Die Datenträgerüberlassung wird auch als Z3-Zugriff bezeichnet und ist in der GoBD in der Randziffer 167 geregelt. Danach kann das Finanzamt z. B. bei einer Außenprüfung (Betriebsprüfung) verlangen, dass Sie Ihre Buchhaltungsdaten dem Finanzamt maschinell auswertbar zu kommen lassen. Dabei darf das Finanzamt selbst die Daten nicht herunterzuladen. Sobald die überlassenen Daten nicht mehr benötigt werden, müssen diese vom Finanzamt gelöscht werden.
Ablauf
Mit der Funktion unter dem Menüpunkt „Import/Export –> Datenüberlassung“ können Sie für jedes Buchungsjahr ein zip-file anfordern. Sie wählen dazu das betreffende Jahr aus und klicken auf anfordern. Nun wird von Kontolino! ein zip-file mit einzelnen csv-Dateien für Ihren Kontenplan, Ihre Buchungen, evtl. Ihren Anlagespiegel, Ihre Summen-Saldenliste, eine Liste all Ihrer Belege und einen Ordner der alle Belege enthält. Weiter werden zwei maschinenlesbare Dateien erstellt, die die Struktur der Daten abbildet, so dass diese z. B. im Zuge einer Außenprüfung verwendet werden können.
Da dies einige Zeit in Anspruch nehmen kann (je nach dem wie viele Buchungen und Belege im Geschäftsjahr in Kontolino! abgelegt sind), können Sie während die Dateien erzeugt werden an anderer Stelle in Kontolino! weiterarbeiten.
Sobald Kontolino! das zip-file erzeugt hat, wird es zum Download auf der Seite für Sie angeboten. Es bleibt dort fünf Tage zum Download liegen und wird danach automatisch gelöscht.
Es gibt neben der „normalen Rechnung“, in der eine Leistung in Rechnung gestellt wird, weitere Rechnungsarten. Je nach dem, ob Sie die Rechnung selber ausstellen oder eine Rechnung erhalten, können Sie folgende Rechnungsarten in Kontolino! erfassen:
Ausgangsrechnung Hiermit ist die ganz „normale Rechnung“ gemeint, die Sie an Ihre Kunden für eine erbrachte Leistung oder Lieferung schreiben.
Kaufmännische Gutschrift an Kunden Darunter fallen Gutschriften, die Sie an Ihre Kunden ausstellen, zum Beispiel weil Sie mit diesem einen Rabatt vereinbart haben, wenn Ihr Kunde im Jahr mehr als 50.000 € Umsatz mit Ihnen macht. Somit schulden Sie hier Ihrem Kunden Geld.
Gutschrift als Leistungsempfänger Hier treten Sie als Kunde auf: Ihr – meist Dienstleister – hat für Sie Arbeiten erledigt. Sie haben mit Ihrem Dienstleister vereinbart, dass Sie ihm eine Gutschrift über die erbrachte Leistung ausstellen. Somit schulden Sie auch in diesem Fall Geld: aber diesmal einem Ihrer Lieferanten.
Storno einer Ausgangsrechnung Die Stornierung einer von Ihnen geschriebenen Rechnung kann dann notwendig sein, wenn Sie diese z. B. falsch ausgestellt, bereits an Ihren Lieferanten gesendet haben und nun korrigieren müssen. Sei es, dass die Anschrift falsch ist oder sich ein Tippfehler beim Betrag eingeschlichen hat. Somit nehmen Sie Bezug auf die Originalrechnung und stornieren diese immer vollständig. Daraufhin stellen Sie eine korrigierte neue Rechnung aus.
Rechnungsarten als Rechnungsempfänger
Hier stellt Ihnen immer Ihr Geschäftspartner eine Rechnung aus. Somit können Sie diese Rechnungen in Kontolino! als Beleg in die Inbox legen und dann von dort als Eingangsrechnung erfassen.
Eingangsrechnung Hiermit ist die ganz „normale Rechnung“ gemeint, die Sie von Ihrem Lieferanten für eine erbrachte Leistung oder Lieferung erhalten.
Kaufmännische Gutschrift von Ihrem Lieferanten Darunter fallen Gutschriften, die Sie von Ihrem Lieferanten erhalten, zum Beispiel weil Sie mit diesem einen Rabatt vereinbart haben, wenn Sie als Kunde im Jahr mehr als 50.000 € Umsatz mit ihm machen. Somit erhalten Sie hier von Ihrem Lieferanten Geld.
Gutschrift vom Leistungsempfänger Hier treten Sie als Lieferant auf: Sie – meist als Dienstleister – haben für Ihren Kunden Arbeiten erledigt. Sie erhalten eine Gutschrift über die von Ihnen erbrachte Leistung oder Lieferung von Ihrem Kunden. Somit erhalten Sie auch in diesem Fall Geld: aber diesmal von einem Ihrer Kunden.
