Beschaffung und Verbrauch von Stoffen verbuchen

Beschaffung von Stoffen

Begriffsdefinitionen:

  • Rohstoffe werden Hauptbestandteil der hergestellten Produkte. Rohstoffe werden dabei be- oder verarbeitet.
  • Fremdbauteile werden von Lieferanten fertig eingekauft und gehen ebenfalls in die hergestellten Produkte ein, z. B. Schlösser, Glühbirnen.
  • Hilfsstoffe sind Nebenbestandteile der fertigen Produkte, die aber zur Erstellung notwendig sind, z. B. Farbe, Leim, Lack, Schrauben, Dichtungen, Drähte.
  • Betriebsstoffe sind kein Bestandteil der fertigen Produkte, werden aber zur Herstellung benötigt, z. B. Schmier- und Reinigungsmittel, Verpackungsmaterial, Büro- und Werbematerial, Schutzkleidung, Brenn- und Treibstoffe, Isolierstoffe, Schutzkleidung.
  • Handelswaren sind eingekaufte Produkte, die ohne verarbeitet zu werden weiter verkauft werden, z. B. Verkauf von Schuhpflegemitteln durch eine Schuhfabrik.

Da weder für die EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) noch für die E-Bilanz die Unterschiede relevant sind. Werden alle diese Stoffe bis auf die Handelswaren in jedem Kontorahmen auf einem Sammelkonto gebucht:

Kontolino!-Konten (Sollseite) hierfür sind

Stoffart IKR SKR03 SKR04
Rohstoffe, Hilfsstoffe, Betriebsstoffe, Fremdbauteile
200 Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe (Bestand) 3970 Bestand Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe 1000 Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen (Bestand)
Handelswaren 2202 Waren (Bestand) 3980 Bestand Waren 1140 Waren (Bestand)
Im Buchungsassistent ist dies die Vorlage „Einkäufe von Waren sowie von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen“. Ein Klick und alle Konten sind richtig ausgewählt!

Diese Konten werden immer beim Einkauf auf der Soll-Seite-bebucht. Das Gegenkonto (Haben-Konto) hängt davon ab, ob Sie bar bezahlen (Kasse), oder erst mal auf Rechnung (Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen),sofort per Banküberweisung (Bank) oder durch eine Kreditkarte.

Kontolino!-Konten (Habenseite) hierfür sind

Zahlungsart IKR SKR03 SKR04
bar (Kasse) 2881 Kasse 1
2882 Kasse 2
2883 Kasse 3
1000 Kasse 1
1001 Kasse 2
1002 Kasse 3
1610 Kasse 1
1620 Kasse 2
1630 Kasse 3
auf Rechnung
(Verbindlichkeiten aus L. u. L.)
44 Verbindlichkeiten aus L. u. L. 1600 Verbindlichkeiten aus L. u. L. 3300 Verbindlichkeiten aus L. u. L.
Kreditkarte 48691 Kreditkartenabrechnung 1
48962 Kreditkartenabrechnung 2
48693 Kreditkartenabrechnung 3
17301 Kreditkartenabrechnung 1
17302 Kreditkartenabrechnung 2
17303 Kreditkartenabrechnung 3
36101 Kreditkartenabrechnung 1
36102 Kreditkartenabrechnung 2
36103 Kreditkartenabrechnung 3
sofort per Banküberweisung 2801 Bank 1
2802 Bank 2
2803 Bank 3
1200 Bank 1
1201 Bank 2
1202 Bank 3
1810 Bank 1
1820 Bank 2
1830 Bank 3

Dies wird mit dem Steuersatz, der auf der Rechnung angedruckt ist, verbucht.

Wenn Sie zuerst auf Verbindlichkeiten aus L. u. L. buchen und bezahlen dann die Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt, verbuchen Sie diese Zahlung wie folgt:

Kontenrahmen IKR SKR03 SKR04
Verbindlichkeiten aus L. u L.
(Sollseite)
44 Verbindlichkeiten aus L. u. L. 1600 Verbindlichkeiten aus L. u. L. 3300 Verbindlichkeiten aus L. u. L.
Bank (Habenseite) 2801 Bank 1
2802 Bank 2
2803 Bank 3
1200 Bank 1
1201 Bank 2
1202 Bank 3
1810 Bank 1
1820 Bank 2
1830 Bank 3
ohne Umsatzsteuer

Diese Buchung erfolgt nun ohne Umsatzsteuer, da diese ja bereits beim Einkauf der Stoffe gebucht wurde.

Im Buchungsassistent ist dies die Vorlage „Zahlung einer Eingangsrechnung“. Ein Klick und alle Konten sind richtig ausgewählt!

