Alle Artikel von Joachim Tuchel

Diplom-Betriebswirt (BA) in der Fachrichtung Wirtschaftsinformatik, seit 1996 als IT-Berater zunächst als Angestellter, ab 1999 als Freiberufler für große Banken, Versicherungen und Industriebetriebe in der Softwareentwicklung Sowie als fachlicher Analyst und Projektleiter tätig. Joachim kennt die Freuden und Nöte der Selbständigkeit und hat sich von Beginn an dafür entschieden, Buchführung und Steuer selbst zu machen. Das sind dann auch die Wurzeln von Kontolino! - ein Buchführungssystem für den Eigengebrauch, das inzwischen schon einige Jahre im Gebrauch ist.

Warum Sie DATEV-Buchungsstapel besser nicht mit Excel & Co. bearbeiten sollten

Seit ein paar Monaten kann Kontolino! auch DATEV-Buchungsstapel einlesen. Dieses Feature wird super gut angenommen, schliesslich kann man so ein in einem anderen Buchhaltungsprogramm begonnenes Buchungsjahr mal eben nach Kontolino! übernehmen und vergleichen. Oder man kann Buchungen von einem Faktura-, Reisekosten-, Projektverwaltungsprogramm oder Onlineshop übernehmen.

Der Import is ein super praktisches Feature, das schier endlose Möglichkeiten eröffnet. Im Grunde ist das Buchungsstapel-Format der DATEV auch recht einfach aufgebaut und hat sich deswegen zu einem Quasi-Standard für den Austausch von Buchungen zwischen Programmen etabliert. Als einfache Textdatei, die fast ein bischen wie eine CSV-Datei (CSV= Comma-separated values, also eine einfache Textdatei, in der Werte durch Kommata, Semikola oder Tabulatoren voneinender getrennt sind) aussieht, lädt das Format auch wirklich dazu ein, einfach mal rein zu schauen…

Bitte nur Gucken!

Leider gibt es aber immer wieder mal Probleme mit den Dateien, die nicht eingelesen werden können, weil irgendwas an dem Format nicht stimmt. Und oft gibt es dafür eine ganz einfache Erklärung: der Nutzer hat die DATEV-Datei mal eben in einem Tabellenkalkulationsprogramm bearbeitet. Und das geht in den meisten Fällen gründlich daneben.

Das Problem ist hier, dass Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel, LibreOffice Calc oder Numbers versuchen, den Benutzer mit intelligenten Funktionen zu ünterstützen. Eigentlich eine tolle Sache. Aber leider eben manchmal auch ein Fluch. Beispiele gefällig?

Das Belegdatum ist nur der Anfang

In der DATEV-Datei ist das Belegdatum als vierstellige Zahl dargestellt. Die ersten beiden Ziffern stehen dabei für den Tag und die letzten beiden für den Monat. Das Jahr ist in der Datei nicht enthalten, es steckt in den Kopfdaten. So ist also der 19. April im DATEV-Buchungsstapel als ‚1904‘ abgelegt. Das wieder einzulesen, ist super simpel: die ersten zwei Ziffern sind der Tag, die letzten zwei der Monat. Der 2. Mai ist dann eben ‚0205‘.

Und genau hier beginnt das Elend: Excel und Co. schlagen beim Einlesen dieser Daten fatal in den Quark. Wenn man CSV-Dateien mit einer Tabellenkalkulation einliest, versucht diese nämlich, aus dem Text heraus zu orakeln, um was für einen Datentyp es sich hier handeln könnte. Steht in der Zelle also ‚0205‘, sind da nur Ziffern. der Fall ist klar: das muss eine Zahl sein. Und Bumms: die Zahl 0205 mit führenden Nullen ist eine etwas komisch dargestellte 205.

Wenn man nun also die Datei wieder speichert, schreibt das Programm die Zahl 205 in die Datei. Wo vorher ‚0205‘ stand, steht nach dem Speichern ‚205‘. Wenn nun ein Programm versucht, daraus wieder ein Datum zu machen, geht es her und liest die ersten beiden Ziffern und interpietiert  sie als Tagesdatum. In unserem Fall also 20. Dann bleibt nur noch ein Zeichen übrig. Hier kann sich das Programm nun entscheiden, ob es einen Fehler ausgibt und den Import abbricht, oder etwas fataleres zu tun.

