In Kontolino! können Sie Ihre Ausgangsrechnungen in verschiedenen Formaten schreiben. Schreiben Sie Ihre Rechnung in Kontolino! als E-Rechnung, können Sie neu zusätzlich Anhänge an Ihre E-Rechnung einfügen. So können Sie z. B. Zeitnachweise, Zeichnungen etc. an Ihre Rechnung hängen und Ihrem Kunden schicken.
Weiter können Sie für alle Rechnungsformate sowohl an Ausgangs- als auch an Eingangsrechnungen „Interne Vermerke“ abspeichern. Diese Vermerke sind rein für Sie intern bestimmt und werden nicht an Ihren Kunden bzw. Lieferanten übermittelt. So können Sie z. B. zur Rechnung abspeichern, dass diese nicht bezahlt werden soll, da die Ware reklamiert wurde und Sie auf eine Ersatzlieferung warten oder ähnliches.
Anhänge / interne Vermerke erfassen
Wenn Sie eine neuen Ausgangsrechnung schreiben, finden Sie neu die nebenstehenden beiden Einträge. Klicken Sie auf den entsprechenden Button, kommen Sie auf eine weitere Seite. Hier müssen Sie einen Titel vergeben, können optional einen erklärenden Text eingeben und eine unbegrenzte Anzahl von Dateien mit einer maximalen Größe von je 2 MB hochladen. Dabei dürfen Sie als Anhang nur bestimmte Datei-Formate verwenden, da nur diese in einer E-Rechnung erlaubt sind. Zu den erlaubten Formaten gehören PDF, CSV, JPG, PNG, ODS, XLSX. Beim Hinzufügen von Dateien als interner Vermerk, können Sie beliebige Dateiformate hochladen.
Anhänge / Vermerke in der Rechnung einsehen
Egal, ob Sie eine Ausgangsrechnung mit Anhang erstellen und versenden, oder eine Eingangsrechnung mit Anhang erhalten. Sie können in beiden Fällen die Anhänge an zwei Stellen sehen:
Zum Einen sehen Sie diese in einem zusätzlichen Tab bei der Ansicht der E-Rechnung. Hier können Sie mit Klick auf das Dokument, dieses öffnen und die Datei ansehen.
Zum Anderen werden die hinterlegten Anhänge bei der fertigen Rechnung angezeigt. Klicken Sie auf den Eintrag, können Sie von dort den Titel, den Text und den Beleg einsehen.
Neben den angezeigten Anhängen bei der fertigen Rechnung sehen Sie auch die internen Vermerke:
Da die internen Vermerke nur für Sie bestimmt sind und reinen Informationscharakter haben, können Sie diese jederzeit verändern, neue Vermerke hinzufügen etc.
Zusammenfassung
Mit der Möglichkeit zur Erfassung von Anhängen bzw. internen Vermerken zu Rechnungen, wächst der Funktionsumfang von Kontolino! wieder um ein ganzes Stück. Zumal dies in den Vorgaben der E-Rechnung umgesetzt wurde und so auch hier verwendet werden kann. Mehr Informationen finden Sie unter anderem in unserem Handbuch auf der Seite „Anhänge / Interne Vermerke„.