Storno einer Eingangsrechnung Die Stornierung einer von Ihnen erhaltenen Rechnung kann dann notwendig sein, wenn diese z. B. falsch ausgestellt wurde. Sei es, dass Ihre Steuernummer fehlt oder der Mehrwertsteuersatz falsch angegeben wurde. Dann erhalten Sie eine stornierte Rechnung zur Originalrechnung.
In die Inbox gelangen Sie entweder von Ihrer Übersicht von der Kachel „Belege-Inbox“ aus oder aber über das Menü: „Buchen“ –> „Belege-Inbox“. In der Inbox befinden sich alle von Ihnen abgelegten Belege, die noch nicht verbucht wurden. Sie können in der Inbox nach Belegen suchen, die Belege anzeigen lassen, Belegtitel vergeben und die Belege direkt aus der Inbox heraus verbuchen. All diese Möglichkeiten stellen wir Ihnen in dieser Seite kurz vor.
Belege suchen
In der Inbox selber können Sie die Belege durchsuchen. Hierzu können Sie einen Teil des Dateinamens eingeben. Daraufhin werden Ihnen alle Dateien mit diesem Dateinamen angezeigt. Alternativ können Sie auch nach dem Zeitraum filtern, an dem der Beleg hochgeladen wurde. Oder Sie suchen aus, welcher Benutzer den Beleg hochgeladen hat.
Sie können sich auch einfach die Gesamtliste anzeigen lassen. Dazu nutzen Sie den Button „Suchen“. Die nun erscheinende Liste können Sie nach jedem Spalteneintrag sortieren. Dazu können Sie einfach auf die kleinen grauen Pfeile in der Überschriftszeile bei der betreffenden Spalte der Tabelle klicken. standardmäßig wird nach dem Datum sortiert.
Belege anzeigen lassen
Natürlich können Sie auch direkt Ihre Belege in der Inbox jederzeit anschauen. Dazu benutzen Sie den blau hinterlegten Namensbeleg. Klicken Sie einfach darauf und der Belege öffnet sich für Sie in einem neuen Fenster. Dieses können Sie mit einem Klick auf das Schließen-Symbol Ihres Browsers wieder schließen. Und Sie können Sich den nächsten Belege anzeigen lassen – oder diesen Beleg direkt verbuchen.
Belegtitel vergeben
Sie können für jeden Beleg einen Titel hinterlegen. Dieser Titel dient zum Einen dazu, dass Sie wissen, um was es sich im Beleg handelt. Zum Anderen wird dieser Titel automatisch beim Verbuchen von Ihren Belegen als Buchungstext übernommen. D.h. wenn Sie einen möglichst sprechenden Titel für Ihren Beleg bereits in der Inbox vergeben, können Sie Sich die Arbeit beim Verbuchen des Beleges im Buchungsdialog vereinfachen: denn hier ist Ihr Buchungstext dann bereits fertig und korrekt ausgefüllt.
Um einen Titel für Ihren Beleg einzugeben, klicken Sie auf den Bleistift in der Spalte Titel. Tippen Sie in das darauf erscheinende Feld Ihren Text ein – und schon haben Sie einen Titel vergeben.
Belege aus der Inbox heraus verbuchen
Dazu klicken Sie auf den Beleg, den Sie verbuchen wollen auf den blauen Pfeil. Dieser ist ganz rechts in der entsprechenden Linie. Daraufhin wird überprüft, ob es sich bei dem Beleg um eine E-Rechnung handelt, sprich dieser eine maschinenlesbare Datenstruktur enthält. Sobald dies der Fall ist, wird Ihr Beleg visualisiert und somit alle Informationen Ihres Beleges dargestellt. Außerdem erhalten Sie die Möglichkeit die E-Rechnung zu validieren. Die Validierung ist laut dem BMF-Schreiben zur E-Rechnung notwendig. Bei der Validierung wird überprüft, ob die Rechnung aus technischer Sicht korrekt befüllt ist. So wird z. B. überprüft, ob alle Pflichtfelder gemäß der Norm EN16931 ausgefüllt sind. Weiter werden inhaltlichePrüfungen ausgeführt, z. B. ob der ausgewiesene Umsatzsteuerbetrag rechnerisch den Wert hat, der sich aus dem Netto-Betrag der Rechnung und dem angegebenen Mehrwertsteuersachverhalt ergibt.
Beleg ist eine E-Rechnung
Zusätzlich erscheinen zwei neue Buttons: klicken Sie hier an, ob es sich um einen Eingangs– oder Ausgangsbeleg handelt. Danach werden die Informationen, die in der E-Rechnung hinterlegt sind, von Kontolino! ausgelesen und Buchungssätze für Sie als Vorschlag erstellt. Sie müssen diese nur noch prüfen und mit einem Klick verbuchen.
Beleg direkt verbuchen
Alternativ können Sie den Beleg direkt verbuchen. Dann können Sie optional das Buchungsdatum, den Titel des Beleges und eine Buchungskategorie festlegen. Der Titel des Beleges wird als Buchungstext in der späteren Buchung verwendet.
