In die Inbox gelangen Sie entweder von Ihrer Übersicht von der Kachel „Belege-Inbox“ aus oder aber über das Menü: „Buchen“ –> „Belege-Inbox“. In der Inbox befinden sich alle von Ihnen abgelegten Belege, die noch nicht verbucht wurden. Sie können in der Inbox nach Belegen suchen, die Belege anzeigen lassen, Belegtitel vergeben und die Belege direkt aus der Inbox heraus verbuchen. All diese Möglichkeiten stellen wir Ihnen in dieser Seite kurz vor.
Belege suchen
In der Inbox selber können Sie die Belege durchsuchen. Hierzu können Sie einen Teil des Dateinamens eingeben. Daraufhin werden Ihnen alle Dateien mit diesem Dateinamen angezeigt. Alternativ können Sie auch nach dem Zeitraum filtern, an dem der Beleg hochgeladen wurde. Oder Sie suchen aus, welcher Benutzer den Beleg hochgeladen hat.
Sie können sich auch einfach die Gesamtliste anzeigen lassen. Dazu nutzen Sie den Button „Suchen“. Die nun erscheinende Liste können Sie nach jedem Spalteneintrag sortieren. Dazu können Sie einfach auf die kleinen grauen Pfeile in der Überschriftszeile bei der betreffenden Spalte der Tabelle klicken. standardmäßig wird nach dem Datum sortiert.
Belege anzeigen lassen
Natürlich können Sie auch direkt Ihre Belege in der Inbox jederzeit anschauen. Dazu benutzen Sie den blau hinterlegten Namensbeleg. Klicken Sie einfach darauf und der Belege öffnet sich für Sie in einem neuen Fenster. Dieses können Sie mit einem Klick auf das Schließen-Symbol Ihres Browsers wieder schließen. Und Sie können Sich den nächsten Belege anzeigen lassen – oder diesen Beleg direkt verbuchen.
Belegtitel vergeben
Sie können für jeden Beleg einen Titel hinterlegen. Dieser Titel dient zum Einen dazu, dass Sie wissen, um was es sich im Beleg handelt. Zum Anderen wird dieser Titel automatisch beim Verbuchen von Ihren Belegen als Buchungstext übernommen. D.h. wenn Sie einen möglichst sprechenden Titel für Ihren Beleg bereits in der Inbox vergeben, können Sie Sich die Arbeit beim Verbuchen des Beleges im Buchungsdialog vereinfachen: denn hier ist Ihr Buchungstext dann bereits fertig und korrekt ausgefüllt.
Um einen Titel für Ihren Beleg einzugeben, klicken Sie auf den Bleistift in der Spalte Titel. Tippen Sie in das darauf erscheinende Feld Ihren Text ein – und schon haben Sie einen Titel vergeben.
Belege aus der Inbox heraus verbuchen
Dazu klicken Sie auf den Beleg, den Sie verbuchen wollen auf den blauen Pfeil. Dieser ist ganz rechts in der entsprechenden Linie. Daraufhin wird überprüft, ob es sich bei dem Beleg um eine E-Rechnung handelt, sprich dieser eine maschinenlesbare Datenstruktur enthält. Sobald dies der Fall ist, wird Ihr Beleg visualisiert und somit alle Informationen Ihres Beleges dargestellt. Außerdem erhalten Sie die Möglichkeit die E-Rechnung zu validieren. Die Validierung ist laut dem BMF-Schreiben zur E-Rechnung notwendig. Bei der Validierung wird überprüft, ob die Rechnung aus technischer Sicht korrekt befüllt ist. So wird z. B. überprüft, ob alle Pflichtfelder gemäß der Norm EN16931 ausgefüllt sind. Weiter werden inhaltliche Prüfungen ausgeführt, z. B. ob der ausgewiesene Umsatzsteuerbetrag rechnerisch den Wert hat, der sich aus dem Netto-Betrag der Rechnung und dem angegebenen Mehrwertsteuersachverhalt ergibt.
Beleg ist eine E-Rechnung
Zusätzlich erscheinen zwei neue Buttons: klicken Sie hier an, ob es sich um einen Eingangs– oder Ausgangsbeleg handelt. Danach werden die Informationen, die in der E-Rechnung hinterlegt sind, von Kontolino! ausgelesen und Buchungssätze für Sie als Vorschlag erstellt. Sie müssen diese nur noch prüfen und mit einem Klick verbuchen.
