Personalaufwendungen verbuchen

Für jeden Beschäftigen ist in der Lohnbuchhaltung ein Lohn- oder Gehaltskonto zu führen, das neben den Personalien und anderen Angaben der Lohnsteuerkarte (Steuerklase, Zahl der Kinder, Konfession) den Tag der Lohnzahlung, den Lohnzahlungszeitraum und die Abrechnungsdaten (Bruttolohn/Bruttogehalt ohne Abzüge und Freibeträge, einbehaltene Lohnsteuer…) enthält. Die in der Lohn- und Gehaltsliste zusammengefassten Einzelabrechnungen bilden dann den Sammelbeleg für die Buchungen in der normalen Buchhaltung.

Personalaufwendungen im engeren Sinne sowie Lohn- und Gehaltsabzüge

Personalaufwendungen im engeren Sinne sind:

  • alle Personalaufwendungen für geleistete Arbeit, einschließlich tariflicher Zuschläge oder vertraglicher Zulagen,
  • alle anderen tariflichen und freiwilligen Zuwendungen an Lohn- und Gehaltsempfängern, z. B. Urlaubsgeld, Ertragsbeteiligungen, Weihnachtsgeld, Mietbeihilfen, Vergütungen für Erfindungen und Verbesserungsvorschläge

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Vom Bruttolohn werden in der Lohnbuchhaltung die gesetzlich einzubehaltenden Abzüge für die Lohnsteuer, die Kirchensteuer und die Sozialversicherungsbeiträge errechnet und abgezogen. Der Nettolohn, der an den Mitarbeiter überwiesen wird, errechnet sich wie folgt:

Bruttolohn/Bruttogehalt

– Lohnsteuer

– Kirchensteuer

– Solidaritätszuschlag

– Arbeitnehmeranteile für Sozialversicherungen (Renten-, Arbeitslosen-, Kranken-, Pflegeversicherung)

= Nettolohn/Nettogehalt

 

Die Bruttolöhne bzw. Bruttogehälter werden als Aufwendungen im Soll gebucht. Die Nettolöhne bzw. – gehälter werden an die Mitarbeiter überwiesen.

Die einbehaltenen Abzüge für die Lohn-, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag und Sozialversicherungen sind erst zum 10. des Folgemonats an das Finanzamt bzw. die Krankenversicherung zu überweisen und haben bis dahin den Charakter einer sonstigen Verbindlichkeit.

Die aktuellen Sätze der Sozialversicherungen erhalten Sie über folgenden Link: www.deutsche-sozialversicherung.de

Lohn- und Gehaltsvorschüsse sind keine Personlaufwendungen, sondern Vorleistungen des Unternehmens, also Forderungen an Belegschaftsmitglieder, die erst im Zeitpunkt der Lohn- und Gehaltszahlungen verrechnet werden.

 

Der buchhalterische Ablauf der Buchungen in Kontolino! für Löhne sieht wie folgt aus:

1. Schritt: Verbuchung der Überweisung der Löhne an die Mitarbeiter in Kontolino!:

IKR SKR03 SKR04
Löhne (Sollseite) 6200 Löhne 4110 Löhne 6010 Löhne
Bank (Habenseite)
2801 Bank 1
2802 Bank 2
2803 Bank 3
1200 Bank 1
1201 Bank 2
1202 Bank 3
1810 Bank 1
1820 Bank 2
1830 Bank 3
zu keinem Umsatzsteuersatz
Im Buchungsassistent ist dies die Vorlage „Löhne“. Ein Klick und alle Konten sind richtig ausgewählt!

2. Schritt: Buchung bei der Lohnzahlung, die die Lohn- und Kirchenlohnsteuer erfasst, sieht wie folgt aus:

Kontenrahmen IKR SKR03 SKR04
Löhne (Sollseite) 6200 Löhne 4110 Löhne 6010 Löhne
abzuf. Lohn- und Kirchensteuer (Habenseite) 4810 Lohn- und Kirchensteuer 1741 Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer 3720 Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer
zu keinem Umsatzsteuersatz
Im Buchungsassistent ist dies die Vorlage „Lohn- und Kirchensteuer bei Lohnzahlung verbuchen (1. Buchung)“. Ein Klick und alle Konten sind richtig ausgewählt!

