Elektronische Rechnungsformate

Im Zuge des Wachstumschancengesetzes, das am 27. März 2024 beschlossen wurde, wird die sogenannte elektronische Rechnung (kurz E-Rechnung) nach und nach Pflicht. Zur weiteren Präzisierung hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) am 15. Oktober 2024 ein BMF-Schreiben veröffentlicht, das durch ein BMF-Schreiben am 15. Oktober 2025 aktualisiert wurde. In diesem Artikel wollen wir Ihnen die derzeitige Gesetzeslage und die Möglichkeiten beim Schreiben von Ausgangsrechnungen, die Kontolino! Ihnen bietet vorstellen. Fangen wir mit der Gesetzeslage an:

E-Rechnungspflicht

Rechnungen müssen grundsätzlich nach dem 31. Dezember 2024 als E-Rechnungen ausgestellt werden, wenn

• es sich um eine Rechnung an ein anderes Unternehmen handelt
• beide Unternehmen Ihren Sitz in Deutschland haben
• der Rechnungsbetrag über der Kleinbetragsgrenze von 250 € liegt
• es sich nicht um Leistungen, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, handelt (Heilberufler, Dozenten an öffentlichen Bildungseinrichtugen, Versicherungsmakler etc.)
• es sich nicht um Fahrausweise handelt
• Sie kein Kĺeinunternehmer sind.

Auch Gutschriften müssen als E-Rechnung erstellt werden. Dabei muss erkennbar sein, dass es sich um den Rechnungstyp „Gutschrift“ handelt. Sie können bereits jetzt mit Kontolino! eine E-Rechnung mit dem Rechnungstyp „Gutschrift“ schreiben.

Da diese Umstellung an IT-Systeme einen erheblichen Aufwand stellt, werden großzügige Übergangsfristen im BMF-Schreiben eingeräumt. Dazu später mehr.

Rechnungsarten ab dem 01. Januar 2025

Die Begrifflichkeit von elektronischen Rechnungen (E-Rechnung) und sonstigen Rechnungen wurde neu definiert.

Unter den Begriff elektronische Rechnung, fallen nur noch Rechnungen, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“ (siehe BMF-Schreiben Kapitel 2.1.1). Dabei reicht es aus, wenn die E-Rechnung maschinenlesbar ist – ein menschenlesbares Dokument ist nicht mehr erforderlich – aber optional weiter möglich.

Alle anderen Rechnungen, fallen unter den Begriff „sonstige Rechnungen„. Als Beispiele werden JPEG- oder bloße PDF-Dateien angeführt. Aber natürlich fallen auch alle Papierrechnungen unter den Begriff „sonstige Rechnungen“.

Zulässige Formate einer E-Rechnung

Grundsätzlich muss eine E-Rechnung maschinenlesbar alle Pflichtangaben einer Rechnung beinhalten. Zusätzliche Informationen sind möglich. Alle Rechnungsangaben müssen in einem strukturierten Format übermittelt und ausgelesen werden können. Als Formate werden die erwähnt, die der Normenreihe EN 16931 entsprechen, sowie ausdrücklich auch das EDI-Verfahren.

Eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format bietet den Vorteil, dass diese aus zwei Teilen besteht:

• dem strukturierten Datenteil (z. B. XML-Datei) und
• einem menschenlesbaren Teil (z. B. PDF-Dokument).

Wird eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format übermittelt, dann gelten bei Abweichungen die Informationen des strukturierten Datenteils.

Eine XML-Rechnung beinhaltet nur den strukturierten Datensatz und ist für den Menschen nicht lesbar. Über Visualisierungstools kann auch so eine Rechnung für Menschen lesbar gemacht werden.

Skonti, Nachlässe aufgrund von Mängeln

Werden Skonti gewährleistet, reicht die Rechnungsangabe wie z. B. 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von x Tagen aus. Hier muss kein Skontobetrag in der E-Rechnung ausgewiesen sein, noch muss eine korrigierte E-Rechnung erstellt werden, wenn mit Skontoabzug bezahlt wird. Das gleiche ist gültig für Rabatt- oder Bonusvereinbarungen sowie Nachlässe aufgrund von Mängeln.

