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Was wir noch so alles zum Thema "Allgemeines" veröffentlicht haben

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um 03:09:00

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Kontolino! Neujahrsversion 2018: automatische Belegnummern und ein verbesserter Buchungsassistent

Das Jahr 2018 reibt sich gerade erst den Neujahrstaumel aus den Augen und schon kommt Kontolino! in einer neuen Version daher. Dabei haben wir die letzten Wochen für einige Neuerungen und zur Behebung von ein paar Fehlern genutzt.

Die wichtigsten Neuerungen zum Jahresauftakt 2018:

  • Automatische Belegnummern: Sie können beliebig viele Kontonummern-Kreise anlegen, die beim Verbuchen automatisch vergeben werden. Natürlich zeigt Ihnen das System nach erfolgter Buchung die automatisch vergebene Belegnummer an, damit sie sie auf Ihrem Papierbeleg (ja, die nutzen viele noch) vermerken können.
    Und so sieht das ganze dann in der Praxis aus:
  • Die Suche im Feld für den Buchungstext ist deutlich schneller geworden
  • Der Buchungsassistent ist nun in das Textfeld integriert. Neben den Treffern zu Ihren Buchungsmustern und bestehenden Buchungen werden nun auch direkt die Treffer zu vorhandenen Buchungsvorlagen aus unserem Buchungsassistenten angezeigt. Dadurch wird die Bedienung des Buchungs-Editors sehr viel einfacher und effektiver – noch mehr Zeit fürs Wesentliche!
  • Die Anlage EÜR wird nun grundsätzlich immer mit der Anlage AVEÜR (Anlagespiegel) ausgefüllt und ans Finanzamt geschickt. Dabei befüllt Kontolino! nun auch die Felder für Immobilien, Immaterielle Wirtschaftsgüter, das häusliche Arbeitszimmer sowie Finanzanlagen. (Beschaffunskosten sind manuell zu erfassen, wenn Sie nicht das Paket Classic verwenden – diese Beträge sind – insbesondere bei älteren Anlagegütern – nicht in der Buchhaltung zu finden)
  • Alle Elster-Formulare werden nun mit qualifizierter Signatur ans Finanzamt verschickt. Es ist keine Kopie mit Unterschrift mehr nötig. Papierloser wird die Steuer nun wohl nicht mehr.
  • Wir unterstützen nun das neueste DATEV-Buchungsstapel-Format zur Übergabe der Buchungen an den Steuerberater
  • Die meisten Auswertungen sind nun auch per CSV herunterladbar:

Und wie immer stehen diese Neuerungen Ihnen automatisch bei Ihrer nächsten Anmeldung zur Verfügung.

Wir haben noch viel vor und sind voller Tatendrang für 2018. Es wird also sicher wieder ein spannendes und hoffentlich auch gutes Jahr für alle Kontolino!-Nutzer.

Wenn Sie noch keiner sind, aber gerne mal reinschnuppern möchten, empfehle ich Ihnen unseren 2-monatigen Gratis-Test. Sie können ganz unverbindlich und kostenlos Kontolino! ausprobieren. Sie geben uns keine Kreditkarten- oder Kontendaten und es ist keine Kündigung nötig, wenn Ihnen Kontolino! nicht gefällt.

 

Neue Pauschalen für Sachentnahmen für das Jahr 2018

Mit BMF-Schreiben vom 15.12.2017 gibt das Bundesfinanzministerium die neuen Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben für Lebensmittels-Handel, Bäckereien, Gastronomie, Metzgereien bekannt.

Das BMF-Schreiben finden Sie auf den Internet-Seiten des Bundesfinanzministeriums.

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um 11:21:32

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Buchhaltung selber machen – Teil 1: Was kann ich selber machen?

In den kommenden Wochen wollen wir uns mit der Frage beschäftigen, wie man als Freiberuflerin, Einzelunternehmer oder eine kleine Personengesellschaft die Buchhaltung selbst machen kann.

In diesem ersten Teil soll es darum gehen, welche Möglichkeiten Sie haben, Ihre Buchhaltung ganz oder teilweise selbst zu erledigen.

Warum überhaupt selbst buchen?

