Immer wieder stellt sich folgende Frage in der Buchhaltung: Ein Beleg – aber dieser ist nicht durch einen Buchungssatz alleine zu verbuchen. Das kann verschiedene Gründe haben: Sei es weil verschiedene Mehrwertsteuercodes auf dem Beleg enthalten sind oder weil in der Hotelrechnung die Übernachtung und das Frühstück stehen – und somit diese beiden Positionen auf verschiedene Konten zu buchen sind. In diesem Blogbeitrag wollen wir Ihnen zeigen, wie Sie solche Belege am Besten in Kontolino! erfassen.
Hinweis: Diese hier geschilderte Vorgehensweise entspricht den sogenannten Splitbuchungen bzw. Splittbuchungen in anderen Programmen.
Einführung
In der Buchhaltung ist das Prinzip „Keine Buchung ohne Beleg“ gültig – aber auch „ein Beleg hat genau eine Nummer„. Beide Prinzipien sind in Kontolino! umgesetzt. D.h. in Kontolino! wird jeder Beleg – egal ob es sich um einen elektronischen oder normalen Papierbeleg handelt – nur einmalig abgelegt und mit einer Nummer versehen. Wollen Sie mehrere Buchungssätze für einen Beleg erfassen, rufen Sie immer die gleiche Belegnummer wieder auf. Im Nachgang schildern wir Ihnen dies im Detail für verschiedene Möglichkeiten der Buchungsabläufe in Kontolino!:
Belege mit mehreren Buchungen erfassen
Mehrere Buchungen für ein und denselben Beleg, können Sie wie folgt erfassen:
- Rufen Sie in Kontolino! den Menüpunkt „Buchen“ –> „Belege buchen“ auf.
- Erfassen Sie den ersten Buchungssatz, der zum Beleg gehört. Zum Beispiel den Betrag, der der 19%-tigen Umsatzsteuer unterliegt.
- Klicken Sie auf auf den Button „Neu“+
- Vergeben Sie eine Belegnummer (oder nutzen die automatische Belegnummernvergabe von Kontolino!).
- Wenn Sie den Beleg elektronisch vorliegen haben laden Sie Ihren Beleg über den Dateiupload-Button hoch oder holen Sie den Beleg von Ihrer Belege-Inbox über den Schublade-Button dazu.
- Verbuchen Sie den Beleg mit Hilfe des Buttons „Verbuchen & neue Buchung zu diesem Beleg“ und – falls es Sich um einen Papierbeleg handelt – notieren Sie Sich die Belegnummer (z. B. „Ein-15“) auf Ihrem Papierbeleg.
- Nun erfassen Sie den nächsten Buchungssatz für den noch offenen nicht verbuchten Betrag (z. B. den Betrag, der der 7%-tigen Umsatzsteuer unterliegt)..
- Dies können Sie beliebig oft wiederholen, bis alle Buchungen für diesen einen Beleg in Kontolino! erfasst sind.
Nachträglich weitere Buchung zu einem Beleg erfassen
Wenn Sie erst nachträglich merken, dass eine weitere Buchung für einen bereits verbuchten Beleg notwendig ist, ist auch dies in Kontolino! möglich. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
- Suchen Sie die Belegnummer des Beleges heraus, zu dem Sie einen weiteren Buchungssatz erfassen wollen.
- Tippen Sie in das Feld „Vorhandener“ die betreffende Belegnummer ein (in oben geschilderten Beispiel die Nummer „Ein-15“). Hinweis: Sollten Sie in mehreren Jahren, die gleiche Belegnummer vergeben haben, dann werden alle Belege (auch die der Vorjahre gefunden) und in der Auswahl angeboten. Deshalb wird Ihnen hinter der Nummer immer das letzte Jahr angezeigt, zu dem ein Buchungssatz zum Beleg existiert.
- Daraufhin wird von Kontolino! der Beleg ausgesucht, den Sie früher unter der eingebenen Belegnummer erfasst haben (und wurde dazu eine elektronische Datei erfasst, wird diese auch angezeigt).
- Nun können Sie wie gewohnt die entsprechenden Buchungsfelder ausfüllen und die zusätzliche Buchung abspeichern.
Die Vorgehensweise bei Verbuchung von Bankumsätzen, können Sie auf der Seite „Mehrere Buchungen für einen Umsatz?“ nachlesen.
