Die Datenträgerüberlassung wird auch als Z3-Zugriff bezeichnet und ist in der GoBD in der Randziffer 167 geregelt. Danach kann das Finanzamt z. B. bei einer Außenprüfung (Betriebsprüfung) verlangen, dass Sie Ihre Buchhaltungsdaten dem Finanzamt maschinell auswertbar zu kommen lassen. Dabei darf das Finanzamt selbst die Daten nicht herunterzuladen. Sobald die überlassenen Daten nicht mehr benötigt werden, müssen diese vom Finanzamt gelöscht werden.
Ablauf
Mit der Funktion unter dem Menüpunkt „Import/Export –> Datenüberlassung“ können Sie für jedes Buchungsjahr ein zip-file anfordern. Sie wählen dazu das betreffende Jahr aus und klicken auf anfordern. Nun wird von Kontolino! ein zip-file mit einzelnen csv-Dateien für Ihren Kontenplan, Ihre Buchungen, evtl. Ihren Anlagespiegel, Ihre Summen-Saldenliste, eine Liste all Ihrer Belege und einen Ordner der alle Belege enthält. Weiter werden zwei maschinenlesbare Dateien erstellt, die die Struktur der Daten abbildet, so dass diese z. B. im Zuge einer Außenprüfung verwendet werden können.
Da dies einige Zeit in Anspruch nehmen kann (je nach dem wie viele Buchungen und Belege im Geschäftsjahr in Kontolino! abgelegt sind), können Sie während die Dateien erzeugt werden an anderer Stelle in Kontolino! weiterarbeiten.
Sobald Kontolino! das zip-file erzeugt hat, wird es zum Download auf der Seite für Sie angeboten. Es bleibt dort fünf Tage zum Download liegen und wird danach automatisch gelöscht.