Wir haben auf unserem Blog schon mehrfach über das Thema geschrieben (z.B. in unserem Artikel „Was es heißt, Selbstbucher zu sein„) , die wichtigsten Punkte in aller Kürze sind sicher:

  • Vollständiger Überblick über Ihren Erfolg
  • Maximale Transparenz in wichtigen Fragen wie Investitionsentscheidungen
  • Schnelle Verfügbarkeit der Informationen. Beim Steuerberater oder Buchhaltungsbüro kann es durchaus mal 4-8 Wochen dauern, bis die Buchhaltung erledigt und der neueste Stand der Zahlen wieder bei Ihnen ist. 8 Wochen können sehr lange sein, wenn man das Gefühl hat, es läuft nicht gut oder wenn man wissen muss, ob man eine Investition tätigen kann
  • Kostenersparnis. Selbst bei sehr wenigen Belegen und kleinen Umsätzen verlangt ein Profi oft 70 € oder mehr pro Monat, alleine für die Verbuchung der laufenden Geschäftsvorfälle. Kommen dann noch Steuerformulare dazu, oder haben Sie Bedarf an einer Beratung, sattelt der Steuerberater oder das Buchhaltungsbüro da noch oben auf. Kosten von 3000 € pro Jahr können da durchaus zusammen kommen – auch bei „kleinen Fischen“.

Es gibt natürlich auch Nachteile des Selbstbuchens, die je nach dem eigenen Vorwissen bzw. der Bereitschaft, sich mit dem Thema zu beschäftigen, mehr oder weniger gewichtig sind

  • Zeit spielt eine große Rolle. Buchhaltung erfordert ein wenig Zeit. Von 30 Minuten bis 3 Stunden pro Monat oder Quartal sind durchaus an Zeitaufwand nötig. Manch einer macht das nebenher („Ich sitze ohnehin in meinem Laden, und manchmal ist es so ruhig, dass ich dafür Zeit habe“), für die eine oder andere ist es ein Pflichttermin in der oft so knappen Freizeit („Jeden ersten Samstag im Monat plane ich für die Buchhaltung 1,5 Stunden ein“)
  • Die eigene Disziplin. Wer sich nicht motivieren kann, wirklich regelmäßig am Ball zu bleiben und die Belege zu ordnen und zu verbuchen, wird keine Freude am Selbstbuchen entwickeln. Stattdessen wird der Berg immer höher und man verliert den Mut. Was dann folgt, ist eine Abwärtsspirale, die am Ende teuer werden kann.
  • Steuern machen vielen Leuten Angst. Formulare ausfüllen, mit dem Moloch Finanzamt kommunizieren und irgendwie nicht Herr der Lage sein, das fühlt sich nicht gut an. Der Finanzbeamte erscheint dabei irgendwie so ähnlich wie der furchteinflößende Zauberer von Oz (Auch dazu haben wir schon öfters hier geschrieben: meist sind es ganz nette und hilfsbereits Leute, die man als Nachbar sehr gerne um sich hätte).

 

Die Spielarten des Selbstbuchens

Es gibt ganz unterschiedliche Arten, wie man seine Buchhaltung selbst erledigen kann. Und jede der Varianten hat ihren ganz eigenen Charme:

Betreutes Buchen: Vorbereitendes Buchen mit Steuerprofi

Nicht jeder ist als Träger des braunen Gürtels in Steuern und Buchhaltung zur Welt gekommen, und so ganz ohne kaufmännische Vorbildung kommt einem das Thema wie ein Buch mit 7 Siegeln vor. Trotzdem ist es irgendwie klar, dass es nicht so schwer sein kann, die monatliche Telefonrechnung und die Kasseneinnahmen jeden Monat aufzuschreiben. Wenn da nur nicht die Furcht wäre, irgendwie etwas falsch zu machen und womöglich teure Steuernachzahlung durch bloße Unwissenheit zu riskieren.

Für alle, die sich hier herantasten möchten und auf jeden Fall den Draht zu einem Profi brauchen, der ihnen den Steuerkram ganz oder zumindest die schwierigen Teile (Jahressteuererklärung) abnimmt, ist das so genannte Vorbereitende Buchen die beste Möglichkeit. Im Wesentlichen heißt das, dass man die Geschäftsfälle jeden Monat oder jedes Quartal selbst verbucht, dann aber die komplette Buchhaltung dem Steuerberater überlässt. Dieser wirft einen prüfenden Blick auf die selbst gemachten Buchungen und kümmert sich dann um die Steuern. Dabei kann man z.B. die Umsatzsteuer-Voranmeldung selbst machen, aber die Steuererklärungen am Jahresende von Profi machen lassen.