Die Buchungskategorie wird für das Vorbelegen der Konten im Buchungsdialog benutzt. So geht dann später das Verbuchen des Beleges noch schneller von der Hand, da bereits einige Felder, wie das Buchungsdatum, der Buchungstext und die Soll- und Habenkonten für Sie vorausgefüllt sind. Außerdem werden zusätzliche „passende Buchungsvorschläge“ im Buchungsassistenten des Buchungsdialoges angezeigt.
Fehlt nur noch der Betrag und Mehrwertsteuercode und schon sind Sie fertig mit Ihrem Buchungssatz.
Mit Klick auf „Verbuchen…“, können Sie den Beleg direkt verbuchen. Mit dem „Speicher“-Button, können Sie Ihre gemachten Angaben speichern und kommen in die Belege-Inbox zurück.
Beleg ist keine E-Rechnung
Handelt es Sich bei Ihrem Beleg um keine E-Rechnung, dann bekommen Sie den Beleg angezeigt. Sie können nun den Beleg als Eingangs bzw. Ausgangsrechnung oder eine Unterart davon anlegen, oder auch als normalen Beleg verbuchen.
Beleg als Rechnung erfassen
Danach sehen Sie den Beleg und auf der anderen Seite den Erfassungsdialog für die Rechnung. Je nach dem wie ausführlich Sie die Erfassung brauchen, können Sie den Gesamtbetrag der Rechnung erfassen (vereinfachte Erfassung) oder die Einzelpositionen (ausführliche Erfassung). Auch sonst ist Ihnen überlassen, wie ausführlich Sie die Erfassung vornehmen wollen. Im Detail können Sie in unserem Handbuch auf der Seite „Rechnung anlegen“ mehr dazu erfahren.
Sobald Sie auf „Speichern“ drücken, werden Ihnen von Kontolino! Buchungsvorschläge erstellt (abhängig davon, ob Sie Kleinunternehmer, Ist-Versteuerer oder sonstige Einstellungen in der Buchungsperiode hinterlegt haben). Diese können Sie daraufhin prüfen und speichern.
Beleg direkt verbuchen
Sie können optional das Buchungsdatum, den Titel des Beleges und eine Buchungskategorie festlegen. Der Titel des Beleges wird als Buchungstext in der späteren Buchung verwendet.
Die Buchungskategorie wird für das Vorbelegen der Konten im Buchungsdialog benutzt. So geht dann später das Verbuchen des Beleges noch schneller von der Hand, da bereits einige Felder, wie das Buchungsdatum, der Buchungstext und die Soll- und Habenkonten für Sie vorausgefüllt sind. Außerdem werden zusätzliche „passende Buchungsvorschläge“ im Buchungsassistenten des Buchungsdialoges angezeigt.
Fehlt nur noch der Betrag und Mehrwertsteuercode und schon sind Sie fertig mit Ihrem Buchungssatz.
Mit Klick auf „Verbuchen…“, können Sie den Beleg direkt verbuchen. Mit dem „Speicher“-Button, können Sie Ihre gemachten Angaben speichern und kommen in die Belege-Inbox zurück.
Warum sollte ich einen Beleg als Rechnung erfassen?
Wenn Sie den hochgeladenen Beleg als Rechnung erfassen,
erscheint dieser in der Offenen-Posten-Liste (OPL),
der Übersicht aller Rechnungen und kann als Rechnung einem
Bankumsatz zugeordnet werden.
Somit haben Sie die vollständige Übersicht über Ihre Zahlströme und können Ihre Bankumsätze schneller verbuchen. Denn Kontolino! sucht die passenden Rechnungen zu Ihren Bankumsätzen und schlägt diese in einer Liste vor. Sie müssen nur noch den passenden Vorschlag auswählen, die vorgeschlagene Buchung kontrollieren und speichern und sind schon fertig.
Verbuchen Sie einfach Ihren Beleg über den Verbuchungseditor, dann wird dieser nicht als Rechnung und somit auch nicht in der Offenen-Posten-Liste (OPL) geführt. Dies kann aber immer dann nützlich sein, wenn Sie den Betrag s
Sie können in Kontolino! Gutscheine anfordern. Gutscheine können Sie an Ihre Bekannten, Ihre Lieferanten, Ihre Kunden usw. weitergeben, die auch Selbstbucher sind oder werden wollen.
Dadurch haben Sie selbst und Ihre Kunden Vorteile:
Für Sie verlängert Sich Ihre Laufzeit des aktuellen Paketes für 2 Monate und
Für Ihren vermittelten Neukunden ebenfalls.
Wie fordern Sie einen neuen Gutschein an?
Dazu gehen Sie unter dem Menüpunkt Mein Konto –> Meine Gutscheine. Dort sehen Sie auf der rechten Seite einen Button „Neuen Gutschein anfordern“. Sie klicken auf diesen Button, daraufhin können Sie bereits Ihren neuen Code sehen, wie lange dieser gültig ist und eine Bezeichnung. Die Bezeichnung können Sie, wenn Sie wollen, ändern. Geben Sie hier eine für Sie aussagekräftige Bezeichnung ein, wenn Sie das wünschen. Bestätigen Sie den Vermittlungsgutschein mit dem Button „Anfordern“.
