Banken verwalten und CSV-Importfilter festlegen

Diesen Schritt müssen Sie für jede Ihrer Geschäftsbanken nur einmalig durchführen, wenn Sie direkt Ihre Bankauszüge importieren und verbuchen möchten. Dazu gehen Sie wie folgt vor: Sie gehen im Menü unter den Punkt „Verwalten“ und wählen hier den Eintrag „Bankverbindungen“ aus.

Auf der Seite „Bankverbindungen verwalten“ können Sie Bankverbindungen anlegen, ihnen ein Fibu-Konto zuweisen, auf dem die Umsätze verbucht werden sollen, sowie den Importfilter festlegen, mit dem die Umsätze eingelesen werden sollen.

Importformate für Kontoauszugsdaten

Das CSV-Format

Manche Banken bieten ausschließlich das Comma-Separated Values (CSV)-Format an. Dieses hat den Vorteil, dass es leicht zu lesen ist und praktisch direkt mit einem Tabellenkalkulationsporgramm geöffnet werden kann. Unter Windows öffnet sich beim Klick auf eine .csv-Datei meist direkt Ihr Tabellenkalkulationsprogramm, z.B. Excel oder Calc. Der große Nachteil von CSV ist jedoch, dass es keinerlei Standard gibt, wie die Datei aufgebaut sein muss. Entsprechend bunt ist auch die Landschaft der CSV-Dateien: praktisch jede Bank kocht ihr eigenes Süppchen, fügt am Anfang oder am Ende der Datei mal ein paar Zeilen ein, die gar nicht zum CSV-Standard passen und lässt mal einige wichtige Informationen wie den Laufsaldo oder den Abschlusssaldo eines Auszugs.

Das MT940-Format

Viele Banken, etwa die Sparkassen, bieten neben dem CSV-Format das MT940-Format an. Im Gegensatz zu CSV ist das eigentlich ein sehr gut durchspezifiziertes Format, das auf internationaler Ebene standardisiert ist. Leider gibt es trotzdem Unterschiede zwischen den Banken, die mal hier und da vom Standard abweichen. Wir haben für Kontolino! die MT940-Exportdateien einiger Banken durchprobiert und die Unterschiede bei der Programmierung unseres Importfilters berücksichtigt.

Leider haben sich einige Banken dazu entschieden, das MT940-Format gar nicht oder nur im Rahmen von geschäftskundenspezifischen (und damit kostenpflichtigen) Zusatzprodukten anzubieten.

Tipp: Wenn Ihre Bank das Format MT940 zum Download anbietet, sollten Sie dieses dem CSV-Format absolut vorziehen.

Das SEPA-Format (EBICS) CAMT.053

Im Rahmen des einheitlichen Zahlungsverkehrsraumes für die EU ist ab 2017 ein neues Format zumindest verfügbar, aber leider bei den meisten Banken zum Jahresstart 2017 noch nicht oder nur gegen teils heftige Aufpreise. Das CAMT.053 – Format ist XML-basiert und wird in Zukunft sicher eine große Rolle spielen, vielleicht sogar alle anderen Formate ersetzen.

Aktuell unterstützt Kontolino! Auszüge im CAMT.053 – Format noch nicht, aber das ist in Vorbereitung.

 

Erfassung von Kontoinhaber und IBAN

Auf der Seite „Bankverbindung bearbeiten“ geben Sie den Kontoinhaber, die IBAN und das Konto (Fibu-Konto) ein, auf dem die Bankumsätze in Ihrer Buchhaltung gebucht werden sollen.

Damit ist das Bankkonto mit dem Fibu-Konto verknüpft. Es fehlt aber noch die Festlegung, wie Sie Kontoauszüge einlesen und für die Buchhaltung verwenden möchten.

Festlegen des Importformats

Wenn Sie den Import von Kontoauszügen nutzen möchten, klicken Sie hier nach der Eingabe der IBAN und dem Kontoinhaber auf den Button „Bearbeiten“, um festzulegen, wie der Import von Bankumsätzen ablaufen soll.

 

Je nachdem, in welchem Format Ihre Bank Kontoauszugsdaten bereitstellt, wählen Sie auf der Seite „Importfilter für Bank-Umsätze bearbeiten“ fest, welches Importformat Sie nutzen möchten. Bitte denken Sie daran: wenn Ihre Bank das MT940-Format anbietet, sollten Sie diesem den Vorzug geben.

 

Möchten Sie das MT940-Format nutzen, drücken Sie hier einfach „Speichern“ und sind mit den Vorbereitungen fertig. Kontolino! hat einen allgemeinen MT940-Importfilter, der für alle Banken funktioniert.

