Belegvorlagen und Rechenblätter

Hier finden Sie einige Arbeitshilfen, mit denen Sie wichtige Geschäftsfälle einfach vorbereiten und verbuchen können. Die hier verlinkten Dokumente sind entweder PDF-Formulare für Eigenbelege oder Excel-Arbeitsmappen, mit denen Sie die zu verbuchenden Beträge ausrechnen können.

Auf allen Belegen finden Sie Hinweise dazu, auf welchen Konten in den Kontenrahmen IKR, SKR 03 und SKR 04 der jeweilige Geschäftsfall zu verbuchen ist. Besonders schnell und einfach geht das Verbuchen natürlich in unserer Buchhaltungssoftware Kontolino!, aber Sie können die Belege auch mit jedem anderen Buchführungssystem nutzen.

Sie sind Anfänger in der Buchhaltung und sind sich unsicher, welche Schritte Sie nach und nach zur fertigen Umsatzsteuervoranmeldung machen müssen? Dann hilft Ihnen bestimmt unsere Checkliste weiter. Hierin sind alle Schritte im Detail nacheinander aufgeführt mit Hinweisen, wie Sie am Besten Ihren Ordner strukturen, welche Belege Sie benötigen und wo Sie welche Schritte im Kontolino! finden.

Die Bewirtung von Geschäftspartnern und Kunden muss in bis zu 4 Buchungssätzen verbucht werden. Zudem hat der Fiskus sehr genaue Vorgaben gemacht, welche Angaben der Nachweis einer Bewirtung enthalten muss, um nicht beanstandet zu werden. Mehr Informationen zu Bewirtungskosten finden Sie uch in unserem Blog-Artikel „Wie Sie Bewirtungskosten verbuchen„. Hier können Sie sich einen Bewirtungsbeleg herunterladen (PDF), der allen gesetzlichen Vorgaben gerecht wird, und auf dem Sie die zu bebuchenden Konten für alle Fälle ablesen können.

Hier finden Sie die offizielle Aufstellung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen für Dienstreisen ins Ausland, herausgegeben vom Bundesfinanzministerium.

Wenn Sie für Ihre geschäftlichen Angelegenheiten den heimischen Telefonanschluss mit nutzen, z.B. mit einer zusätzlichen Rufnummer für das geschäftliche Telefon oder Faxgerät, muss der auf die private Nutzung entfallende Anteil als unentgeltliche Wertabgabe von den Betriebsausgaben abgezogen werden. Dazu ermitteln Sie am Jahresende den Privatanteil und verbuchen diesen in einem eigenen Geschäftsvorfall. Mit unserem Excel-Arbeitsblatt können Sie den Privatanteil berechnen und haben zugleich einen Beleg für Ihre Buchhaltung – inklusive Kontierung

Bei der Abschreibung für Anlagegüter orientiert sich der Gesetzgeber an der so genannten „betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer“. Sofern Sie also keine besonderen Gründe dafür vorbringen können, warum ein bewegliches Wirtschaftsgut in Ihrem Betrieb deutlich schneller abgenutzt wird, sollten Sie sich bei der Abschreibungsdauer an diese offiziellen Vorgaben halten und die in den vom Bundesfinanzministerium herausgegebenen Afa-Tabellen aufgelisteten Zeiträume halten.

• Übersichsseite zu den AfA-Tabellen mit Links zu allen vom BMF herausgegebenen AfA-Tabellen
• AfA-Tabelle für die allgemein verwendbaren Anlagegüter (AfA-Tabelle „AV“)

Leasing kann für den Leasingnehmer eine sehr sinnvolle Sache sein, wenn der Leasinggegenstand nicht als Anlagegut beim Leasingnehmer gilt. Dann nämlich ist er kein Betriebsvermögen und die Leasingkosten sind als normale Betriebsausgaben sofort bei Fälligkeit der Leasinggebühren gewinnmindernd absetzbar. Erfüllt der Leasingvertrag jedoch bestimmte Kriterien nicht, ist ein geleastes Wirtschaftsgut als Betriebsvermögen anzusehen und muss über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Das kann unter Umständen eine höhere Steuerlast bedeuten und die gemeinhin zitierten Vorteile von Leasing sind hinfällig. Mit unserem Excel-Arbeitsblatt zur Ermittlung der Aktivierungspflicht von geleasten Wirtschaftsgütern können Sie ganz einfach ermitteln, ob sich ein Leasingvertrag für Sie lohnt oder nicht. Ausserdem finden Sie auf dem Blatt die Konten, auf denen Sie die Anschaffung (Aktivierung) sowie die Abschreibungen verbuchen müssen (IKR, SKR 03 und SKR 04)

