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um 08:41:54

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Wie Sie Routineaufgaben (also auch die Buchführung) in den Griff bekommen

Als Selbständiger oder Unternehmer gibt es neben dem eigentlich spannenden Tagwerk tausende Kleinigkeiten zu erledigen, die zwar nicht so spannend sind, aber absolut notwendig:

  • Nachbestellen von Druckerpapier, Toner, Büromaterial, Kaffee oder Büroklammern
  • Post durchgehen und das Wichtige vom Unwichtigen trennen
  • Anstehende Termine im Auge behalten
  • Papierkram wie die Reisekostenabrechnung, den monatlichen Tätigkeitsbericht für einen Kunden erstellen, Rechnungen schreiben
  • Und nicht zuletzt die Buchführung erledigen

Die kleinen Routineaufgaben kosten viel Zeit und damit Geld

Oft ist jede dieser Tätigkeiten für sich genommen in wenigen Augenblicken erledigt – normaler Weise. Dennoch bedeutet auch ein 2-Minütiger Besuch im Webshop des Büromateriallieferanten eine Unterbrechung, die Sie aus dem Zusammenhang dessen reisst, woran sie gerade arbeiten. Das mag manchmal ganz willkommen sein, aber in der Summe bedeuten diese kleinen Ablenkungen eine ganze Menge verlorener Arbeitszeit und Produktivität. Bis man anschliessend wieder weiss, woran man war, und was als nächstes anliegt, gehen wertvolle Minuten ins Land, und die 2 Minuten Papierbestellung kostet 20 Minuten wertvolle Arbeitszeit.

Bündeln Sie Ihre Routineaufgaben

Viel Zeit sparen Sie, in dem Sie nicht jede Kleinigkeit sofort erledigen, sondern sich eine feste Zeit am Tag, in der Woche oder im Monat nehmen, an der Sie Kleinigkeiten erledigen.

Sie sollten Sich Zeiten einplanen, zu denen Sie bestimmte Dinge gebündelt erledigen, z.B.

  • Immer Donnerstags am späten Vormittag bestelle ich Büromaterial, Kaffee und so weiter, dann ist es bis Montag wieder da
  • Jeden Vormittag um elf gehe ich zum Postkasten und sortiere die Post vollständig durch
  • Kurz vor Feierabend  werden alle Briefe kuvertiert und ich nehme sie dann auf dem Nach-Hause-Weg mit zum Briefkasten
  • Jeden ersten Samstag im Monat wird die Buchführung erledigt.  Danach schicke ich die Umsatzsteuer-Voranmeldung ab und überweise sofort die Umsatzsteuer.
  • Wenn ich dann ohnehin im online-Banking angemeldet bin, verschaffe ich mir einen Überblick über meine Bankkonten und die anstehenden Geld-Ein- und -Ausgänge, um ggf. zu wissen, wenn Liquiditätsprobleme zu befürchten sind

Gute Vorbereitung ist wichtig

Natürlich funktioniert das alles nur dann, wenn Sie dafür sorgen, dass zu den eingeplanten Terminen alles Parat ist und entsprechend abgearbeitet wird.

Das einfachste Hilfsmittel dazu ist eine Sammlung von Notizzetteln. Egal, ob Sie einen wirklichen Papierzettel auf dem Schreibtisch liegen haben oder einen virtuellen Notizblock im Smartphone oder Ihrem Rechner führen: Sie sollten sich von anstehenden Aufgaben erst nur eine Notiz an einem festen Ort machen, und sich nicht weiter mit dem Problem belasten, da Sie ja regelmässig eingeplante Zeiten haben, zu denen dann alles bestellt bzw. besorgt wird.

Wichtig: Der Notizzettel ist immer am selben Ort und wird sofort, wenn er abgearbeitet wird, durch einen neuen ersetzt.

Eine noch effektivere Alternative als der Notizzettel ist eine monatliche oder wöchentliche Generalinventur Ihrer Büromaterialien: Zu einem vorbestimmten Zeitpunkt machen Sie einen Rundgang durchs Büro und überprüfen, was für die kommende Woche aufgefüllt oder ersetzt werden muss. Diese Alternative funktioniert nicht für jeden gleich gut: manch einer versucht sich dann, bis zu diesem Termin zu merken, dass ja noch dringend neue Büroklammern gekauft werden müssen – das belastet nur.

Ähnlich verfahren Sie mir Ihrer Tagespost: Wenn ein Brief geschrieben wurde, drucken Sie ihn aus und legen ihn in eine Ablage. Sie können sich sofort dem nächsten Brief oder der nächsten Rechnung widmen. Erst am Ende des Tages kuvertieren und frankieren Sie  die gesammelte Ausgangspost und bringen sie weg. Noch schneller geht es mit bereits vorfrankierten Umschlägen (sog. Plusbrief).

Ziel dieser Übung ist es, den Aufwand für Routinearbeiten wie das Einkuvertieren, Webshop besuchen etc. so zu bündeln, dass Sie wenig „Umschaltzeiten“ zwischen Ihrem Tagesgeschäft und lästiger Routine haben.

Mit der Buchführung machen Sie es ganz genauso: Stellen Sie sich einen Ablagekorb an einen Fixen Punkt. Dort wird über den Monat jeder Tankbeleg, jede Eingangsrechnung und jeder Kassenzettel einfach abgelegt und erstmal vergessen. Erst zum fixen Buchführungstermin arbeiten Sie die Belege alle zusammen ab, verbuchen sie und heften sie ab. Einzige Ausnahmen sind Zahlungstermine, die noch vor dem Buchführungstermin liegen: hier hilft entweder eine Wiedervorlage-Mappe oder ein separater Ablagekorb für die „Heute“-Routine-Tätigkeiten.

Kleine Umstellung mit großer Wirkung

Die Vorschläge in diesem Artikel klingen zunächst mal nicht besonders aufregend. Dennoch können auch kleine Umstellungen im Tagesablauf große Wirkung zeigen: Weniger Unterbrechungen bei der Arbeit am Kundenprojekt oder bei der  Umsetzung von Konzepten bedeuten mehr Kontinuität in der konzentrierten Arbeit. Sie müssen sich weniger Kleinigkeiten merken und haben den Kopf frei für wichtigere Dinge.

Optimierungsmöglichkeiten

Noch einen Schritt weiter können Sie gehen, wenn Sie sich selbst vor möglichen Ablenkungen schützen, die Sie ganz aus der Arbeit herausreissen: der regelmässige Check von Mailkonten und Social Media-Kontakten ist sicherlich das gefährlichste Beispiel für Ablenkungen, die erst mal nur zwei Minuten dauern sollten, und dann doch schnell zu halben Stunden und mehr werden.

Geben Sie sich Zeitfenster für solche Aktivitäten: Immer zur vollen Stunde wird der E-Mail-Eingang angeschaut, die wichtigen Mails sofort bearbeitet, die anderen in der abendlichen „Feiertags-Vorbereitungsrunde“.

Wenn Sie Gefallen an diesen Ideen finden, und sich mit dem Thema Zeitmanagement näher beschäftigen möchten, um Ihren Tagesablauf produktiver zu gestalten, sollten Sie sich einmal die  „Pomodoro-Technik“ ansehen.

 

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