Produkte importieren

Wenn Sie schon eine Datenbank oder. z.B. ein Spreadsheet mit Ihren Produkten und Dienstleistungen vorliegen haben, können Sie diese auch mittels einer CSV-Datei nach Kontolino! importieren.

Unter dem Menüpunkt „Faktura“–>“Produkte“ finden Sie den Eintrag „Produkte importieren“. Ziehen Sie hier einfach Ihre CSV-Datei auf die Wolke und Kontolino! liest die Datei ein und legt für jede Zeile ein neues Produkt an.

Ihre CSV-Datei muss den im Folgenden beschriebenen Aufbau haben, damit der Import klappt.
Zunächst ist das Trennzeichen zwischen den Spalten ein Semikolon (;). In jeder Zeile Ihrer Datei steht genau 1 Produkt, und die Datei hat keine Überschriftszeile.

Die Felder einer Zeile sind (in genau dieser Reihenfolge):

  1. Artikelnummer. Dies ist entgegen der Bezeichnung eine Zeichenkette und sollte in doppelte Anführungszeichen eingeschlossen werden. Das Feld kann leer sein
  2. Bezeichnung des Artikels bzw. der Dienstleistung. Hier sollten Sie ebenfalls doppelte Anführungszeichen nutzen. Dieses Feld kann zwar leer gelassen werden, aber das macht vermutlich herzlich wenig Sinn
  3. Einzelpreis Netto. Wie bei Beträgen in Euro üblich ist das eine Zahl mit maximal 2 Nachkommastellen. Bitte nutzen Sie hier den Punkt als Dezimaltrenner, also z.B. 8.56 für den Betrag 8,56 €. Hier darf kein Leerzeichen oder gar Eurosymbol etc. vorkommen. Auch Anführungszeichen sind für diese Spalte nicht erforderlich
  4. Mengeneinheit. Dieses Feld kann leer sein. Wenn Sie eine Mengeneinheit nutzen möchten, muss diese in Kontolino! bereits existieren. In dieser Spalte schreiben Sie dann das Kürzel, das Sie in Kontolino! für die gewünschte Mengeneinheit angelegt haben, z.B. ‚Stk.‘ für Stück. Achten Sie darauf, dass das Kürzel komplett identisch ist, also mit oder ohne Punkt, genau wie in Kontolino!. Wenn eine Einheit nicht gefunden wird, bleibt sie im importierten Produkt leer. Auch hier sollten sie das Kürzel in doppelte Anführungszeichen einschlißsen
  5. Dienstleistung? In bestimmten Geschäften im europäischen Umfeld ist die MwSt-Besteuerung für Dienstleistungen anders als für Gegenstände. Wenn es sich bei der importierten Zeile um eine Dienstleistung handelt, schreiben Sie in dieses Feld eine 1, alle anderen Werte oder eine leere Spalte wird als „Nein“ interpretiert
  6. MwSt-Satz. Mit dieser Spalte geben Sie an, ob der Artikel oder die Leistung mit MwSt belegt ist, und ob der ermäßigte oder der normale Steuersatz zur Anwendung kommt. Bitte beachten Sie hier, dass hier nicht der Steuersatz anzugeben ist, sondern einer dieser Werte. Welcher tatsächliche Steuersatz bei der Fakturierung zur Anwendung kommt, wird erst bei der Rechnungsstellung entschieden (Faktoren sind hier z.B. der Leistungszeitpunkt, das Empfängerland oder der MwSt-Modus der Rechnung)
    • 0 = steuerfrei (z.B. Mahngebühren, Briefmarken etc.)
    • 1 = normaler Steuersatz (derzeit 19%, bzw. während der Corona-Absenkung 16%)
    • 2 = reduzierter Steuersatz (derzeit 7% bzw. 5%)
  7. Erlöskontonummer. Wenn Sie im Produkt eine bestimmte Erlöskontonummer hinterlegen möchten, etwa, weil Sie dieses Produkt gesondert aufzeichnen möchten, stellen Sie in dieser Spalte die Kontonummer ein. Die Kontonummer sollte in Anführungszeichen angegeben werden. Kontolino! prüft beim Import nicht, ob dieses Konto existiert oder ob es tatsächlich ein Erlöskonto ist! Das Feld kann leer gelassen werden, Kontolino! bucht dann immer auf das allgemeine Umsatzerlöskonto.
  8. Kostenstelle. Wenn Sie den Verkauf dieses Produkts auf eine Kostenstelle buchen möchten, geben Sie hier das Kürzel bzw. die Nummer Ihrer Kostenstelle ein. Dieses Feld kann leer sein, muss aber, wenn es gefüllt ist, in doppelten Anführungszeichen stehen. Wenn beim Import keine Kostenstelle mit dieser Nummer bzw. Kürzel existiert, bleibt sie leer.

Beispieldatei:

„001“;“Bienenkorb“;12.56;“Stk“;0;1;“1700″;
„002“;“Smoker“;126;“Stk“;0;1;“1700″;
„PT“;“Putztuch, 100 Stk.“;7.96;;0;2;“1400″;

Sie können diese Produkte nun sofort in Ihren Rechnungen verwenden.

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