Im Zuge des Wachstumschancengesetzes, das am 27. März 2024 beschlossen wurde, wird die sogenannte elektronische Rechnung (kurz E-Rechnung) nach und nach Pflicht. Zur weiteren Präzisierung hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) am 15. Oktober 2024 ein BMF-Schreiben veröffentlicht. In diesem Artikel wollen wir Ihnen die derzeitige Gesetzeslage und die Möglichkeiten beim Schreiben von Ausgangsrechnungen, die Kontolino! Ihnen bietet vorstellen. Fangen wir mit der Gesetzeslage an:
E-Rechnungspflicht
Rechnungen müssen grundsätzlich nach dem 31. Dezember 2024 als E-Rechnungen ausgestellt werden, wenn
- es sich um eine Rechnung an ein anderes Unternehmen handelt
- beide Unternehmen Ihren Sitz in Deutschland haben
- der Rechnungsbetrag über der Kleinbetragsgrenze von 250 € liegt
- es sich nicht um Leistungen, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, handelt (Heilberufler, Dozenten an öffentlichen Bildungseinrichtugen, Versicherungsmakler etc.)
- es sich nicht um Fahrausweise handelt.
So müssen auch Kĺeinunternehmer und Land- und Forstwirte in Zukunft E-Rechnungen ausstellen. Änderung: Zwar nicht im BMF-Schreiben, aber über das Jahressteuergesetz 2024 soll für Kleinunternehmer die Pflicht zur Erstellung von E-Rechnungen entfallen. Das Jahressteuergesetz 2024 ist zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht verabschiedet.
Auch Gutschriften müssen als E-Rechnung erstellt werden. Da diese Umstellung an IT-Systeme einen erheblichen Aufwand stellt, werden großzügige Übergangsfristen im BMF-Schreiben eingeräumt. Dazu später mehr.
Rechnungsarten ab dem 01. Januar 2025
Die Begrifflichkeit von elektronischen Rechnungen (E-Rechnung) und sonstigen Rechnungen wird in Zukunft neu definiert.
Unter den Begriff elektronische Rechnung, fallen dann nur noch Rechnungen, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“ (siehe BMF-Schreiben Kapitel 2.1.1). Dabei reicht es aus, wenn die E-Rechnung maschinenlesbar ist – ein menschenlesbares Dokument ist nicht mehr erforderlich – aber optional weiter möglich.
Alle anderen Rechnungen, fallen in Zukunft unter den Begriff „sonstige Rechnungen„. Als Beispiele werden JPEG- oder bloße PDF-Dateien angeführt. Aber natürlich fallen auch alle Papierrechnungen unter den Begriff „sonstige Rechnungen“.
Zulässige Formate einer E-Rechnung
Grundsätzlich muss eine E-Rechnung maschinenlesbar alle Pflichtangaben einer Rechnung beinhalten. Zusätzliche Informationen sind möglich. Alle Rechnungsangaben müssen in einem strukturierten Format übermittelt und ausgelesen werden können. Als Formate werden die erwähnt, die der Normenreihe EN 16931 entsprechen, sowie ausdrücklich auch das EDI-Verfahren.
Eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format bietet den Vorteil, dass diese aus zwei Teilen besteht:
- dem strukturierten Datenteil (z. B. XML-Datei) und
- einem menschenlesbaren Teil (z. B. PDF-Dokument).
Wird eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format übermittelt, dann gelten bei Abweichungen die Informationen des strukturierten Datenteils.
Eine XML-Rechnung beinhaltet nur den strukturierten Datensatz und ist für den Menschen nicht lesbar. Über Visualisierungstools kann auch so eine Rechnung für Menschen lesbar gemacht werden.
