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um 04:04:56

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Buchhaltung

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Belege nummerieren, sortieren und abheften

Belege in der Buchhaltung korrekt unterbringen

Wir haben uns in der Vergangenheit schon ein paar mal mit einigen der sehr praktischen Fragen der Buchhaltung im Zusammenhang mit Belegen beschäftigt:

Und doch zeigen uns die Besucherstatistiken, dass zum Thema Belege und deren Sortierung oder Ablage in der Buchhaltung sehr konkrete Fragen im Raum stehen. Auf diese möchte ich hier nochmals eingehen.

Sortierung von Belegen

Sie sollten Ihre Belege stets nach dem Datum sortieren, und zwar so, dass die neuesten Belege im Ordner vorne liegen, und die ältesten hinten. Dadurch lässt sich der Ordner am einfachsten nach dem Datum durchsuchen, auch über Monatsgrenzen hinweg. Eine Recherche nach Belegen ist sehr viel einfacher, wenn Sie sicher sein können, dass hinter Beleg 39 immer Beleg 38 kommt.

Kleiner Tipp fürs monatliche Buchen:


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Bevor Sie beginnen, den zurückliegenden Monat (oder auch das Quartal) zu verbuchen, sortieren Sie Ihre Belege zuerst so, dass der älteste Beleg zuoberst liegt, und die Belege nach unten im Stapel immer neuer werden. Dann beginnen Sie diesen Stapel von oben her zu verbuchen, und vergeben dem jeweils zuoberst liegenden Beleg bei der Verbuchung die nächste Belegnummer (also beim allerersten Beleg des Jahres die 1). Sobald der Beleg in der Buchhaltung erfasst ist, heften Sie ihn im Ordner oben auf. So müssen Sie den Ordner nicht ständig- auf und zuspannen, und können einfach immer oben drauf heften. So geht es am schnellsten.

Nummerierung von Belegen

Ihre Belege sollten Sie fortlaufend durchnummerieren, und die Nummerierung jedes Jahr mit 1 beginnen. Gerne können Sie auch ein Format wie 2015/0001 benutzen, um das Buchungsjahr mit in der Belegnummer zu haben.

Warum jedes Jahr mit 1 beginnen? Weil Sie am Jahresanfang durchaus noch Belege für das Alte Jahr bekommen, vielleicht sogar noch, nachdem Sie schon die ersten Geschäftsfälle des neuen Jahres verbucht haben. Beispiel: Sie haben im alten Jahr bis Mitte Januar des neuen Jahres bis Belegnummer 786 vergeben. Im Januar kommen Rechnungen herein, die teilweise fürs alte, und fürs neue Jahr gelten. Wenn Sie nun die ersten Belege fürs alte Jahr fortlaufend ab 787 weiter buchen und plötzlich doch noch ein Beleg fürs alte Jahr auftaucht, entsteht eine Lücke im Ordner des alten Jahres, denn auf Beleg Nr. 786 folgt dann plötzlich 791. Es ist relativ schwer, das in ein paar Monaten oder gar Jahren noch nachzuvollziehen.

Ihre Ausgangsrechnungen folgen einem eigenen Nummerierungsschema!

Rechnungen, die Sie an Ihre Kunden schreiben, werden immer – auch über den Jahreswechsel hinweg – fortlaufend durchnummeriert. Also wenn die letzte Rechnung in 2014 die Nummer 100456 trug, ist die erste Rechnung 2015 mit der Nummer 100457 auszustellen.

Diese Fortlaufende Nummerierung soll vor allem gewährleisten, dass Sie keine Rechnungen, die Sie an Kunden ausstellen, einfach aus der Buchhaltung weglassen, um Ihren Umsatz bzw. Gewinn klein zu rechnen. Das röche sonst sehr stark nach Steuerhinterziehung!

Sie können sich nun überlegen, ob Sie (wie wir es in den o.g. verlinkten Artikeln vorschlagen) einen eigenen Nummernkreis zur Verbuchung Ihrer Ausgangsrechnungen benutzen, oder ob Sie auf jede Ausgangsrechnung bei der Buchhaltung eine zusätzliche Belegnummer schreiben, die dan für die Buchhaltung gilt. Letzteres halte ich nicht für geeignet, denn wenn Ihr Kunde anruft, um etwas zu klären, kennt er zwar die Rechnungsnummer, aber ganz sicher nicht die Belegnummer, die ja nur in Ihrer Buchhaltung relevant ist.

 

Eine Antwort zu “Belege nummerieren, sortieren und abheften”

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