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um 10:38:03

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Die papierlose Buchhaltung – noch immer ein Wunschtraum…

Bitte beachten Sie: Dieser Artikel ist inzwischen nicht mehr ganz aktuell, denn mit den neuen GoBD, die seit dem 1.1.2015 in Kraft sind, hat die Finanzverwaltung wesentlich mehr Klarheit in die Thematik der digitalen Belegarchivierung in der Buchhaltung geschaffen. Kontolino! unterstützt inzwischen die Archivierung von Buchungsbelegen und erfüllt die Anforderungen der Finanzveraltung an das Thema. Mehr dazu lesen Sie in den folgenden Beiträgen:

Nun aber zum ursprünglichen Blog-Beitrag aus dem Jahre 2013:

Seit Anbeginn der Zeiten, in denen ich Leuten von Kontolino! erzähle, kommt praktisch immer die Frage auf, ob wir denn auch das Einlesen bzw. Einscannen von Belegen unterstützen.

Leider ist die Antwort immer wieder unbefriedigend: Nein.

Aber wieso denn nicht?, werde ich dann meist gefragt. Endlich mal den Papierkram los, und alles archiviert an einem Platz, direkt im Browser einsehbar.

Zugegeben, das klingt gut. Ist es aber gar nicht. Denn bisher ist völlig unklar, ob ein „ersetzendes Scannen“ überhaupt von den Finanzbehörden anerkannt wird. Auch im beginnenden 21. Jahrhundert ist es nach wie vor so, dass man seine Buchungsbelege schön geordnet und durchnummeriert im Original vorzuhalten hat. Und zwar 10 Jahre lang.

Und so hört sich das Ganze aus dem Munde eines Experten für das Thema an:

Diese Dateien könnten allerdings eine tickende Zeitbombe sein: „Bis heute ist völlig unklar, welche Beweiskraft solche gescannten Dokumente haben, wenn die Originale nach dem Scanvorgang weggeworfen wurden“, sagt der Rechtswissenschaftler Alexander Roßnagel von der Universität Kassel. Es gebe nämlich noch kein einziges Urteil, betont der Leiter der dortigen Projektgruppe verfassungsverträgliche Technikgestaltung.

[…] Roßnagel will sich erst gar nicht ausmalen, was es bedeuten könnte, sollte ein Gericht in einigen Jahren einen nur noch digital vorhandenen Steuerbeleg nicht als Beweismittel anerkennen.

(Fundstück aus einer Nachricht auf heise.de vom 10. Oktober 2013)

Man mag das unzeitgemäss oder steinzeitlich finden, aber es ist eine Tatsache, und es gibt massenhaft Argumente oder zumindest offene Fragen, die gegen eine vorschnelle Umsetzung von elektronischen Belegen in der Buchhaltung sprechen. Eine besonders einfache Frage in diesem Zusammenhang ist die, welches Dateiformat für eingescannte Belege unsere intelligenten Armbanduhren im Jahr 2023 anzeigen können werden, und ob das dieselben sind, die die Finanzbehörden akzeptieren.

Natürlich gibt es noch andere: Wie stellt man denn sicher, dass ein Steuerpflichtiger keine Manipulationen an den Dateien vornimmt? Es gibt noch keine rechtsverbindliche Vorgabe dazu, wie ein elektronisches Archiv von Buchungsbelegen aussehen muss. Also können wir bei Kontolino eigentlich auch nicht guten Gewissens irgendeine Alternative umsetzen, ohne wissentlich Gefahr zu laufen, dass wir hunderte Kunden in potentielle rechtliche Probleme manövrieren.

Bis auf weiteres gilt daher: selbst, wenn wir dereinst die Ablage von Belegscans anbieten sollten, ist dies bis zum Vorliegen verbindlicher Standards keinesfalls eine Vehikel zur papierlosen Buchhaltung. Die Belege müssen im Original vorgelegt werden, wenn der Betriebsprüfer Hof hält. Die gescannten Belegkopien sind im Zweifel nicht die Bits wert, auf die sie geprägt wurden.

Fraglich ist daher aus unserer Sicht, ob wir unseren Kunden einen Gefallen tun, wenn wir ihnen die Ablage gescannter Belegkopien anbieten. Wir müssten deutlich höhere Preise für Kontolino! ansetzen, um den größeren Speicherbedarf zu stillen, und würden vielleicht den einen oder anderen dazu verleiten, selbst deutlichste Warnungen zu ignorieren und Belege wegzuwerfen.

Natürlich heisst das nicht, dass wir nicht mit Interesse verfolgen werden, was beim Thema Belegscans passiert. Wer hätte nicht gerne den Papierberg los, der sich da 10 Jahre lang im Büro oder dem Home Office anhäuft? Vermutlich aber wird ein schnelles Foto mit dem Smartphone, ein Datei-Upload-Button  und ein paar hundert Gigabyte Speicherplatz nicht die Antwort auf das Problem sein. Wir bleiben gespannt.

Eine Antwort zu “Die papierlose Buchhaltung – noch immer ein Wunschtraum…”

  1. […] gleich ein Thema nochmals erwähnt werden, das wir bereits hier in diesem Blog behandelt haben: Die Belege sind nach aktueller Rechtslage im Original aufzubewahren und vorzuweisen. Eine Sammlung gescannter Belege ist nicht unbedingt ausreichend. Um es genau zu sagen: ob und wann […]