Sie können in Kontolino! Gutscheine anfordern. Gutscheine können Sie an Ihre Bekannten, Ihre Lieferanten, Ihre Kunden usw. weitergeben, die auch Selbstbucher sind oder werden wollen.
Dadurch haben Sie selbst und Ihre Kunden Vorteile:
Für Sie verlängert Sich Ihre Laufzeit des aktuellen Paketes für 2 Monate und
Für Ihren vermittelten Neukunden ebenfalls.
Wie fordern Sie einen neuen Gutschein an?
Dazu gehen Sie unter dem Menüpunkt Mein Konto –> Meine Gutscheine. Dort sehen Sie auf der rechten Seite einen Button „Neuen Gutschein anfordern“. Sie klicken auf diesen Button, daraufhin können Sie bereits Ihren neuen Code sehen, wie lange dieser gültig ist und eine Bezeichnung. Die Bezeichnung können Sie, wenn Sie wollen, ändern. Geben Sie hier eine für Sie aussagekräftige Bezeichnung ein, wenn Sie das wünschen. Bestätigen Sie den Vermittlungsgutschein mit dem Button „Anfordern“.
Daraufhin kommen Sie auf die Übersichtsseite zurück und sehen hier Ihre zur Verfügung stehende Gutscheine. Diese angeforderten Gutscheine können Sie an interessierte Bekannte weitergeben.
Wie werden Gutscheine eingelöst?
Sobald Ihr vermittelter Bekannter sich für einen Paketkauf von Kontolino! entschließt, kann Ihr Bekannter direkt beim Paketkauf den Gutscheincode eingeben. Wenn der Paketkauf erfolgreich abgeschlossen wurde, erhalten Sie und Ihr Bekannter von Kontolino! eine Informationsmail. Darin wird Ihnen mitgeteilt, dass Ihre Paketlaufzeit um 2 Monate verlängert wurde. Auch Ihr Bekannter bekommt eine zusätzliche Mail, in dem die Einlösung des Gutscheines bestätigt wird und auch seine Paketlaufzeit statt 12 Monate gleich 14 Monate beträgt.
Vermittelte Kontolino!-Pakete
Sie können in Kontolino! jederzeit einsehen, wie viele Pakete Sie bereits vermittelt haben. Dabei können Sie zusätzlich erkennen, wie sich Ihre Paketlaufzeiten damit verlängert haben.
Worauf warten Sie noch?
Empfehlen Sie uns gleich weiter und profitieren Sie selbst davon!
Sie können in Kontolino! jederzeit Ihr Passwort ändern. Dazu gehen Sie auf den Menüpunkt „Mein Konto“ –>“Passwort ändern“.
Nachstehend haben wir einige wichtige und interessante Informationen zu Passwörtern in Kontolino! zusammengetragen.
Anforderungen an ein Passwort in Kontolino!
Bei der Neuanlage oder Änderung von Passwörtern akzeptiert Kontolino! nur solche Passwörter, die den folgenden formalen Kriterien entsprechen:
Mindestens 6 Zeichen lang, nicht länger als 15 Zeichen
Mindestens 1 Großbuchstabe enthalten
Mindestens 1 Ziffer oder Sonderzeichen enthalten
Diese Regeln sollen dazu beitragen, dass Sie sich möglichst Passwörter ausdenken müssen, die nicht allzu leicht zu erraten sind. Natürlich sollten Sie versuchen, Ihr Passwort stets so zu wählen, dass Sie nicht aus dem Geburtstag Ihrer Mutter und dem Kosenamen Ihres Meerschweinchens bestehen. So sind die formalen Kriterien zwar erfüllt, aber solch ein Passwort ist für jemanden, der Sie näher kennt, relativ leicht zu erraten.
Maßnahmen zur Sicherheit von Passwörtern
Wir tun unser Möglichstes, den Passwortschutz in Kontolino! sicher zu gestalten. So speichern wir Ihr Passwort nicht im Klartext ab, sondern verschlüsselt. Vor der Verschlüsselung werden noch Buchstaben und Ziffern in das Passwort eingemischt (sog. Salting), sodass selbst eine Entschlüsselung des abgespeicherten Passwort-Hashes nicht zum Passwort zurück führt, solange nicht auch die Beimischung bekannt ist.
Das hat natürlich auch zur Folge, dass wir Ihr Passwort auch nicht auslesen können. Wenn Sie also Ihr Passwort vergessen haben, hilft nur, dieses zurücksetzen zu lassen.
Wenn Sie das Gefühl haben, Ihr Passwort sei in falsche Hände geraten, sollten Sie das Passwort zurücksetzen lassen. Dabei wird Ihr Passwort durch ein neues ersetzt. Dieses wird an Ihre E-Mail-Adresse versandt, sodass ein eventueller Eindringling nur dann auch Ihr neues Passwort kennen kann, wenn er auch Zugriff auf Ihr E-Mail-Konto hat. Dieses Problem können Sie zudem entschärfen, indem Sie sofort nach dem Zurücksetzen des Passworts selbst ein neues Passwort erfassen. Damit haben Sie auf jeden Fall wieder die Alleinherrschaft über Ihr Benutzerkonto erlangt.
Sie haben in Kontolino! verschiedene Möglichkeiten sich die Software für Ihre Bedürfnisse selbst anzupassen. Dazu gehen Sie unter den Menüpunkt „Mein Konto“ und dann unter „Mein Profil“ . Gehen wir die Punkte des nun erscheinenden Bildschirms von oben bis unten durch:
Unter Hilfetexte, werden die Texte verstanden, die angezeigt werden, sobald man mit seiner Maus über Menüpunkte oder Felder geht. Am Anfang sind diese praktisch, da sie nützliche Zusatzinformationen enthalten (z. B. weitere Informationen zu den einzelnen Konten – was buche ich wohin). Mit der Zeit können diese Pop-up-Hinweise aber nervig sein. Dann können Sie hier den Haken herausnehmen und die Texte werden nicht mehr aufpoppen.
In Ihrer Übersicht, die direkt nach dem Anmelden in Ihrer Online-Buchhaltungssoftware Kontolino! erscheint, gibt es ein „Erste-Schritte-Assistent“, der Ihnen den ersten Einstieg in Kontolino! erklärt. Sobald Sie diese gemacht haben, können Sie den ganzen Assistenten hier ausschalten und er verschwindet aus Ihrer Übersicht und macht Platz z. B. für Kontosalden, die Sie Sich hier anzeigen lassen können.