Das ganze ist eine ziemlich einfache Sache: Sie erfassen Ihre Belege in Ihrer Buchhaltungssoftware und übergeben Ihre Buchungsdaten per DATEV-Schnittstelle an Ihren Steuerberater. Er benötigt dabei noch nicht mal mehr Ihre Belege.

Man hat hier gewissermassen das Beste zweier Welten:

  • Die Kosten für die Routineaufgaben (Belege sammeln, sortieren, verbuchen) kann man sich getrost sparen und bezahlt nur für die Dienstleistungen, die man wirklich benötigt
  • Man hat die Zahlen stets schnell verfügbar, weil man sie ja selbst erfasst und in einem entsprechenden Programm erfasst hat. Mit den richtigen Berichten aus dieser Software hat man stets den vollen Überblick.
  • Ist mal ein Fehler passiert, hat man die Rückversicherung des Steuerberaters und kann die Zahlen schnell und einfach korrigieren
  • Die Sache mit dem Finanzamt macht ein Profi – das gibt ein Gefühl der Sicherheit
  • Für schwierige Fragen (Investitionsentscheidungen, Fragen der Steuergestaltung) ist der Steuerberater verfügbar und kennt Ihre Zahlen, da er sie ja in seinem System hat (die DATEV-Schnittstelle, Sie erinnern sich?)

Die Chuck Norris Methode: Helden machen alles selbst!

Selbstbucher von A bis Z, die sogar ihre Steuerklärungen selbst machen, haben sicher die höchste Stufe auf der Leiter zum kaufmännischen Nirvana erreicht. Für Leute mit kaufmännischer Vorbildung und einem gewissen Maß an Willen ist diese Leiter durchaus zu meistern. Viele Buchungssätze sind ohnehin immer die gleichen, und wenn einmal eine wirklich große Entscheidung ansteht, kann man sich noch immer auf Einzelfall-Basis Hilfe von einem Steuerberater holen. Die Berichte (BWA, Summen-Salden-Liste etc., die er/sie als Grundlage benötigt, ziehen Sie mit ein paar Mausklicks aus Ihrer Buchhaltungssoftware).

Natürlich ist dies die kostengünstigste Variante: ein Steuerberater oder ein Buchhaltungsbüro wird nicht eingebunden, also entstehen keine Kosten.

Und das Finanzamt? Hier sitzen meist nette Leute, die übrigens sogar den Auftrag haben, den Steuerbürger in seinem Tun zu unterstützen. Es ist durchaus in Ordnung, bei Ihrer/m Sachbearbeiter/in anzurufen und Fragen zu stellen. Nach unserer Erfahrung wird hier meist sehr hilfsbereit Auskunft gegeben. Auch, wenn Sie nicht mit dem richtigen Fachjargon daher kommen und Paragrafen um sich werfen. Das höre ich übrigens auch immer wieder von unseren Nutzern, die auch knifflige Probleme mit ihrer/m Sachbearbeiter/in lösen konnten.

Das Ausfüllen der wichtigsten Steuerformulare übernimmt übrigens Ihre Buchhaltungssoftware für Sie. Mit einem einfachen Mausklick senden Sie Ihre Anlage EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung oder auch Umsatzsteuererklärung online ans Finanzamt.

Aber was genau mache ich denn nun, wenn ich selbst buchen möchte

Es gibt im Wesentlichen 3 Tätigkeiten, aus denen eine Buchhaltung besteht:

  • Belege sammeln und geordnet ablegen
  • Aufschreiben der Geschäftsvorfälle in einer Form, die sowohl für Sie als auch für das Finanzamt verständlich ist (Verbuchen)
  • Auswerten der Zahlen, um z.B. Steuererklärungen zu machen, oder aber auch um zu sehen, wie erfolgreich Ihr Business läuft

Auf die einzelnen Tätigkeiten möchten wir in weiteren Artikeln eingehen, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Auch die längste Reise beginnt mit … guter Buchhaltungssoftware!