Spezielle Einstellungen für des Importformat für CSV-Auszugsdateien

Wenn Ihre Bank nur das CSV-Format anbietet, wählen Sie in der Auswahlliste „Importfilter“ den Eintrag „CSV (Komma-getrennte Werte)“. Sie sehen sofort: Sie sind noch nicht am Ziel, es erscheinen ein paar mehr Eingabefelder:

 

Wir haben in Kontolino! schon einige CSV-Importfilter für wichtige Banken eingepflegt (so genannte allgemeine Importfilter). Wenn Sie Glück haben, haben wir also schon alles vorbereitet, dass es mit Ihrer Bank klappt. Steht hinter „Allgemeiner Filter“ der Satz „Sie verwenden den allgemeinen CSV-Importfilter für die xxx-Bank“, ist alles erledigt.

Um sicher zu gehen, dass die Umsätze aus CSV-Dateien Ihrer Dateien korrekt eingelesen werden, können Sie eine solche Datei testen (siehe dazu den Abschnitt weiter unten)

Festlegen eines individuellen Importfilters

In Deutschland sind rund 4500 Banken tätig. Da, wie Sie jetzt gelernt haben, fast jede davon ein eigenes CSV-Format erfunden hat, sind die Chancen leider hoch, dass ausgerechnet Ihre Bank noch in unserem Katalog der Banken fehlt, deren CSV-Format wir schon als allgemeinen Importfilter angelegt haben.

In diesem Fall, oder wenn Sie mit den Ergebnissen unseres allgemeinen Filters nicht zufrieden sind, können (oder müssen) Sie sich mit unserem Assistenten einen eigenen CSV-Iportfilter stricken.

Um eine CSV-Umsatzdatei einzulesen, muss der Importfilter einige Informationen über die CSV-Datei kennen:

  • Welches Trennzeichen steht zwischen den Spalten?
    In den meisten Fällen ist das bei den deutschen Banken ein Semikolon. Das Komma wird ja zumeist als Dezimaltrennzeichen in Beträgen genutzt.
  • Wie viele Zeilen Vorspann hat eine CSV-Datei, bevor der erste Umsatz aufgelistet wird?
    Viele Banken geben hier in bunt variierender Form Zusatzinformationen aus, etwa, wer den Auszug abgerufen hat, wann er abgerufen wurde, um welches Konto es sich handelt oder welchen Saldo das Konto hatte, bevor die nachfolgenden Umsätze gebucht wurden. Diese Zeilen werden in Kontolino! nicht benötigt.
  • Welche Spalten hat der „echte“ CSV-Teil und in welcher Spalte steht was?
    Eine CSV-Datei ist streng genommen eine Datei, in der jede Zeile gleich viele Felder hat, und zwischen diesen Feldern steht ein Trennzeichen. Jede Bank hat ihre eigene Vorstellung davon, was alles in solch einer Zeile stehen soll, und in welcher Reihenfolge. Deswegen muss ein CSV-Importfilter für Ihre Bank genau wissen, was in der Spalte 1,2,3 oder x steht.
  • Gibt es einen Nachspann, und wie viele Zeilen ist dieser lang?
    Manche Banken kleben auch nach der letzten Zeile mit Umsätzen noch ein paar Zusatzinformationen in ihre CSV-Datei. Volksbanken haben hier zumeist den Anfangs- und Abschluss-Saldo des Auszugs hingepackt. Leider nicht alle Banken gleich…

Wenn Sie nun also einen eigenen CSV-Filter anlegen möchten, klicken Sie auf „Eigenen Filter anlegen“ – Kontolino! führt Sie dann durch ein paar Seiten, in denen wir Ihnen die wichtigen Fragen zur Klärung der eben gestellten Fragen stellen. Keine Angst, das ist alles sehr viel einfacher, als es nun erstmal klingt. Kommen Sie einfach mit auf unsere Reise durch den CSV-Importfilter-Assistenten:

 

Hochladen einer Beispieldatei

Nun können Sie einen ersten Kontoauszug als Beispieldatei mit dem Klick auf die Wolke hochladen. Haben Sie dies gemacht, erscheint unten in einem noch unformatierten Format diese Datei. Sie können nun festlegen, ob die einzelnen Spalteneinträge in Ihrer Datei mit einem Komma oder einem Semikolon getrennt werden. Wie gesagt, meist ist es das Semikolon, und wir haben beim Hochladen der Datei auch schon in die Datei hineingeschaut und das herauszufinden versucht.

Wenn Sie die Datei hochgeladen haben, zeigen wir Ihnen in „Inhalt der Datei“ auch nochmals an, was Sie da hochgeladen haben. Falls das gar keine Auszugsdatei ist, sehen Sie das hier. Die Datei sehen Sie jetzt noch in ihrem Rohzustand, später zeigen wir Ihnen dann auch noch im Detail, was anhand Ihrer im Folgenden noch zu machenden Angaben wird.

So weit, so gut: das war einfach. Klicken Sie „Weiter“, um endlich richtig loszulegen.

 

Wo ist der erste Umsatz?

