Wie Sie Bewirtungskosten verbuchen

Um ein Geschäft anzubahnen oder ein laufendes Geschäftsverhältins mit einem Kunden oder Partners aufrecht zu erhalten, kann es sehr hilfreich sein, einmal abseits des Büros gemütlich eine gemeinsame Mahlzeit einzunehmen und in gelöster Atmosphäre nicht nur, aber eben auch über’s Geschäftliche zu sprechen. Das weiß auch der Fiskus, und deshalb erlaubt er Ihnen, Aufwendungen für solche Einladungen inklusive Trinkgeldern, Garderobenkosten, Zigaretten etc. zumindest zum größten Teil als Betriebsausgaben anzusetzen.

Wann sind Bewirtungskosten absetzbar?

Bei der Verbuchung von Bewirtungskosten sind einige Besonderheiten zu beachten, damit die Kosten nicht beanstandet werden. In diesem Beitrag wollen wir Ihnen die Behandlung von Bewirtungskosten in der Buchführung (und damit in der Abwicklung mit dem Finanzamt) Schritt für Schritt erläutern, damit Sie sich in Zukunft ganz aufs Geschäft konzentrieren können und keine Probleme mit dem Fiskus bekommen.

Eine Bewirtung muss betrieblich veranlasst sein

Steuerrechtliche Regelungen können – entgegen ihrem Ruf – mitunter sehr schwammig sein. Und hier haben wir direkt ein Beispiel vor Augen: Der Gesetzgeber sagt ganz klar, dass nur betrieblich veranlasste Bewirtungskosten als Betriebsausgaben angesetzt werden können. Eigentlich völlig klar. Aber was ist betrieblich veranlasst? Darf der Unternehmer seinen 50. Geburtstag zum Anlass nehmen, um seine Geschäftspartner und Kunden zu einem Umtrunk einzuladen? Darf zu solch einer Veranstaltung auch ein Schwager eingeladen sein, dessen Firma Kunde oder Lieferant ist?

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Klar ist sicher, dass private Familienfeste nicht als Betriebsausgaben gelten können. Die Konfirmation der Tochter im engen Familienkreise oder die eigene Silberhochzeit ist sicher ein privater Anlass, zu dem Sie zwar Geschäftsfreunde einladen können, aber es sicher schwer haben werden, dies als Betriebsausgaben abzusetzen.

Wie so oft sind Sie bei Bewirtungskosten also in einer Grauzone angelangt, an der es immer wieder mal zu Meinungsverschiedenheiten zwischen Finanzamt und Steuerpflichtigen kommen kann. Genau deshalb hat der Gesetzgeber hier auch versucht, enge und nachvollziehbare Grenzen zu ziehen, aber das ist bei der Frage der betrieblichen Veranlassung ziemlich schwer in objektiv prüfbare Kriterien zu gießen.

Andererseits: Mit extremen Beispielen kann man fast zu jedem Thema ein bedrohliches Szenario zeichnen. Meist ist völlig klar, dass man einen Kunden oder möglichen Kunden zu einem Essen einladen kann, und niemand wird Ihnen einen Strick daraus drehen, wenn sie ihn auch zwei mal einladen. Wie so häufig gilt eben auch hier: wer übertreibt, wird sich Fragen gefallen lassen müssen.

Bewirtungskosten müssen angemessen sein

Wann sind Bewirtungskosten angemessen? Ein Mittagessen beim Italiener um die Ecke zur gemeinsamen Mittagspause dürfte nicht unangemessen sein, aber auch das Anmieten eines Rheindampfers mit Fahrt an der Loreley vorbei mit 4-Gänge Menü und Musikprogramm kann angemessen sein, um einen größeren Abschluss mit Geschäftspartnern aus dem Ausland anzubahnen. In der Frage der Angemessenheit ist Augenmaß gefragt, denn die Sache mit dem Dampfer ist für einen frei schaffenden Webdesigner sicher eine Nummer zu groß, während ein großer Maschinenbauer solche Veranstaltungen durchaus als angemessene Werbemaßnahme ansehen kann. Dennoch spricht nichts dagegen, wenn Sie einen wichtigen Kunden einmal bei einem Sternekoch verwöhnen, wenn er einen wichtigen Anteil an Ihrem Gesamtumsatz beisteuert oder ein entsprechender Auftrag in Aussicht steht. Auch ein guter Wein darf dabei auf der Rechnung stehen.