E-Rechnungen für Dauerschuldverhältnisse wie Mieten

Bei Dauerschuldverhältnissen wie Mietverträge reicht es aus, wenn eine E-Rechnung erstellt wird. So muss nicht jeden Monat erneut, eine E-Rechnung erstellt werden. Es ist dabei auch nicht erforderlich verschiedene Zahlungsnummern für die Zahlungseingänge zu vergeben. Sobald sich z. B. die Miete erhöht, ist eine neue E-Rechnung auszustellen.

E-Rechungsformate, die in Kontolino! zur Verfügung stehen

Wenn Sie Rechnungen in Kontolino! schreiben, können Sie festlegen in welchem Rechnungsformat Sie die Rechnung erstellen wollen. Dabei stehen Ihnen die Formate

• ZugFERD (das die gesetzlichen Anforderungen der Norm EN 16931 erfüllt),
• ERechnung XML (EN 16931) (das die gesetzlichen Anforderungen der Norm EN 16931 erfüllt),
• Sonstige Rechnung (einfaches PDF), das keinen strukturierten Datenteil enthält und somit für Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen etc. geeignet ist und
• XRechnung XML (öffentliche Auftraggeber).

zur Verfügung. Sie können bei Ihren angelegten Debitoren hinterlegen, welches Format Ihre Rechnungen haben sollen. Damit Kontolino! Ihre Rechnung als gültige E-Rechnung erstellen kann, müssen zusätzlich zu der Eingabe von Pflichteingaben einer Rechnung einige Voraussetzungen erfüllt werden. Viele dieser Voraussetzungen wird durch Kontolino! übernommen z. B., dass die korrekte XML-Struktur erstellt wird und die übertragene Inhalte den vorgegebenen Regeln entsprechen. Aber bei manchen Voraussetzungen, müssen Sie tätig werden. Dazu nun mehr.

Voraussetzungen für E-Rechnungen

Kontolino! kann nur dann eine ZugFERD-Rechnung erstellen, wenn Sie Ihren Briefbogen pdf/A-3b-kompatibel in Kontolino! hinterlegt haben. Mehr dazu finden Sie auf unserer Seite Briefbögen.

Außerdem müssen die Mengeneinheiten für eine ZugFERD und ERechnung XML (EN 16931), die Sie für Ihre Produkte verwenden, dem Standard UN/CEFACT UnitCode entsprechen. Kontolino! hat bereits von Haus aus viele Mengeneinheiten angelegt. Wenn Sie diese Verwenden, dann müssen Sie nichts weiter beachten, denn Kontolino! hält den Standard UN/CEFACT UnitCode ein. Haben Sie zusätzliche Mengeneinheiten angelegt, dann müssen Sie das korrekte Kürzel nachschlagen und in Kontolino! eintragen. Mehr dazu finden Sie auf unserer Seite Produkte.

Fertige E-Rechnung

Sobald Sie eine der oben beschriebenen gültigen E-Rechnungsformate ausgewählt haben, wird von Kontolino! automatisch die entsprechende XML-Struktur nach den Vorgaben der (EN 16931) erstellt. Ersichtlich für Sie wird dies zum Einen in der Vorschau der Rechnung und zum Anderen, wenn Sie die fertige Rechnung erhalten.

Je nach Auswahl des Formates erhalten Sie verschiedene Vorschaumöglichkeiten:

• die PDF-Vorschau: Das ist die menschenlesbare Ansicht – wie bisher auch.
• die E-Rechnung (visuell): In diesem Fenster, sehen Sie visualisiert alle Rechnungsangaben, die in der XML-Datei abgespeichert werden. Unter der Rubrik „Sonstiges“, werden übrigens Ihre Texte, die Sie in den Textbausteinen definieren abgespeichert und dargestellt. Denn alle Informationen einer Rechnung, müssen auch in der XML-Datei abgespeichert werden. Hinweis: Das ist übrigens die Ansicht, die der Gesetzgeber verlangt, wenn XML-Rechnungsdateien ausgestellt werden: nämlich eine Visualisierungsmöglichkeit der übertragbaren Daten.
• die E-Rechnung XML: Hier sehen Sie den maschinenlesbaren Teil Ihrer Rechnung. So sehen Sie eingebettet in den vorgegebenen sogenannten Tags, die einzelnen Informationen Ihrer Rechnung.