Natürlich kann man als importierendes Programm ebenfalls intelligent sein und erstmal schauen, ob hier 3 oder 4 Ziffern stehen. Stehen nur 3 in der Spalte, ist natürlich nur die erste Ziffer der Tag, und die anderen beiden der Monat.

Wo der Spaß dann aber wirklich aufhört

Es gibt aber noch ein viel fataleres Problem: Genau das selbe passiert bei Kontonummern. In fast allen Kontenrahmen gibt es Konten, deren Nummer mit einer führenden Null beginnt. Im SKR 04 sind das zum Beispiel alle Anlagevermögenskonten, also etwa „0420 Technische Anlagen“.

Hier passiert in Excel & Co. exakt das selbe: die Programme lesen ‚0420‘ ein und speichern dann ‚420‘.

Was kann ein importierendes Programm nun tun? Klar, Die DATEV-Kontenrahmen kennen eigentlich keine 3-stelligen Kontonummern (der IKR dagegen schon, z.B. 087). Aber wo fehlt denn nun bei ‚420‘ etwas? Vorne oder hinten? Vermutlich fehlt vorne etwas, aber vielleicht gab es in dem Kontenplan des exportierenden Programms auch ein Konto, das 420 hieß (es könnte ja ein Programm gewesen sein, das 3-stellige Kontonummern durchaus akzeptiert). Ist also nun das Konto ‚0420 Technische Anlagen‘ gemeint oder ein Konto aus der Kontenklasse 4 (Ertragskonten)? Oder was ganz anderes?

Das importierende Programm kann also nur entweder feststellen, dass es kein Konto 420 gibt, oder aber anfangen, zu raten, was mit 420 gemeint sein könnte. Die Chance, dass es hier daneben liegen wird, ist groß.

Noch viel lustiger wird es, wenn es im importierenden Programm ein Konto 420 gibt. Die Chancen, dass hier etwas völlig falsch läuft, ist nahezu 100%. Das Fatale dabei ist, dass der Satz völlig problemlos eingelesen und verbucht wird. Nur eben auf einem vermutlich komplett falschen Konto! Aus einem Zu- oder Abgang von Anlagevermögen wird so ein Umsatzerlös.

Nicht anfassen. So einfach ist das

Die Moral von der Geschicht‘: bitte bearbeiten Sie niemals eine DATEV-Buchungsstapel-Datei mit einem Tabellenkalkulationsprogramm. Sie können gerne in eine solche Datei hinein schauen, aber niemals dürfen Sie diese abspeichern und diese veränderte Datei in ein Buchhaltungsprogramm einlesen. Wenn Sie Glück haben, gibt es beim Import Fehlermeldungen. Wenn Sie aber Pech haben, läuft der Import einfach durch und verbucht völligen Mist.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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um 04:13:23

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Neu: automatische Belegnummern vorbelegen

Kontolino! kennt schon seit geraumer Zeit automatische Belegnummern. Damit lassen sich Buchungen fortlaufend und ohne Lücken durchnummerieren, ohne dass die Nutzerin sich weiter darum kümmern muss. Eigentlich.

Einen kleinen Haken hatte das bisher, und auf den haben uns wieder mal unsere aufmerksamen Nutzer aufmerksam gemacht: Man musste, um eine solche automatische Belegnummer vergeben zu können, in jedem Buchungssatz aufs Neue den Belegnummernkreis auswählen, aus dem eine Buchung bzw. der Beleg dazu eine neue Nummer erhalten soll.

„Klar, Kleinigkeit,“ könnte man meinen. „Klick ich halt immer drauf“.

Für so manche Nutzer, die dieses Feature gerne nutzen, ist das aber ziemlich lästig. Schliesslich soll eine automatische Belegnummer ja automatisch vergeben werden.