Daraufhin kommen Sie auf die Übersichtsseite zurück und sehen hier Ihre zur Verfügung stehende Gutscheine. Diese angeforderten Gutscheine können Sie an interessierte Bekannte weitergeben.
Wie werden Gutscheine eingelöst?
Sobald Ihr vermittelter Bekannter sich für einen Paketkauf von Kontolino! entschließt, kann Ihr Bekannter direkt beim Paketkauf den Gutscheincode eingeben. Wenn der Paketkauf erfolgreich abgeschlossen wurde, erhalten Sie und Ihr Bekannter von Kontolino! eine Informationsmail. Darin wird Ihnen mitgeteilt, dass Ihre Paketlaufzeit um 2 Monate verlängert wurde. Auch Ihr Bekannter bekommt eine zusätzliche Mail, in dem die Einlösung des Gutscheines bestätigt wird und auch seine Paketlaufzeit statt 12 Monate gleich 14 Monate beträgt.
Vermittelte Kontolino!-Pakete
Sie können in Kontolino! jederzeit einsehen, wie viele Pakete Sie bereits vermittelt haben. Dabei können Sie zusätzlich erkennen, wie sich Ihre Paketlaufzeiten damit verlängert haben.
Worauf warten Sie noch?
Empfehlen Sie uns gleich weiter und profitieren Sie selbst davon!
Sie können in Kontolino! jederzeit Ihr Passwort ändern. Dazu gehen Sie auf den Menüpunkt „Mein Konto“ –>“Passwort ändern“.
Nachstehend haben wir einige wichtige und interessante Informationen zu Passwörtern in Kontolino! zusammengetragen.
Anforderungen an ein Passwort in Kontolino!
Bei der Neuanlage oder Änderung von Passwörtern akzeptiert Kontolino! nur solche Passwörter, die den folgenden formalen Kriterien entsprechen:
Mindestens 6 Zeichen lang, nicht länger als 15 Zeichen
Mindestens 1 Großbuchstabe enthalten
Mindestens 1 Ziffer oder Sonderzeichen enthalten
Diese Regeln sollen dazu beitragen, dass Sie sich möglichst Passwörter ausdenken müssen, die nicht allzu leicht zu erraten sind. Natürlich sollten Sie versuchen, Ihr Passwort stets so zu wählen, dass Sie nicht aus dem Geburtstag Ihrer Mutter und dem Kosenamen Ihres Meerschweinchens bestehen. So sind die formalen Kriterien zwar erfüllt, aber solch ein Passwort ist für jemanden, der Sie näher kennt, relativ leicht zu erraten.
Maßnahmen zur Sicherheit von Passwörtern
Wir tun unser Möglichstes, den Passwortschutz in Kontolino! sicher zu gestalten. So speichern wir Ihr Passwort nicht im Klartext ab, sondern verschlüsselt. Vor der Verschlüsselung werden noch Buchstaben und Ziffern in das Passwort eingemischt (sog. Salting), sodass selbst eine Entschlüsselung des abgespeicherten Passwort-Hashes nicht zum Passwort zurück führt, solange nicht auch die Beimischung bekannt ist.
Das hat natürlich auch zur Folge, dass wir Ihr Passwort auch nicht auslesen können. Wenn Sie also Ihr Passwort vergessen haben, hilft nur, dieses zurücksetzen zu lassen.
Wenn Sie das Gefühl haben, Ihr Passwort sei in falsche Hände geraten, sollten Sie das Passwort zurücksetzen lassen. Dabei wird Ihr Passwort durch ein neues ersetzt. Dieses wird an Ihre E-Mail-Adresse versandt, sodass ein eventueller Eindringling nur dann auch Ihr neues Passwort kennen kann, wenn er auch Zugriff auf Ihr E-Mail-Konto hat. Dieses Problem können Sie zudem entschärfen, indem Sie sofort nach dem Zurücksetzen des Passworts selbst ein neues Passwort erfassen. Damit haben Sie auf jeden Fall wieder die Alleinherrschaft über Ihr Benutzerkonto erlangt.
Sie haben in Kontolino! verschiedene Möglichkeiten sich die Software für Ihre Bedürfnisse selbst anzupassen. Dazu gehen Sie unter den Menüpunkt „Mein Konto“ und dann unter „Mein Profil“ . Gehen wir die Punkte des nun erscheinenden Bildschirms von oben bis unten durch:
Unter Hilfetexte, werden die Texte verstanden, die angezeigt werden, sobald man mit seiner Maus über Menüpunkte oder Felder geht. Am Anfang sind diese praktisch, da sie nützliche Zusatzinformationen enthalten (z. B. weitere Informationen zu den einzelnen Konten – was buche ich wohin). Mit der Zeit können diese Pop-up-Hinweise aber nervig sein. Dann können Sie hier den Haken herausnehmen und die Texte werden nicht mehr aufpoppen.
