DATEV-Dateien importieren

Anwendungsfälle für einen DATEV-Import

Kontolino! unterstützt den Import von Buchungen im DATEV-Buchungsstapel-Format incl. Belegdateien. Zusätzlich können Sie auch Kreditoren- bzw. Debitorenkonten im DATEV-Format importieren. Diese Import-Schnittstelle kann in vielen verschiedenen Szenarien wertvoll sein:

• Sie möchten Ihre Buchhaltung fortan in Kontolino! führen und möchten Ihre bisherigen Buchungen aus einem anderen Programm nach Kontolino! übernehmen
• Sie nutzen ein Programm, das DATEV-Ausgabedateien erstellen kann, zum Beispiel
  • ein Programm zur Erstellung und Verwaltung von Ausgangs- und oder Eingangsrechnungen (z.B. Billbee.io – das wir allerdings auch mit einer direkten API-Schnittstelle anbinden)
  • ein Programm zur Erfassung und Verwaltung von Reisekosten (wobei wir hier sogar mit unseren guten Freunden beim Spesenfuchs sogar eine noch bessere Lösung haben: nämlich den Import Ihrer Buchungen und Belegen per Online-API-Schnittstelle)
  • ein Lohnabrechnungsprogramm (z. B. Quick-Lohn), das seine Ergebnisse in Form von fertigen Buchungssätzen exportieren kann (auszubezahlende Nettolöhne, Beitragszahlungen an Sozialversicherer etc., Steuerverbindlichkeiten etc.)
  • Online-Shops und Plattformen wie Etsy, eBay, JTL
  • Kassensysteme, Kartenakzeptanz-Anbieter, Zahlterminals
  • es gibt noch viele weitere Systeme, die DATEV-Exportdateien erzeugen können

Was wird dabei von Kontolino! alles importiert bzw. exportiert? Zum Einen natürlich die Buchungen aber zum Anderen auch die damit verbundenen Belegdateien. Und damit noch nicht genug: Sie können zusätzlich auch Ihre Kreditoren- bzw. Debitorenkonten importieren. D.h. die entsprechenden Konten werden in Kontolino! im Kontenplan angelegt.

Was ist eine DATEV-Datei?

Es gibt verschiedene DATEV-Dateien. Grundsätzlich folgen alle DATEV-Dateien einem festgelegten Dateiformat. Dieses baut auf das sehr einfache CSV-Format auf (sich aber dann doch ein paar Eigenheiten herausnimmt, die zur verbesserten Verarbeitung der Daten in der Datei notwendig sind). Sie können eine solche Dateien mit jedem Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und lesen.

Weiter gibt es drei verschiedene Arten von DATEV-Dateien, die Sie nach Kontolino! importieren können:

• eine, die „nur“ Ihre Buchungen enthält (den sogenannten Buchungsstapel),
• eine, die zusätzlich zu den Buchungen (also dem Buchungsstapel) auch die dazugehörenden Belege enthält (ein zip-Archiv) und
• eine, die Ihre Kreditoren- bzw. Debitorenkonten enthält (eine sogenannte GP-Stamm).

Wenn Sie Ihren Buchungsstapel und Ihre Belege importieren, handelt es sich immer um eine zip-Datei, die aus folgenden Dateien besteht.

• aus einer csv-Datei Ihren Buchungen im DATEV-Format und zum Anderen
• einer zip-Datei mit Ihren Belegen – natürlich auch im DATEV-Format, das auch oft zip-Archiv genannt wird.

Dies bringt für Sie den Vorteil, dass nun auch GoBD-konform die Belege zusammen mit Ihren Buchungen in Kontolino! eingelesen und anschließend verbucht bzw. exportiert werden können. D.h. Kontolino! kann in beiden Richtungen sowohl entweder

• nur Buchungen im- bzw. exportieren oder
• Buchungen incl. aller dazugehörenden Belege im- bzw. exportieren und
• Kreditoren- bzw. Debitorenkonten importieren.

Importieren einer DATEV-Datei in Kontolino!

Um eine DATEV-Datei nach Kontolino! einzulesen, klicken Sie im Menü unter „Import/Export“ auf den Menüpunkt „DATEV-Import“. Dabei ist es egal, um welche der vorher geschilderten Dateien es sich handelt. Kontolino! erkennt anhand der Dateiformate, um welchen Import es sich handelt. Sprich, ob Sie

• nur Ihre Kreditoren- bzw. Debitorenkonten importieren (GP_Stamm_xxxx.csv) oder
• nur Ihren Buchungsstapel (Buchungsstapel_xxxx.csv) importieren oder
• Ihre Kreditoren- bzw. Debitorenkonten zusammen mit einem Buchungsstapel (z. B. als zip-Datei) importieren oder
• Ihren Buchungsstapel zusammen mit Belegdateien (immer als zip-Datei als sogenanntes zip-Archiv) importieren oder
• sogar alle drei verschiedenen Dateien auf einmal importieren.

Dabei ist sogar der Import von mehr als einem Buchungsstapel auf einmal möglich.

Es gibt noch mehr DATEV-Formate mit anderen Inhalten, die derzeit – wenn diese in den Dateien enthalten sind – von Kontolino! ignoriert werden.

Sie können Ihre Datei durch einfaches Ziehen und Fallenlassen (Drag&Drop) oder durch Klick auf die Wolke zu Kontolino! hochladen.

Kontolino! überprüft nun, welche DATEV-Dateien Sie hochladen und zeigt Ihnen alle erkannten Dateien an. Nun können Sie entscheiden, welche der Dateien, Sie importieren wollen. Mit Klick auf importieren, führt Kontolino! einige Prüfungen durch, um sicher zu gehen, dass die Dateien importiert werden können:

• Hat die Datei den richtigen Aufbau laut DATEV-Spezifikation?
• Gibt es für jede zu importierende Buchung (bzw. zu deren Buchungs-/Belegdatum) eine Buchungsperiode in Kontolino!?
  Wenn nicht, dann legen Sie unter dem Menüpunkt „Verwalten“ -> „Buchungsperioden“ die fehlende Buchungsperiode vor einem erneuten Import-Versuch an.
• Sind alle Konten vorhanden, die in den zu importierenden Buchungssätzen benutzt werden?
  Wenn nicht, dann legen Sie die fehlenden Konten unter dem Menüpunkt „Verwalten“ -> „Kontenplan“ an. Danach können Sie den Import erneut anstoßen.
• Sind Belegnummern bereits in Kontolino! vorhanden? Sprich, würde es zur doppelten Vergabe von Belegnummern kommen?
  Sollte das der Fall sein, können Sie auf den Import des Buchungssatzes mit der doppelten Belegnummer verzichten oder bestehende Belege und damit Buchungen an die neu zu importierende Buchung anhängen.

Import abschließen

Sind alle Prüfungen erfolgreich abgeschlossen, werden die neuen Daten endgültig importiert und Kontolino! zeigt Ihnen eine Liste aller Buchungen bzw. aller Kreditoren- / Debitorenkonten an, die nun importiert werden sollen. Wenn Sie hier Buchungen bzw. Konten sehen, die nicht korrekt wären, können Sie den Import hier noch abbrechen. Klicken Sie auf „Jetzt verbuchen“ bzw. „Anlegen“, werden die Sätze endgültig in Kontolino! verbucht bzw. die neuen Kreditoren- / Debitorenkonten angelegt.