BMF-Schreiben zur E-Rechnung

BMF-Schreiben zur E-Rechnung

Nachdem das Bundesministerium der Finanzen (BMF) bereits am 13. Juni 2024 einen Entwurf zum Thema E-Rechnung veröffentlicht hat (siehe Entwurf eines BMF-Schreiben zur E-Rechnung), wurde am 15. Oktober 2024 nun das endgültige Schreiben veröffentlicht. In diesem Artikel wollen wir Ihnen die wesentlichen Inhalte vorstellen. Vorab: die Inhalte decken sich mit einigen wenigen Unterschieden mit unserem bereits veröffentlichen Blogbeitrag „Entwurf eines BMF-Schreiben zur E-Rechnung„. Außerdem wurden weitere Details wie z. B. der Umgang von Endrechnungen geklärt. Die Änderungen erkennen Sie im Text mit dem Stichwort „Änderung„.

E-Rechnungspflicht

Rechnungen müssen grundsätzlich nach dem 31. Dezember 2024 als E-Rechnungen (siehe Kapitel 2.2.2) ausgestellt werden, wenn

  • es sich um eine Rechnung an ein anderes Unternehmen handelt
  • beide Unternehmen Ihren Sitz in Deutschland haben
  • der Rechnungsbetrag über der Kleinbetragsgrenze von 250 € liegt (siehe Kapitel 2.2.4)
  • es sich nicht um Leistungen, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, handelt (Heilberufler, Dozenten an öffentlichen Bildungseinrichtugen, Versicherungsmakler etc.)
  • es sich nicht um Fahrausweise handelt (siehe Kapitel 2.2.4).

So müssen laut dem BMF-Schreiben auch Kĺeinunternehmer und Land- und Forstwirte in Zukunft E-Rechnungen ausstellen. Änderung: Zwar nicht im BMF-Schreiben, aber über das Jahressteuergesetz 2024 soll für Kleinunternehmer die Pflicht zur Erstellung von E-Rechnungen entfallen. Das Jahressteuergesetz 2024 ist zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht verabschiedet.

Auch Gutschriften (siehe Kapitel 2.2.2 Nr. 17) müssen als E-Rechnung erstellt werden. Da diese Umstellung an IT-Systeme einen erheblichen Aufwand stellt, werden großzügige Übergangsfristen im BMF-Schreiben eingeräumt. Dazu aber später mehr.

Rechnungsarten ab dem 01. Januar 2025

Die Begrifflichkeit von elektronischen Rechnungen (E-Rechnung) und sonstigen Rechnungen wird in Zukunft neu definiert.

Unter den Begriff elektronische Rechnung, fallen dann nur noch Rechnungen, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“ (siehe BMF-Schreiben Kapitel 2.1.1). Dabei reicht es aus, wenn die E-Rechnung maschinenlesbar ist – ein menschenlesbares Dokument ist nicht mehr erforderlich – aber optional weiter möglich.

Alle anderen Rechnungen, fallen in Zukunft unter den Begriff „sonstige Rechnungen„. Als Beispiele werden JPEG- oder bloße PDF-Dateien angeführt. Aber natürlich fallen auch alle Papierrechnungen unter den Begriff „sonstige Rechnungen“.

Zulässige Formate einer E-Rechnung

Grundsätzlich muss eine E-Rechnung maschinenlesbar alle Pflichtangaben einer Rechnung beinhalten. Zusätzliche Informationen sind möglich. Alle Rechnungsangaben müssen in einem strukturierten Format übermittelt und ausgelesen werden können. Änderung: Als Formate werden nicht mehr nur die erwähnt, die der Normenreihe EN 16931 entsprechen, sondern ausdrücklich auch das EDI-Verfahren.

Als Beispiele für Formate, die die Norm EN 16931erfüllen, werden das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 und der XStandard (XRechnung) genannt.

Eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format bietet den Vorteil, dass diese aus zwei Teilen besteht:

  • dem strukturierten Datenteil (z. B. XML-Datei) und
  • einem menschenlesbaren Teil (z. B. PDF-Dokument).

Wird eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format übermittelt, dann gelten bei Abweichungen die Informationen des strukturierten Datenteils.

Eine XRechnung beinhaltet nur den strukturierten Datensatz und ist für den Menschen nicht lesbar. Dies kann über Visualisierungstools aber bewerkstelligt werden.

Änderung: im BMF-Schreiben werden bei den zulässigen Formaten noch weitere technische Details ausdrücklich geschildert, die Kontolino! beim Erstellen von E-Rechnungen bereits umsetzt.

