Immer wieder stellt sich folgende Frage in der Buchhaltung: Ein Beleg – aber dieser ist nicht durch einen Buchungssatz alleine zu verbuchen. Das kann verschiedene Gründe haben: Sei es weil verschiedene Mehrwertsteuercodes auf dem Beleg enthalten sind oder weil in der Hotelrechnung die Übernachtung und das Frühstück stehen – und somit diese beiden Positionen auf verschiedene Konten zu buchen sind. In diesem Blogbeitrag wollen wir Ihnen zeigen, wie Sie solche Belege am Besten in Kontolino! erfassen.
Hinweis: Diese hier geschilderte Vorgehensweise entspricht den sogenannten Splitbuchungen bzw. Splittbuchungen in anderen Programmen.
Einführung
In der Buchhaltung ist das Prinzip „Keine Buchung ohne Beleg“ gültig – aber auch „ein Beleg hat genau eine Nummer„. Beide Prinzipien sind in Kontolino! umgesetzt. D.h. in Kontolino! wird jeder Beleg – egal ob es sich um einen elektronischen oder normalen Papierbeleg handelt – nur einmalig abgelegt und mit einer Nummer versehen. Wollen Sie mehrere Buchungssätze für einen Beleg erfassen, rufen Sie immer die gleiche Belegnummer wieder auf. Im Nachgang schildern wir Ihnen dies im Detail für verschiedene Möglichkeiten der Buchungsabläufe in Kontolino!:
Papierbelege mit mehreren Buchungen erfassen
Mehrere Buchungen für Papierbelege, die Sie bar oder als Privatausgabe bezahlt haben, können Sie wie folgt erfassen:
- Rufen Sie in Kontolino! den Menüpunkt „Buchen“ –> „Belege buchen“ auf.
- Vergeben Sie eine Belegnummer (oder nutzen die automatische Belegnummernvergabe von Kontolino!) und erfassen einen Buchungssatz, der zum Beleg gehört. Zum Beispiel den Betrag, der der 19%-tigen Umsatzsteuer unterliegt.
- Verbuchen Sie diesen Beleg und notieren Sie Sich die Belegnummer (z. B. „Ein-15“) auf Ihrem Papierbeleg.
- Nun erfassen Sie einen neuen Buchungssatz für den noch offenen nicht verbuchten Betrag. Dabei tippen Sie in das Feld „Belegnummer“ die vorher erfasste Belegnummer. Denn Sie verbuchen ja noch immer den gleichen Beleg, der eben in unserem Beispiel die Nummer „Ein-15“ hat. Geben Sie nun alle Angaben für den noch nicht verbuchten Betrag ein (z. B. den Betrag, der der 7%-tigen Umsatzsteuer unterliegt).
Dies können Sie beliebig oft wiederholen, bis alle Buchungen für diesen einen Beleg in Kontolino! erfasst sind.
Elektronische Belege mit mehreren Buchungen erfassen
Wenn Sie den Beleg, den Sie verbuchen wollen, elektronisch erhalten und bar oder als Privatausgabe bezahlt haben, dann können Sie wie folgt vorgehen:
- Rufen Sie in Kontolino! den Menüpunkt „Buchen“ –> „Belege buchen“ auf.
- Laden Sie Ihren Beleg über den Dateiupload-Button hoch oder holen Sie den Beleg von Ihrer Belege-Inbox über den Schublade-Button dazu.
- Vergeben Sie eine Belegnummer (oder nutzen die automatische Belegnummernvergabe von Kontolino!) und erfassen einen Buchungssatz, der zum Beleg gehört. Zum Beispiel den Betrag, der der 19%-tigen Umsatzsteuer unterliegt.
- Verbuchen Sie diesen Beleg und notieren Sie Sich die Belegnummer (z. B. „Ein-15“).
- Nun erfassen Sie einen neuen Buchungssatz für den noch offenen nicht verbuchten Betrag. Dabei tippen Sie in das Feld „Belegnummer“ die vorher erfasste Belegnummer (in unserem Beispiel die 20). Kontolino! holt sich daraufhin den für die Nummer „Ein-15“ hinterlegten Beleg. Sie müssen diesen somit nicht mehrfach hochladen. Geben Sie nun alle Angaben für den noch nicht verbuchten Betrag ein (z. B. den Betrag, der der 7%-tigen Umsatzsteuer unterliegt).
Dies können Sie beliebig oft wiederholen, bis alle Buchungen für diesen einen Beleg in Kontolino! erfasst sind.
Die Vorgehensweise bei Verbuchung von Bankumsätzen, können Sie in dem Artikel „Sie haben mehrere Buchungen für einen Umsatz?“ nachlesen.