In Ihrer Übersicht, die direkt nach dem Anmelden in Ihrer Online-Buchhaltungssoftware Kontolino! erscheint, gibt es ein „Erste-Schritte-Assistent“, der Ihnen den ersten Einstieg in Kontolino! erklärt. Sobald Sie diese gemacht haben, können Sie den ganzen Assistenten hier ausschalten und er verschwindet aus Ihrer Übersicht und macht Platz z. B. für Kontosalden, die Sie Sich hier anzeigen lassen können.
Wie viele Buchungen wollen Sie immer im unteren Bereich im „Buchungen erfassen“-Fenster gelistet sehen? Die letzten 10, 20 oder 30? Entscheiden Sie das ganz individuell hier.
Soll im Buchungsjournal der Brutto- oder Nettobetrag angezeigt werden? Der Vorteil des Nettobetrages: Sie sehen genau, welcher Betrag auf welches Konto gebucht wurde. Der Vorteil des Bruttobetrages: Sie Suchen eine Differenz zwischen Buchhaltung und Kontoauszügen Ihrer Bank? Hier bietet Sich die Bruttobetragsansicht an.
Newsletter: Bei Interesse, können Sie hier einfach einen Haken setzen und abspeichern. Schon erhalten Sie etwa einmal im Monat einen Newsletter an Ihre E-Mail-Adresse gesandt. So gehen Ihnen keine neuen Features von Kontolino! durch die Lappen – und Sie erhalten wichtige Gesetzesänderungen mitgeteilt und noch viel Wissenswertes rund um die Buchhaltung völlig kostenfrei in Ihr E-Mail-Postfach geschickt. Sie können nicht nur in unserer Buchhaltungssoftware als Kunde den Newsletter abonnieren sondern auch einfach als Interessent über unser Newsletter-Formular.
Sie Sehen, Sie können Kontolino! mit diesem Menüpunkt ein Stück weit an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen.
Unter Einheiten können Sie in Kontolino! für Ihre Produkte / Dienstleistungen alle Einheiten, die Sie benötigen einmal festlegen. Unter Einheiten versteht man zum Beispiel Stück, Stunde, Kilogramm, Palette usw. – Ihre kleinste Verkaufsgröße eines Produktes / Dienstleistung.
Einmal erfasst, können Sie Ihre abgespeicherten Einheiten in den Produkten / Dienstleistungen jederzeit bequem aufrufen und wiederverwenden.
Kontolino! stellt Ihnen bereits die gängigsten Einheiten zur Verfügung. Dabei orientiert sich Kontolino! an dem offiziellen UN/CEFACT UnitCode. Um Ihre Rechnung als XRechnung bzw. ZUGFeRD-Rechnung nutzen zu können, muss der UnitCode in Kontolino! hinterlegt sein. Bei den bereits angelegten Einheiten ist dies in Kontolino! bereits der Fall. Und im Normalfall, sollten Sie mit den bereits hinterlegten Einheiten auskommen. Nichts desto trotz, haben Sie die Möglichkeit selbst neue Einheiten anzulegen.
Neue Einheiten anlegen
Um neue Mengeneinheiten anzulegen, gehen Sie auf den Menüpunkt „Faktura“ — „Einheiten“. Klicken Sie dann auf den Eintrag „neue Einheit“. Daraufhin kommen Sie auf einen neuen Bildschirm.
Hier sind nur drei Einträge notwendig:
das Kürzel,
die Bezeichnung und
der offizielle UnitCode.
Dabei ist der UnitCode optional. Diesen müssen Sie allerdings ausfüllen, wenn Sie Ihre Rechnung später als XRechnung, bzw. ZUGFeRD-Rechnung nutzen wollen. Sie können den Code auf der offiziellen Seite der UN nachschlagen. Dort können Sie die aktuelle Liste mit allen definierten Einheiten als Excel-Tabelle herunterladen und den von Ihnen benötigten UnitCode herausfinden und dann in Kontolino! eintragen.
Schon sind Sie fertig. Sie können nun in Ihren anzulegenden Produkten / Dienstleistungen jederzeit die neu angelegte Einheit auswählen.
Zahlungskonditionen dienen dazu, Ihrem Kunden auf der Rechnung mitzuteilen,
ob Ihre Rechnung schon bezahlt wurde, oder
bis wann diese auf welche Art zu zahlen ist.
Unter dem Menüpunkt „Faktura“–>“Zahlungskonditionen“ erscheint nun zunächst ein Übersichtsdialog. Hier sehen Sie, nach einem Klick auf den Button „Suchen“, alle bereits angelegten Zahlungskonditionen. Daraufhin können Sie die einzelnen Zahlungskonditionen bearbeiten oder löschen.
Mit einem Klick auf den Button „Neu…“, können Sie eine neue Zahlungskondition hinzufügen. Sie sehen folgenden Dialog vor sich:
Als erstes vergeben Sie einen griffigen Namen für Ihre Zahlungskondition. Mit diesem Namen wählen Sie auf Ihrer Rechnung die passende Zahlungskondition aus.