Übermittlung, Empfang und Aufbewahrung von E-Rechnungen

Die Übermittlung von E-Rechnungen muss elektronisch erfolgen. Entweder über das Versenden von der E-Rechnung per Mail oder der Bereitstellung der E-Rechnung in einer Schnittstelle oder der Möglichkeit eines Downloads. Änderung: Eine Übergabe der E-Rechnung per USB-Stick war im Entwurf als Austauschmöglichkeit ausgeschlossen werden. Dies wurde im endgültigen Schreiben gestrichen. Somit ist auch eine Übermittlung der E-Rechnung auch per Zwischenspeichern auf einem USB-Stick und dessen Weitergabe möglich.

Für den Empfang von E-Rechnungen reicht es aus, wenn der Empfänger ab dem 01. Januar 2025 eine E-Mail-Adresse zur Verfügung stellt. Sprich der Empfänger muss die Datei entgegennehmen und somit auch 8 Jahre lang bei sich im ursprünglichen Format aufbewahren können. Weiter muss die E-Rechnung unveränderbar und vom Finanzamt auswertbar sein.

Zu mehr ist der Empfänger aber derzeit nicht verpflichtet. Sprich die maschinelle Weiterverarbeitungsmöglichkeit der E-Rechnung wird derzeit (also zum 1. Januar 2025) noch nicht verlangt.

Und in Kapitel 4 Nummer 58 und 59 wird klargestellt, dass man, falls man als Empfänger keine E-Rechnung erhält, obwohl man eine erhalten müsste, trotzdem zur Vorsteuerabzug berichtigt ist (vorausgesetzt, die sonstige Rechnung enthält alle Pflichtangabe einer Rechnung)

Weitere Details

Änderung: Weitere Details zu Einzelfällen wurden neu in das BMF-Schreiben aufgenommen:

So wird geklärt, dass Verträge als Anhänge zu einer E-Rechnung übermittelt werden können. Das heißt, wenn Sie zum Beispiel Mietverträge mit Unternehmen haben, einmalig eine E-Rechnung erstellen, aus denen klar hervorgeht, dass dies eine Dauerrechnung darstellt. Und dann können Sie als Anhang den Vertrag mitschicken.

Falls Sie Voraus- oder Anzahlungsrechnungen schreiben, dann sollte die Endrechnung nur noch den Restbetrag enthalten. Da technisch die Anforderungen an eine Endrechnung noch nicht im strukturierten Teil der E-Rechnung darstellbar ist.

Auch Rechnungsberichtigungen müssen als E-Rechnung nach den gleichen Vorgaben, wie die, die bisher auch für Rechnungsberichtigungen gelten, erstellt werden.

Übergangsregelungen

Die Übergangsregelungen gelten nur für den Rechnungsaussteller. Der Rechnungsempfänger muss ab dem 01. Januar 2025 E-Rechnungen per z. B. Mail entgegennehmen können.

Bis Ende 2026 können weiterhin alle bisher verwendeten Formate für Rechnungen weiter verwendet werden, also auch PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen. Bis zum Ende 2027 gilt dies auch noch weiterhin – vorausgesetzt Ihr Kunde stimmt zu und Sie als Rechnungsaussteller haben einen Vorjahresumsatz von 800.000 Euro nicht überschritten. Erst ab dem Jahr 2028 müssen die neuen E-Rechnungsvorgaben eingehalten werden.

Wie ist der Stand in Kontolino!?

In Kontolino! können Sie bereits jetzt Ihre Rechnungen als E-Rechnung entweder im ZugFERD-Format oder als ERechnung XML (EN 16931) erstellen. Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen der Norm EN 16931. Weiter wird beim Erstellen der E-Rechnungen bereits der strukturierte Datenteil visualisiert. Sprich Sie können sehen, welche Informationen maschinenlesbar Ihre E-Rechnung enthält. Zum Erstellen von Rechnungen (auch E-Rechnungen) haben wir unser Video „Rechnungen schreiben“ aktualisiert. Schauen Sie gerne mal rein.

Als Empfänger einer E-Rechnung erfüllt Kontolino! bereits jetzt die gesetzlichen Anforderungen: Sie können E-Rechnungen an die Belege-Inbox von Kontolino! senden (siehe „Wie Sie Belege in die Inbox legen). Dort sind diese dann unveränderlich abgelegt und aufbewahrt. Als nächste Schritte planen wir zusätzlich die E-Rechnungsinhalte zu visualisieren und danach, die für die Buchung notwendigen Informationen direkt in die Buchungsmaske zu übernehmen.

Zusammenfassung

Auch wenn vieles sich noch unklar anhört und sehr kompliziert – später werden die E-Rechnungen eine große Erleichterung, gerade auch in der Buchhaltung mit sich bringen. Kontolino! ist bereits mitten in der Implementierung, um Ihnen die Vorteile in Verbindung mit der E-Rechnung zur Verfügung stellen zu können.