten und sammelt die entsprechenden Informationen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung ans Finanzamt.
  • Umsatzsteuer-ID des Abnehmers
    Dieses Feld ist nur von Bedeutung, wenn es sich bei dem zu erfassenden Geschäftsfall um eine innergemeinschaftliche Lieferung an einen Kunden im EU-Ausland handelt. Dann allerdings ist es ein Pflichtfeld, da Sie diese Nummer auch in der zusammenfassenden Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern melden müssen. Für alle anderen Fälle ist dieses Feld nicht bearbeitbar.

 

Speichern eines Buchungssatzes

Wenn die Daten korrekt sind und Sie den Buchungssatz verbuchen und speichern möchten, klicken Sie auf „Speichern“.

Kontolino! prüft den Buchungssatz dann auf verschiedene Fehler wie falsche Konten, fehlende Angaben oder ungültige Eingaben in Betragsfeldern etc. Wenn alles stimmt, verbucht Kontolino! Ihren Buchungssatz auf den eingegebenen Konten und speichert den Buchungssatz in der Datenbank. Daraufhin leert sich die Maske, der neu angelegte Buchungssatz erscheint in der Liste der letzten Buchungssätze und es erscheint ein Hinweis, dass das Speichern geklappt hat.

Die Erfassungsmaske ist nun leer und Sie können den nächsten Buchungssatz eingeben.

Beenden der Eingabe von Belegen / Buchungssätzen

Wenn Sie den letzten Beleg eingegeben haben, speichern Sie diesen ab und klicken in der Eingabemaske für einen neuen, leeren Buchungssatz einfach auf „Zurück“.

Eingabehilfen für die vereinfachte Erfassung von Buchungssätzen

Kontolino! bietet Ihnen verschiedene Eingabehilfen an, die Sie nutzen können, um schnell und einfach Buchungssätze zu erfassen, die bestehenden Buchungssätzen sehr ähnlich sind. Grundsätzlich gibt es 2 Quellen für diese Eingabehilfen:

  1. Bestehende Buchungen in derselben Buchungsperiode
    Kontolino! kann Ihnen aus bestehenden Buchungen der aktuellen Buchungsperiode alle Daten kopieren und in den neuen Buchungssatz übernehmen. Wenn Sie also einen Geschäftsfall schon einmal in diesem Jahr verbucht haben, können Sie die aktuelle Buchung einfach als eine Koppe der bestehenden Buchung anlegen
  2. Buchungsmuster
    Ein Buchungsmuster erfüllt den selben Zweck wie das Duplizieren bestehender Buchungen. Allerdings haben Buchungsmuster verschiedene Vorteile
    • Sie können mit Schlagworten versehen werden und sind damit besser auffindbar
    • Buchungsmuster bleiben nach Abschluss eines Buchungsjahres erhalten und sind auch in Folgejahren noch verwendbar.
    • Buchungsmuster können einzelne Werte leer lassen, z.B. keinen Betrag enthalten, sodass man bei der Erfassung einer neuen Buchung nicht versehentlich einen falschen Betrag einer früheren Buchung übernimmt (Ist dem Autor leider schon mehrfach passiert und erst sehr viel später aufgefallen)

Mehr Informationen zur Arbeit mit Buchungsmustern finden Sie hier.

Sowohl Buchungsmuster als auch bestehende Buchungen können Sie im Eingabefeld für den Buchungstext aussuchen. Sobald Sie ein paar Zeichen eingegeben haben, durchsucht Kontolino! Ihre bestehenden Buchungssätze nasch Buchungstexten, die ähnlich zum eingegebenen Text sind.

Ausserdem werden in dieser Auswahlliste alle Buchungsmuster angezeigt, deren Buchungstext oder eines der ihm zugeordneten Schlagwörter zum eingegebenen Suchbegriff passen.

Wenn Sie Ein Buchungsmuster oder eine bestehende Buchung aus dieser Liste aussuchen, werden deren Inhalte in den aktuell bearbeiteten Buchungssatz übernommen und können dann nachbearbeitet werden.

Eine weitere, mindestens genauso hilfreiche Eingabehilfe ist der Kontolino!-Buchungsassistent, der vor allem ungeübten Selbstbuchern das Leben stark vereinfacht.

Praxistipps zum Verbuchen von Belegen

  • Schnell und einfach geht es, wenn Sie monatlich in etwa dieses Ritual zur Buchung anwenden:
    • Sortieren Sie Ihre Belege zunächst nach dem Datum absteigend, d.h. so, dass sie ältesten Belegen oben auf dem Stapel liegen, und die neuesten ganz unten.
    • Sehen Sie nach, welche Belegnummer in Ihrem letzten Buchungssatz vergeben wurde
    • Beginnen Sie nun mit der Erfassung des ersten Beleges in Ihrem Stapel
    • Schreiben Sie die nächste Belegnummer auf den Beleg, wenn er erfolgreich verbucht wurde und heften ihn sofort in Ihren Buchführungsordner
  • Halten Sie sich stets an diese Vorgehensweise. So finden Sie sich auch schnell zurecht, wenn Sie bei der Verbuchung von Belegen gestört werden
  • Erledigen Sie Dinge, die zum (vorläufigen) Abschluss eines Monats oder eines Quartals gehören, gleich mit. Also senden Sie Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung sofort ab, wenn die Belege erfasst sind
  • Sie benötigen mindestens Ihre Kreditkartenabrechnung und die Bankauszüge, um Ihre Gecshäftsfälle zu buchen, deshalb sollten Sie, wenn diese ohnehin vor Ihnen liegen
    • Die Kontensalden für Kreditkarte, Bank etc. mit den Salden der entsprechenden Konten in der Buchhaltung vergleichen
    • Nehmen Sie immer einen aktuellen Liquiditäts-Check in das Ritual auf. Ist genug Geld für die Bezahlung der Umsatzsteuer-Vorauszahlung, die Sie soeben mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung angestossen haben, auf dem Konto? Wenn Sie diese VZ überweisen, tun Sie es gleich, das spart eventuelle Säumniszuschläge. Reicht der verfügbare Betrag auf den Konten für die absehbaren Kosten des neuen Monats? Müssen Sie private Einlagen machen, um die laufenden Kosten
  • Bezahlen Sie fällige Rechnungen gleich jetzt und beziehen Sie den Abfluss dafür in den Liquiditäts-Check ein

Mit diesen Tipps bekommen Sie schnell eine Routine in den notwendigen Arbeiten, und Sie werden bald feststellen, dass Sie Ihre Finanzsituation gut überschauen. Ausserdem werden Sie sehen, dass ein Monat in kurzer Zeit abgearbeitet sein kann. Je nachdem, wie viele Belege Sie zu buchen haben, sind Sie in einer halben Stunde durch und haben einen ganzen Monat Ruhe vor der Buchhaltung.