Und irgendwie ist das ja logisch, nur hatten wir da nicht dran gedacht …

Aber jetzt: In Kontolino! kann man nun für verschiedene Einsatzzwecke vorbelegen, aus welchem Belegnummernkreis eine Buchung per Voreinstellung grundsätzlich neu nummeriert werden soll. Natürlich kann man das dann beim Buchen auch wieder ändern und eine manuelle Nummer vergeben oder eben gar keine. Ganz nach Belieben.

Bis jetzt haben wie die Voreinstellung eines automatischen Belegnummernkreises an folgenden Stellen vorgesehen:

  • Bei der Verbuchung importierter Bank-Auszüge, getrennt nach Geldein- und -Ausgängen.
    Zu konfigurieren bei den Einstellungen zum Auszug-Importfilter
  • Bei allen Buchungen
    Zu konfigurieren in einem Buchungsjahr (Verwalten->Buchungsperioden), schließlich gibt es Leute, die möchten bestimmte Belege im neuen Jahr wieder von vorne beginnend vergeben

Bestimmt haben wir noch Stellen vergessen, an denen das ebenfalls sinnvoll wäre. Wenn ja, sagen Sie uns bitte Bescheid, wir freuen uns über jeden Verbesserungsvorschlag.

 

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um 04:10:44

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NEU: Die Belege-Inbox

Unser virtueller Schuhkarton

Es gibt wohl kaum ein ausgetreteneres Bild bei der Buchhaltung von kleinen Unternehmen, als den Schuhkarton. Das Symbol schlechthin für die Disziplin, die man sich als Unternehmer einfach antrainieren muß. Das oft verhasste Behältnis, in das man den ganzen Monat über all seine Tankbelege, Fahrkarten, Kassenzettel, Rechnungen und sonstige Belege hinein wirft, in der Hoffnung, irgendwer möge sich eines Tages um all den Papierkram da drin kümmern. Wer es sich damals in der vordigitalen Welt leisten konnte oder wollte, trug ihn dann zum Steuerberater oder Buchhaltungsbüro des Vertrauens. Die würden aus dem ganzen Zeug schon irgendwie was ordentliches machen und am Ende des Jahres noch richtig viel vom Fiskus zurückholen.

Wer mehr Selbstvertrauen oder wahlweise weniger Dukaten im Speicher hatte, nahm sich dieser undankbaren selbst an. Erst mal alles auskippen und nach Datum ordnen, korrekt in die Buchhaltung eintragen und immer hübsch in den Buchführungsordner abheften. Der Moment, in dem der letzte Beleg aus dem Karton genestelt, geglättet, verbucht und gelocht und zwischen die Pappdeckel des Ordners fixiert war, hatte stets etwas befreiendes. Yippie Ya Ya, Yippiee.. ach Ihr wisst schon 😉

Der Karton also, dieses Symbol der Papierwirtschaft, Ikone des Alten und verstaubten Buchhalterdaseins, er wird der Vergangenheit angehören, wenn wir erst mal alles digitalisiert haben.

Dachten wir.

In Wirklichkeit wird er nur digital. Oder – wie man heute eben so sagt – virtuell.

Und so hat nun auch Kontolino! einen virtuellen Schuhkarton. Wir nennen das die Belege-Inbox.

Was ist eine Belege-Inbox?

In die Belege-Inbox werfen Sie (virtuell natürlich) alle Ihre digitalen Belege. Erstmal nur damit sie schon mal in Kontolino! abgelegt sind und nicht verloren gehen. Später können Sie dann die Inbox durchsuchen und die Belege an Buchungssätze heften. Ganz wie früher in der Papierwelt können Sie die Inbox hervorkramen und die Belege nacheinander abarbeiten und verbuchen.

Der Vorteil dieser Inbox (wie eben auch beim Schuhkarton): Wenn Sie gerade einen Beleg vor sich haben, können Sie ihn einfach mal in die Inbox werfen und zunächst mal vergessen. Er ist nun sicher archiviert und wartet in Kontolino! auf Sie, bis Sie sich in aller Ruhe der Buchhaltung für den letzten Monat (oder so) widmen möchten.