Mit der Art wählen Sie aus, um welchen grundsätzlichen Zahlungstyp es sich handelt. Dieses Feld ist optional zu befüllen.
Sollten Sie Ihrem Kunden erlauben, per Überweisung zu zahlen, tragen Sie nun Ihre Bankverbindung ein. Mit dem Aktivieren des Häkchens „GiroCode auf Rechnung drucken“, können Sie einen GiroCode auf Ihrer Rechnung erzeugen.
Was ist ein GiroCode?
GiroCode ist technisch gesehen eine spezielle Form von einem QR-Code. QR ist eine Abkürzung für „Quick Response“, auf deutsch also „schnelle Antwort“. Dieser besteht aus schwarzen und weißen Feldern und jede moderne Kamera (egal ob Smartphone, Tablet oder eine App) kann diesen Code auslesen und verarbeiten. Der GiroCode ist in der deutschen Bankenlandschaftweit verbreitet und ermöglicht es, den QR-Code auf einer Rechnung oder einem Überweisungsträger z.B. mit einem Smartphone abzufotografieren. Dabei werden die kompletten Daten für eine Überweisung fertig im Überweisungsdialog Ihrer Bank ausgefüllt. So ziemlich jede Bank in Deutschland unterstützt diesen Code in ihrem Online- bzw. mobilen Banking-Apps.
Wozu nutzt Kontolino! den GiroCode?
Kontolino! erzeugt für Sie auf Wunsch einen GiroCode für Ihre Rechnungen. Darin enthalten sind alle Daten, die Ihr Kunde für eine Überweisung benötigt. So muss Ihr Kunde keine Rechnungsdaten mehr in seine Banking-Anwendung eintippen, um Ihre Rechnung zu bezahlen:
Stattdessen meldet sich Ihr Kunde bei seiner Banking-Anwendung an,
geht wie bisher auch in die Überweisungsfunktion,
wählt dort die Option QR-Scanner aus,
hält seine Kamera über den GiroCode auf Ihrer Rechnung.
Daraufhin übernimmt die Banking-Anwendung alle Informationen der Rechnung in die Überweisung.
Ihr Kunde muss diese nur noch prüfen und freigeben.
Was ist der Vorteil eines GiroCodes? Zum Einen gehen Überweisungen für Ihre Kunden so – wie der Name „Quick Response“ schon sagt – viel schneller. So ist die Motivation für Ihre Kunden sehr viel größer, die Rechnung gleich mit ein paar Klicks zu bezahlen anstatt sie erst einmal auf einen Stapel zu legen – so bekommen Sie Ihr Geld womöglich deutlich schneller! Auf der anderen Seite werden Abtippfehler beim Betrag, der Kontonummer etc. verhindert. Und für Sie ist der Zahlungseingang zu Ihrer Rechnung eindeutig und schnell zuordenbar. Denn der GiroCode enthält Ihre Rechnungsnummer und fügt diese in die Betreffzeile der Überweisung ein.
Wird der GiroCode automatisch von Kontolino! in Ihre Rechnung eingefügt?
Nein, Sie haben die Wahl. Sie können die Option für Sich nutzen, aber auch ausgeschaltet lassen. Natürlich können Sie Sich auch jederzeit umentscheiden. Und das praktische: Sie haben die Option bei jeder Zahlungskondition. Denn wenn Sie sowieso das Geld per Lastschrift einziehen oder bereits bar erhalten haben, dann ist der Code überflüssig.
Was ist in einem GiroCode enthalten?
Der GiroCode umfasst nur die Informationen, die Ihr Kunde für das Ausfüllen einer Überweisung an Sie benötigt. So kryptisch ein QR-Code aussehen mag, es ist wirklich nur eine maschinenlesbare Form von ganz normalem Text. Beim GiroCode ist das vor allem die IBAN des Kontos, auf das überwiesen werden soll, sowie der Verwendungszweck, Name des Kontoinhabers und der Betrag. Es gibt noch ein paar Felder mit technischen Informationen wie etwa dem verwendeten Zeichensatz. Und das war es schon. Kontolino! stellt in das Feld Verwendungszeck folgende Informationen:
Rechnungsnummer und -datum
Name des Kunden
So haben Sie beim Verbuchen der Zahlungseingänge stets die nötigen Informationen, die Sie zur Zuordnung der Zahlung zu einer Rechnung brauchen.
Weitere Felder
Weiter können Sie nun Ihre Zahlungsfrist in Tagen und evtl. ein Skontosatz einfügen. Danach können Sie Ihren Text formulieren. Mit dem Button „Einsetzen“, können Sie Variablen auswählen und in Ihren Text einfügen.
Wie das genau geht?
Sie wollen z. B. auf Ihrer Rechnung später angedruckt sehen: „Zahlbar bis zum“ und das das errechnete Fälligkeitsdatum aus Rechnungsdatum und sagen wir 14 Tagen. Tippen Sie zunächst einfach Ihren Text: Z. B. „Zahlbar bis zum“ und klicken dann auf den Button „Einsetzen“. Wählen Sie nun in diesem Beispiel den Eintrag „Fälligkeitsdatum der Rechnung“ aus. Kontolino! setzt die entsprechende Variable in Ihrem Text ein und auf der Rechnung steht dann der korrekte Text.