Wie viele Buchungen wollen Sie immer im unteren Bereich im „Buchungen erfassen“-Fenster gelistet sehen? Die letzten 10, 20 oder 30? Entscheiden Sie das ganz individuell hier.
Soll im Buchungsjournal der Brutto- oder Nettobetrag angezeigt werden? Der Vorteil des Nettobetrages: Sie sehen genau, welcher Betrag auf welches Konto gebucht wurde. Der Vorteil des Bruttobetrages: Sie Suchen eine Differenz zwischen Buchhaltung und Kontoauszügen Ihrer Bank? Hier bietet Sich die Bruttobetragsansicht an.
Newsletter: Bei Interesse, können Sie hier einfach einen Haken setzen und abspeichern. Schon erhalten Sie etwa einmal im Monat einen Newsletter an Ihre E-Mail-Adresse gesandt. So gehen Ihnen keine neuen Features von Kontolino! durch die Lappen – und Sie erhalten wichtige Gesetzesänderungen mitgeteilt und noch viel Wissenswertes rund um die Buchhaltung völlig kostenfrei in Ihr E-Mail-Postfach geschickt. Sie können nicht nur in unserer Buchhaltungssoftware als Kunde den Newsletter abonnieren sondern auch einfach als Interessent über unser Newsletter-Formular.
Sie Sehen, Sie können Kontolino! mit diesem Menüpunkt ein Stück weit an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen.
Unter Einheiten können Sie in Kontolino! für Ihre Produkte / Dienstleistungen alle Einheiten, die Sie benötigen einmal festlegen. Unter Einheiten versteht man zum Beispiel Stück, Stunde, Kilogramm, Palette usw. – Ihre kleinste Verkaufsgröße eines Produktes / Dienstleistung.
Einmal erfasst, können Sie Ihre abgespeicherten Einheiten in den Produkten / Dienstleistungen jederzeit bequem aufrufen und wiederverwenden.
Kontolino! stellt Ihnen bereits die gängigsten Einheiten zur Verfügung. Dabei orientiert sich Kontolino! an dem offiziellen UN/CEFACT UnitCode. Um Ihre Rechnung als XRechnung bzw. ZUGFeRD-Rechnung nutzen zu können, muss der UnitCode in Kontolino! hinterlegt sein. Bei den bereits angelegten Einheiten ist dies in Kontolino! bereits der Fall. Und im Normalfall, sollten Sie mit den bereits hinterlegten Einheiten auskommen. Nichts desto trotz, haben Sie die Möglichkeit selbst neue Einheiten anzulegen.
Neue Einheiten anlegen
Um neue Mengeneinheiten anzulegen, gehen Sie auf den Menüpunkt „Faktura“ — „Einheiten“. Klicken Sie dann auf den Eintrag „neue Einheit“. Daraufhin kommen Sie auf einen neuen Bildschirm.
Hier sind nur drei Einträge notwendig:
das Kürzel,
die Bezeichnung und
der offizielle UnitCode.
Dabei ist der UnitCode optional. Diesen müssen Sie allerdings ausfüllen, wenn Sie Ihre Rechnung später als XRechnung, bzw. ZUGFeRD-Rechnung nutzen wollen. Sie können den Code auf der offiziellen Seite der UN nachschlagen. Dort können Sie die aktuelle Liste mit allen definierten Einheiten als Excel-Tabelle herunterladen und den von Ihnen benötigten UnitCode herausfinden und dann in Kontolino! eintragen.
Schon sind Sie fertig. Sie können nun in Ihren anzulegenden Produkten / Dienstleistungen jederzeit die neu angelegte Einheit auswählen.
Zahlungskonditionen dienen dazu, Ihrem Kunden auf der Rechnung mitzuteilen,
ob Ihre Rechnung schon bezahlt wurde, oder
bis wann diese auf welche Art zu zahlen ist.
Unter dem Menüpunkt „Faktura“–>“Zahlungskonditionen“ erscheint nun zunächst ein Übersichtsdialog. Hier sehen Sie, nach einem Klick auf den Button „Suchen“, alle bereits angelegten Zahlungskonditionen. Daraufhin können Sie die einzelnen Zahlungskonditionen bearbeiten oder löschen.
Mit einem Klick auf den Button „Neu…“, können Sie eine neue Zahlungskondition hinzufügen. Sie sehen folgenden Dialog vor sich:
Als erstes vergeben Sie einen griffigen Namen für Ihre Zahlungskondition. Mit diesem Namen wählen Sie auf Ihrer Rechnung die passende Zahlungskondition aus.
Mit der Art wählen Sie aus, um welchen grundsätzlichen Zahlungstyp es sich handelt. Dieses Feld ist optional zu befüllen.
Sollten Sie Ihrem Kunden erlauben, per Überweisung zu zahlen, tragen Sie nun Ihre Bankverbindung ein. Mit dem Aktivieren des Häkchens „GiroCode auf Rechnung drucken“, können Sie einen GiroCode auf Ihrer Rechnung erzeugen.
Was ist ein GiroCode?
GiroCode ist technisch gesehen eine spezielle Form von einem QR-Code. QR ist eine Abkürzung für „Quick Response“, auf deutsch also „schnelle Antwort“. Dieser besteht aus schwarzen und weißen Feldern und jede moderne Kamera (egal ob Smartphone, Tablet oder eine App) kann diesen Code auslesen und verarbeiten. Der GiroCode ist in der deutschen Bankenlandschaftweit verbreitet und ermöglicht es, den QR-Code auf einer Rechnung oder einem Überweisungsträger z.B. mit einem Smartphone abzufotografieren. Dabei werden die kompletten Daten für eine Überweisung fertig im Überweisungsdialog Ihrer Bank ausgefüllt. So ziemlich jede Bank in Deutschland unterstützt diesen Code in ihrem Online- bzw. mobilen Banking-Apps.
Wozu nutzt Kontolino! den GiroCode?
Kontolino! erzeugt für Sie auf Wunsch einen GiroCode für Ihre Rechnungen. Darin enthalten sind alle Daten, die Ihr Kunde für eine Überweisung benötigt. So muss Ihr Kunde keine Rechnungsdaten mehr in seine Banking-Anwendung eintippen, um Ihre Rechnung zu bezahlen:
Stattdessen meldet sich Ihr Kunde bei seiner Banking-Anwendung an,
geht wie bisher auch in die Überweisungsfunktion,
wählt dort die Option QR-Scanner aus,
hält seine Kamera über den GiroCode auf Ihrer Rechnung.