Die 3. Buchung bei der Weiterleitung des Lohn- und Kirchenlohnsteuerbetrages an das Finanzamt, sieht wie folgt aus:

Kontenrahmen IKR SKR03 SKR04
abzuf. Lohn- und Kirchensteuer (Sollseite) 4810 Lohn- und Kirchensteuer 1741 Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer 3720 Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer
Bank (Habenseite) 2801 Bank 1
2802 Bank 2
2803 Bank 3
1200 Bank 1
1201 Bank 2
1202 Bank 3
1810 Bank 1
1820 Bank 2
1830 Bank 3
zu keinem Umsatzsteuersatz
Im Buchungsassistent ist dies die Vorlage „Lohn- und Kirchensteuer bei der Überweisung ans Finanzamt verbuchen (2. Buchung)“. Ein Klick und alle Konten sind richtig ausgewählt!

 

 

Verbuchung der Überweisung der Gehälter an die Mitarbeiter in Kontolino!:

1. Schritt: Verbuchung der Überweisung der Gehälter an die Mitarbeiter in Kontolino!:

IKR SKR03 SKR04
Gehälter (Sollseite) 6300 Gehälter 4120 Gehälter 6020 Gehälter
Bank (Habenseite)
2801 Bank 1
2802 Bank 2
2803 Bank 3
1200 Bank 1
1201 Bank 2
1202 Bank 3
1810 Bank 1
1820 Bank 2
1830 Bank 3
zu keinem Vorsteuercode
Im Buchungsassistent ist dies die Vorlage „Gehälter“. Ein Klick und alle Konten sind richtig ausgewählt!

2. Schritt: Buchung bei der Gehaltszahlung, die die Lohn- und Kirchenlohnsteuer erfasst, sieht wie folgt aus:

Kontenrahmen IKR SKR03 SKR04
Gehälter (Sollseite) 6300 Gehälter 4120 Gehälter 6020 Gehälter
abzuf. Lohn- und Kirchensteuer (Habenseite) 4810 Lohn- und Kirchensteuer 1741 Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer 3720 Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer
zu keinem Umsatzsteuersatz
Im Buchungsassistent ist dies die Vorlage „Lohn- und Kirchensteuer bei Lohnzahlung verbuchen (1. Buchung)“. Ein Klick und alle Konten sind richtig ausgewählt!

Die 3. Buchung bei der Weiterleitung des Lohn- und Kirchenlohnsteuerbetrages an das Finanzamt, sieht wie folgt aus:

Kontenrahmen IKR SKR03 SKR04
abzuf. Lohn- und Kirchensteuer (Sollseite) 4810 Lohn- und Kirchensteuer 1741 Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer 3720 Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer
Bank (Habenseite) 2801 Bank 1
2802 Bank 2
2803 Bank 3
1200 Bank 1
1201 Bank 2
1202 Bank 3
1810 Bank 1
1820 Bank 2
1830 Bank 3
zu keinem Umsatzsteuersatz
Im Buchungsassistent ist dies die Vorlage „Lohn- und Kirchensteuer bei der Überweisung ans Finanzamt verbuchen (2. Buchung)“. Ein Klick und alle Konten sind richtig ausgewählt!