Nun können Sie den Gültigkeitsbereich für Ihre neue Zahlungskondition angeben: entweder sind diese für Ausgangsrechnungen oder für Storno- bzw. Korrekturrechnungen oder eben für beide gültig. So können Sie Ihre Auswahlliste so anpassen, dass diese auch für die entsprechende Rechnungsart Sinn macht. Denn ein „zahlbar in 14 Tagen“ macht auf einer Stornorechnung berstimmt keinen Sinn.
Mit Klick auf „Speichern“ haben Sie Ihre Zahlungskondition angelegt.
Unter Produkte können Sie in Kontolino! alles eingeben, was Sie Ihrem Kunden in Rechnung stellen. Egal ob Sie Waren ausliefern, selbst Produkte erstellen und versenden oder Dienstleistungen erbringen, die Sie in Rechnung stellen. Hier erfassen Sie alle Ihre Tätigkeiten, die Sie regelmäßig in Rechnung stellen.
Einmal erfasst, können Sie Ihre abgespeicherten Produkte in den Ausgangsrechnungen jederzeit bequem aufrufen und wiederverwenden.
Der Menüpunkt „Produkte“
Der Menüpunkt „Faktura“ –> „Produkte“ dient Ihnen
als zentrale Übersicht, über Ihren Artikelstamm. Natürlich können Sie hier auch Ihre Dienstleistungen, die Sie anbieten erfassen.
zum Bearbeiten von bereits angelegten Produkten (z. B. bei Preisanpassungen) und
zum Erfassen neuer Produkte.
Beim Aufruf des Menüeintrags, kommen Sie als erstes auf ein Suchfenster. Hier können Sie, wenn Sie auf „Suchen“ klicken, alle Ihre Produkte/Dienstleistungen einsehen, die Sie bereits angelegt haben. Klicken Sie doppelt auf einen Eintrag oder gehen hinten auf das Bleistiftsymbol können Sie den Eintrag bearbeiten (z. B. weil sich der Preis geändert hat). Sie können auch in der Ansicht ein Produkt löschen (das Mülleimer-Icon), falls Sie dieses Produkt nicht mehr benötigen.
Mit dem Button „Neues Produkt“ können Sie ein neues Produkt, eine neue Dienstleistung anlegen. Dazu kommen Sie auf einen neuen Bildschirm.
Ein neues Produkt bzw. neue Dienstleistung anlegen
Unter dem Menüpunkt „Faktura“ –> „Produkte“ können Sie neue Produkte anlegen. Dazu klicken Sie auf den Button „Neues Produkt“
Danach kommen Sie auf einen neuen Bildschirm:
Nun können Sie zunächst eine neue Nummer für Ihr Produkt/Ihre Dienstleistung eingeben und die genaue Beschreibung Ihres Produktes / Ihrer Dienstleistung. Bei der Beschreibung Ihres Produktes / Ihrer Dienstleistung können Sie bei Bedarf selber die Zeilenumbrüche bestimmen. Geben Sie hierfür direkt in der Bezeichnung den Text mit Ihren gewünschten Zeilenumbrüchen ein. Wenn Sie keine Zeilenumbrüche eingeben, wird von Kontolino! nach Platzangebot auf der Rechnung automatisch ein Zeilenumbruch vorgenommen.
Als nächstes geben Sie den gültigen Mehrwertsteuersatz für Ihr Produkt an. Hier haben Sie drei Einträge als Auswahl:
steuerfrei
ermäßigter Satz oder
normaler Satz.
Je nach Leistungsdatum (Stichwort Mehrwertsteuersenkung im Zusammenhang mit Corona) und Kundenland (innerhalb Deutschlands, der EU oder Drittland) ergibt sich dann auf der Rechnung der jeweils anzuwendende Mehrwertsteuersatz.
Als nächstes können Sie eine Einheit angeben (z. B. Stück, Stunde, Kilogramm). Sollte Ihre Einheit nicht vorhanden sein, können Sie weitere Einheiten unter dem Menüpunkt „Einheiten“ anlegen.
Fehlt noch der Einzelpreis. Hier haben Sie die Wahl diesen als Brutto- bzw. Nettopreis angeben zu können. Das hat für Sie den Vorteil, dass wenn Sie bestimmte Verkaufspreise (z. B. 0,99 €,) definieren wollen, diese als Bruttowert angeben können. So entfällt für Sie lästige Umrechnerei und nebenbei sind so ohne Rundungsdifferenzen alle Bruttopreise für Sie darstellbar. Die Umrechnung auf den Nettowert für die korrekte Rechnungsstellung übernimmt Kontolino! direkt beim Erstellen der Rechnung für Sie.
Zusätzlich können Sie eine Kostenstelle angeben, die mitverbucht werden soll (ab dem Paket Kontolino! Classic). Dies ermöglicht Ihnen detaillierte Auswertungen.
