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Unter dem Menüpunkt „Faktura –> Neu…–> Eingangrechnungen“ können Sie Ihre Eingangrechnungen erfassen. Dabei können Sie elektronische Dateien nach Kontolino! hochladen oder aus der Inbox holen.
Anschließend können Sie Ihren Lieferanten eintragen. Tippen Sie die Anfangsbuchstaben ein, dann werden Ihre Lieferanten (Kreditoren) durchsucht und die passenden in einer Liste angezeigt. Klicken Sie auf den passenden Eintrag und schon ist die Anschrift ausgefüllt. Ansonsten können Sie die Anschrift natürlich auch von Hand erfassen oder den neuen Lieferanten / Kreditor mit Hilfe des „+“-Icons zu Ihrer Kreditorenliste ergänzen.
Weiter können Sie zusätzliche Stammdaten der Rechnung wie das Rechnungsdatum, Lieferdatum bzw. Leistungszeitraum erfassen.
Rechnungspostionen erfassen
Bevor Sie mit der Erfassung der Rechnungspositionen beginnen, müssen Sie festlegen, ob Sie die Preise als Netto- / oder Bruttobeträge eingeben müssen. Standardmäßig ist die Erfassung der Preise als Nettobetrag vorgesehen. Durch das Aktivieren des entsprechenden Häkchens unter dem Fenster zur Erfassung der Rechnungspositionen in der Mitte können Sie die Eingabe auf Bruttobeträge umstellen.
Danach können Sie die Rechnungspositionen erfassen. Klicken Sie dazu auf den „+ Position“- Button. Es öffnet sich ein Fenster für deren Eingabe.
Hier geben Sie Menge ein und wählen ggf. eine Mengeneinheit wie zum Beispiel „Stunden“ oder „Quadratmeter“. Diese Angabe kann aber auch weggelassen werden.
Ins Feld „Text“ geben Sie die Bezeichnung des gelieferten Artikels oder der Dienstleistung ein, die Sie in Rechnung gestellt bekommen haben. Sobald Sie in diesem Feld anfangen zu tippen, durchsucht Kontolino! automatisch für Sie alle Produkte / Dienstleistungen, die Sie bereits im Artikelstamm angelegt haben. Findet Kontolino! hier passende Einträge, werden diese in einem Klappmenü aufgelistet. Ein Klick auf den richtigen Eintrag und alle anderen benötigten Felder sind gleich ausgefüllt. Natürlich können Sie hier auch einfach einen Text eingeben, wenn es sich nicht lohnt, diesen in den Artikelstamm einzutragen.
Im Feld „Einzelpreis“ geben Sie den Einzelpreis (je nach Wahl Ihrer Einstellung als Netto- / oder Bruttopreis (siehe oben) des Artikels oder der Dienstleistung an. Zudem wählen Sie den passenden MwSt-Satz für den Artikel aus.
Beide Angaben werden vorbelegt, wenn Sie einen Artikel aus Ihrem Artikelstamm heranziehen.
Die MwSt aus dieser Position sehen Sie hier nicht, denn sie ist von einigen Faktoren wie dem MwSt-Modus der Rechnung sowie des Herkunftlandes abhängig.
Wenn Sie einen Artikel auf eine gesonderte Kostenstelle zuordnen möchten, können Sie diese hier ebenfalls angeben.
Bei Rechnungen aus dem EU-Ausland ist es wichtig, für Rechnungspositionen, die eine Dienstleistung beinhalten, das entsprechende Häkchen zu setzen. Unter Umständen muss diese Dienstleistung nämlich in der Umsatzsteuer gesondert angegeben werden. Bei Rechnungen aus dem Inland oder aus einem Land außerhalb der EU ist dieses Ankreuzfeld irrelevant.
Am Schluss klicken Sie auf „OK“ und die Position ist erfasst. So machen Sie weiter bis Sie alle Positionen zusammen haben.
Wenn Sie sich bei einer Position vertan haben, können Sie diese jederzeit bearbeiten durch einen Doppelklick oder das Bearbeiten-Icon in der Positionentabelle.
MwSt-Modus festlegen
Hier stellen Sie ein, wie diese Rechnung umsatzsteuerlich zu behandeln ist. Bei Inlands-Rechnungen kann gibt es hier die Möglichkeit, des „ganz normalen“ Besteuerungsverfahrens sowie das Thema „Leistungsempfänger als Steuerschuldner“, welches vor allem bei Leistungen in der Bauwirtschaft eine wichtige Rolle spielt. Bei Rechnungen von einem Lieferanten aus dem Ausland gibt es weitere Mehrwertsteueroptionen. Klicken Sie dazu einfach die Liste auf und suchen den Eintrag auf, der zu den Rechnungsangaben passt.
Zu den einzelnen Umsatzsteuertatbeständen finden Sie unter unserer Rubrik „Wissenswertes“ hilfreiche Details zu Anwendungsfällen, Beispielen, gesetzlichen Grundlagen etc. Schauen Sie doch dort einfach mal vorbei.
Zahlungsweise festlegen
Die letzte Angabe ist die der Zahlungsweise. Hier geben Sie also an, ob es sich um eine Barrechnung, Lieferung auf Rechnung etc. handelt. Wenn Sie als Zahlungskondition die Art „SEPA-Überweisung“ festlegen, dann erscheinen neue Felder. Hier können Sie aus den bei Ihren Lieferanten hinterlegten Bankverbindungen die richtige auswählen oder alternativ diese von Hand eingeben, indem Sie die Felder IBAN, BIC und Kontoinhaber ausfüllen.
Weiter können Sie das Zahlungsziel und evtl. gewährte Skontoangaben erfassen.
Nun haben Sie Ihre Eingangsrechnung erfasst und können diese mit Hilfe des Speicher-Buttons abspeichern.