Daraufhin übernimmt die Banking-Anwendung alle Informationen der Rechnung in die Überweisung.
Ihr Kunde muss diese nur noch prüfen und freigeben.
Was ist der Vorteil eines GiroCodes? Zum Einen gehen Überweisungen für Ihre Kunden so – wie der Name „Quick Response“ schon sagt – viel schneller. So ist die Motivation für Ihre Kunden sehr viel größer, die Rechnung gleich mit ein paar Klicks zu bezahlen anstatt sie erst einmal auf einen Stapel zu legen – so bekommen Sie Ihr Geld womöglich deutlich schneller! Auf der anderen Seite werden Abtippfehler beim Betrag, der Kontonummer etc. verhindert. Und für Sie ist der Zahlungseingang zu Ihrer Rechnung eindeutig und schnell zuordenbar. Denn der GiroCode enthält Ihre Rechnungsnummer und fügt diese in die Betreffzeile der Überweisung ein.
Wird der GiroCode automatisch von Kontolino! in Ihre Rechnung eingefügt?
Nein, Sie haben die Wahl. Sie können die Option für Sich nutzen, aber auch ausgeschaltet lassen. Natürlich können Sie Sich auch jederzeit umentscheiden. Und das praktische: Sie haben die Option bei jeder Zahlungskondition. Denn wenn Sie sowieso das Geld per Lastschrift einziehen oder bereits bar erhalten haben, dann ist der Code überflüssig.
Was ist in einem GiroCode enthalten?
Der GiroCode umfasst nur die Informationen, die Ihr Kunde für das Ausfüllen einer Überweisung an Sie benötigt. So kryptisch ein QR-Code aussehen mag, es ist wirklich nur eine maschinenlesbare Form von ganz normalem Text. Beim GiroCode ist das vor allem die IBAN des Kontos, auf das überwiesen werden soll, sowie der Verwendungszweck, Name des Kontoinhabers und der Betrag. Es gibt noch ein paar Felder mit technischen Informationen wie etwa dem verwendeten Zeichensatz. Und das war es schon. Kontolino! stellt in das Feld Verwendungszeck folgende Informationen:
Rechnungsnummer und -datum
Name des Kunden
So haben Sie beim Verbuchen der Zahlungseingänge stets die nötigen Informationen, die Sie zur Zuordnung der Zahlung zu einer Rechnung brauchen.
Weitere Felder
Weiter können Sie nun Ihre Zahlungsfrist in Tagen und evtl. ein Skontosatz einfügen. Danach können Sie Ihren Text formulieren. Mit dem Button „Einsetzen“, können Sie Variablen auswählen und in Ihren Text einfügen.
Wie das genau geht?
Sie wollen z. B. auf Ihrer Rechnung später angedruckt sehen: „Zahlbar bis zum“ und das das errechnete Fälligkeitsdatum aus Rechnungsdatum und sagen wir 14 Tagen. Tippen Sie zunächst einfach Ihren Text: Z. B. „Zahlbar bis zum“ und klicken dann auf den Button „Einsetzen“. Wählen Sie nun in diesem Beispiel den Eintrag „Fälligkeitsdatum der Rechnung“ aus. Kontolino! setzt die entsprechende Variable in Ihrem Text ein und auf der Rechnung steht dann der korrekte Text.
Nun können Sie den Gültigkeitsbereich für Ihre neue Zahlungskondition angeben: entweder sind diese für Ausgangsrechnungen oder für Storno- bzw. Korrekturrechnungen oder eben für beide gültig. So können Sie Ihre Auswahlliste so anpassen, dass diese auch für die entsprechende Rechnungsart Sinn macht. Denn ein „zahlbar in 14 Tagen“ macht auf einer Stornorechnung berstimmt keinen Sinn.
Mit Klick auf „Speichern“ haben Sie Ihre Zahlungskondition angelegt.
Unter Produkte können Sie in Kontolino! alles eingeben, was Sie Ihrem Kunden in Rechnung stellen. Egal ob Sie Waren ausliefern, selbst Produkte erstellen und versenden oder Dienstleistungen erbringen, die Sie in Rechnung stellen. Hier erfassen Sie alle Ihre Tätigkeiten, die Sie regelmäßig in Rechnung stellen.
Einmal erfasst, können Sie Ihre abgespeicherten Produkte in den Ausgangsrechnungen jederzeit bequem aufrufen und wiederverwenden.
Der Menüpunkt „Produkte“
Der Menüpunkt „Faktura“ –> „Produkte“ dient Ihnen
als zentrale Übersicht, über Ihren Artikelstamm. Natürlich können Sie hier auch Ihre Dienstleistungen, die Sie anbieten erfassen.
zum Bearbeiten von bereits angelegten Produkten (z. B. bei Preisanpassungen) und
zum Erfassen neuer Produkte.
Beim Aufruf des Menüeintrags, kommen Sie als erstes auf ein Suchfenster. Hier können Sie, wenn Sie auf „Suchen“ klicken, alle Ihre Produkte/Dienstleistungen einsehen, die Sie bereits angelegt haben. Klicken Sie doppelt auf einen Eintrag oder gehen hinten auf das Bleistiftsymbol können Sie den Eintrag bearbeiten (z. B. weil sich der Preis geändert hat). Sie können auch in der Ansicht ein Produkt löschen (das Mülleimer-Icon), falls Sie dieses Produkt nicht mehr benötigen.
Mit dem Button „Neues Produkt“ können Sie ein neues Produkt, eine neue Dienstleistung anlegen. Dazu kommen Sie auf einen neuen Bildschirm.
Ein neues Produkt bzw. neue Dienstleistung anlegen
Unter dem Menüpunkt „Faktura“ –> „Produkte“ können Sie neue Produkte anlegen. Dazu klicken Sie auf den Button „Neues Produkt“
Danach kommen Sie auf einen neuen Bildschirm:
Nun können Sie zunächst eine neue Nummer für Ihr Produkt/Ihre Dienstleistung eingeben und die genaue Beschreibung Ihres Produktes / Ihrer Dienstleistung. Bei der Beschreibung Ihres Produktes / Ihrer Dienstleistung können Sie bei Bedarf selber die Zeilenumbrüche bestimmen. Geben Sie hierfür direkt in der Bezeichnung den Text mit Ihren gewünschten Zeilenumbrüchen ein. Wenn Sie keine Zeilenumbrüche eingeben, wird von Kontolino! nach Platzangebot auf der Rechnung automatisch ein Zeilenumbruch vorgenommen.