Nun fehlt noch ein Haken, falls es sich um einen Dienstleistung handelt. Auch dies hat Auswirkungen auf den bei der Rechnung anzuwendenden Mehrwertsteuersatzes.
Schon haben Sie ein neues Produkt bzw. eine neue Dienstleistung angelegt. Diese können Sie nun in Ihren Ausgangsrechnungen jederzeit auswählen und in Rechnung stellen.
Produkte importieren
Wenn Sie schon eine Datenbank oder. z.B. ein Spreadsheet mit Ihren Produkten und Dienstleistungen vorliegen haben, können Sie diese auch mittels einer CSV-Datei nach Kontolino! importieren.
Unter dem Menüpunkt „Faktura“–>“Produkte“ finden Sie den Eintrag „Produkte importieren“. Ziehen Sie hier einfach Ihre CSV-Datei auf die Wolke und Kontolino! liest die Datei ein und legt für jede Zeile ein neues Produkt an.
Ihre CSV-Datei muss den im Folgenden beschriebenen Aufbau haben, damit der Import klappt. Zunächst ist das Trennzeichen zwischen den Spalten ein Semikolon (;). In jeder Zeile Ihrer Datei steht genau 1 Produkt, und die Datei hat keine Überschriftszeile.
Die Felder einer Zeile sind (in genau dieser Reihenfolge):
Artikelnummer. Dies ist entgegen der Bezeichnung eine Zeichenkette und sollte in doppelte Anführungszeichen eingeschlossen werden. Das Feld kann leer sein
Bezeichnung des Artikels bzw. der Dienstleistung. Hier sollten Sie ebenfalls doppelte Anführungszeichen nutzen. Dieses Feld kann zwar leer gelassen werden, aber das macht vermutlich herzlich wenig Sinn
Einzelpreis Netto. Wie bei Beträgen in Euro üblich ist das eine Zahl mit maximal 2 Nachkommastellen. Bitte nutzen Sie hier den Punkt als Dezimaltrenner, also z.B. 8.56 für den Betrag 8,56 €. Hier darf kein Leerzeichen oder gar Eurosymbol etc. vorkommen. Auch Anführungszeichen sind für diese Spalte nicht erforderlich
Mengeneinheit. Dieses Feld kann leer sein. Wenn Sie eine Mengeneinheit nutzen möchten, muss diese in Kontolino! bereits existieren. In dieser Spalte schreiben Sie dann das Kürzel, das Sie in Kontolino! für die gewünschte Mengeneinheit angelegt haben, z.B. ‚Stk.‘ für Stück. Achten Sie darauf, dass das Kürzel komplett identisch ist, also mit oder ohne Punkt, genau wie in Kontolino!. Wenn eine Einheit nicht gefunden wird, bleibt sie im importierten Produkt leer. Auch hier sollten sie das Kürzel in doppelte Anführungszeichen einschlißsen
Dienstleistung? In bestimmten Geschäften im europäischen Umfeld ist die MwSt-Besteuerung für Dienstleistungen anders als für Gegenstände. Wenn es sich bei der importierten Zeile um eine Dienstleistung handelt, schreiben Sie in dieses Feld eine 1, alle anderen Werte oder eine leere Spalte wird als „Nein“ interpretiert
MwSt-Satz. Mit dieser Spalte geben Sie an, ob der Artikel oder die Leistung mit MwSt belegt ist, und ob der ermäßigte oder der normale Steuersatz zur Anwendung kommt. Bitte beachten Sie hier, dass hier nicht der Steuersatz anzugeben ist, sondern einer dieser Werte. Welcher tatsächliche Steuersatz bei der Fakturierung zur Anwendung kommt, wird erst bei der Rechnungsstellung entschieden (Faktoren sind hier z.B. der Leistungszeitpunkt, das Empfängerland oder der MwSt-Modus der Rechnung)
1 = normaler Steuersatz (derzeit 19%, bzw. während der Corona-Absenkung 16%)
2 = reduzierter Steuersatz (derzeit 7% bzw. 5%)
Erlöskontonummer. Wenn Sie im Produkt eine bestimmte Erlöskontonummer hinterlegen möchten, etwa, weil Sie dieses Produkt gesondert aufzeichnen möchten, stellen Sie in dieser Spalte die Kontonummer ein. Die Kontonummer sollte in Anführungszeichen angegeben werden. Kontolino! prüft beim Import nicht, ob dieses Konto existiert oder ob es tatsächlich ein Erlöskonto ist! Das Feld kann leer gelassen werden, Kontolino! bucht dann immer auf das allgemeine Umsatzerlöskonto.
Kostenstelle. Wenn Sie den Verkauf dieses Produkts auf eine Kostenstelle buchen möchten, geben Sie hier das Kürzel bzw. die Nummer Ihrer Kostenstelle ein. Dieses Feld kann leer sein, muss aber, wenn es gefüllt ist, in doppelten Anführungszeichen stehen. Wenn beim Import keine Kostenstelle mit dieser Nummer bzw. Kürzel existiert, bleibt sie leer.