Viele unserer Kunden machen sich auf den Weg in die Selbstbucherei, indem sie sich zunächst an die Sache mit Hilfe eines Profis heranwagen, aber möglichst die Routineaufgaben selbst übernehmen. Ziel ist dabei meist, in die Sache hinein zu wachsen und zunehmend alles auf eigene Faust zu machen. Viele stellen sich das Thema sehr viel schwieriger vor, als es dann letztendlich ist. Und dennoch ist die Hilfe und Beratung eines Profis gerade am Anfang sehr hilfreich.

Auf dem Weg vom Anfänger zum Chuck Norris der Buchhalterei gibt es verschiedene Hilfestellungen, um sich nach und nach in Sachen Buchhaltung fit zu machen:

  • Eine gute Buchhaltungssoftware hat Assistenten und Hilfen, die  bei der Verbuchung von Geschäftsfällen unterstützen
  • Wiederkehrende Aufgaben, wie die Verbuchung der Bankauszüge unterstützt eine gute Software mit entsprechenden Eingabedialogen
  • Eine gute Dokumentation hilft, sich an die Sache heranzuwagen, etwa mit einem Leitfaden für die ersten Schritte
  • Für konkrete Buchungssätze gibt es auch Nachschlagewerke wie z.B. unser Kontierungslexikon
  • Nicht zuletzt hilft auch gerne der Support einer guten Software auch bei der Verbuchung von Geschäftsfällen weiter, wenn es mal komplizierter wird

 

Ich lade Sie daher ein, sich unsere Buchhaltungssoftware ganz unverbindlich und kostenlos für 2 Monate anzusehen und einem Test zu unterziehen. Gerne stehen wir auch mit Tipps zur Seite.

Neue Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen für Auslandsreisen ab 01.01.2018

Mit BMF-Schreiben vom 8. November 2017 gibt das Bundesfinanzministerium die neuen Pauschalen für betrieblich bedingte Auslandsreisen bekannt, wie sie ab dem 1.1.2018 gelten.

Darin finden sich die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen, die sich ein Unternehmer bzw. Selbstständiger für die Kosten einer Dienstreise ins Ausland als Betriebsausgaben abziehen kann, um Mehrkosten durch die Verpflegung im Ausland zu ersetzen. Auch für Übernachtungskosten in den entsprechenden Ländern kann ein Unternehmer/Selbstständiger entweder die tatsächlichen Übernachtungskosten – nachgewiesen durch die Hotelrechnung oder einen ähnlichen Nachweis von entstandenen Kosten – oder eben eine Pauschale pro Übernachtung in diesem Land als Betriebsausgaben ansetzen und so die Kosten einer Auslandsreise im Dienste des Unternehmenszwecks vom Gewinn (und damit der steuerpflichtigen Einkünfte) abziehen.

Dei selben Pauschalen kann ein Unternehmer auch seinen Mitarbeitern steuerfrei erstatten, wenn diese betrieblich bedingt im Ausland tätig sind.

Diese Liste wird jedes Jahr neu veröffentlicht und wie immer sind für ein paar Länder neue Werte darin zu finden (z.B. Kuba).

Zu finden ist die neue Liste wie immer auch auf den Servern des Bundesfinanzministeriums.

Mit dem Buchungsassistenten von Kontolino! ist die Verbuchung von Reisekosten und Verpflegungsmehraufwendungen übrigens kinderleicht.

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um 08:47:41

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Kontolino! Update: Paypal-Zahlungen, beliebige CSV-Umsätze, Einfuhrumsatzsteuer u.v.m

Heute haben wir ein neues Update auf unsere Server gestellt. Dieses mal haben wir gleich mehrere Neuerungen im Körbchen, die unseren Nutzern das Leben noch ein bisschen leichter machen werden.

Beliebige CSV-Bankauszüge und Zahlungsdienstleister wie Paypal

Der Import von Bankauszügen im MT940- oder CSV-Format ist in Kontolino! ja schon eine Weile enthalten und erfreut sich großer Beliebtheit. Auch, dass man sie direkt abarbeiten und schnell und einfach halbautomatisiert verbuchen kann, wird kräftig genutzt und gelobt.