Als nächstes geben Sie den gültigen Mehrwertsteuersatz für Ihr Produkt an. Hier haben Sie drei Einträge als Auswahl:
steuerfrei
ermäßigter Satz oder
normaler Satz.
Je nach Leistungsdatum (Stichwort Mehrwertsteuersenkung im Zusammenhang mit Corona) und Kundenland (innerhalb Deutschlands, der EU oder Drittland) ergibt sich dann auf der Rechnung der jeweils anzuwendende Mehrwertsteuersatz.
Als nächstes können Sie eine Einheit angeben (z. B. Stück, Stunde, Kilogramm). Sollte Ihre Einheit nicht vorhanden sein, können Sie weitere Einheiten unter dem Menüpunkt „Einheiten“ anlegen.
Fehlt noch der Einzelpreis. Hier haben Sie die Wahl diesen als Brutto- bzw. Nettopreis angeben zu können. Das hat für Sie den Vorteil, dass wenn Sie bestimmte Verkaufspreise (z. B. 0,99 €,) definieren wollen, diese als Bruttowert angeben können. So entfällt für Sie lästige Umrechnerei und nebenbei sind so ohne Rundungsdifferenzen alle Bruttopreise für Sie darstellbar. Die Umrechnung auf den Nettowert für die korrekte Rechnungsstellung übernimmt Kontolino! direkt beim Erstellen der Rechnung für Sie.
Zusätzlich können Sie eine Kostenstelle angeben, die mitverbucht werden soll (ab dem Paket Kontolino! Classic). Dies ermöglicht Ihnen detaillierte Auswertungen.
Nun fehlt noch ein Haken, falls es sich um einen Dienstleistung handelt. Auch dies hat Auswirkungen auf den bei der Rechnung anzuwendenden Mehrwertsteuersatzes.
Schon haben Sie ein neues Produkt bzw. eine neue Dienstleistung angelegt. Diese können Sie nun in Ihren Ausgangsrechnungen jederzeit auswählen und in Rechnung stellen.
Produkte importieren
Wenn Sie schon eine Datenbank oder. z.B. ein Spreadsheet mit Ihren Produkten und Dienstleistungen vorliegen haben, können Sie diese auch mittels einer CSV-Datei nach Kontolino! importieren.
Unter dem Menüpunkt „Faktura“–>“Produkte“ finden Sie den Eintrag „Produkte importieren“. Ziehen Sie hier einfach Ihre CSV-Datei auf die Wolke und Kontolino! liest die Datei ein und legt für jede Zeile ein neues Produkt an.
Ihre CSV-Datei muss den im Folgenden beschriebenen Aufbau haben, damit der Import klappt. Zunächst ist das Trennzeichen zwischen den Spalten ein Semikolon (;). In jeder Zeile Ihrer Datei steht genau 1 Produkt, und die Datei hat keine Überschriftszeile.
Die Felder einer Zeile sind (in genau dieser Reihenfolge):
Artikelnummer. Dies ist entgegen der Bezeichnung eine Zeichenkette und sollte in doppelte Anführungszeichen eingeschlossen werden. Das Feld kann leer sein
Bezeichnung des Artikels bzw. der Dienstleistung. Hier sollten Sie ebenfalls doppelte Anführungszeichen nutzen. Dieses Feld kann zwar leer gelassen werden, aber das macht vermutlich herzlich wenig Sinn
Einzelpreis Netto. Wie bei Beträgen in Euro üblich ist das eine Zahl mit maximal 2 Nachkommastellen. Bitte nutzen Sie hier den Punkt als Dezimaltrenner, also z.B. 8.56 für den Betrag 8,56 €. Hier darf kein Leerzeichen oder gar Eurosymbol etc. vorkommen. Auch Anführungszeichen sind für diese Spalte nicht erforderlich
Mengeneinheit. Dieses Feld kann leer sein. Wenn Sie eine Mengeneinheit nutzen möchten, muss diese in Kontolino! bereits existieren. In dieser Spalte schreiben Sie dann das Kürzel, das Sie in Kontolino! für die gewünschte Mengeneinheit angelegt haben, z.B. ‚Stk.‘ für Stück. Achten Sie darauf, dass das Kürzel komplett identisch ist, also mit oder ohne Punkt, genau wie in Kontolino!. Wenn eine Einheit nicht gefunden wird, bleibt sie im importierten Produkt leer. Auch hier sollten sie das Kürzel in doppelte Anführungszeichen einschlißsen
Dienstleistung? In bestimmten Geschäften im europäischen Umfeld ist die MwSt-Besteuerung für Dienstleistungen anders als für Gegenstände. Wenn es sich bei der importierten Zeile um eine Dienstleistung handelt, schreiben Sie in dieses Feld eine 1, alle anderen Werte oder eine leere Spalte wird als „Nein“ interpretiert
MwSt-Satz. Mit dieser Spalte geben Sie an, ob der Artikel oder die Leistung mit MwSt belegt ist, und ob der ermäßigte oder der normale Steuersatz zur Anwendung kommt. Bitte beachten Sie hier, dass hier nicht der Steuersatz anzugeben ist, sondern einer dieser Werte. Welcher tatsächliche Steuersatz bei der Fakturierung zur Anwendung kommt, wird erst bei der Rechnungsstellung entschieden (Faktoren sind hier z.B. der Leistungszeitpunkt, das Empfängerland oder der MwSt-Modus der Rechnung)
1 = normaler Steuersatz (derzeit 19%, bzw. während der Corona-Absenkung 16%)
2 = reduzierter Steuersatz (derzeit 7% bzw. 5%)
Erlöskontonummer. Wenn Sie im Produkt eine bestimmte Erlöskontonummer hinterlegen möchten, etwa, weil Sie dieses Produkt gesondert aufzeichnen möchten, stellen Sie in dieser Spalte die Kontonummer ein. Die Kontonummer sollte in Anführungszeichen angegeben werden. Kontolino! prüft beim Import nicht, ob dieses Konto existiert oder ob es tatsächlich ein Erlöskonto ist! Das Feld kann leer gelassen werden, Kontolino! bucht dann immer auf das allgemeine Umsatzerlöskonto.
