In Kontolino! haben Sie die Möglichkeit für verschiedene Anwendungsfälle automatisch Nummern von Kontolino! erzeugen zu lassen. Das hat den Vorteil, dass Kontolino! automatisch Ihre Nummern hochzählt und eine Doppelvergabe von Nummern verhindert werden kann.

Meist verwendet man verschiedene Nummernkreise, um die Art der Belege von einander unterscheidbar zu machen, z.B. Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge usw. Hier hat jeder so seine eigene Methode.

Kontolino! unterstützt Sie dabei, indem Sie verschiedene Nummernkreise anlegen können. So können Sie Nummernkreise festlegen für:

• Belege: diese können immer dann zum Einsatz kommen, wenn Sie Belege verbuchen.
• Ausgangsrechnungen: dieser Nummernkreis kann beim Schreiben von neuen Ausgangsrechnungen in Kontolino! zum Einsatz kommen und
• SEPA-Mandatsreferenzen: diese können zum Einsatz kommen, wenn Sie Ausgangsrechnungen schreiben, die die Zahlungskondition „SEPA-Lastschrift“ auswählen.

Die Vorgehensweise zum Anlegen neuer Nummernkreise ist für alle Verwendungszwecke identisch. Wie Sie neue Nummernkreise anlegen, können Sie weiterlesen oder in diesem Video ansehen:

So legen Sie Belegnummern an

Sie klicken auf „Verwalten→Belegnummern“. Kontolino! zeigt Ihnen nun alle bereits angelegten Belegnummern an. Dabei sehen Sie auch, welche Nummer in einem Belegnummern zuletzt vergeben wurde.

Wenn Sie ein Paket mit Faktura nutzen, werden Ihnen hier Belegnummern für die Rechnungen separat angezeigt. Alles hier dargestellte gilt sowohl für Belegnummern, die in Buchungsbelegen vergeben werden, als auch für automatisch Rechnungsnummern.

Mit einem Klick auf „Neu…“ starten Sie die Neuanlage eines Nummernkreises.

Hier vergeben Sie eine Bezeichnung für den Nummernkreis. Wählen Sie hier einen prägnanten Namen, da Sie beim späteren Buchen den Nummernkreis anhand dieser Bezeichnung auswählen.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, optional einen festen Text vor der Nummer, sowie einen danach anzugeben. Wir entscheiden uns hier für eine Belegnummer, die mit der Silbe „Aus-“ beginnen soll, um Ausgangsrechnungen zu markieren.

Sie können zusätzlich auch noch einen Text nach der fortlaufenden Nummer vergeben. Dies machen wir für unser Beispiel nicht.

Weiter geben Sie an, mit welcher Nummer Kontolino! zu zählen beginnen soll. Sie haben ja vielleicht schon einige Belege in Ihrer bisherigen Buchhaltung verbucht und möchten die Belege lückenlos weiter nummerieren.

Nun können Sie bestimmen aus wie vielen Ziffern Ihre Nummer bestehen soll. So füllt Kontolino! automatisch die  Belegnummern mit führenden Nullen auf, was das sortieren Ihrer Belege später z. B. im Buchungsjournal erheblich vereinfacht.

In der letzten Zeile sehen Sie nach jeder Änderung, wie eine automatische Nummer aussehen wird.

Vielleicht möchten Sie noch ein Leerzeichen beim Präfix einfügen oder ähnliches und die Wirkung dieser Änderung gleich hier prüfen.

Wenn Sie mit der Festlegung des Nummernkreises fertig sind, speichern Sie ab und kehren zur Übersicht zurück.

Verwendung der Belegnummern beim Verbuchen

Sobald Sie im Buchungseditor sind (z. B. unter Belege buchen) und einen neuen Beleg erfassen, erscheint im Feld Belegnummer eine Liste der vorher erfassten automatischen Belegnummernnamen. Klicken Sie darauf wird die ausgewählte automatische Belegnummer verwendet.

Manuelle Belegnummern sind nach wie vor wichtig, wenn Sie zum Beispiel mehrere Buchungssätze zu einem Beleg erfassen müssen. Dann lassen Sie sich beim ersten Buchungssatz eine automatische Belegnummer vergeben und geben diese dann bei weiteren Buchungssätzen nochmals manuell ein.

Aber zurück zur automatischen Belegnummer: Sie wählen hier den Nummernkreis aus, mit dem unsere neue Buchung nummeriert werden soll und erfassen wie gewohnt die Daten der Buchung.

Stimmt alles, klicken Sie auf verbuchen.