Die Bewirtungsrechnung als Grundlage für den Buchungssatz

Bewirtungskosten können Sie grundsätzlich nur als Betriebsausgaben von Ihrem Gewinn abziehen, wenn Sie eine Rechnung vom Restaurant vorweisen können. Diese Rechnung muss maschinell erstellt sein und hat einige Mindest-Angaben zu enthalten, um vom Finanzamt anerkannt zu werden. Verwendet das Restaurant ein elektronische Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion, müssen die Rechnungen zusätzlich elektronisch aufgezeichnet und abgesichert (Stichwort TSE) sein. Die Mindestangaben auf der Rechnung sind folgende:

• Datum der Bewirtung
• Genaue Bezeichnung und Anschrift der Örtlichkeit, an der bewirtet wurde
• Ausweis der Umsatzsteuer
• Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID des Gastwirtes
• Vollständige Aufschlüsselung der konsumierten Speisen und Getränke mit Einzelpreisen
• zusätzlich: Handschriftliche Quittierung von Trinkgeldern (siehe dazu weiter unten in diesem Artikel)

Wenn sich die Kosten der Bewirtung ohne Trinkgeld auf mehr als 250 Euro belaufen, muss diese Rechnung zusätzlich die den Namen des steuerpflichtigen bewirtenden Unternehmers enthalten. Dazu muss der Gastwirt ggf. eine schriftliche Rechnung per Post nachschicken, wenn er vor Ort in der Lokation keine entsprechende EDV-Ausstattung hat.

Sie sehen bereits: ein einfacher Abriss vom Bestellblock des Kellners reicht hier nicht aus. Die meisten Restaurants haben eine als Bewirtungsbeleg geeignete Rechnung auf Lager, die sie Ihnen auf Nachfrage ausstellen können.

Zu diesen Angaben des Gastwirts kommen aber noch wichtige zusätzliche Angaben, die Sie selbst machen müssen:

• vollständige Auflistung aller bewirteten Personen, mit Vor- und Zunamen
• Angabe des Vor- und Zunamens der bewirtenden Person (Unternehmer, Vertriebsmitarbeiter…)
• Anlass der Bewirtung (z.B. Projektbesprechung, Akquisegespräch, etc.)
• Tag der Bewirtung
• Ort, Datum und Unterschrift der bewirtenden Person (dies kann auch durch eine digitale Unterschrift oder digitale Genehmigung erfolgen)

Für alle Fälle haben wir hier für Sie einen Vordruck Bewirtungskosten als PDF-Dokument vorbereitet, in dem Sie diese Angaben ebenfalls eintragen können. Zudem finden Sie darauf auch gleich die relevanten Konten zur Verbuchung der Bewirtungskosten.

Beide Dokumente dürfen rein digital vorliegen (von Anfang an oder selber digitalisiert werden). Dabei ist zu beachten, dass diese einen eindeutigen Bezug aufeinander haben und nach Unterschrift bzw. Genehmigung dürfen keine Änderungen mehr möglich sein.

All diese Anforderungen an die Bewirtungsunterlagen werden in einem BMF-Schreiben detailliert beschrieben.

Steuerliche Behandlung der Bewirtungskosten

Abziehbarer und nicht abziehbarer Anteil der Bewirtungskosten

Nicht alle Bewirtungskosten sind abziehbar. §4 Abs 5 Nr. 2 Satz 1 macht hier ganz klare Vorgaben:

(5) Die folgenden Betriebsausgaben dürfen den Gewinn nicht mindern:
2. Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass, soweit sie 70 Prozent der Aufwendungen übersteigen, die nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen und deren Höhe und betriebliche Veranlassung nachgewiesen sind.

Da der Unternehmer oder sein Mitarbeiter in der Regel selbst auch an dem Geschäftsessen teilnimmt, geht der Fiskus davon aus, dass 30% der Kosten privat veranlasst sind. Sie können also nur 70 Prozent der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abziehen.

Behandlung der Vorsteuer

Natürlich können Sie die Vorsteuer aus der Bewirtung von Ihrer Umsatzsteuerschuld abziehen. Das gilt sogar für die Vorsteuer aus dem nicht abziehbaren Anteil. Das heißt, Sie können bei betrieblich veranlassten Bewirtungen den vollen Vorsteuer-Betrag abziehen, auch wenn die Netto-Kosten nur zu 70% als Betriebsausgaben abziehbar sind.

Trinkgeld

Zum guten Ton gehört es im Restaurant, ein Trinkgeld zu geben, wenn man mit der Bedienung und der Qualität der Speisen zufrieden war. Bei Geschäftsessen möchte man zudem nicht als kleinlich dastehen und gibt doppelt gerne Trinkgeld, ohne dabei zu großzügig oder verschwenderisch auszusehen.

Der Fiskus erkennt auch Trinkgelder an, erwartet jedoch einen vom Kellner unterschriebenen Beleg für das Trinkgeld. Eine Kreditartenabrechnung mit gesondertem Ausweis des Trinkgeldes ist ebenfalls in Ordnung (bitte denken Sie immer an die Sache mit dem Thermopapier). Zwar besteht grundsätzlich immer die Möglichkeit, einen Eigenbeleg auszustellen, gerade bei Bewirtungskosten ist jedoch das Finanzamt gerne etwas hellhöriger. Auch wenn es Ihnen vielleicht komisch vorkommt: ein Kellner kennt die Problematik und wird Ihnen das Trinkgeld gerne quittieren – er freut sich ja auch über die Zuwendung.