Unsere Allzweckwaffe zum Thema Firmenfahrzeuge. In diesem Excel-Sheet finden Sie eine Vielzahl von Blättern zu verschiedenen Themen rund um das Firmenfahrzeug:

• Stammdaten/Anschaffungskosten: Auf dem ersten Blatt tragen Sie die Informationen ein, die auf den folgenden Arbeitsblättern als Basisdaten zur Berechnung dienen, sowie z.b. das Kennzeichen, um die Rechenblätter als Belege für die Buchhaltung verwenden zu können. Auf dieser Seite sind neben einigen Hinweisen zur Behandlung von Fahrzeugen auch die Konten fetsgehalten, auf denen Sie den Kauf eines Fahrzeugs verbuchen.
• Fahrtenbuch: Der Gesetzgeber hat klar definiert, welche Angaben in einem Fahrtenbuch zu machen sind. Diese Seite können Sie als Vorlage für ein handschriftlich geführtes Fahrtenbuch verwenden. Bitte beachten Sie, dass das Finanzamt ein in einem Tabellenkalkulationsprogramm geführtes Fahrtenbuch Nicht anerkennt! Ein Fahrtenbuch sollten Sie auch für einen gewissen Zeitraum führen, wenn Sie nicht beabsichtigen, die private Nutzung des Fahrzeugs über die Fahrtenbuch-Methode abzurechnen. Damit können Sie darlegen, dass eine private Nutzung in dem Umfang vorliegt, die für die Abrechnung nach der 1%-Regel notwendig ist.
• Fahrtenbuch verbuchen: Wenn Sie das Fahrzeug nach der Fahrtenbuch-Methode abrechnen möchten, können Sie diese Seite als Beleg für die Verbuchung des Privatanteils am Jahresende nutzen. Hier berechnen Sie den Privatanteil sowie die daraus anfallende Umsatzsteuer für die Privatnutzung. Hier finden Sie auch die Konten, die zur Verbuchung der Privatnutzung sowie der darauf entfallenden Umsatzsteuer relevant sind.
• 1%-Methode: Dieses Blatt dient der Ermittlung des Privatanteils der Kfz-Nutzung nach der 1%-Methode. Hier finden Sie auch die zu bebuchenden Konten für die 1%-Methode. Es wird auch der pauschal anzusetzende Umsatzsteuer-Betrag für die Privatnutzung ermittelt und ausgewiesen.
• Kfz als Gewillkürtes Betriebsvermögen: Bei weniger als zu 50% betrieblich genutzten Fahrzeugen im Betriebsvermögen ist der Privatanteil der Nutzung ebenfalls von den Betriebsausgaben abzuziehen. Mit diesem Arbeitsblatt können Sie die zu verbuchenden Beträge ermitteln und die Seite als Buchungsbeleg nutzen. Hier finden Sie auch die Konten zum Verbuchen der Privatanteile
• EÜR Kürzungsbetrag: Wenn Sie zur Abgabe des amtlichen Vordrucks zur Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) verpflichtet sind, müssen SIe in den Zeilen 62 und 63 des Vordrucks Angaben zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie zu Familienheimfahrten machen. Die hier einzusetzenden Werte sind nicht ganz trivial zu berechnen, und so dachten wir uns, wir bauen Ihnen ein Arbeitsblatt für diesen Zweck, in dem Sie die in den Zeilen 62 und 63 einzutragenden Werte ermitteln können. Bittesehr 😉
• Abschreibung (AfA): Mit diesem Arbeitsblatt ermitteln Sie den Abschreibungsbetrag für die Abnutzung des Fahrzeugs. Dabei wird hier gleich die Unterjährige Abschreibung im Jahr der Abschaffung und im letzten Nutzungsjahr berücksichtigt, wenn Sie auf der ersten Seite das Anschaffungsdatum angegeben haben. Somit sehen Sie auf diesem Beleg den Abschreibungsbetrag für alle Nutzungsjahre und können den Beleg jedes Jahr im Buchführungsordner ablegen. Natürlich finden Sie auch hier die Konten, auf denen Sie die Abschreibungen verbuchen.