 

Rücksendungen

Rücksendungen stellen eine Umkehrung der Lieferung dar. Somit wird auch buchhalterisch einfach der Buchungssatz umgekehrt: Die Bestände und Verbindlichkeiten verringern sich und die Vorsteuer muss auch korrigiert werden.

z. B. Rohstoffe werden auf Rechnung gekauft. Nach erfolgter Eingangsprüfung werden mangelhafte Rohstoffe zurückgesandt:

Sie buchen wie folgt bei Erhalt der Lieferung:

Kontenrahmen IKR SKR03 SKR04
Aufwendungen für Rohstoffeinkauf (Sollseite) 200 Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe (Bestand) 3970 Bestand Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe 1000 Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen (Bestand)
auf Rechnung (Verbindlichkeiten)
(Habenseite)
4400 Verbindlichkeiten aus L. u. L. 1600 Verbindlichkeiten aus L. u. L. 3300 Verbindlichkeiten aus L. u. L.
allgemeiner Vorsteuersatz
Im Buchungsassistent ist dies die Vorlage „Einkäufe von Waren sowie von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen“. Ein Klick und alle Konten sind richtig ausgewählt!

Die Rücksendung verbuchen Sie dann wie folgt:

Kontenrahmen IKR SKR03 SKR04
auf Rechnung (Verbindlichkeiten) (Sollseite) 44 Verbindlichkeiten aus L. u. L. 1600 Verbindlichkeiten aus L. u. L. 3300 Verbindlichkeiten aus L. u. L.
Aufwendungen für Rohstoffeinkauf (Habenseite) 200 Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe (Bestand) 3970 Bestand Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe 1000 Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen (Bestand)
allgemeiner Vorsteuersatz
Im Buchungsassistent ist dies die Vorlage „Rücksendungen“. Ein Klick und alle Konten sind richtig ausgewählt!

 

Nachlässe

Es werden prinzipiell drei verschiedene Arten von Nachlässen unterschieden:

  • Rabatte werden erteilt für die Abnahme großer Mengen oder für langjährige Geschäftsverbindungen, z. B. Mengenrabatte, Treuerabatte
  • Skonti werden erteilt, wenn die Rechnung innerhalb einer bestimmten Frist bezahlt wird, z. B. bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen nach Rechnungsstellung erhalten Sie 3 % Skonto
  • Boni werden nachträglich erteilt, wenn ein Jahresabsatz erreicht wird (Umsaztvergütung), z. B. bei einer Jahresabnahme von über 1.000.000 €: Gutschrift von 3 %

Rabatte

Rabatte werden nicht gesondert verbucht. Rabatte werden in der Eingangsrechnung bereits vom ursprünglichen Rechnungsbetrag abgezogen. Und der dann neu vorhandene Betrag wird normal gebucht. Z. B. Einkauf von Rohstoffen im Wert von 100 €. Der Lieferant gewährt 3 %-Mengenrabatt. D.h. die Rechnung lautet über 97 €, die Sie dann wie oben dargestellt verbuchen.

Boni

Hier muss zuerst der volle Einkaufspreis gebucht werden. Erst nachdem feststeht, dass die Voraussetzungen für die Bonusgewährung erfüllt sind, erfolgt die Buchung des Preisnachlasses. Boni sind stets Anschaffungskostenminderungen, die auf den Stoffkonten verbucht werden. Durch die Gewährung von Boni wird auch die Bemessungsgrundlage für die Vorsteuer geändert. Deshalb muss gleichzeitig eine Vorsteuerkorrektur durchgeführt werden.

Die Buchungen zum Boni sehen in Kontolino! wie folgt aus:

1. Reduzierung der Verbindlichkeit inkl. der Vorsteuer um den Bonibetrag

Kontenrahmen IKR SKR03 SKR04
auf Rechnung (Verbindlichkeiten) (Sollseite) 44 Verbindlichkeiten aus L. u. L. 1600 Verbindlichkeiten aus L. u. L. 3300 Verbindlichkeiten aus L. u. L.
Preisnachlässe für Rohstoffe (Habenseite) 6190 Erhaltene Boni 3769 Erhaltene Boni 5769 Erhaltene Boni
mit Vorsteuer laut Rechnung
Im Buchungsassistent ist dies die Vorlage „Reduzierung der Verbindlichkeit incl. Vorsteuer um den Nachlassbetrag“. Ein Klick und alle Konten sind richtig ausgewählt!

2. Reduzierung des Rohstoffbestandes um den Bonibetrag:

Kontenrahmen IKR SKR03 SKR04
Preisnachlässe für Rohstoffe (Sollseite) 6190 Erhaltene Boni 3769 Erhaltene Boni 5769 Erhaltene Boni
Rohstoffbestand (Habenseite) 200 Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe (Bestand) 3970 Bestand Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe 1000 Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen (Bestand)
ohne Vorsteuer
Im Buchungsassistent ist dies die Vorlage „Reduzierung des Stoffbestandes um den Skonti-/Bonibetrag“. Ein Klick und alle Konten sind richtig ausgewählt!

Skonti

Die Vorgehensweise beim Skonti ist deckungsgleich wie beim Boni. Hier wird genauso nachträglich der Einkaufspreis gemindert, der zusätzlich zu einer nachträglichen Vorsteuerkorrektur führt. Somit sind die Buchungen identisch mit den Buchungen beim Thema Boni.

