Verbuchen von Umsatzsteuer

Wenn Ihr Gewerbe zum Abzug von Vorsteuer berechtigt ist, stellen Sie auch Ihren Kunden die Umsatzsteuer in Rechnung. Das gilt sowohl für private Kunden, als auch für gewerbliche Kunden im Inland. Für Kunden im Ausland (sowohl innerhalb aus auch ausserhalb der EU) lesen Sie bitte im Abschnitt „Mehrwertsteuer im Auslandsgeschäft“ nach.

Wichtig ist, dass Ihre Rechnung diese Mehrwertsteuer separat ausweist. Zudem sollten Sie auf Ihren Rechnungen stets Ihre Steuernummer sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (VAT-ID) angeben, sofern Sie eine besitzen.

Die Buchhaltungssoftware Kontolino! unterstützt Sie bei der Verbuchung von Mehrwertsteuer-Umsätzen durch so genannte Mehrwertsteuer-Codes. Diese Codes behandeln die Verbuchung von Netto- und Mehrwertsteuerbeträgen im Hintergrund vollautomatisch für Sie. Sie müssen bei der Verbuchung einer Ausgangsrechnung lediglich angeben, welcher Mehrwertsteuersatz zur Anwendung kommt.

Dazu geben Sie zunächst das Ertragskonto an, auf dem der Umsatz zu verbuchen ist, sowie das Gegenkonto, also z.B. das Forderungskonto bei einem Verkauf mit Zahlungsziel, oder das Kassenkonto bei einem Barverkauf. Den Betrag der Buchung erfassen Sie bitte brutto, das heisst inklusive Mehrwertsteuer. Zudem wählen Sie den passenden Mehrwertsteuer-Code aus.

Die Buchhaltungssoftware Kontolino! berechnet den Mehrwertsteuerbetrag automatisch und verbucht die Mehrwertsteuer auf dem entsprechenden MwSt-Konto.

Beispiel:

Sie verkaufen eine Schlagbohrmaschine zum Preis von 289 Euro inklusive Mehrwertsteuer an einen Kunden, der per Rechnung bezahlen wird. Das heisst, Sie haben ab sofort eine Forderung gegen diesen Kunden und gleichzeitig einen Erlös aus dem Verkauf eigener Waren erzielt.

Also buchen Sie den Zuwachs an Forderungen im Soll auf Ihrem Forderungskonto (Im Industriekontenrahmen  ist das das Konto2400) und auf dem Erlöskonto im Haben.

Als Buchungsbetrag geben Sie den Bruttobetrag (also die 289,- €) ein und wählen den passenden Mehrwertsteuer-Code aus. Da eine Schlagbohrmaschine nicht unter die Ausnahmen fallen, die zum reduzierten Satz besteuert werden, ist dies der normale Satz.

Die Buchhaltungssoftware Kontolino! rechnet für Sie den Steuerbetrag aus (46,14 €) und verbucht entsprechend den Nettobetrag auf dem Erlöskonto sowie die Steuer auf dem Umsatzsteuer-Konto. Sie müssen sich nicht weiter damit beschäftigen.

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Brauche ich überhaupt einen Umsatzsteuer-Code für den reduzierten Satz?

Für die meisten Gewerbe spielt der Umsatzsteuer-Code für den reduzierten Satz keine Rolle. Der reduzierte Satz ist nur für einige wenige Produkte oder Leistungen zulässig, die wichtigsten sind hier:

  • Lebensmittel
  • zahnärztliche Leistungen
  • lebende Tiere
  • Pflanzen und Pflanzenteile
  • Kunstgegenstände und Sammlerstücke
  • Theater- und Konzertkarten
  • Rollstühle und sonstige Fortbewegungsmittel für kranke und behinderte Menschen
  • Prothesen o.ä.

Wenn Ihnen das jetzt gar nichts sagt, ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie keinen reduzierten Steuersatz in Rechnung stellen können/müssen.

Die Frage der Steuersätze ist in §12 des Umsatzsteuergesetzes geregelt.

Was, wenn ich Rechnungen mit verschiedenen Mehrwertsteuer-Sätzen ausstellen muss?

Wenn Ihr Gewerbe tatsächlich Umsätze mit Produkten tätigt, die mit dem reduzierten Steuersatz besteuert werden, und Sie darüber hinaus noch normal besteuerte Artikel oder Dienstleistungen verkaufen, kann das durchaus vorkommen.

In diesem Fall müssen Sie zwei oder mehr Buchungen pro Beleg in der Buchhaltungssoftware Kontolino! erfassen. Je einen für die Summe alle reduziert besteuerten und die normal besteuerten Artikel oder Dienstleistungen.

Wie erstelle ich die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) an das Finanzamt?

Sie müssen i. d. R. monatlich oder quartalsweise (je nach Bescheid vom Finanzamt) dem Finanzamt ein Aufstellung aller aufgelaufenen Umatzsteuer- / Vorsteuerbeträge aushändigen. Dies geschieht in der Buchhaltungssoftware Kontolino! vollautomatisch und somit kann die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) per Elster-Online direkt aus Kontolino! heraus an das Finanzamt per Mausklick abgesendet werden. Als Bestätigung erhalten Sie dann das offizielle Sendeprotokoll des Finanzamtes, das in Kontolino! abgelegt wird und jederzeit ausgedruckt oder heruntergeladen werden kann.

Wie verbuche ich die Bezahlung der Umsatzsteuerbeträge vom Finanzamt?

Sie bezahlen nach Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) dem Finanzamt die Umsatzsteuerbeträge. Gegebenenfalls werden diese mit der Vorsteuerforderung verrechnet. Dies müssen Sie natürlich auch in der Buchhaltungssoftware Kontolino! verbuchen. Da dies auf verschiedene Arten möglich ist, haben wir dazu eine extra Seite erstellt, in dem Sie diese Buchungsmöglichkeiten nachlesen können.