Mindestanforderungen an eine Rechnung

Eine Rechnung muss in Deutschland folgende Angaben enthalten:

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers (diese kann auch online beantragt werden)
  • Ausstellungsdatum
  • Rechnungsnummer (frei vom Aussteller zu vergebene eindeutige, fortlaufende Nummer)
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (Monatsangabe reicht)
  • Entgelt, nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeteilt und darauf entfallender Steuerbetrag
  • Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts wie Rabatte, Boni, Skonti etc.
  • Anzuwendender Steuersatz (19% oder 7%) oder im Fall einer Steuerbefreiung (z.B. bei Kleinunternehmern) entsprechender Hinweis

Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 € (bis 31.12.2016: 150 €) nicht übersteigt, gelten erleichterte Vorschriften. Hier genügen folgende Angaben:

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Ausstellungsdatum
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung
  • Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe (=Gesamtbetrag)
  • Anzuwendender Steuersatz (19% oder 7%) oder im Fall einer Steuerbefreiung entsprechender Hinweis

Regelungen für elektronisch übermittelte Rechnungen
Rechnungen können seit dem 01.01.2007 ohne größere Hürde elektronisch versandt werden, zum Beispiel per E-Mail, gegebenenfalls mit pdf-oder Textdatei, per Serverfax oder auch als Web-Download. Stimmt der Rechnungsempfänger der elektronischen Übermittlung zu, sind spezielle technische Übermittlungsverfahren nicht mehr erforderlich. Allerdings ist zu beachten, dass die „Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet“ sein müssen. Hierunter versteht man die Sicherstellung der Identität des Rechnungsstellers, der Unverändertheit der Rechnungsangaben während der Übermittlung und die Erkennbarkeit „für das menschliche Auge“. Digitale Signaturen können so zwar weiterhin, müssen aber definitiv nicht weiter angewendet werden. Die elektronischen Rechnungen sind zwingend elektronisch aufzubewahren. Eine Aufbewahrung der Rechnung als Papierausdruck ist nicht zulässig. Dies bedeutet unter anderem, dass die Rechnungen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist von in der Regel zehn Jahren auf einem Datenträger aufzubewahren sind, der keine Änderungen mehr zulässt.

Ausführliche Informationen finden Sie bei der IHK Berlin.