Ach, wäre das schön: endlich kein Papierkram mehr! Diesen Seufzer geht so manchem immer zum Monatsanfang durch den Kopf oder über die Lippen.
Und tatsächlich ist es in Deutschland spätestens seit Inkrafttreten der neuen GoBD zum 1.1.2015 laut Bundesfinanzministerium nicht zu beanstanden, wenn ein Unternehmer seine Buchungsbelege ausschließlich in elektronischer Form aufbewahrt und archiviert, also seine Rechnungen einscannt und die Originale wegwirft. Vor allem größere Firmen und Steuerberater sind glücklich über diese Regelung: werden doch einige Quadratmeter Lagerraum pro Jahr weniger notwendig sein, um die ganzen Papierberge sicher aufzubewahren.
Es gibt natürlich auch noch ein paar weitere Vorteile, wenn Belege, also Rechnungen, Quittungen etc, aber auch Geschäftsbriefe in elektronischer Form vorliegen:
- Auf ein elektronisches Archiv können mehrere Personen gleichzeitig, von praktisch jedem Punkt der Erde aus zugreifen
- Mit geeigneter Software können die Belege per Volltext-Suche recherchierbar gemacht werden („Wie war nochmal die Kundennummer?“)
- Von einem elektronischen Archiv kann man Sicherungskopien machen
Es gibt dabei allerdings ein paar Dinge zu beachten, um nicht eines Tages in unerquickliche Diskussionen mit dem Betriebsprüfer führen zu müssen, auf die ich hier kurz hinweisen möchte.
Lesbarkeit der Belegabbilder
Der Unternehmer muss sicherstellen, dass ein gescanntes Abbild eines Beleges vollständig lesbar ist. Das beinhaltet auch hellgrau in 7pt-Schrift gedruckte Fußzeilen auf dem Briefpapier Ihres Webdesigners, vor allem aber sämtliche rechnungsrelevanten Daten wie Anschriften, Postenpreise, Mehrwertsteuer, USt-IDs etc. Jeder einzelne Scan ist also vom Unternehmer oder seinen Erfüllungsgehilfen (Mitarbeiter, externer Scan-Dienstleister, Steuerberater oder Buchhaltungsbüro) auf Übereinstimmung mit dem Original zu prüfen. Der Fiskus verlangt dazu eine so genannte Verfahrensdokumentation, in der der Ablauf der Qualitätssicherung und Speicherung von Belegen festgehalten ist. Der Betriebsprüfer kann die Vorlage der Verfahrensdokumentation verlangen und wird dies meist schon der Vollständigkeit halber tun.
Sehr problematisch kann eine mangelhafte Qualitätssicherung vor allem dann sein, wenn sich in der Firmware des Scanners bzw. der Schrifterkennungssoftware Fehler mit potentiell fatalen Folgen verbergen. Dieses Thema sollte tatsächlich sehr ernst genommen werden, wenn die Originalbelege tatsächlich vernichtet werden und bei einer Betriebsprüfung wirklich nur noch die gescannte Kopie verfügbar ist.
Aufbewahrungsfrist gilt auch für elektronische Belege
Buchhaltungsbelege müssen in der Regel 10 Jahre aufbewahrt werden. Dabei beginnt diese Frist mit Beginn des Wirtschaftsjahres zu laufen, das auf das jenige folgt, in dem letztmalig ein Geschäftsvorfall zu einem Beleg auftrat. Warum formuliere ich das so gestelzt? Weil dies eine ziemlich komplizierte Fragestellung werden kann.
Nehmen wir mal an, Sie kaufen im Jahr 2016 einen Firmenwagen, schreiben ihn auf 6 Jahre ab und nutzen ihn aber tatsächlich 8 Jahre lang. Noch relativ klar ist, dass die Kaufrechnung des Fahrzeugs mindestens bis Ende 2033 aufbewahren müssen. Die letzte Abschreibgung erfolgt im Jahre 2022, also beginnen die 10 Jahre Archivierungsfrist zum Beginn des Jahres 2013. Aber halt: das Auto wird genutzt bis 2024, und auch bis dahin gewartet, repariert, betankt. Streng genommen läuft also die Aufbewahrungsfrist bis 2035.
Klar ist also, dass wir bei einem Datenträger für ein elektronisches Archiv nicht von einem USB-Stick oder einer DVD vom Discounter sprechen, denn diese Medien sind für solch lange Zeiträume nicht ausgelegt und kein Hersteller wird Ihnen garantieren, dass Daten so lange darauf haltbar sind. Das mindeste, was Sie bei der Nutzung solcher Medien tun müssen, ist, diese regelmäßig auf vollständige Lesbarkeit zu prüfen und rechtzeitig neue Kopien davon anzulegen.
Bitte behalten Sie stets im Hinterkopf: die Verantwortung für diese Daten liegt bei Ihnen als Steuerpflichtigem.
Eine Möglichkeit der Langzeitspeicherung ist die Auslagerung der Dateien in die Cloud, wo sie von Ihrem Dienstleister meist mehrfach und immer wieder gesichert und umkopiert werden, sodass sie stets auf einem funktionstüchtigen und lesbaren Medium liegen. Beachten sollten sie dabei, daß laut GoBD Ihre Buchhaltungsdaten den deutschen Boden nur verlassen dürfen, wenn Sie dies beim Finanzamt beantragt haben. Bei der Wahl Ihres Cloud-Anbieters sollten Sie daher auf die Speicherung der Daten ausschließlich in Deutschland bestehen, auch das EU-Ausland ist hier keine Option, ohne die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchhaltung zu riskieren!