In der Inbox sind die Dateien direkt in unserem Archiv und werden gemeinsam mit Ihren Buchhaltungsdaten gesichert und für Sie aufbewahrt, genau wie alle Buchungsbelege, Kontoauszüge usw. Wir kümmern uns für Sie darum, dass nichts verloren geht, auch in 5 oder 10 Jahren nicht – solange Sie eben Kontolino!-Kunde sind.

Dies ist nur der Anfang

Die Belege-Inbox ist nicht das Ziel unserer Ideen zum Thema Belege. Die nächsten Wochen und Monate werden wir hier weiter arbeiten und neue Funktionen rund um die Verwaltung von Belegdateien einführen.

 

Anlage EÜR 2018 in Kontolino! verfügbar

Dieses Jahr hat es die Finanzverwaltung ja ein wenig spannender gemacht als üblich. Die aktuelle Version der Anlage EÜR für 2018 wurde anstatt im November 2018 erst Ende Februar 2019 freigegeben und mit der neuesten ERiC-Version ausgeliefert.

Letztlich sind aber „nur“ 2 neue Felder wegen des neuen Investmentsteuer-Gesetzes in der Anlage EÜR dazu gekommen, ansonsten ist das Formular gleich geblieben. Wir befüllen diese beiden Felder vorerst nicht, sodass es mit der Integration des Formulars in Kontolino! sehr fix ging.

Ab sofort können Sie nun also Ihre EÜR für 2018 in Kontolino! zusammenstellen und online per Elster-Schnittstelle an das Finanzamt versenden. Bittesehr.

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um 08:00:38

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Kontolino! Archiv ist unser neues Paket für die GoBD-konforme Archivierung der Buchhaltung

Nicht erst seitdem die neuen GoBD gelten, haben Unternehmer die Pflicht, ihre Buchführungsunterlagen 10 Jahre aufzubewahren und für eine Betriebsprüfung zur Verfügung bereit zu halten. Allerdings haben sich durch die Änderungen der GoBD ein paar neue Aspekte der Archivierung ergeben, vor allem eben für elektronische Belege oder Belege, die im Zuge eines ersetzenden Scannens nur noch als Dateien aufbewahrt werden, während die Papierbelege bereits ein neues Leben als Serviette oder Schulheft fristen.

Konkret müssen alle Belege und Aufzeichnungen, die zur Nachvollziehbarkeit eines Geschäftsfvorfalls notwendig sind (das können neben Rechnungen, Mahnungen und Lieferscheinen auch E-Mails etc. sein) nach Ablauf eines Geschäftsjahres für 10 Jahre aufbewahrt werden. Während dieser Zeit gelten natürlich weiterhin alle Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit von Änderungen soqie die Möglichkeit, auch die ursprüngliche Form geänderter Unterlagen sichtbar machen zu können.

Für Nutzer eine Cloud-basierten Buchhaltungslösung stellt sich daher die Frage, wie man ein solches Langzeitarchiv realisieren soll. Insbesondere dann, wenn man die Geschäftstätigkeit aufgibt oder seinen Buchhaltungsanbieter wechselt.

Ein Weg kann sein, die Dateien vom Cloud-Anbieter herunter zu laden und auf eigene Faust zu archivieren. Dabei stellt sich natürlich stets die Frage, in wie weit das heimische NAS-Gerät oder ein USB-Stick im Tresor die Anforderungen der GoBD erfüllen kann. Auch das Übertragen von Buchungen und Belegabbildern von einem Buchhaltungsdienst zum Anderen kann problematisch sein, wenn man die GoBD wörtlich nimmt, müsste man auch auf dem Übertragungsweg eine Manipulation der Dateien ausschliessen. Das ist nicht wirklich einfach…

Eine andere Lösung kann unser neues Paket Kontolino! Archiv sein, mit dem Sie Ihre Buchungen und Belege, die Sie in Kontolino! erfasst haben, für 10 Jahre bei uns archivieren. Im Grunde ist unser Archivpaket eine vollwertige Kontolino!-Lizenz, nur eben ohne die Möglichkeit, neue Belege hochzuladen oder Buchungssäztze zu verändern. Ein Nur-Lesen-Kontolino!, um es in einem Begriff zu beschreiben.