Kontolino! zeigt in der Erfolgsmeldung die automatisch vergebene Belegnummer an. Sie können diese nun bei Bedarf auf Ihrem Papierbeleg notieren (in unserem Beispiel „Ein-15“ und ihn abheften. Schon kann es mit dem nächsten Buchungssatz weiter gehen

Verwendung der Belegnummern für Rechnungen

Sie können beim Erstellen einer Ausgangsrechnung auch automatische Rechnungsnummern vom Programm vergeben lassen.

Sie können Ihre Rechnungen natürlich weiterhin manuell nummerieren, wenn Ihnen das sympathischer ist oder Ihre Rechnungsnummer nach einem Schema vergeben werden, das mit unseren Belegnummern-Automaten nicht abgedeckt werden kann. Dazu wählen Sie bei der Erstellung einer Rechnung in der Drop-Down-Liste den Eintrag „manuell“ und geben in das Eingabefeld dahinter die neue Rechnungsnummer ein.

Wenn Sie eine automatische Rechnungsnummer in einer Rechnung gewählt haben, wird Ihnen in der Rechnungsvorschau noch nicht die endgültige Rechnungsnummer angezeigt, sondern lediglich der Text [automatisch], um Ihnen zu signalisieren, dass hier eine automatisch vergebene Nummer eingesetzt wird, sobald Sie die Rechnung fertigstellen.

Vorbelegung von Belegnummern für bestimmte Zwecke

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, in Kontolino! festzulegen, dass in bestimmten Situationen eine bestimmte Belegnummer schon gleich vorbelegt ist.

So kann es zum Beispiel sein, dass Sie Geldausgänge von Ihrem PayPal-Konto grundsätzliche mit einer Belegnummer nach dem Muster PP-Aus-xxxx nummerieren möchten, oder grundsätzlich alle Buchungen in einem Buchungsjahr mit einem einzigen Belegnummernkreis buchen möchten.

Alle Buchungen einer Buchungsperiode grundsätzlich mit dem selben Belegnummernkreis verbuchen

Manche Unternehmer nummerieren einfach alle Belege eines Jahres beginnend mit 1 durch, ganz egal, ob es sich um eine Einnahme oder Ausgabe handelt.

Dabei nimmt man manchmal auch das Buchungsjahr als Präfix für die Belegnummer, also z.B. „2021-“ und nummeriert dann die Belege einfach durch, also etwa 2021-1, 2021-2 und so weiter.

Um diese Art der Nummerierung einzustellen, legen Sie zunächst wie oben beschrieben den gewünschten Belegnummernkreis an und wechseln dann im Menü „Verwalten“ zur Option „Buchungsperioden“ und wählen die entsprechende Buchungsperiode zur Bearbeitung aus.

Hier haben Sie die Möglichkeit, einen Belegnummernkreis auszuwählen, der dann in jedem Buchungsdialog automatisch schon vorbelegt ist, wenn Sie eine neue Buchung eingeben möchten.

Belegnummern Für Dauerbuchungen vorbelegen

Sie können bei einer Dauerbuchung festlegen, dass neue Buchungen grundsätzlich mit der nächsten Nummer eines Belegnummernkreises nummeriert werden sollen.

Dazu bearbeiten Sie eine Dauerbuchung (Details finden Sie hier) und legen in diesem Dialog den Belegnummernkreis fest.

Belegnummern für Bankauszug-Buchungen vorbelegen

Es gibt Unternehmer, die nummerieren ihre Geldein- und Geldausgänge nach dem Schema „Ein-xxx“ und „Aus-yyy“ oder ähnlich, um Belege anhand der Belegnummer schnell als Ein- oder Ausgänge erkennen zu können. Wenn Sie dieses Schema bei der Verbuchung importierter Bankauszüge nutzen möchten, stellen Sie dies bei den Einstellungen für den Importfilter für eine Bankverbindung ein.

Dazu wählen Sie im Bereich „Verwalten“ das Menü „Bankverbindungen“ und öffnen die gewünschte Bankverbindung zur Bearbeitung. Dort klicken Sie auf den Button zur Bearbeitung der Import-Einstellungen.

Hier können Sie getrennt für Geldeingänge und Geldausgänge je einen Belegnummernkreis festlegen.

Hinweis: Wenn Sie einfach nur alle Bankumsätze mit z.B. einem Kürzel der Bank als Präfix nummerieren möchten, z.B. ‚Spk-xyz‘, unabhängig davon, ob es sich um eine Ein- oder Auszahlung handelt, wählen Sie einfach den gleichen Nummernkreis für Geldein- und -ausgänge