Natürlich fanden viele Nutzer das toll, aber irgendwie hat dann doch etwas gefehlt, denn die Welt besteht schon lange nicht mehr nur aus Bank und Kasse. Vor allem, wer im Web aktiv ist, akzeptiert Zahlungen aus den verschiedensten Kanälen. Aber auch im stationären Handel gibt es ja nicht nur Bargeld und den Kauf auf Rechnung: Karten- und kontaktlose Zahlungen, Zahlen per Handy oder Smartwatch sind Normalität geworden.

Vom Zahlungsdienstleister bis zum FInanzamt

Deswegen haben wir verschiedene Erweiterungen eingeführt, die den Import von Auszügen betreffen:

  • Es können jetzt nicht nur Bankverbindungen bei inländischen Banken angelegt werden, sondern auch andere Anbieter. Leider gab es bisher auch einen kleinen Fehler in der Anwendung, wenn zu einer IBAN keine inländische Bank ermittelt werden konnte
  • Eine Bankverbindung kann nun nicht mehr nur mit einem Bankkonto in der FiBu verknüpft werden, sondern auch z.B. Kreditkartenkonten
  • Wir werden nach und nach vorgefertigte Importfilter für Auszüge von bekannten Zahlungsanbietern hinzufügen. Den Anfang macht ein Importfilter für Paypal-Zahlungen, der ab sofort zur Verfügung steht und mit dem Sie ganz schnell und einfach Ihre Paypal-Umsätze verbuchen können.
  • Für alle Anbieter, die wir nicht direkt unterstützen, können Sie sich ab sofort einen eigenen individuellen Filter anlegen. Dabei können Sie eine Ihrer Auszugsdateien hochladen und die Felder ganz einfach festlegen.

Berücksichtigung der Einfuhrumsatzsteuer

Mit dem neuen Update wird in der Umastzsteuer-Voranmeldung und der Umsatzsteuererklärung auch die Einfuhrumsatzsteuer berücksichtigt, die Sie im Meldezeitraum verbucht haben.

Damit haben wir nun nicht nur das Reverse-Charge-Verfahren für den innereuropäischen Waren- und Dienstleistungsverkehr, sondern auch das Thema Drittländer außerhalb der EU abgedeckt.

Nachträgliche Anschaffungs- und Herstellungskosten

In unserer Anlagenbuchhaltung (erhältlich im Paket Classic) werden nun auch Zuschreibungen für nachträgliche Anschaffungs- und Herstellungskosten berücksichtigt. Dabei werden die Abschreibungen der Folgejahre automatisch angepasst. Diese Funktion war vor allem für Betreiber von Photovoltaik-Anlagen sehr wichtig.


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Diverse Fehlerbehebungen

Ja, es gab auch diesmal wieder einige Fehler zu beheben. Aber wir sind emsig auf der Jagd nach jedem einzelnen davon. Wir sind dabei aber vor allem auch auf die Hinweise unserer Nutzer angewiesen, für die wir auch stets ein offenes Ohr haben. Sie haben einen Fehler gefunden oder eine Anregung, wie wir Kontolino noch besser machen können? Dann zögern Sie nicht, uns unter hilfe@kontolino.de zu kontaktieren.

Und was kommt als nächstes?

Natürlich wollen wir hier nicht zu viel verraten. Aber natürlich sind wir noch lange nicht am Ziel und arbeiten hart daran, Kontolino! weiter zu verbessern und neue Funktionen einzubauen, die Ihnen den Alltag als Gründer, Freiberufler oder Unternehmer leichter machen.

Wir sind aktuell in Kontakt mit interessanten Partnern, um weitere Schnittstellen zu realisieren. Es gibt diverse Geschäftsprozesse, die eng mit der Buchhaltung verzahnt sind, und natürlich macht es da Sinn, diese Verzahnung auch in Sachen Softwareplattformen voran zu treiben. Im Idealfall entsteht ein Buchungssatz immer gleich dann, wenn etwas tatsächlich passiert…
Es bleibt also spannend, und wir haben 2017 ja zum Jahr der Schnittstellen erhoben. Erwarten Sie also interessante Neuigkeiten von uns.

Wie immer werden wir Fehler beheben, kleine und größere Verbesserungen umsetzen und auch im Kleinen großen Wert auf Verbesserungen legen.