Mit diesem Paket können Sie preiswert und ohne jeden Aufwand Ihre Daten in unserem GoBD-konformen Archiv belassen und das Thema abhaken. Wir kümmern uns dann um den Rest. Für volle 10 Jahre.

Da Sie mit diesem Paket keine neuen Buchungen mehr erfassen oder Änderungen an den Daten vornehmen können, ist diese Paket natürlich deutlich preisgünstiger, als ein normales Kontolino!-Paket. Für nur 1 € pro Monat sind Sie dabei. Und da dieses Paket nur für volle 10 Jahre Sinn macht, lösen Sie das Paket einfach für 120 Monate im Voraus. Das bedeutet, für einen einmaligen Betrag von 120 € zzgl. MwSt haben Sie Ihre Daten in einem sicheren, GoBD-konformen Archiv. Und das ganz ohne Daten zu bewegen oder sich um irgend etwas zu kümmern oder gar eine neue Software kennen lernen zu müssen.

Wer braucht das Paket Kontolino! Archiv?

Das Paket Kontolino! – Archiv lösen Sie nur dann, wenn Sie wirklich nicht mehr mit Kontolino! arbeiten möchten. Es umfasst alle Ihre erfassten Daten, auch wenn Sie Kontolino! schon 5 Jahre oder länger genutzt haben. Kunden, die jährlich ihr Kontolino!-Paket verlängern oder upgraden, benötigen kein Archivpaket, ihre Daten werden ohnehin bei uns archiviert.

Kontolino! Archiv ist also nur für sie interessant, wenn Sie:

  • Ihre Selbständigkeit beenden
  • sich entscheiden, Ihre Buchhaltung künftig nicht mehr mit Kontolino! zu führen (Wechsel zu einem anderen Buchhaltungsprogramm oder zu einem Steuerberater)

Beides sind natürlich Ereignisse, die wir Ihnen und uns nicht wünschen. Aber sie kommen vor und es bedarf einer Lösung dafür.

Wir stehen Ihnen wie immer gerne für Fragen, Probleme und Verbesserungsvorschläge zur Verfügung.

Eine wichtige Frage in diesem Zusammenhang ist die folgende:

Was passiert, wenn ich nicht mehr mit Kontolino! arbeiten will und auch kein Archivpaket kaufen möchte?

Wir halten einen ganz ansehnlichen Maschinenpark vor, der groß genug sein ist, alle unsere Kunden mit genügend Rechenkraft und Speicherplatz zu versorgen – auch an hektischen Tagen kurz vor z.B. einem UStVA-Termin. Diese Infrastruktur kostet Geld. Und dieses müssen wir zunächst einmal verdienen, um die Infrastruktur zuverlässig finanzieren und betreiben zu können. Deshalb müssen wir Daten ehemaliger Kunden von unseren Servern entfernen, um den Platz für zahlende Kunden frei zu haben.

Wir räumen unseren Kunden mit Ablauf eines Paketes noch eine gewisse Zeit ein, während der sie sich entscheiden können, ob sie ihre Daten von unseren Servern exportieren und in Eigenregie archivieren möchten (Dazu dient z.B. unser DATEV-Export mit Belegdateien) oder aber unser Archivpaket lösen möchten. Dazu erhalten Sie von uns eine Mail zur Erinnerung. Nach einer gewissen Frist löschen wir Ihre Daten unwiderruflich von unseren Servern.

Autor:
um 09:35:38

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UStVA 2019 in Kontolino! integriert

Ab sofort ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung für Anmeldezeiträume ab Januar 2019 in Kontolino! integriert.

Falls Sie Kontolino! noch nicht kennen: Wir unterstützen die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt online per Elster-Schnittstelle. Damit ist die Abgabe der UStVA nur ein Mausklick, und die Meldung liegt schon im Posteingang Ihres zustänidgen Sachbearbeiters.
Wie Sie die UStVA aus Kontolino! heraus generieren und versenden, können Sie in unserem Online-Handbuch nachlesen.

