Am 15. Oktober 2025 hat das Bundesministerium der Finanzen ein weiteres BMF-Schreiben zur Einführung der E-Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen veröffentlicht. Mit dem neuen Schreiben, werden die Änderungen zum bisherigen BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 zur Einführung der E-Rechnung (siehe hierzu unseren Blogartikel zum ursprünglichen Schreiben) geändert. Das Schreiben ist insgesamt 33 Schreiben lang. Den für kleine Unternehmen wesentlichen Inhalt wollen wir Ihnen in diesem Blogartikel nachstehend kurz vorstellen.
Gutschriften
Werden statt Rechnungen Gutschriften geschrieben, so gelten für diese Gutschriften, die gleichen Regeln wie für Rechnungen. Sprich die Pflicht zur Ausstellung der Gutschrift als E-Rechnung – mit den entsprechenden Übergangsfristen. Dabei muss erkennbar sein, dass es sich um den Rechnungstyp „Gutschrift“ handelt. Sie können bereits jetzt mit Kontolino! eine E-Rechnung mit dem Rechnungstyp „Gutschrift“ schreiben.
Rechnungen von Kleinunternehmern
Rechnungen von Kleinunternehmern werden nun ausdrücklich von der E-Rechnungspflicht unter der Überschrift „2.2.4 Kleinbetragsrechnungen, Rechnungen von Kleinunternehmern und Fahrausweise“ ausgenommen. Dies war vorher schon der Fall, aber im Schreiben noch nicht geändert worden. Dies würde nun nachgezogen. Weiter wurde klargestellt, dass diese Rechnungen keine fortlaufende Nummer enthalten muss (Abschnitt 14.5 Absatz 14).
Skonti, Nachlässe aufgrund von Mängeln
Werden Skonti gewährleistet, reicht die Rechnungsangabe wie z. B. 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von x Tagen aus. Hier muss kein Skontobetrag in der E-Rechnung ausgewiesen sein, noch muss eine korrigierte E-Rechnung erstellt werden, wenn mit Skontoabzug bezahlt wird. Das gleiche ist gültig für Rabatt- oder Bonusvereinbarungen sowie Nachlässe aufgrund von Mängeln.
Validierung von E-Rechnungen
Als Geschäftsmann ist man verpflichtet nicht nur die erhaltene Ware zu prüfen, sondern auch die erhaltenen Rechnungen. Dies gilt auch für E-Rechnungen. Dabei wird empfohlen die E-Rechnung zu validieren und den Validierungsbericht aufzubewahren.
Kommt es bei der Validierung einer E-Rechnung zu Formatfehlern (die Rechnungsdatei hält nicht die zulässigen Syntaxen bzw. technischen Vorgaben ein), dann ist die E-Rechnung eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format. Somit ist der Vorsteuerabzug weiter möglich.
Erhalten Sie bei der Validierung „kritische Fehler“ bzw. „critical errors“ handelt es sich um die Verletzung von Geschäftsregeln, die eine E-Rechnung befolgen muss. Handelt es sich bei solchen Fehlern um umsatzsteuerliche Pflichtangaben wie z. B. das Fehlen des Umsatzsteuertatbestandes, dann handelt es sich um eine nicht ordnungsmäßige Rechnung und Sie können keine Vorsteuer abziehen. Wenn der Fehler dahingegen darauf hinweist, dass ein umsatzsteuerlich unerhebliches Feld wie „BT-10 Buyer reference“ nicht ausgefüllt wurde, dürfen Sie weiter die Vorsteuer abziehen.
In Kontolino! haben wir die Validierung von E-Rechnungen implementiert. Dabei wird der Validierungsbericht bei den E-Rechnungen für Sie automatisiert abzuspeichern. Mehr Informationen finden Sie dazu in unserem Blog-Artikel „Validierung von E-Rechnungen„.
Aufbewahrung von Rechnungen
Die Aufbewahrung von Rechnungen muss grundsätzlich 8 Jahre lang im empfangenen Format erfolgen. Weiter muss die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sein. Bei E-Rechnungen reicht es aus, wenn der strukturierte Teil (sprich die maschinenlesbaren Daten) unversehrt und unverändert gespeichert wird. Dabei dürfen die E-Rechnungen – rein aus umsatzsteuerlichen Gesichtspunkten – außerhalb eines GoBD-konformen EDV-Systems gespeichert werden. Sprich Sie können Ihre E-Rechnungen in einer reinen Dateiverwaltung auf Ihrem PC abspeichern.
Abweichungen zwischen Bildteil und Daten einer E-Rechnung
Handelt es sich um geringfügige Abweichungen, wie z. B. konkretisierende oder ergänzende Informationen, die nur im Bildteil vorhanden sind und nicht in den Daten, dann wird dies nicht beanstandet. Dann ist weiter ein Vorsteuerabzug möglich.
Enthält der Bildteil abweichende Rechnungsangaben wie z. B. einen abweichenden Umsatzsteuerbetrag dann handelt es sich dabei, um eine nicht ordnungsgemäße Rechnung und ein Vorsteuerabzug ist nicht möglich. Weiter kann es sogar strafrechtlich relevant werden.
E-Rechnungen für Dauerschuldverhältnisse wie Mieten
Bei Dauerschuldverhältnissen wie Mietverträge reicht es aus, wenn eine E-Rechnung erstellt wird. So muss nicht jeden Monat erneut, eine E-Rechnung erstellt werden. Es ist dabei auch nicht erforderlich verschiedene Zahlungsnummern für die Zahlungseingänge zu vergeben. Sobald sich z. B. die Miete erhöht, ist eine neue E-Rechnung auszustellen.
Zusammenfassung
Sie sehen, es wurden viele Details rund um die Ausstellung, Aufbewahrung und Validierung von E-Rechnungen in diesem BMF-Schreiben geklärt. Viele weitere Details – wie welche Syntax nun genau für eine E-Rechnung verwendet werden darf, haben wir in diesem Blogartikel nicht erwähnt, da es aus unserer Sicht für Anwender nicht erheblich ist. Wir hoffen, dass wir Ihnen in diesem Artikel, die für Sie wesentlichen Inhalte des BMF-Schreibens näher bringen konnten.