Kostenstelle. Wenn Sie den Verkauf dieses Produkts auf eine Kostenstelle buchen möchten, geben Sie hier das Kürzel bzw. die Nummer Ihrer Kostenstelle ein. Dieses Feld kann leer sein, muss aber, wenn es gefüllt ist, in doppelten Anführungszeichen stehen. Wenn beim Import keine Kostenstelle mit dieser Nummer bzw. Kürzel existiert, bleibt sie leer.
Unter Kreditoren versteht man in der Buchhaltung im Normalfall die Lieferanten. Sie Schulden Ihren Lieferanten Geld für bereits an Sie gelieferte Ware bzw. an Sie erbrachte Dienstleistungen.
In Kontolino! können Sie für jeden Kreditor die Adresse, die üblichen Zahlungskonditionen und wenn notwendig die Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-ID). So können Sie Sich eine Übersicht über Ihre wichtigsten Lieferanten oder über alle Lieferanten erstellen.
Besonders interessant ist die Zuordnung eines Kreditors als Soll-Versteuerers zu einem Kreditorenkonto. So können Sie für jeden Lieferanten einzeln sehr schnell überwachen, ob Sie noch offene Rechnungen zu begleichen haben. Dabei können Sie individuell entweder wirklich jedem einzelnen Kreditor jeweils ein eigenes Kreditorenkonto zuordnen. Sie können aber auch für mehrere Kreditoren das gleiche Kreditorenkonto zuordnen oder Sie ordnen allen Ihren Kreditoren nur ein Kreditorenkonto zu. Das hängt ganz von der Größe Ihres Unternehmens und Ihren Vorlieben ab.
Im Folgenden zeigen wir Ihnen was sich unter dem Menüpunkt „Kreditoren“ versteckt:
Der Menüpunkt „Kreditoren“
Dieser Menüpunkt dient Ihnen dazu
eine Übersicht über all Ihre Kreditoren zu sehen
Ihre bestehenden Kreditoren zu bearbeiten oder zu löschen und
neue Kreditoren entweder zu importieren oder anzulegen.
Wie geht das?
Wenn Sie im Menü die Einträge „Faktura“ und „Kreditoren“ aufrufen, kommen Sie als erstes auf ein Suchfenster. Hier können Sie, wenn Sie auf „Suchen“ klicken, alle Ihre Kreditoren einsehen, die Sie bereits angelegt haben.
Klicken Sie doppelt auf einen Eintrag oder gehen hinten auf das Bleistiftsymbol können Sie dein Eintrag bearbeiten (z. B. weil sich die Adresse geändert hat). Sie können auch in der Ansicht einen Kreditor löschen (das Mülleimer-Icon), falls Sie diesen Kunden nicht mehr benötigen.
Einen neuen Kreditor anlegen
Mit dem Button „Neuer Kreditor“ können Sie einen neuen Kreditor (Lieferant) anlegen. Dazu kommen Sie auf einen neuen Bildschirm:
Nun können Sie zunächst eine neue Nummer für den Kreditor eingeben und seinen Namen.
Wenn Sie Soll-Versteuerer sind, dann können Sie den Kreditor mit einem eigenen Kreditorenkonto verknüpfen oder aber ein Sammelkreditorenkonto hinterlegen.
Haben Sie im Kontenplan noch kein Kreditorentonto für diesen neuen Kreditor erstellt, dann können Sie dies auch direkt von hier aus mit dem „Neu+“-Button tun.
Als IST-Versteuerer hat das Kreditorenkonto keine Relevanz für Sie. Treffen Sie einfach keine Auswahl und alles passt.
Weiter können Sie Ihre Standard-Zahlungskondition für Ihren Kreditor hier auswählen, bzw. aus dem Dialog mit dem „Neu“-Button erstellen.
Kennen Sie die Umsatzsteuer-ID Ihres Lieferanten? Dann können Sie diese hier hinterlegen. Hinweis: die Umsatzsteuer-ID ist nur notwendig, wenn Ihr Kreditor im EU-Ausland ansässig ist.
Weiter können Sie Ihre SEPA-Gläubiger ID eintragen, die Ihr Lieferant für Sie für den Einzug per SEPA-Lastschriftmandat vergeben und Ihre Kundennummer, die Ihr Lieferant für Sie vergeben hat. So können später die Eingangsrechnungen leichter automatisch zugeordnet und die richtigen Buchungskonten vorbelegt werden.
Auf der rechten Seite können Sie, wenn Sie wollen noch weitere Kontaktdaten zur Firma eintragen, wie z. B. Telefonnr., E-Mail-Adresse.
Weiter geben Sie im unteren Bereich die Adresse des Kreditors ein.
Ganz unten können Sie einzelne Ansprechpartner für Ihren Lieferanten und deren Kontaktmöglichkeiten sowie Notizen abspeichern.
Zusätzlich können Sie die Bankverbindung Ihres Lieferanten eingeben.
Schon haben Sie einen neuen Kreditor angelegt.
Kreditoren importieren
Mit dem Wolke-Symbol auf der rechten Seite hinter dem Text „Kreditoren importieren“ können Sie wie gewohnt eine Datei hochladen, in der Ihre Lieferantendaten enthalten sind. So können Sie Ihren Lieferantenstamm bequem aus Vorgängersystemen übernehmen. Sie gelangen danach auf einen neuen Bildschirm. Wählen Sie hier das vorhandene Dateiformat und klicken Sie auf „Einlesen“. Sie sehen nun eine Vorschau Ihrer Daten. Passt alles, dann können Sie Ihre Daten importieren und diese stehen Ihnen im Lieferantenstamm von Kontolino! zur Verfügung.
Beim Import legt Kontolino! automatisch für jeden Kreditor ein eigenes Konto im Kontenplan an und verknüpft dieses zum Kreditor.
Kreditoren exportieren
Mit Hilfe des Buttons „Kreditoren exportieren“ auf der linken Seite können Sie Ihre Kreditoren exportieren. Dabei ist zu beachten, dass so lange Sie keine Kreditoren anzeigen lassen, alle Ihre Kreditoren exportiert werden – genauso wie wenn Sie Sich alle Ihre Kreditoren anzeigen lassen. Sobald Sie Ihre Kreditoren durch die Suchmaske filtern, werden nur noch die Kreditoren exportiert, die dieser Suche entsprechen.
