Am 14. November 2014 veröffentlichte das Bundesfinanzministerium in einem Schreiben eine Neufassung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Diese neue Regelung, die am 01. Januar 2015 in kraft getreten ist, umfasst einige Konkretisierungen zur Aufbewahrung von Belegen sowie dazu, wie diese für eine eventuelle Betriebsprüfung bereit zu stellen sind.
Ganz vereinfacht wird hierin gefordert, dass jeder Beleg, der elektronisch versand wird (z. B. Ihre monatliche Telefonrechnung, die Sie per E-Mail erhalten) auch elektronisch aufbewahrt werden muss. Zudem muss sichergestellt sein, dass dieser nachträglich nicht mehr verändert werden kann.
Wie läuft dies nun in der Buchhaltungssoftware Kontolino! ab?
In Kontolino erfassen Sie einen Buchungssatz wie gewohnt mit dem Buchungsassistenten oder manuell – wie es Ihnen besser von der Hand geht.
So bald Sie eine Belegnummer eingeben haben, können Sie zu diesem Beleg einfach Bild-, PDF- oder sonstige Dateien hochladen. Diese werden dann beim Speichern des Buchungssatzes mit im digitalen Belegarchiv abgelegt. In diesem Archiv sind die angehängten Dateien gegen Verlust und Änderungen sicher und können GoBD-konform für 10 Jahre archiviert werden.
Mit einem Klick auf den Dateinamen eines angehängten Beleges können Sie sich die Datei einfach im Browser anzeigen lassen, die Datei herunterladen oder ausdrucken.
Was kann ein Beleg sein?
Die neuen GoBD sind hier relativ schwammig in der Formulierung. Letztendlich ist alles als Beleg aufzubewahren, was zur eindeutigen Identifikation eines Geschäftsvorfalls notwendig ist. Das können neben Rechnungen oder Kaufquittungen aber durchaus auch weitere Dokumente sein, die im Zusammenhang damit stehen. So können zusätzlich zu archivierende Dokumente sein:
- Ein Rahmenvertrag, in dem Leistungen detailliert beschrieben werden
- Empfangsquittungen, Lieferscheine, bestimmte Zolldokumente
- Downloadprotokolle
- digitale Signaturen zur Identifikation eines Absenders
- Öffentliche Schlüssel z.B. zur Entschlüsselung von Softwarepaketen
Ein Beleg in Kontolino! kann aus maximal 5 Dateien bestehen, die jeweils maximal 2 Megabytes groß sein dürfen. Diese Dateien werden dann unter der gemeinsamen Belegnummer zusammengefasst.
Ist ein Beleg einem Buchungssatz zugeordnet, können Sie die angehängten Dateien jederzeit wieder aus dem Belegarchiv herunterladen, sie ausdrucken oder per Mail weiterleiten.
Ein Beleg für mehrere Buchungssätze – kein Problem in Kontolino!
Es gibt viele Fälle, in denen ein Beleg für mehrere Buchungssätze als Nachweis gilt. Das einfachste Beispiel sind hier sicher Kontoauszüge, auf denen viele Zahlungsvorgänge verzeichnet sind, etwa sämtliche Zahlungseingänge aus einer Woche oder einem Monat. Ähnlich sieht es bei Kreditkartenabrechnungen oder ähnlichen Abrechnungen aus. Aber auch eine Eingangs- oder Ausgangsrechnung kann Beleg für mehrere Buchungssätze sein. Haben Sie etwa beim Onlineversender Produkte mit verschiedenen Umsatzsteuer-Sätzen eingekauft oder verkaufen Sie in einem Zuge sowohl Handelswaren als auch Dienstleistungen, ist die Rechnung Grundlage mehrerer Buchungssätze.
Für Kontolino! ist das kein Problem: haben Sie eine Belegnummer einmal in einem Buchungssatz verwendet, geben Sie in beliebig vielen weiteren Buchunssätzen nochmals die selbe Belegnummer ein, und Kontolino! ordnet den bereist bestehenden Beleg auch den weiteren Buchungssätzen zu. Bei der Erfassung weiterer Buchungssätze können Sie jederzeit den Beleg abrufen und ihn sich im Browser anzeigen lassen, um diesem die Details für den Buchungssatz zu entnehmen.
Das Belegarchiv im Video
Wir haben Ihnen das gesamte Thema auch in einem kurzen Video zusammengefasst, in dem wir Ihnen die relevanten Punkte der GoBD erläutern und die Anlage von Belegen in Kontolino! Schritt für Schritt zeigen:
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Dann hilft Ihnen unsere Software bestimmt noch mehr. Und das beste: Sie können Kontolino! 2 Monate lang völlig kostenlos und unverbindlich testen.
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