Wussten Sie schon, dass Sie Kontolino! völlig kostenlos und unverbindlich 2 Monate lang testen können? Einfach hier entlang

Autor:
um 02:32:39

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Kontolino! unterstützt ab sofort die Umsatzsteuererklärung 2018 – die EÜR dauert wohl noch

Neues Jahr, neue Elster-Formulare. Same procedure as every year.

Dieses Jahr ist alles ein klein wenig anders. Bisher hatten wir die Elster-Formulare des ablaufenden Jahres meist schon im November/Dezember fertig. Aber dieses Jahr dauert es ein klein wenig länger. Ein bisschen ist das unsere Schuld, aber zu einem nicht unwesentlichen Teil auch die des Bayerischen Landesamts für Steuern. Dazu aber später, fangen wir mit den guten Nachrichten an:

Ab sofort können Kontolino!-Nutzer ihr Umsatzsteuererklärung für das abgelaufene Jahr 2018 zusammenstellen und direkt per Elster-Schnittstelle  ans zuständige Finanzamt übermitteln. Wie gewohnt: ein Klick, ein kritischer Blick, und ab die Post und die Angelegenheit ist in ein paar Minuten erledigt. Mitsamt Reverse Charge und Pi, Pa und Po.

In den kommenden Tagen werden wir dann die Umsatzsteuer-Voranmeldung 2019 fertig machen, die ja zum 10. Februar 2019 erstmals fällig wird. Auch die UStVA wird also rechtzeitig fertig, wie Sie es von uns gewohnt sind.

Jetzt zu den weniger guten Nachrichten für alle, die es mit ihrer Steuererklärung für 2018 besonders eilig haben

Kontolino! nutzt zur Kommunikation mit Ihrem Finanzamt die selbe Softwarekomponente, die zum Beispiel auch in ElsterFormular steckt. Oder in so ziemlich jedem anderen Programm, das eine Elster-Schnittstelle anbietet. Diese kommt immer in November in einer neuen Version heraus, in der dann die aktuellen Formulare enthalten sind. Auch diesmal sind neue Formulare geliefert worden, nur fehlt leider die Anlage EÜR bisher noch. Diese wird vom Bayerischen Landesamt für Steuern vermutlich Mitte bis Ende Februar nachgeliefert werden. So haben wir leider vor dem März praktisch keine Chance, die Anlage EÜR für Kontolino!-Nutzer anzupassen.

Sie müssen sich also noch ein wenig gedulden, um die Einkommsteuer fertig zu machen. Vielleicht ist das dieses Jahr auch gar nicht sooo schlimm, denn erstens ist der Abgabetermin für die Steuererklärungen ab diesem Jahr auf Ende Juli gerückt, und zweitens haben auch die Banken ihren Depotkunden schon flächendeckend mitgeteilt, dass es dieses Jahr aufgrund der Investmentsteuer-Reform auch bei ihnen zu Verzögerungen in der Ausstellung von Bescheinigungen kommen wird.

Wir behalten ein Auge auf der Anlage EÜR und machen uns so schnell wie möglich an die Umsetzung, wenn uns die Daten zum neuen Formular vorliegen. Versprochen!

 

 

 

Neues XL-Paket für bis zu 10.000 Buchungssätze pro Jahr

Gerade für Online-Händler oder Einzelhändler kommt ab und an die Frage auf, was denn passiert, wenn man als Kontolino!-Kunde mit den 5.000 Buchungssätzen aus unserem Classic-Paket nicht auskommt.

Gerade Händler, die relativ kostengünstige Artikel über Marktplätze wie EBay, Amazon, Etsy oder ähnliche Plattformen erfolgreich verkaufen, kann es in 5.000 Buchungssätzen schon mal eng werden.

Deshalb haben wir ab sofort das Paket Kontolino! XL im Angebot. Für 20€ im Monat (zzgl. MwSt) können Sie in diesem bis zu 10.000 Buchungssätze pro Buchungsjahr speichern und Belege dazu in unser elektronisches Archiv legen. Der sonstige Funktionsumfang ist identisch mit dem Paket „Kontolino! Classic“, beinhaltet also insbesondere

Kaum zu glauben? Na dann probieren Sie es einfach aus. 2 Monate lang und völlig unverbindlich.

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