 

 

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um 08:50:07

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Importieren und verbuchen von Bankauszügen

Das Jahr 2017 ist erst ein paar Tage alt, und während manch einer die Zeit zwischen den Jahren für die Erholung nach den Feiertagen genutzt hat, waren wir wieder fleißig. Unser neuestes Feature ermöglicht es Ihnen, Ihre Bankumsätze in Kontolino! zu importieren und halbautomatisch zu verbuchen.

Aber beginnen wir ganz vorne. Ab sofort können Sie in Kontolino! Ihre Bankauszüge, die Sie per Online- oder Homebanking von Ihrer Bank heruntergeladen haben, hochladen und in Ihre Buchhaltung importieren. Kontolino! liest die Umsätze ein und erstellt für jeden einzelnen Umsatz einen fast fertigen Buchungssatz. Sie legen nur noch ein paar wenige Informationen fest und verbuchen den Umsatz mit einem Klick – wie von Kontolino! gewohnt.

Unser Verbuchen-Assistent für Bankauszüge zeigt Ihnen aktuell an, welchen Saldo Ihr Bankkonto in der Buchhaltung hat, und berechnet stets die Differenz zwischen Bank- und Fibu-Konto¹. Zum Einen sehen Sie dann auf einen Blick, ob nach dem Verbuchen des letzten Bankumsatzes alles paletti ist (Differenz ist 0,00 Euro) und haben für den Fall der Fälle gleich einen Anhaltspunkt zur Suche etwaiger Buchungsfehler.

Vor allem aber wissen Sie stets, ob alle Umsätze verbucht wurden und Sie den Bankauszug abhaken können. Möge es bei Ihnen stets so aussehen, wie in unserem Screenshot hier: alles verbucht, keine Differenz, alles perfekt.

Mehr Details zu dieser neuen Funktionalität in Kontolino! finden Sie in unserer Online-Dokumentation im Kapitel „Importieren und Verbuchen von Bankauszügen„.

Natürlich steht bestehenden Kunden diese Funktion ab sofort ohne jegliche Zusatzkosten zur Verfügung. Alles, was Sie brauchen, ist mindestens das Paket Kontolino! Standard. Eine Übersicht unserer Pakete und Preise finden Sie hier.


¹ Je nachdem, welches Importformat Ihre Bank anbietet und welche Informationen sie in einem Auszug mitliefert, kann es sein, dass Ihnen kein aktueller Saldo zur Verfügung steht

Kontolino! im aktuellen com! Professional Magazin

In der aktuellen Ausgabe 12/2016 des Magazins für IT-Entscheider com! professionel ist unter dem Titel

Bei der Buchhaltung wird der Cloud vertraut – von simpel bis komplex – Buchhaltung as a Service

ein Marktüberblick (Seite 50) über die namhaftesten Cloud-Lösungen für die Buchhaltung erschienen. Natürlich darf Kontolino! in einem solchen Überblick nicht fehlen und seine Stärken in Sachen Elster und Buchungsunterstützung für Nicht-Buchhalter zeigen.

Dank einer umfassenden Elster-Schnittstelle lassen sich Umsatzsteuervoranmeldung, Umsatzsteuererklärung und ZMDO-Erklärungen (Zusammenfassende Meldung Daten Online) mit wenigen Mausklicks direkt ans Finanzamt übermitteln

Das Heft ist an jedem Zeitungskiosk erhältlich oder online zu bestellen. Für alle online-Leser ist der Artikel auch hier zu lesen.

Einfache oder doppelte Buchführung – eine Gegenüberstellung

Was ist eigentlich eine Buchhaltung?

Eine Buchhaltung oder auch Buchführung genannt ist in Ihrer einfachsten Form ganz simpel ausgedrückt eine Liste, in der alle Geldeingänge und -ausgänge einer Firma gelistetwerden. Sobald Sie eine Firma anmelden, sind Sie als Unternehmer verpflichtet eine Buchhaltung zu führen. Wie detailliert Sie dies dann tun müssen hängt zum Einen von Ihnen selber ab, aber zum anderen natürlich auch vom Gesetzgeber. Dieser gibt, je nachdem wieviel Umsatz und Gewinn Sie erzielen oder welche Rechtsform Ihr Unternehmen hat, verschiedene Buchhaltungspflichten vor. So kann die Buchhaltung dann weiter anwachsen und neben der Einnahmen-, Ausgabenliste auch Vermögenslisten (Anlagenspiegel), Schuldenlisten und weiteres enthalten. Dies kann dann in einer Bilanz zusammengefasst werden.