E-Rechungsformate, die in Kontolino! zur Verfügung stehen
Wenn Sie Rechnungen in Kontolino! schreiben, können Sie festlegen in welchem Rechnungsformat Sie die Rechnung erstellen wollen. Dabei stehen Ihnen die Formate
- ZugFERD (das die gesetzlichen Anforderungen der Norm EN 16931 erfüllt),
- ERechnung XML (EN 16931) (das die gesetzlichen Anforderungen der Norm EN 16931 erfüllt),
- Sonstige Rechnung (einfaches PDF), das keinen strukturierten Datenteil enthält und somit für Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen etc. geeignet ist und
- XRechnung XML (öffentliche Auftraggeber).
zur Verfügung. Sie können bei Ihren angelegten Debitoren hinterlegen, welches Format Ihre Rechnungen haben sollen. Damit Kontolino! Ihre Rechnung als gültige E-Rechnung erstellen kann, müssen zusätzlich zu der Eingabe von Pflichteingaben einer Rechnung einige Voraussetzungen erfüllt werden. Viele dieser Voraussetzungen wird durch Kontolino! übernommen z. B., dass die korrekte XML-Struktur erstellt wird und die übertragene Inhalte den vorgegebenen Regeln entsprechen. Aber bei manchen Voraussetzungen, müssen Sie tätig werden. Dazu nun mehr.
Voraussetzungen für E-Rechnungen
Kontolino! kann nur dann eine ZugFERD-Rechnung erstellen, wenn Sie Ihren Briefbogen pdf/A-3b-kompatibel in Kontolino! hinterlegt haben. Mehr dazu finden Sie auf unserer Seite Eigene Briefbögen für Dokumente gestalten.
Außerdem müssen die Mengeneinheiten für eine ZugFERD und ERechnung XML (EN 16931), die Sie für Ihre Produkte verwenden, dem Standard UN/CEFACT UnitCode entsprechen. Kontolino! hat bereits von Haus aus viele Mengeneinheiten angelegt. Wenn Sie diese Verwenden, dann müssen Sie nichts weiter beachten, denn Kontolino! hält den Standard UN/CEFACT UnitCode ein. Haben Sie zusätzliche Mengeneinheiten angelegt, dann müssen Sie das korrekte Kürzel nachschlagen und in Kontolino! eintragen. Mehr dazu finden Sie auf unserer Seite Einheiten.
Fertige E-Rechnung
Sobald Sie eine der oben beschriebenen gültigen E-Rechnungsformate ausgewählt haben, wird von Kontolino! automatisch die entsprechende XML-Struktur nach den Vorgaben der (EN 16931) erstellt. Ersichtlich für Sie wird dies zum Einen in der Vorschau der Rechnung und zum Anderen, wenn Sie die fertige Rechnung erhalten.
Je nach Auswahl des Formates erhalten Sie verschiedene Vorschaumöglichkeiten:
- die PDF-Vorschau: Das ist die menschenlesbare Ansicht – wie bisher auch.
- die E-Rechnung (visuell): In diesem Fenster, sehen Sie visualisiert alle Rechnungsangaben, die in der XML-Datei abgespeichert werden. Unter der Rubrik „Sonstiges“, werden übrigens Ihre Texte, die Sie in den Textbausteinen definieren abgespeichert und dargestellt. Denn alle Informationen einer Rechnung, müssen auch in der XML-Datei abgespeichert werden. Hinweis: Das ist übrigens die Ansicht, die der Gesetzgeber verlangt, wenn XML-Rechnungsdateien ausgestellt werden: nämlich eine Visualisierungsmöglichkeit der übertragbaren Daten.
- die E-Rechnung XML: Hier sehen Sie den maschinenlesbaren Teil Ihrer Rechnung. So sehen Sie eingebettet in den vorgegebenen sogenannten Tags, die einzelnen Informationen Ihrer Rechnung.
Übergangsregelungen
Bis Ende 2026 können weiterhin alle bisher verwendeten Formate für Rechnungen weiter verwendet werden, also auch PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen. Bis zum Ende 2027 gilt dies auch noch weiterhin – vorausgesetzt Ihr Kunde stimmt zu und Sie als Rechnungsaussteller haben einen Vorjahresumsatz von 800.000 Euro nicht überschritten. Erst ab dem Jahr 2028 müssen die neuen E-Rechnungsvorgaben eingehalten werden.
Wobei Sie mit Kontolino! hier auf der sicheren Seite sind: denn Sie können ab sofort E-Rechnungen in den oben beschriebenen Formaten in Kontolino! erstellen, visualisieren, herunterladen und vermailen.
