Als Unternehmer ist man froh, wenn man nie eine Betriebsprüfung vom Finanzamt angekündigt bekommt. Aber heraussuchen, kann man es sich leider nicht – und auch nicht wirklich viel dagegen tun.
Und immer ist man sich nicht so sicher, was auf einen zukommt und welche Rechte und Pflichten man hat. Nun hat das Bundesfinanzministerium (BMF) am 17. Februar 2025 ein neues BMF-Schreiben zu diesem Thema verfasst. So werden die Rechte und Pflichten zu
- Beginn der Außenprüfung,
- während der Außenprüfung
- und zum Abschluss der Außenprüfung dargelegt.
Beginn der Außenprüfung
Hier wird klargestellt, dass Sie bei wichtigen Gründen eine Verschiebung der Prüfung beantragen können. Weiter zeigt Ihr Prüfer seinen Dienstausweis, so dass Sie sicher sein können, dass die bei Ihnen erscheinende Person wirklich vom Finanzamt kommt.
Ablauf der Außenprüfung
Es wird dabei gebeten, dass sie zügig Ihren Mitwirkungspflichten nachkommen. Dazu kann die Benennung einer sachkundigen Person gehören. Weiter wird darum gebeten, dem Prüfer einen geeigneten Arbeitsplatz sowie erforderliche Hilfsmittel (z. B. einen PC mit dem entsprechenden Zugang zu Ihrer Buchhaltungssoftware) zur Verfügung zu stellen.
Nun geht es um die Inhalte: alle Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapier und weitere Unterlagen sollten dem Prüfer von Ihnen zur Verfügung gestellt werden. Stehen diese elektronisch zur Verfügung, dann sollten Sie Ihrem Prüfer dazu beim Datenzugriff unterstützen, sprich auch in Ihr Buchhaltungssystem einführen. So ist evtl. eine kurze Einführungsschulung sinnvoll.
Und auch weitere Fragen zu den Geschäftsfallen sollten von Ihnen beantwortet werden.
Bittet Ihr Prüfer, die Daten maschinell auswertbar zur Verfügung zu stellen, so müssen Sie auch dieser Bitte nachgehen und Ihre Daten z. B. auf einen USB-Stick dem Prüfer zur Verfügung stellen. Dabei wird hingewiesen, dass Sie bei jeglicher Kommunikation mit dem Finanzamt auf den Schutz Ihrer Daten achten sollten. So wird konkret vorgeschlagen, dass Sie Ihre Daten passwortgeschützt übergeben und ggfs. geschützte Archiv-Dateiformate (wie zip, rar oder 7Zip) verwenden.
Macht der Prüfer während der Betriebsprüfung Feststellungen, die von Bedeutung sind, werden Sie davon unterrichtet.
Ergebnis der Außenprüfung
Ändert sich Ihre Besteuerungsgrundlage auf Grund der Prüfung, haben Sie das Recht auf eine Schlussbesprechung. Dort dürfen Sie die einzelnen Prüfungsfeststellungen aus Ihrer Sicht nochmals darstellen und klären. Weiter erhalten Sie einen Prüfungsbericht.
Ergibt sich der Verdacht einer Steuerstraftat oder -ordnungswidrigkeit, wird zu dem Sachverhalt erst weiter ermittelt, wenn offiziell ein Steuerstraf- oder Bußgeldverfahren eingeleitet wurde. Ab diesem Zeitpunkt müssen Sie nicht mehr mitwirken, um den Sachverhalt aufzuklären. Allerdings kann das zu nachteiligen Folgerungen für Sie führen.
Mehr Informationen zur Betriebsprüfung
Damit Sie möglichst ruhig und mit gutem Gefühl in die Betriebsprüfung gehen können, haben wir für Sie bereits vor einiger Zeit etliche Informationen für Sie in 3 Blogartikeln zusammengetragen und sogar eine Checkliste für Sie erstellt. So können Sie die Checkliste einfach und entspannt abarbeiten und sind so optimal vorbereitet.
Die Betriebsprüfung: eine kurze Einführung
Die Betriebsprüfung: So bereiten Sie sich optimal darauf vor!
Weitere interessante Inhalte zum Datenformat und standardmäßigen Prüfungslogiken das Finanzamts haben wir in dem Blog-Artikel „Neuigkeiten zur Betriebsprüfung“ behandelt. Dort erfahren Sie auch, wie Sie Kontolino! durch die Auswertungsmöglichkeiten und Muster für Ihre Verfahrensdokumentation unterstützt.
Zusammenfassung
In diesem BMF-Schreiben ist nicht grundlegend etwas Neues zur Betriebsprüfung enthalten. Aber es gibt einen guten Überblick über den Ablauf einer Betriebsprüfung. Außerdem werden Ihre Rechte und Pflichten während der verschiedenen Phasen der Betriebsprüfung beschrieben.