Belege nummerieren, sortieren und abheften

Wie Sie am besten mit Papierbelegen in Ihrer Buchhaltung umgehen

Belege nummerieren, sortieren  und abheften

Wir haben uns in der Vergangenheit schon öfter mit einigen sehr praktischen Fragen der Buchhaltung im Zusammenhang mit Belegen beschäftigt:

Und doch zeigen uns die Besucherstatistiken, dass zum Thema Belege und deren Sortierung oder Ablage in der Buchhaltung sehr konkrete Fragen im Raum stehen. Auf diese möchte ich hier nochmals eingehen.

Sortierung von Belegen

Sie sollten Ihre Belege stets nach dem Datum sortieren. Und zwar so, dass die neuesten Belege im Ordner vorne liegen, und die ältesten hinten. Das hat 2 ganz praktische Vorteile:

  1. Wenn Sie neue Belege dazu heften, kommen sie oben drauf und Sie müssen nicht im Ordner Blättern. Bei einer bunten Sammlung aus Tankbelegen, Kassenzetteln, Zweckform-Quittungen etc.. ist das nämlich eine ganz schön anstrengende und zeitraubende Sache.
  2. Bei der Recherche nach Fehlern oder alten Belegen lässt sich der Ordner so sehr einfach nach dem Datum durchsuchen, auch über Monatsgrenzen hinweg. Wenn Sie wissen, dass hinter einem Beleg immer Belege kommen, die noch älter sind, wissen Sie etwa, dass Sie mit der Suche aufhören können, wenn der Beleg, den Sie gerade vor sich haben, schon älter ist, als das Datum, nach dem Sie suchen.

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Bevor Sie beginnen, den zurückliegenden Monat (oder auch das Quartal) zu verbuchen, sortieren Sie Ihre Belege zuerst so, dass der älteste Beleg zuoberst liegt, und die Belege nach unten im Stapel immer neuer werden. Dann beginnen Sie diesen Stapel von oben her zu verbuchen, und vergeben dem jeweils zuoberst liegenden Beleg bei der Verbuchung die nächste Belegnummer (also beim allerersten Beleg des Jahres die 1). Sobald der Beleg in der Buchhaltung erfasst ist, heften Sie ihn im Ordner oben auf. So müssen Sie den Ordner nicht ständig- auf und zuspannen, und können einfach immer oben drauf heften. So geht es am schnellsten.

Nummerierung von Belegen

Ihre Belege sollten Sie fortlaufend durchnummerieren, und die Nummerierung jedes Jahr mit 1 beginnen. Gerne können Sie auch ein Format wie 2015/0001 benutzen, um das Buchungsjahr mit in der Belegnummer zu haben.

Warum jedes Jahr mit 1 beginnen? Weil Sie am Jahresanfang durchaus noch Belege für das Alte Jahr bekommen oder  noch irgendwo in Ihren Unterlagen (oder im Geldbeutel, Handschuhfach, Handtasche…) finden. Vielleicht sogar noch, nachdem Sie schon die ersten Geschäftsfälle des neuen Jahres verbucht haben. Beispiel: Sie haben im alten Jahr bis Mitte Januar des neuen Jahres bis Belegnummer 786 vergeben. Im Januar kommen Rechnungen herein, die teilweise fürs alte, und fürs neue Jahr gelten. Wenn Sie nun die ersten Belege fürs alte Jahr fortlaufend ab 787 weiter buchen und plötzlich doch noch ein Beleg fürs alte Jahr auftaucht, entsteht eine Lücke im Ordner des alten Jahres, denn auf Beleg Nr. 786 folgt dann plötzlich 791. Es ist relativ schwer, das in ein paar Monaten oder gar Jahren noch nachzuvollziehen.

Ihre Ausgangsrechnungen folgen einem eigenen Nummerierungsschema!

Rechnungen, die Sie an Ihre Kunden schreiben, werden immer – auch über den Jahreswechsel hinweg – fortlaufend durchnummeriert. Also wenn die letzte Rechnung in 2014 die Nummer 100456 trug, ist die erste Rechnung 2015 mit der Nummer 100457 auszustellen.

Diese Fortlaufende Nummerierung soll vor allem gewährleisten, dass Sie keine Rechnungen, die Sie an Kunden ausstellen, einfach aus der Buchhaltung weglassen, um Ihren Umsatz bzw. Gewinn klein zu rechnen. Das röche sonst sehr stark nach Steuerhinterziehung!

Sie können sich nun überlegen, ob Sie (wie wir es in den o.g. verlinkten Artikeln vorschlagen) einen eigenen Nummernkreis zur Verbuchung Ihrer Ausgangsrechnungen benutzen, oder ob Sie auf jede Ausgangsrechnung bei der Buchhaltung eine zusätzliche Belegnummer schreiben, die dann für die Buchhaltung gilt. Letzteres halte ich nicht für geeignet, denn wenn Ihr Kunde anruft, um etwas zu klären, kennt er zwar die Rechnungsnummer, aber ganz sicher nicht die Belegnummer, die ja nur in Ihrer Buchhaltung relevant ist.