Warum müssen Sie eine Buchhaltung führen?

Zum Einen ist es Ihr ureigenes Interesse ein Überblick über Ihre Einnahmen und Ausgaben zu haben. Nur so wissen Sie, ob Sie mit Ihrer Firma Gewinne erzielen und genug für Ihren Lebensunterhalt verdienen, Anschaffungen tätigen können oder neue Mitarbeiter einstellen können.

Zum Anderen ist es Ihre Pflicht, denn der Gesetzgeber verpflichtet Sie in seiner Steuer- und Handelsgesetzgebung dazu.

Was ist eine einfache Buchhaltung?

Unter einer einfachen Buchhaltung versteht man die Listung aller Einnahmen und Ausgaben sortiert nach dem Datum. Dabei werden die Einnahmen und Ausgaben in verschiedene Arten unterteilt. Z. B. haben Sie Umsatzsteuerpflichtige Einnahmen, umsatzsteuerfreie Einnahmen, die Umsatzsteuer selbst nehmen Sie zunächst ein und führen diese somit auch getrennt, dann folgen z. B. Materialkosten, Personalkosten, Abschreibungen und weitere Rubriken. Sind Sie zu einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung dem Finanzamt verpflichtet, werden diese verschiedene Einnahmen- und Kostenarten genau aufgeführt und Sie müssen Sich mit Ihrer Buchhaltung daran halten. Nachstehend sehen Sie die EÜR-Einnahmen-Arten für 2016

betriebseinnahmen-euer

Nun die Liste der möglichen Ausgabenrubriken, die Sie in der EÜR am Jahresende befüllen sollten (auch am Beispiel des Jahres 2016):

betriebsausgaben-euer1

betriebsausgaben-euer2

betriebsausgaben-euer3

Genauso müssen Sie Sich an alle anderen rechtlichen Vorschriften halten: wie z. B. Umsatzsteuerrichtlinien, Abschreibungsrichtlinien, Reisekostenregelungen, Regeln zur Bewirtung, Firmen-Pkw-Regelungen, Einhaltung der Archivierungszeiten der Belege, Umgang mit elektronischen Belegen).

Was ist eine doppelte Buchhaltung?

Bei einer doppelten Buchhaltung wird jede Einnahme oder Ausgabe zweimal erfasst (deshalb „doppelt“). Dabei wird zum Einen Mal erfasst, auf welchem Konto die Bewegung stattfand (z. B. auf Ihrem Bankkonto oder in der Kasse) und zum Anderen Mal wird erfasst, um welche Art der Einnahme oder Ausgabe es sich handelt (z. B. Reisekosten, Wareneinkaufskosten, Portokosten, Telefonkosten, Abschreibungen). Dies hat den Vorteil, dass man mit dieser Art der Buchung seine Buchhaltung selber kontrollieren kann. Denn der echte Kassenbestand muss natürlich mit dem in der Buchhaltung verbuchten übereinstimmen. Das Gleiche gilt natürlich auch mit dem Bankbestand: Dieser muss mit dem Saldo Ihres Geschäftskontos bei der Bank immer nach dem Buchen übereinstimmen.

Außerdem haben Sie mit der doppelten Buchführtung schon alle Einnahmen und Ausgaben Ihrer Firma richtig für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung bzw. Bilanz richtig kategorisiert (z. B. alle Ausgaben für das Telefonieren sind zusammenaddiert usw.) und zugeordnet.

Wer ist zu welcher Buchhaltungsform verpflichtet?