Trinkgelder sind also – sofern sie im angemessenen Rahmen von etwa 5-15% der Restaurantrechnung liegen – ebenfalls als Betriebskosten ansetzbar.  Was nicht mehr als angemessen gilt, ist natürlich immer diskutierbar, und das Finanzamt hat hier einen gewissen Interpretationsspielraum. Da in unseren Breiten jedoch der grobe Grundsatz „10% der Rechnung“ gilt, dürften Sie mit bis zu 15% ganz gut fahren.

Allerdings mit einem kleinen Haken: Trinkgelder unterliegen nicht der Umsatzsteuer und müssen deshalb gesondert verbucht werden.

Buchungssätze für Bewirtungskosten

Damit wären wir auch schon beim wichtigsten Teil dieses Beitrages: der Frage der Verbuchung in Ihrer Buchführung. Sie ahnen es sicher schon: eine Bewirtungsrechnung mündet in mehreren Buchungssätzen:

• Verbuchung des abziehbaren Anteils der Bewirtungskosten mit Vorsteuer
• Verbuchung des nicht abziehbaren Anteils mit Vorsteuer
• Verbuchung des abziehbaren Anteils vom Trinkgeld
• Verbuchung des nicht abziehbaren Anteils vom Trinkgeld
  (kann die Barzahlung evtl. auch weg gelassen werden, da ja komplett irrelevant für die Buchführung oder Steuer, jedoch muss ja die Kreditkartenabrechnung stimmen, wenn das Trinkgeld per Kreditkarte bezahlt wurde)

Sollkonten für die Buchungssätze

Als Habenkonten kommen hier in erster Linie die Kreditkartenabrechnung oder eine Verbindlichkeit gegenüber dem Gesellschafter (bei Barzahlung aus dem privaten Geldbeutel und nachträglicher Erstattung) in Frage.

Natürlich finden Sie in unserem Buchungsassistenten bereits vorgefertigte Buchungsvorlagen für die abziehbaren und nicht abziehbaren Anteile der Bewirtungskosten. Bei den Bewirtungskosten, sowohl den abziehbaren als auch den nicht abziehbaren, wählen Sie den Vorsteuer-Satz aus, als meist wohl den allgemeinen Satz von aktuell 19%. Kontolino! verbucht dann die Vorsteuer für beide Fälle korrekt. Für das Trinkgeld wählen Sie für beide Anteile „keine MwSt“ aus.

Unsere Buchungshilfe: der Bewirtungsbeleg als PDF

Hier können Sie sich unseren Bewirtungsbeleg als PDF herunterladen. Mit diesem können Sie keine wichtige Angabe zum Absetzen des vergessen. Außerdem finden Sie die Konten aus den Kontenrahmen IKR, SKR03 und SKR04 auf dem Beleg, auf dem Sie die entsprechenden Beträge verbuchen müssen.

Und hier nochmal alles kurz zusammengefasst

Um eine geschäftlich veranlasste Bewirtung zu verbuchen, verlangen Sie im Restaurant eine „Bewirtungsrechung“. Trinkgeld lassen Sie sich vom Kellner quittieren, oder aber, wenn Sie mit der Kreditkarte bezahlen, findet sich der Trinkgeldbetrag meist auch auf dem Kundenbeleg aus dem Kreditkartengerät. Bitte denken Sie auch daran, diese Belege auch noch zu kopieren, wenn sie auf Thermopapier gedruckt wurden.

Zurück im Büro drucken Sie sich unseren Bewirtungsbeleg aus, und tackern diesen mit der Bewirtungsrechnung und evtl. dem Kreditkartenbeleg (und evtl. deren Kopien) zusammen. Dann füllen Sie den Bewirtungsbeleg vollständig aus und berechnen die abziehbaren Anteile der Bewirtungskosten und des Trinkgelds. Diesen Beleg nutzen Sie dann für die Verbuchung der Bewirtung und heften ihn – wenn Sie die Belegnummer darauf vermerkt haben – in Ihren Buchführungsordner – Fertig!

Wenn Sie Kontolino! nutzen, geht die Verbuchung besonders schnell mit dem Buchungsassistenten: Sie wählen dort einfach im Bereich „Betriebliche Aufwendungen“ die Kategorie „Bewirtung und Repräsentation“. Dort finden Sie die Vorlagen:

• Bewirtung – abziehbarer Anteil (70%)
• Bewirtung – nicht abziehbarer Anteil (30%)

Sie legen je zwei Buchungssätze mit pro Vorlage an: je einen für den Betrag der Rechnung ohne Trinkgeld sowie je einen für das Trinkgeld. Bei der Verbuchung des Trinkgelds wählen Sie im Buchungssatz für die Mehrwertsteuer „keine MwSt“ aus.

Wenn Sie diesem Schema folgen, kann bei der Buchführung und mit der Steuer  nichts mehr schief gehen, denn Kontolino! sorgt automatisch für die korrekte Verbuchung der Mehrwertsteuer und damit auch für die Angaben in der Umsatzsteuer-Voranmeldung.