Auf der nächsten Seite müssen Sie nun zuordnen, welche Zeile den ersten Umsatz enthält. Dazu klicken Sie einfach auf den kleinen Checkbutton neben der Zeile mit den ersten Umsatzdaten. (NICHT auf die Zeile mit den Spaltenüberschriften!).

Bei einigen Banken ist der Vorspann vor der ersten Umsatzzeile wirklich lang, deswegen zeigen wir Ihnen hier die ersten 20 Zeilen Ihrer Testdatei an.

Manche Banken übermitteln als ersten Quasi-Umsatz den Anfangssaldo. Ist das bei Ihrer Bank der Fall, selektieren Sie bitte das Ankreuzfeld bei „Diese Zeile enthält den Anfangssaldo“.

Und der letzte?

Manche Banken kleben noch Daten hinter den letzten Umsatz, oft sogar in einem Aufbau, der so gar nicht zum Rest der CSV-Datei passen will (weniger Spalten, andere Inhalte in den Spalten etc.). Diesen Nachspann muss Kontolino! einfach ignorieren.

Um also festzulegen, wie viele Zeilen am Ende der Datei keine Umsätze mehr sind, selektieren Sie in diesem Schritt diejenige Zeile mit dem letzten Umsatz. Wenn die Datei keinen Nachspann hat, klicken Sie auf „Diese Datei hat keinen Nachspann“ oder selektieren Sie die allerletzte Zeile.

In unserem Beispiel (siehe nachfolgendes Bild) überträgt die Bank in der letzten Zeile keinen zu buchenden Umsatz, sondern den Tagessaldo nach der letzten Buchung. Deswegen haben wir für diesen Filter zusätzlich die Option „Die letzte Zeile enthält den Abschluss-Saldo“ angekreuzt.

 

Jetzt ist zumindest mal klar, von wo bis wo in der Datei die eigentlichen Umsätze zu finden sind. In einem letzten Schritt muss jetzt noch festgelegt werden, wie die Umsätze erkannt werden, und welche Informationen in den Spalten der Umsätze stehen. Dazu klicken Sie auf „Weiter“.

Spalteninhalte festlegen

Im Schritt „Importfilter für CSV-Bankauszüge bearbeiten“ zeigt Ihnen Kontolino! wiederum Daten aus der Datei an, die Sie hochgeladen haben. Und zwar in der ersten Spalte die Überschrift der Spalten, wie sie in der Datei vorzufinden sind. In der zweiten Spalte zeigt Ihnen Kontolino! beispielhaft die Daten des ersten Umsatzes in der Datei an, damit Sie sich ein Bild davon machen können, wie die Daten aussehen.

In der dritten Spalte schließlich dürfen Sie Sich austoben: welche Information ist das in diesem Feld? Hier legen Sie fest, als was die Inhalte der Spalte in der CSV-Datei interpretiert werden sollen, also z.B. die IBAN des Gegenkontos oder der Verwendungszweck.

Nicht jede Information interessiert für die Fibu. So haben wir in Kontolino! keinerlei Verwendung für z.B. eine Währungsangabe oder sein S/H-Kennzeichen. Auch mit der Spalte „Kontonummer“ können wir nicht viel anfangen (heutzutage arbeitet man ja mit der IBAN). Für solche Spalten wählen Sie einfach den Eintrag „Spalte ignorieren“.

Haben Sie alles festgelegt? Ja? Dann klicken Sie auf „Weiter“. Es wird Ihnen nochmals das Ergebnis des Imports für den kompletten Kontoauszug angezeigt.

Bitte prüfen Sie hier nochmals, ob alles passt und ob das richtige Ergebnis herausgekommen ist. Wenn Sie dann auf „Speichern“ klicken, ist der Importfilter fertig und Sie können endlich loslegen mit dem Importieren von Bankumsätzen.

Test des CSV-Filters

Sie können jederzeit einen Test Ihrer Importdaten machen, indem Sie eine CSV-Datei Ihrer Bank auf das blaue Wolkenknöpfchen ziehen. Kontolino! zeigt Ihnen dann, welche Daten es aus der CSV-Datei mit dem gewählten Filter herausliest.

Sie sollten hier prüfen, ob die Angaben zu den einzelnen Spalten im Auszug im richtigen Feld ankommen und vor allem, ob alle Umsätze der CSV-Datei auch wirklich ausgelesen wurden. Letztes ist vor allem für CSV-Dateien mit einem Vor- und oder Nachspann wichtig!

 

Speichern und Fertig!

Wenn Sie mit unserem oder Ihrem eigenen CSV-Filter zufrieden sind, klicken Sie auf Speichern und verlassen den Dialog zur Festlegung des Importfilters.

Nun können Sie immer Bankauszüge für diese Bank einlesen und direkt verbuchen. Dies ist auf unserer Seite Bankauszüge verbuchen beschrieben.