Beleg direkt verbuchen
Alternativ können Sie den Beleg direkt verbuchen. Dann können Sie optional das Buchungsdatum, den Titel des Beleges und eine Buchungskategorie festlegen. Der Titel des Beleges wird als Buchungstext in der späteren Buchung verwendet.
Die Buchungskategorie wird für das Vorbelegen der Konten im Buchungsdialog benutzt. So geht dann später das Verbuchen des Beleges noch schneller von der Hand, da bereits einige Felder, wie das Buchungsdatum, der Buchungstext und die Soll- und Habenkonten für Sie vorausgefüllt sind. Außerdem werden zusätzliche „passende Buchungsvorschläge“ im Buchungsassistenten des Buchungsdialoges angezeigt.
Fehlt nur noch der Betrag und Mehrwertsteuercode und schon sind Sie fertig mit Ihrem Buchungssatz.
Mit Klick auf „Verbuchen…“, können Sie den Beleg direkt verbuchen. Mit dem „Speicher“-Button, können Sie Ihre gemachten Angaben speichern und kommen in die Belege-Inbox zurück.
Beleg ist keine E-Rechnung
Handelt es Sich bei Ihrem Beleg um keine E-Rechnung, dann bekommen Sie den Beleg angezeigt. Sie können nun den Beleg als Eingangs bzw. Ausgangsrechnung oder eine Unterart davon anlegen, oder auch als normalen Beleg verbuchen.
Beleg als Rechnung erfassen
Danach sehen Sie den Beleg und auf der anderen Seite den Erfassungsdialog für die Rechnung. Je nach dem wie ausführlich Sie die Erfassung brauchen, können Sie den Gesamtbetrag der Rechnung erfassen (vereinfachte Erfassung) oder die Einzelpositionen (ausführliche Erfassung). Auch sonst ist Ihnen überlassen, wie ausführlich Sie die Erfassung vornehmen wollen. Im Detail können Sie in unserem Handbuch auf der Seite „Rechnung anlegen“ mehr dazu erfahren.
Sobald Sie auf „Speichern“ drücken, werden Ihnen von Kontolino! Buchungsvorschläge erstellt (abhängig davon, ob Sie Kleinunternehmer, Ist-Versteuerer oder sonstige Einstellungen in der Buchungsperiode hinterlegt haben). Diese können Sie daraufhin prüfen und speichern.
Beleg direkt verbuchen
Sie können optional das Buchungsdatum, den Titel des Beleges und eine Buchungskategorie festlegen. Der Titel des Beleges wird als Buchungstext in der späteren Buchung verwendet.
Die Buchungskategorie wird für das Vorbelegen der Konten im Buchungsdialog benutzt. So geht dann später das Verbuchen des Beleges noch schneller von der Hand, da bereits einige Felder, wie das Buchungsdatum, der Buchungstext und die Soll- und Habenkonten für Sie vorausgefüllt sind. Außerdem werden zusätzliche „passende Buchungsvorschläge“ im Buchungsassistenten des Buchungsdialoges angezeigt.
Fehlt nur noch der Betrag und Mehrwertsteuercode und schon sind Sie fertig mit Ihrem Buchungssatz.
Mit Klick auf „Verbuchen…“, können Sie den Beleg direkt verbuchen. Mit dem „Speicher“-Button, können Sie Ihre gemachten Angaben speichern und kommen in die Belege-Inbox zurück.
Warum sollte ich einen Beleg als Rechnung erfassen?
Wenn Sie den hochgeladenen Beleg als Rechnung erfassen,
- erscheint dieser in der Offenen-Posten-Liste (OPL),
- der Übersicht aller Rechnungen und kann als Rechnung einem
- Bankumsatz zugeordnet werden.
Somit haben Sie die vollständige Übersicht über Ihre Zahlströme und können Ihre Bankumsätze schneller verbuchen. Denn Kontolino! sucht die passenden Rechnungen zu Ihren Bankumsätzen und schlägt diese in einer Liste vor. Sie müssen nur noch den passenden Vorschlag auswählen, die vorgeschlagene Buchung kontrollieren und speichern und sind schon fertig.
Verbuchen Sie einfach Ihren Beleg über den Verbuchungseditor, dann wird dieser nicht als Rechnung und somit auch nicht in der Offenen-Posten-Liste (OPL) geführt. Dies kann aber immer dann nützlich sein, wenn Sie den Betrag s