Die Buchungen zum Skonti sehen in Kontolino! wie folgt aus:

1. Reduzierung der Verbindlichkeit inkl. der Vorsteuer um den Skontobetrag

Kontenrahmen IKR SKR03 SKR04
auf Rechnung (Verbindlichkeiten) (Sollseite) 44 Verbindlichkeiten aus L. u. L. 1600 Verbindlichkeiten aus L. u. L. 3300 Verbindlichkeiten aus L. u. L.
Preisnachlässe für Rohstoffe (Habenseite) 6180 Erhaltene Skonti 3730 Erhaltene Skonti 5730 Erhaltene Skonti
mit Vorsteuer laut Rechnung
Im Buchungsassistent ist dies die Vorlage „Reduzierung der Verbindlichkeit incl. Vorsteuer um den Nachlassbetrag“. Ein Klick und alle Konten sind richtig ausgewählt!

2. Reduzierung des Rohstoffbestandes um den Skontobetrag:

Kontenrahmen IKR SKR03 SKR04
Preisnachlässe für Rohstoffe (Sollseite) 6180 Erhaltene Skonti 3730 Erhaltene Skonti 5730 Erhaltene Skonti
Rohstoffbestand (Habenseite) 200 Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe (Bestand) 3970 Bestand Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe 1000 Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen (Bestand)
ohne Vorsteuer
Im Buchungsassistent ist dies die Vorlage „Reduzierung des Stoffbestandes um den Skonti-/Bonibetrag“. Ein Klick und alle Konten sind richtig ausgewählt!

 

Materialverbrauch

 

Durch den Produktionsprozess werden Materialien verbraucht und daraus werden andere Produkte hergestellt. Buchhalterisch werden diese Stoffverbräuche als Aufwendungen gebucht. Diesen Aufwendungen werden dann später die Erlöse für die hergestellten und verkauften Produkte gegenübergestellt. So dass der Gewinn, bzw. Verlust ermittelt werden kann.

Der Materialverbrauch kann direkt oder indirekt erfasst werden:

  • direkt: dabei wird jeder Materialverbrauch auf sog. Materialentnahmescheinen erfasst. Diese werden dann als Materialaufwendungen gebucht.
  • indirekt: Hierbei wird der Endbestand des Materials bei der Inventur erfasst und dann wird der Verbrauch durch folgende Formel berechnet: Materialverbrauch = Anfangsbestand + Zugänge – Endbestand. Dieses Verfahren ist aufwendiger, hat aber den Vorteil, dass auch Schwund, Diebstahl oder Erfassungsfehler aufgedeckt werden.

 

Buchung des Materialverbrauchs am Beispiel von Rohstoffen auf den Kontolino!-Konten erfolgt so:

IKR SKR03 SKR04
Entnahme in die Produktion (Sollseite) 600 Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe 3000 Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe 5100 Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
Rohstoffbestand (Habenseite)
200 Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe (Bestand) 3970 Bestand Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe 1000 Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen (Bestand)
ohne Umsatzsteuercode
Im Buchungsassistent ist dies die Vorlage „Verbrauch/Entnahme von Roh-, Hilfs-, Betriebsstoffen, Handelswaren“. Ein Klick und alle Konten sind richtig ausgewählt!

 

Energieaufwendungen

Wenn in der Fertigung Strom, Gas, Wasser usw. verbraucht werden, sind diese Stoffe nicht lagerfähig. Daher wird bereits der Einkauf dieser Stoffe auf die Aufwandskonten gebucht.

Buchung des Energiebedarfs (z. B. Stromrechnung, die per Lastschrift vom Bankkonto bezahlt wird) der Fertigung auf den Kontolino!-Konten:

IKR SKR03 SKR04
Strom(Sollseite) 605 Aufwendungen für Energie 3090 Energiestoffe (Fertigung) 5190 Energiestoffe (Fertigung)
Bank (Habenseite)
2801 Bank 1
2802 Bank 2
2803 Bank 3
1200 Bank 1
1201 Bank 2
1202 Bank 3
1810 Bank 1
1820 Bank 2
1830 Bank 3
Umsatzsteuercode laut Rechnung
Im Buchungsassistent ist dies die Vorlage „Energiekosten für die Fertigung (Strom/Gas)“. Ein Klick und alle Konten sind richtig ausgewählt!

 

Einsatz von Handelswaren

Auch für die verkauften Handelswaren muss durch direkte oder indirekte Verbrauchsermittlung der sogenannte Wareneinsatz zu Einkaufspreisen (Einstandspreisen) ermittelt und als Aufwand für Waren auf den Konten gebucht werden.

IKR SKR03 SKR04
Aufwendungen für Handelswaren (Sollseite) 608 Aufwendungen für Waren 3200 Wareneingang 5200 Wareneingang
Handelswaren (Habenseite)
2202 Waren (Bestand) 3980 Bestand Waren 1140 Waren (Bestand)
ohne Umsatzsteuercode
Im Buchungsassistent ist dies die Vorlage „Entnahmen von Handelswaren“. Ein Klick und alle Konten sind richtig ausgewählt!