Ein weiterer Aspekt dieser Langfristverfügbarkeit ist die richtige Wahl der Dateiformate. Sie müssen Dateiformate wählen, die auch in 11 oder gar 23 Jahren noch lesbar sein werden. Wenn Sie die IT-Geschichte der letzten 23 Jahre miterlebt haben, horchen Sie an dieser Stelle sicher einmal mit einem kalten Gefühl an der Wirbelsäule auf. Wie hießen doch gleich die Bildformate unserer Lieblingssoftware damals auf dem Amiga oder Atari XL? Wo wird die IT-Landschaft im SoHo-Bereich wohl in 10 Jahren? in 20 sein?
Sicherstellung der Manipulationssicherheit
Das BMF erwartet, dass Belege so abgespeichert werden, dass sie vor Manipulationen sicher sind. Wer sich mit der EDV auskennt, weiß, dass das eigentlich eine völlig unrealistische Forderung ist. Welche Datei kann nicht geändert oder manipuliert werden?
Dennoch erwartet der Fiskus, dass Sie das Unmögliche möglich machen, und die Dateien vor Änderungen schützen.
Am besten geht das, indem Sie ein Archivsystem nutzen, in dem eine Datei nur einmal eingecheckt, aber nie wieder überschrieben werden kann (so arbeitet zum Beispiel unser Produkt Kontolino!). Ein Dropbox-Laufwerk oder eine externe Festplatte sind hier keine geeigneten Ablageorte.
Belege scannen kostet Zeit und Nerven
Klar: wenn ein Archiv mal elektronisch vorliegt, bietet es eine enorme Flexibilität und Potential für große Einsparungen. Vor allem für Geschäftsprozesse, die den Zugriff auf alte Belege erfordern. Ob das nun die Bearbeitung von Reklamationen ist oder die Integration der Kundenhistorie in Ihr CRM-System.
Die Sache hat aber auch ihren Preis. Je nachdem, wie Ihr Maschinenpark aussieht, wird das monatliche Einscannen Ihrer Belege zur zeitfressenden Qual. Nutzen Sie einen preiswerten All-in-One-Drucker mit klapprigem Vorlageneinzug oder gar nur mit einer Scheibe zum Auflegen, wird schnell klar: Sie müssen entweder aufrüsten oder sehr viel Zeit einplanen für Aktivitäten wie Klammern entfernen, Thermo-Zettel glätten und Seiten wechseln. So werden selbst 20 Belege zu einer Beschäftigung, die den Samstag Nachmittag ausfüllt.
Fazit
Elektronische Belege haben viele Vorteile:
- Es entfällt Lagerplatz (denken Sie an das Beispiel mit der 23-jährigen Aufbewahrungsfrist)
- Die Belege lassen sich durch Schrifterkennung und Volltextsuche zum Leben erwecken (Recherche, Nutzung im Vertrieb)
- Der Zugriff auf elektronische Belege ist immer und überall möglich
- Elektronische Abbilder von Belegen sind beliebig kopierbar und können vor dem Verlust gesichert werden (Backup in der Cloud etc)
Dem stehen auch Nachteile und Risiken gegenüber:
- Scannen mit schlechter Hardware oder problematischer Belege (zerknittert, geheftet, wenig Kontrast) kann zeitintensiv sein
- Die Wahl der Archivmedien und Dateiformate ist extrem wichtig
Und so ist es eine Abwägungssache, ob Sie tatsächlich Ihre Originalbelege einscannen möchten, oder ob Ihr Belegarchiv vielleicht gar nicht so groß und auch gar nicht so oft genutzt ist, dass sich der Aufwand lohnt. Natürlich können Sie auch immer eine Mischform wählen, vielleicht auch mal nur für die ersten ein, zwei Jahre: Scannen und die Originale zunächst mal aufbewahren, falls sich Probleme ergeben.
Es gibt – vermutlich noch auf einige Jahre hin – keine Pflicht zur papierlosen Buchhaltung. Sie müssen laut GoBD zwar elektronische Belege elektronisch archivieren, aber Papierbelege dürfen auch weiterhin ganz klassisch im Belegordner aufbewahrt werden.
Für die Wahl einer Buchhaltungssoftware bedeutet das in erster Linie, daß Sie auf jeden Fall ein elektronisches Belegarchiv brauchen, zumindest für Rechnungen, die Sie nur als Mail oder PDF-Dokument erhalten. Dieses Archiv muss den Vorschriften der GoBD gerecht werden (lesen Sie dazu bitte auch unseren Beitrag „Warum Kontolino! kein GoBD-Zertifikat hat“ – eine Software kann nämlich die GoBD niemals alleine einhalten).
Unsere Online-Buchhaltungssoftware Kontolino! bietet Ihnen alles, um alle drei möglichen Formen der Belegarchivierung abzudecken:
- Ablage elektronischer Belege in Kontolino! mit Verknüpfung zum Buchungssatz und klassisches Abheften der Papierbelege in Ihrem Belegordner
- Ablage sowohl der elektronischen als auch der gescannten Belege in der Online-Buchhlatungssoftware und zusätzlich Ablage der Papierbelege im Ordner
- Wie zuvor, aber Vernichten der Papierbelege nach dem Scannen
Letztendlich müssen Sie entscheiden, ob Sie auf Belege noch häufig Zugriff benötigen. In manchen Betrieben sind sie praktisch nur noch wegen der Buchhaltung da, und werden äußerst selten mal aus dem Schrank geholt. In solchen Fällen lohnt sich das ersetzende Scannen vermutlich nicht. Benötigen Sie häufig Zugriff auf Ihre Belege, und sind Sie viel unterwegs, spricht vieles für ein elektronisches Belegarchiv in der Cloud. Wie zum Beispiel in unserer Online-Buchhaltungssoftwäre Kontolino!. Informieren Sie Sich doch einfach über unsere Software:
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