Die schrittweise Einführung der E-Rechnung wirft in der täglichen Praxis die ein oder andere Frage auf. Nun wurde der Umgang mit digitalen Bewirtungsaufwendungen und Eigenbelegen in diesem Zusammenhang in einem BMF-Schreiben vom 19. November 2025 geregelt. Die dort beschriebenen Regeln gelten gleichermaßen für Bewirtungen, die im Inland wie auch im Ausland erfolgen.
Dabei wird grundsätzlich zwischen Anforderungen an Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen mit einem größeren Betrag unterschieden. All diese Anforderungen müssen erfüllt sein, damit die Vorsteuer bei Bewirtungsaufwendungen abziehbar ist und anteilig als Kosten erfasst werden dürfen. Nun zu den Anforderungen im Einzelnen:
Anforderungen an Kleinbetragsrechnungen (bis 250 €)
Folgende Angaben müssen über die Bewirtung erfasst werden:
- Name und Anschrift des Bewirtungsbetriebs
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Menge und Art der Speisen und Getränke. Allerdings reicht es nicht aus „Speisen und Getränke“ auf die Rechnung zu schreiben. Es muss die Bezeichnung des Gerichtes bzw. des Getränkes ausgewiesen werden.
- Datum der Bewirtung
- Rechnungsbetrag. Dabei darf das Trinkgeld entweder zusätzlich als Posten in die Rechnung aufgenommen werden oder durch den Empfänger auf der Rechnung quittiert werden.
Hat der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion, ist der damit erstellte Kassenbeleg ausreichend. Die auf dem Kassenbeleg fehlenden Angaben, können in einem Eigenbeleg nachträglich erfasst werden. Eine handschriftlich erstellte Rechnung wird nicht anerkannt.
Anforderungen an Rechnungen über 250 €
Zusätzlich zu den Anforderungen an die Kleinbetragsrechnungen, müssen folgende Angaben auf der Rechnung enthalten sein:
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Bewirtungsbetriebes.
- eine eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer
- Name des Bewirtenden, sprich die Angabe des Leistungsempfängers
Hat der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion, kann der damit erstellte Kassenbeleg nachträglich durch eine E-Rechnung korrigiert werden. Die auf dem Kassenbeleg bzw. auf der E-Rechnung fehlenden Angaben, können in einem Eigenbeleg nachträglich erfasst werden. Dazu gehören z. B. die Namen der bewirtenden Personen. Eine handschriftlich erstellt Rechnung wird nicht anerkannt.
So weit so gut. Nun werden die Voraussetzungen zur Anerkennung der Bewirtungskosten mit der Digitalisierung beschrieben:
Elektronische, digitalisierte Bewirtungsrechnungen und -belege
Bewirtungsrechnungen können entweder als E-Rechnung oder sonstige Rechnung in einem anderen Format übermittelt werden. Papierrechnungen dürfen vom Empfänger digitalisiert werden.
Auch Eigenbelege können entweder digital oder manuell erstellt werden. In jedem Fall muss der Steuerpflichtige die Eigenbelege unterschreiben: auch dies kann elektronisch erfolgen – die Belege dürfen danach aber auf keinen Fall undokumentiert geändert werden. Dabei muss der Zeitpunkt der Signierung gespeichert werden.
Falls der Eigenbeleg digital erstellt wurde, muss dieser digital mit der Bewirtungsrechnung bzw. dem Kassenbeleg zusammengefügt werden. Dazu reicht ein Verweis aus. Z. B. kann auf dem Eigenbeleg die eindeutige Kassenbelegnummer bzw. Rechnungsnummer vermerkt werden. Alternativ kann auch eine elektronische Verknüpfung wie z. B. eindeutiger Index, Barcode zwischen dem Eigenbeleg und dem Bewirtungsbeleg erfolgen.
Wird der Eigenbeleg in Papierform erstellt, dann muss dort ein Verweis auf die digitale Bewirtungsrechnung aufgeschrieben werden. Wichtig ist, dass nachvollziehbar ist, welcher Eigenbeleg zu welcher Bewirtungsrechnung gehört. Und auch dieser Eigenbeleg muss unterschrieben werden.
Außerdem muss die Vorgehensweise, wie Sie im Unternehmen gelebt wird in der Verfahrensdokumentation des Unternehmens beschrieben werden. Mehr Informationen und auch Vorlagen zur Verfahrensdokumentation finden Sie auf unserer Seite Verfahrensdokumentationen.
Zusammenfassung
Der Einzug der Digitalisierung bringt geänderte Abläufe in Unternehmen mit. Die neuen Möglichkeiten werden für Bewirtungsrechnungen und Eigenbelege dargestellt. Wichtig ist, dass die Eigenbelege unterschrieben werden – ob digital oder per Hand – und immer nachvollziehbar ist, welcher Bewirtungsbeleg dazu gehört. Auch dieser Verweis kann digital oder schriftlich sein – und auch der Bewirtungsbeleg kann weiter ein Papierbeleg aber auch elektronisch sein. Und natürlich alle Pflichtangaben vorhanden sind. Falls nicht, dürfen die Bewirtungskosten nicht aus Betriebsausgaben abgezogen werden.