Aufbau des Dateiformates für den Import/Export
Sie können derzeit eine sogenannte CSV-Datei einlesen bzw. exportieren. Standardmäßig kann Kontolino! das LexOffice – CSV-Format und das von WISO einlesen. Bei LexOffice ist es wichtig, die Datei separat nur für Debitoren zu erstellen (keine gemeinsame Datei zusammen mit Kreditoren). Zusätzlich können Sie auch selber so eine Liste erstellen. So eine CSV-Datei können Sie mit Excel und anderen Tabellenkalkulationsprogrammen auch selbst erzeugen. Dabei ist wichtig, dass jeder Eintrag mit einem Semikolon (;) getrennt ist und die Texteinträge in doppelten Anführungsstrichen übergeben werden. Folgende Spalten müssen dabei vorhanden sein. Wenn Sie Daten nicht übergeben wollen, müssen Sie einen leeren Semikolon übergeben.
Bitte beachten Sie, dass die erste Zeile der Datei die Spaltenüberschriften enthalten sollte. Dabei ist der Inhalt der Werte in der ersten Zeile nicht wichtig, aber beim Einlesen wird die erste Zeile der Datei nicht verarbeitet, da Kontolino! davon ausgeht, dass hier die Spaltenüberschriften stehen.
Überschrift
Beschreibung
DBIndex
wird beim Import ignoriert
Art
wird beim Import ignoriert
Lieferantennummer
wird beim Import ignoriert
Anrede
wird beim Import ignoriert
Titel
wird beim Import ignoriert
Nachname Firma
Name des Kreditors
Vorname
wird beim Import ignoriert
Zusatz
Rechnungsadresse Zusatz 1
Strasse
Straße
Land
wird beim Import ignoriert
PLZ
PLZ
Ort
Ort
Telefon
Telefon
Telefon 2
wird beim Import ignoriert
Fax
Fax
Mobil
Mobil
E-Mail
E-Mail
Webseite
Webseite
Nummer
Kreditorennummer und Kreditorenkontonummer
Kundenrabatt Prozent
Rabatt
Anmerkungen
Notiz
Individuell (sind 20 Spalten)
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Bankverbindung
wird beim Import ignoriert
Kontoinhaber
Kontoinhaber
Bankname
wird beim Import ignoriert
Kontonummer
wird beim Import ignoriert
Bankleitzahl
wird beim Import ignoriert
IBAN
IBAN
BIC
BIC
Anrede
Ansprechpartner Anrede
Titel
Ansprechpartner Titel
Nachname
Ansprechpartner Nachname
Vorname
Ansprechpartner Vorname
Position
wird beim Import ignoriert
Ansprechpartner Telefon 1
Ansprechpartner Telefon 1
Ansprechpartner Telefon 2
Ansprechpartner Telefon 2
Ansprechpartner Fax
Ansprechpartner Faxnummer
Ansprechpartner Mobil
Ansprechpartner Mobil
Ansprechpartner E-Mail
Ansprechpartner E-Mail-Adresse
Beispieldatei für den Import/Export
So kann eine ganz einfache Beispieldatei aussehen:
„DBIndex“;“Art“;“Lieferantennummer“;“Anrede“;“Titel“;“NachnameFirma“;“Vorname“;“Zusatz“;“Strasse“;“Land“;“PLZ“;“ort“;“Tel“;“Tel2″;“Fax“;“Mobil“;“Email“;“Webseite“;“Kreditorennummer“;“Rabatt“;“Anmerkungen“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Bankverbindung“;“Kontoinhaber“;“Bankname“;“Kontonummer“;“Bankleitzahl“;“IBAN“;“BIC“;“Ansprechpartner Anrede“;“Ansprechpartner Titel“;“Ansprechpartner Nachname“;“Ansprechpartner Vorname“;“Ansprechpartner Position“;“Ansprechpartner Telefon 1″;“Ansprechpartner Telefon 2″;“Ansprechpartner FAX“;“Ansprechpartner Mobiltelefon“;“Ansprechpartner E-Mail“
Unter Debitoren versteht man in der Buchhaltung im Normalfall Kunden. Diese Schulden Ihnen Geld für bereits gelieferte Ware bzw. erbrachte Dienstleistungen.
In Kontolino! können Sie für jeden Debitor die Adresse, die üblichen Zahlungskonditionen und wenn notwendig die Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-ID). Diese Informationen können Sie dann bei jeder Ausgangsrechnung verwenden. So müssen Sie nicht jedes mal für den gleichen Kunden (Debitor) alle Informationen erneut eingeben.
Besonders interessant ist die Zuordnung eines Debitors als Soll-Versteuerers zu einem Debitorenkonto. So können Sie für jeden Kunden einzeln sehr schnell überwachen, ob dieser seine Rechnungen bezahlt hat oder nicht. Dabei können Sie individuell entweder wirklich jedem einzelnen Debitor jeweils ein eigenes Debitorenkonto zuordnen. Sie können aber auch für mehrere Debitoren das gleiche Debitorenkonto zuordnen oder Sie ordnen allen Ihren Debitoren nur ein Debitorenkonto zu. Das hängt ganz von der Größe Ihres Unternehmens und Ihren Vorlieben ab.
Im Folgenden zeigen wir Ihnen was sich unter dem Menüpunkt „Debitoren“ versteckt:
Der Menüpunkt „Debitor“
Dieser Menüpunkt dient Ihnen dazu
eine Übersicht über all Ihre Debitoren zu sehen
Ihre bestehenden Debitoren zu bearbeiten oder zu löschen und
neue Debitoren entweder zu importieren oder anzulegen.
Wie geht das?
Wenn Sie im Menü die Einträge „Faktura“ und „Debitoren“ aufrufen, kommen Sie als erstes auf ein Suchfenster. Hier können Sie, wenn Sie auf „Suchen“ klicken, alle Ihre Debitoren einsehen, die Sie bereits angelegt haben.
Klicken Sie doppelt auf einen Eintrag oder gehen hinten auf das Bleistiftsymbol können Sie den Eintrag bearbeiten (z. B. weil sich die Adresse geändert hat). Sie können auch in der Ansicht einen Debitor löschen (das Mülleimer-Icon), falls Sie diesen Kunden nicht mehr benötigen.
Neuen Debitor anlegen
Mit dem Button „Neuer Debitor“ können Sie einen neuen Debitor (Kunden) anlegen. Dazu kommen Sie auf einen neuen Bildschirm.
Nun können Sie zunächst eine neue Nummer für den Debitor eingeben und seinen Namen.