Validierung von E-Rechnungen

Als Geschäftsmann ist man verpflichtet nicht nur die erhaltene Ware zu prüfen, sondern auch die erhaltenen Rechnungen. Dies gilt auch für E-Rechnungen. Dabei wird empfohlen die E-Rechnung zu validieren und den Validierungsbericht aufzubewahren.

Kommt es bei der Validierung einer E-Rechnung zu Formatfehlern (die Rechnungsdatei hält nicht die zulässigen Syntaxen bzw. technischen Vorgaben ein), dann ist die E-Rechnung eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format. Somit ist der Vorsteuerabzug weiter möglich.

Erhalten Sie bei der Validierung „kritische Fehler“ bzw. „critical errors“ handelt es sich um die Verletzung von Geschäftsregeln, die eine E-Rechnung befolgen muss. Handelt es sich bei solchen Fehlern um umsatzsteuerliche Pflichtangaben wie z. B. das Fehlen des Umsatzsteuertatbestandes, dann handelt es sich um eine nicht ordnungsmäßige Rechnung und Sie können keine Vorsteuer abziehen. Wenn der Fehler dahingegen darauf hinweist, dass ein umsatzsteuerlich unerhebliches Feld wie „BT-10 Buyer reference“ nicht ausgefüllt wurde, dürfen Sie weiter die Vorsteuer abziehen.

In Kontolino! haben wir die Validierung von E-Rechnungen implementiert. Dabei wird der Validierungsbericht bei den E-Rechnungen für Sie automatisiert abzuspeichern.

Abweichungen zwischen Bildteil und Daten einer E-Rechnung

Handelt es sich um geringfügige Abweichungen, wie z. B. konkretisierende oder ergänzende Informationen, die nur im Bildteil vorhanden sind und nicht in den Daten, dann wird dies nicht beanstandet. Dann ist weiter ein Vorsteuerabzug möglich.

Enthält der Bildteil abweichende Rechnungsangaben wie z. B. einen abweichenden Umsatzsteuerbetrag dann handelt es sich dabei, um eine nicht ordnungsgemäße Rechnung und ein Vorsteuerabzug ist nicht möglich. Weiter kann es sogar strafrechtlich relevant werden.

Aufbewahrung von Rechnungen

Die Aufbewahrung von Rechnungen muss grundsätzlich 8 Jahre lang im empfangenen Format erfolgen. Weiter muss die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sein. Bei E-Rechnungen reicht es aus, wenn der strukturierte Teil (sprich die maschinenlesbaren Daten) unversehrt und unverändert gespeichert wird. Dabei dürfen die E-Rechnungen – rein aus umsatzsteuerlichen Gesichtspunkten – außerhalb eines GoBD-konformen EDV-Systems gespeichert werden. Sprich Sie können Ihre E-Rechnungen in einer reinen Dateiverwaltung auf Ihrem PC abspeichern.

Übergangsregelungen

Bis Ende 2026 können weiterhin alle bisher verwendeten Formate für Rechnungen weiter verwendet werden, also auch PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen. Bis zum Ende 2027 gilt dies auch noch weiterhin – vorausgesetzt Ihr Kunde stimmt zu und Sie als Rechnungsaussteller haben einen Vorjahresumsatz von 800.000 Euro nicht überschritten. Erst ab dem Jahr 2028 müssen die neuen E-Rechnungsvorgaben eingehalten werden.

Wobei Sie mit Kontolino! hier auf der sicheren Seite sind: denn Sie können ab sofort E-Rechnungen in den oben beschriebenen Formaten in Kontolino! erstellen, visualisieren, validieren, herunterladen und vermailen.