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Auf der einen Seite, sehen Sie die Rechnung, deren Daten Sie im vorhergehenden Schritt erfasst haben. Im oberen Bereich, können Sie mit dem Bleistiftsymbol bei Bedarf Ihre erfassten Daten nochmals bearbeiten. Dies ist so lange möglich, wie Sie Ihre Eingangsrechnung noch nicht verbucht haben. Auf der rechten Seite, können Sie die Datei herunterladen bzw. ausdrucken.
Haben Sie eine Rechnung im ZugFERD-Format bzw. XRechnung XML erhalten, dann sehen Sie, wenn Sie die Rechnung unter „Faktura –> Rechnungen –> bearbeiten“ drei verschiedene Vorschau-Tabs, für Ihre Rechnung:
- PDF-Vorschau – wie bisher auch, die Rechnung als menschenlesbare PDF-Datei (diese Ansicht entfällt, wenn Sie die als Rechnungsformat, die „ERechnung XML“ ausgewählt haben),
- E-Rechnung (visuell) – das sind visualisiert die abgespeicherten Daten in der XML-Struktur und
- E-Rechnung XML – das ist der maschinenlesbarer Teil Ihrer Rechnung.
Zusätzlich sehen Sie, wenn Sie beim Tab „PDF-Vorschau“ die Sidebar öffnen, die Büroklammer schwarz hinterlegt. Klicken Sie darauf, dann sehen Sie das die pdf-Datei zusätzlich eine xml-Struktur enthält und somit eine E-Rechnung darstellt.
Verbindlichkeit verbuchen
Auf der anderen Seite haben Sie die Möglichkeit ganz oben, entweder die Belegnummern manuell zu vergeben oder einen Belegnummernkreis auszuwählen. Sobald Sie dies gemacht haben, können Sie den von Kontolino! vorgeschlagenen Buchungssatz prüfen und mit einem Klick Ihre „Verbindlichkeit verbuchen“.
Zahlungsausgänge verbuchen
Auf der rechten Seite sehen Sie die Zahlungen zu der Rechnungen, die Sie bereits gebucht haben. Dies kann sein, wenn Sie zum Beispiel Ihre Bankauszüge verbucht haben und hier zu dieser Rechnung einen Zahlungsausgang getätigt und durch die Rechnungsnummernzuordnung auch direkt verbucht haben.
Über die Aktionsschaltfläche können Sie hier
- neue Zahlungen (z. B. Barzahlungen) direkt erfassen (hier kommen Sie in unseres normalen Belege–Buchen-Fenster),
- Skontobuchungen erledigen. Hierbei unterstützt Sie Kontolino! mit einem vorausgefüllten Beleg-Menü (so sind die richtigen Konten für Sie bereits vorbelegt).
- eine Zahlung einfach nur als „als ausgeglichen markieren“. Dies kann Sinn machen, wenn z. B. ein paar Cent zu wenig überwiesen wurde. Ohne diese Markierung würde Ihnen die Rechnung sonst ewig als offen angezeigt werden, obwohl Sie hier vermutlich keine Aktionen mehr planen und für Sie die Rechnung erledigt ist,
Achtung: Je nachdem, ob Sie Ist- oder Soll-Versteuerer sind, können sich die Aktionen und Buchungssätze unterscheiden. Die Einstellung, welcher Besteuerungsart Sie unterliegen, müssen Sie in Kontolino! für jedes Jahr in den Buchungsperioden hinterlegen. Einmal eingestellt, folgt Kontolino! dann der jeweiligen Logik zur Erstellung der Buchungssätze. Z. B. werden für Soll-Versteuerer Verbindlichkeitsbuchungen erstellt und für Ist-Versteuerer keine.
So können Sie bequem alle Verbindlichkeiten und Zahlungsausgänge Ihrer Rechnungen incl. Beleg in Kontolino! erledigen. Dabei werden alle Rechnungsnummern, Beträge und Mehrwertsteuercodes übernommen. So müssen Sie nichts mehr doppelt erfassen, nur noch alle Buchungen per Knopfdruck ausführen lassen.
Sie können auch – wenn Ihre Rechnungen per Banküberweisung bezahlt wurden – die Zahlung der Rechnung durch die Verbuchung des importierten Bankauszuges vornehmen. Hierbei werden alle zugeordneten und verbuchten Rechnungen automatisch als bezahlt gekennzeichnet. Wie dies geht können Sie auf der Seite „Zahlung einer Rechnung beim Verbuchen von Bankauszügen erfassen“ nachlesen.