Wenn Sie Soll-Versteuerer sind, dann können Sie den Debitor mit einem eigenen Debitorenkonto verknüpfen oder aber ein Sammeldebitorenkonto hinterlegen. Bitte beachten Sie, dass eine erstellte Ausgangsrechnung an den Debitor als Forderung auf das hier verknüpfte Konto verbucht wird. Auch der Zahlungseingang wird dann gegen das hier verknüpfte Konto gebucht. Wenn Sie keine Auswahl treffen, dann wird die erstellte Rechnung für diesen Debitor gegen das allgemeine Forderungskonto verbucht.
Haben Sie im Kontenplan noch kein Debitorentonto für diesen neuen Debitor erstellt, dann können Sie dies auch direkt von hier aus mit dem „Neu+“-Button tun. Als IST-Versteuerer hat das Debitorenkonto keine Relevanz für Sie. Treffen Sie einfach keine Auswahl.
Weiter können Sie Standard-Zahlungskonditionen für Ihren Debitor hier auswählen, bzw. aus dem Dialog mit dem „Neu“-Button erstellen. Die ausgewählte Zahlungskondition wird dann standardmäßig bei einer Ausgangsrechnung angezogen. Aber natürlich können Sie direkt bei der Erstellung der Ausgangsrechnung die Zahlungskondition individuell für die Rechnung jederzeit abändern.
Sie können Ihre Rechnungen automatisch von Kontolino! durchnummerieren lassen. Hierzu haben Sie die Möglichkeit unter dem Menüpunkt „Verwalten–>Belegnummern“ verschiedene Einstellungen für Belegnummernkreise zu hinterlegen. Einmal angelegt, können Sie beim Debitor festlegen, welchen Belegnummernkreis Sie zur Vergabe von automatischen Rechnungsnummern verwenden wollen.
Legen Sie das Rechnungsformat fest, in dem Ihre Rechnung erstellt werden soll. Mehr zu Rechnungsformaten finden Sie auf der Seite Elektronische Rechnungsformate.
Kennen Sie die Umsatzsteuer-ID Ihres Kunden? Dann hinterlegen Sie diese hier, damit die Rechnung mit allen Pflichtangaben gefüllt werden kann. Hinweis: die Umsatzsteuer-ID ist nur zwingend notwendig, wenn Ihr Debitor im EU-Ausland ansässig ist – diese Umsatzsteuer-ID (oder VAT-ID) benötigen Sie, um ordnungsgemäße Rechnungen für Reverse-Charge-Lieferungen an diesen Debitor auszustellen. Sie muss nämlich auf der Rechnung ausgewiesen sein.
Weiter können Sie zur Zahlungsabwicklung, falls Sie ein SEPA-Lastschriftmandat besitzen hier die SEPA-Gläubiger ID für Ihren Kunden eintragen, sowie die Leitweg-ID.
Zur Zuordnung von Zahlungen, können Sie weiter Ihre Lieferantennummer von Ihrem Debitor eintragen.
Auf der rechten Seite können Sie, wenn Sie wollen noch weitere Kontaktdaten zur Firma eintragen, wie z. B. Telefonnr., E-Mail-Adresse.
Bei der E-Mail-Adresse können Sie anhaken, ob diese Adresse beim Versand von Ausgangsrechnungen für diesen Debitor als Empfänger oder Kopieempfänger eingesetzt werden soll. Diese Angabe können Sie beim Versand noch individuell ändern, aber hier legen Sie eine Standardbelegung für diese Informationen fest.
Weiter geben Sie im unteren Bereich die Adresse des Debitors ein.
Ganz unten können Sie einzelne Ansprechpartner für Ihren Kunden und deren Kontaktmöglichkeiten sowie Notizen abspeichern.
Zusätzlich können Sie die Bankverbindung Ihres Kunden eingeben.
Schon haben Sie einen neuen Debitor angelegt und können die Eingaben bequem bei der Erstellung von jeder neuen Ausgangsrechnung verwenden.
Debitoren exportieren
Mit Hilfe des Buttons „Debitoren exportieren“ auf der linken Seite können Sie Ihre Debitoren exportieren. Dabei ist zu beachten, dass so lange Sie keine Debitoren anzeigen lassen, alle Ihre Debitoren exportiert werden – genauso wie wenn Sie Sich alle Ihre Debitoren anzeigen lassen. Sobald Sie Ihre Debitoren durch die Suchmaske filtern, werden nur noch die Debitoren exportiert, die dieser Suche entsprechen.
Debitoren importieren
Mit dem Wolke-Symbol auf der rechten Seite hinter dem Text „Debitoren importieren“ können Sie wie gewohnt eine Datei hochladen, in der Ihre Kundendaten enthalten sind. So können Sie Ihren Kundenstamm bequem aus Vorgängersystemen übernehmen. Sie gelangen danach auf einen neuen Bildschirm. Wählen Sie hier das vorhandene Dateiformat und klicken Sie auf „Einlesen“. Sie sehen nun eine Vorschau Ihrer Daten. Passt alles, dann können Sie Ihre Daten importieren und diese stehen Ihnen im Kundenstamm von Kontolino! zur Rechnungserstellung und anderen Funktionen zur Verfügung.
Beim Import legt Kontolino! automatisch für jeden Debitor ein eigenes Konto im Kontenplan an und verknüpft dieses zum Debitor.
Aufbau des Dateiformates für den Import / Export
Sie können derzeit eine sogenannte CSV-Datei einlesen bzw. exportieren. Standardmäßig kann Kontolino! das LexOffice – CSV-Format und das von WISO einlesen. Bei LexOffice ist es wichtig, die Datei separat nur für Debitoren zu erstellen (keine gemeinsame Datei zusammen mit Kreditoren). Zusätzlich können Sie auch selber so eine Liste erstellen. So eine CSV-Datei können Sie mit Excel und anderen Tabellenkalkulationsprogrammen auch selbst erzeugen. Dabei ist wichtig, dass jeder Eintrag mit einem Semikolon (;) getrennt ist und die Texteinträge in doppelten Anführungsstrichen übergeben werden. Folgende Spalten müssen dabei vorhanden sein. Wenn Sie Daten nicht übergeben wollen, müssen Sie einen leeren Semikolon übergeben.
Bitte beachten Sie, dass die erste Zeile der Datei die Spaltenüberschriften enthalten sollte. Dabei ist der Inhalt der Werte in der ersten Zeile nicht wichtig, aber beim Einlesen wird die erste Zeile der Datei nicht verarbeitet, da Kontolino! davon ausgeht, dass hier die Spaltenüberschriften stehen.