Wie schon erwähnt, sind Sie nicht frei von der Wahl, welche Buchhaltungsform Sie wählen wollen: die Einfache oder Doppelte Buchhaltung. Hier macht der Gesetzgeber klare Vorgaben: Sobald Sie eine E-Bilanz (elektronische Bilanz) abgeben müssen, sind Sie zu einer doppelten Buchhaltung verpflichtet. Ansonsten reicht Ihnen rein Formal eine einfache Buchhaltung aus. D.h., wenn Ihre Firma entweder

  • im Handelsregister eingetragen ist oder
  • einen Umsatz größer von 600.000 € / Jahr oder
  • der Gewinn größer als 60.000 € /Jahr ist,

müssen Sie eine doppelte Buchführung machen und eine E-Bilanz abgeben.

erforderlicheUnterlagenFinanzamt

Vor-/ Nachteile von den verschiedenen Buchhaltungsformen?

Die einfache Buchhaltung ist definitiv simpler zu erlernen und leichter im Umgang. Oft reicht am Anfang wirklich eine Excel-Liste aus. Aber Sie verlieren hier sehr leicht den Überblick, wenn Ihr Unternehmen wächst. Zudem ist die Kontrolle der Buchhaltung schwieriger: Sie haben keinen Banksaldo, den Sie einfach abgleichen können – so können einem schneller Fehler passieren. Gewöhnen Sie Sich gleich die „doppelte Buchführung“ an, müssen Sie Sich am Anfang garantiert mehr mit der Theorie beschäftigen und evtl. Literatur wälzen. (Tipp: Wir haben gut besuchte Seiten bei uns auf der Homepage, die sich mit den Grundlagen der doppelten Buchführung beschäftigen und außerdem Leitfäden in pdf-Format.) Dafür haben Sie dann aber gleich die volle Aussage über Ihren finanziellen Status Ihrer Firma. Außerdem müssen Sie nicht, wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie vom Gesetzgeber verpflichtet werden eine „doppelte Buchführung“ zu machen, Ihre gesamte Buchhaltung wieder neu strukturieren und umstellen.

Eine Buchhaltungssoftware kann Ihnen, die Anfänge für eine „doppelte Buchführung“ deutlich erleichtern.

Wo unterstützt Sie die Online-Buchhaltungssoftware Kontolino! bei der doppelten Buchführung?

Zunächst einmal, genügt Kontolino! allen rechtlichen Ansprüchen. Sie müssen Sich keine Gedanken darum machen, ob Sie Buchungen einfach löschen dürfen oder gegenbuchen müssen. Kontolino! erlaubt Ihnen das Löschen der Buchungssätze und protokolliert diese mit und ist damit gesetzeskonform und GobD-konform.

Sie können elektronische Belege direkt in Kontolino! ablegen. So müssen Sie keine separaten Laufwerke zur Archivierung Ihrer E-Belege anlegen, keine Datensicherung selber organisieren. Das nimmt Ihnen Kontolino! alles ab.

Kontolino! hat die gängigen Kontenrahmen hinterlegt. Diese können Sie benutzen und wenn Sie wollen weiter anpassen.

Die Online-Buchhaltungssoftware Kontolino! hat sehr viele gängigen Buchungen bereits für Sie vorerfasst. Diese sind in einem Buchungsassistenten hinterlegt, der sortiert ist. Selbst können Sie zusätzlich mit Schlagwörtern suchen.

Eine gute Software lernt mit: so merkt sich Kontolino! bereits von Ihnen getätigte Buchungen und schlägt Ihnen diese von alleine vor, wenn Sie einen ähnlichen Buchungstext eingeben.

Natürlich können Sie in Kontolino! direkt Ihre Meldungen über Elster an das Finanzamt abgeben. Darunter fallen:

Das sind die wichtigsten Punkte aus unserer Sicht, aber natürlich unterstützt Sie eine gute Online-Buchhaltungssoftware in noch viel mehr. Hier können Sie Sich einen guten Überblick über weitere Features von Kontolino! machen.

Zusammenfassung

Am Anfang mag die doppelte Buchführung umständlich und schwierig erscheinen. Mit ein wenig Fachliteratur, Einarbeitung und der richtigen Buchführungssoftware wird diese aber schnell gelingen. Und vergessen Sie nicht: die gesetzlichen Bestimmungen (wie Umsatzsteuerrichtlinen, GobDs, Fahrtkostenregelungen, Bewirtungskostenregelungen, Abschreibungsrichtlinien) gelten immer – egal ob Sie die einfache oder doppelte Buchhaltung anwenden.

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