 

Sozialkosten und andere Personalaufwendungen

Hierbei werden folgende Arten unterschieden:

  • Gesetzliche Sozialkosten: Hierunter fallen die Arbeitgeberanteile und die Arbeitnehmeranteile zu den Sozialversicherungsbeiträgen, sowie die Beiträge zur Berufsunfallversicherung sowie die Umlage für das Konkursausfallgeld
  • Freiwillige Sozialkosten: Hierunter fallen alle Aufwendungen für Altersversorgung (z. B. Pensionsrückstellungen, Pensionskassen) und Unterstützungen, wie Zuweisungen an Unterstützungseinrichtungen, zusätzliche Krankheits- und Unfallunterstützungen, Zuwendungen aus besonderen Anlässen wie Geburten, Eheschließungen, Sterbefälle.
  • Sonstige Personalaufwendungen: Hierunter fallen alle jene Personlaufwendungen, die in den obigen Konten noch nicht erfasst sind, z. B. Aufwendungen für Belegschaftsveranstaltungen, für Dienstjubiläen, Begabtenförderung, Personaleinstellungen, Fahrtkosten- und Umzugskostenerstattungen.

Verbuchung der Sozialkosten als Verbindlichkeiten in Kontolino!:

Kontenrahmen IKR SKR03 SKR04
Sozialkosten (Sollseite) 6400 Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung 4130 Gesetzliche soziale Aufwendungen 6110 Gesetzliche soziale Aufwendungen
abzuf. Sozialversicherungsbeiträge(Habenseite) 484 Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungsträgern 1742Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit 3740 Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit
zu keinem Umsatzsteuersatz
Im Buchungsassistent ist dies die Vorlage „Gesetzliche Sozialabgaben bei Gehältern und Löhnen (1. Buchung)“. Ein Klick und alle Konten sind richtig ausgewählt!

Verbuchung der Zahlung der Sozialkosten per Banküberweisung in Kontolino!:

Kontenrahmen IKR SKR03 SKR04
abzuf. Sozialversicherungsbeiträge (Sollseite) 484 Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungsträgern 1742Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit 3740 Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit
Bank (Habenseite) 2801 Bank 1
2802 Bank 2
2803 Bank 3
1200 Bank 1
1201 Bank 2
1202 Bank 3
1810 Bank 1
1820 Bank 2
1830 Bank 3
zu keinem Umsatzsteuersatz
Im Buchungsassistent ist dies die Vorlage „Gesetzliche Sozialabgaben an Sozialversichungsträger überweisen (2. Buchung)“. Ein Klick und alle Konten sind richtig ausgewählt!

Sachzuwendungen, freiwillige Sozialleistungen und sonstige Verrechnungsposten

Oft erhalten Mitarbeiter Sachzuwendungen (z. B. Käse für den Mitarbeiter in einer Käserei, Überlassung eines Autos über das Wochenende aus dem Fuhrpark des Unternehmens) oder andere freiwillige Sozialleistungen (z. B. verbilligte Darlehen) Diese Zuwendungen und Sozialleistungen  werden entweder gar nicht dem Mitarbeiter belastet oder vom Bruttolohn/Bruttogehalt abgezogen.

Für diese zusätzlichen Sachzuwendungen gelten bestimmte, steuerlich festgelegte Beträge. Werden diese überschritten, sind diese lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.

Sachzuwendungen und Nutzungsüberlassungen (z. B. Überlassung eines Autos über das Wochenende aus dem Fuhrpark des Unternehmens) unterliegen außerdem der Umsatzsteuerpflicht.

Ein Beispiel: Einem Mitarbeiter wird ein Firmen-Pkw überlassen. Diese Nutzungsüberlassung wird mit 300 € incl. Mehrwertsteuer vom Lohn abgezogen. Verbuchung des Beispieles in Kontolino!:

Kontenrahmen IKR SKR03 SKR04
Löhne (Sollseite) 6250 Sachzuwendungen und Dienstleistungen an Arbeitnehmer 4152 Sachzuwendungen und Dienstleistungen an Arbeitnehmer 6072 Sachzuwendungen und Dienstleistungen an Arbeitnehmer
Sonstige Erlöse aus der Nutzung des Pkws (Habenseite) 543 Sonstige betriebliche Erträge 8600 Sonstige Erlöse 4835 Sonstige Erträge
zum normalen Umsatzsteuersatz
Im Buchungsassistent ist dies die Vorlage „Sachzuwendungen an Mitarbeiter zum allgemeinen Steuersatz“. Ein Klick und alle Konten sind richtig ausgewählt!