Überschrift
Beschreibung
DBIndex
wird beim Import ignoriert
Art
wird beim Import ignoriert
Kundennummer
wird beim Import ignoriert
Anrede
wird beim Import ignoriert
Titel
wird beim Import ignoriert
Nachname Firma
Name des Debitors
Vorname
wird beim Import ignoriert
Zusatz
Rechnungsadresse Zusatz 1
Strasse
Straße
Land
wird beim Import ignoriert
PLZ
PLZ
Ort
Ort
Telefon
Telefon
Telefon 2
wird beim Import ignoriert
Fax
Fax
Mobil
Mobil
E-Mail
E-Mail
Webseite
Webseite
Quelle
wird beim Import ignoriert
Nummer
Debitorennummer und Debitorenkontonummer
USTIDNR
UStID
Kundenrabatt Prozent
Rabatt
Anmerkungen
Notiz
Individuell (sind 20 Spalten)
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Individuell
wird beim Import ignoriert
Bankverbindung
wird beim Import ignoriert
Kontoinhaber
Kontoinhaber
Bankname
wird beim Import ignoriert
Kontonummer
wird beim Import ignoriert
Bankleitzahl
wird beim Import ignoriert
IBAN
IBAN
BIC
BIC
Anrede
Ansprechpartner Anrede
Titel
Ansprechpartner Titel
Nachname
Ansprechpartner Nachname
Vorname
Ansprechpartner Vorname
Position
wird beim Import ignoriert
Ansprechpartner Telefon 1
Ansprechpartner Telefon 1
Ansprechpartner Telefon 2
Ansprechpartner Telefon 2
Ansprechpartner Fax
Ansprechpartner Faxnummer
Ansprechpartner Mobil
Ansprechpartner Mobil
Ansprechpartner E-Mail
Ansprechpartner E-Mail-Adresse
Beispieldatei für den Import/Export
So kann eine ganz einfache Beispieldatei aussehen:
„DBIndex“;“Art“;“Kundennummer“;“Anrede“;“Titel“;“NachnameFirma“;“Vorname“;“Zusatz“;“Strasse“;“Land“;“PLZ“;“ort“;“Tel“;“Tel2″;“Fax“;“Mobil“;“Email“;“Webseite“;“Quelle“;“Deibtorennummer“;“USTIDNR“;“Rabatt“;“Anmerkungen“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Individuell“;“Bankverbindung“;“Kontoinhaber“;“Bankname“;“Kontonummer“;“Bankleitzahl“;“IBAN“;“BIC“;“Ansprechpartner Anrede“;“Ansprechpartner Titel“;“Ansprechpartner Nachname“;“Ansprechpartner Vorname“;“Ansprechpartner Position“;“Ansprechpartner Telefon 1″;“Ansprechpartner Telefon 2″;“Ansprechpartner FAX“;“Ansprechpartner Mobiltelefon“;“Ansprechpartner E-Mail“
Sie können Ihre Rechnung auch per Mail verschicken. Dazu können Sie unter dem Menüpunkt: „Faktura“ –> „Mailvorlage“ festlegen, wie Ihre Standard-Mail aussehen soll. Dabei können Sie mehrere verschiedene Vorlagen erstellen. Die Festlegungen für Ihre Mail-Vorlagen treffen Sie im Normalfall einmalig. Beim Rechnungsversand wählen Sie später dann nur noch Ihre Adressaten aus und können dann auf Knopfdruck Ihre Rechnung als Anhang in der automatisch generierten Mail verschicken.
Nun aber zu den einzelnen Punkten, die Sie in Ihrer Mailvorlage definieren können.
Logo
Als erstes können Sie Ihr Logo einbinden. Dazu können Sie Ihre Internetadresse Ihrer Logo-Bilddatei eingeben. Als nächstes können Sie – bei Bedarf – die Größe Ihres Logos anpassen. Bevor Sie das tun, können Sie mit Klick auf den Button „Vorschau aktualisieren“ sich Ihre Mail auf der rechten Seite des Bildschirmes anzeigen lassen.
Angaben zum Absender
Nun folgen die Angaben zum Absender: Diese Angaben werden dem Empfänger als Absende-Mail-Adresse und Absende-Name angezeigt und stellen somit Pflichtfelder dar.
Textbausteine
Danach können Sie „Textbausteine“ auswählen oder neue anlegen. Es stehen Ihnen insgesamt 6 Textbausteine zur Verfügung, die entweder leer gelassen oder mit einem individuellen Text belegt werden können:
Betreffzeile: Hier bietet es sich an, die Rechnungsnummer zu verwenden. Dazu steht Ihnen die Variable „Rechnungsnummer“ zur Verfügung. Sie können natürlich aber auch eine beliebig andere Betreffzeile erstellen.
Anrede: Hier geben Sie z. B. „Sehr geehrte Damen und Herren“ ein, oder aber Sie Sind persönlicher und verwenden auch hier Textbausteine wie „Sehr geehrter Herr/Sehr geehrte Frau“ oder mit „Lieber“ und denn die Variable „Nachname“ oder „Vorname“.
Einleitung: Geben Sie hier einen kurzen Text ein, wie zum Beispiel: „vielen Dank für Ihren Auftrag. Im Anhang finden Sie unsere Rechnung mit Bitte um Begleichung“.
Gruß: Schließen Sie Ihre Mail mit zum Beispiel „Mit freundlichen Grüßen“ oder ähnlichem ab.
Und letztendlich gibt es die Signatur. Wir haben für Sie schon einen Textbaustein voreingestellt, der einfach Ihren Vor- und Nachnamen ins Dokument generiert. Aber vielleicht möchten Sie lieber „Ihr freundliches Werkstatt-Team aus Rechlinghausen“ da hin geschrieben haben…
Fußtext: falls Sie noch etwas weiteres ergänzen wollen, z. B. „Wir freuen uns auf die weiter Zusammenarbeit mit Ihnen“ kann dies gerne an dieser Stelle tun.
Nun haben Sie eine der Grundlagen zum Versand der Rechnung per Mail gelegt.
Die zweite Grundlage, die Sie in Kontolino! schaffen müssen, ist, dass Sie bei Ihren Debitoren (Kunden) die entsprechenden Mail-Adressen hinterlegt haben.
