Alle Artikel von Joachim Tuchel

Diplom-Betriebswirt (BA) in der Fachrichtung Wirtschaftsinformatik, seit 1996 als IT-Berater zunächst als Angestellter, ab 1999 als Freiberufler für große Banken, Versicherungen und Industriebetriebe in der Softwareentwicklung Sowie als fachlicher Analyst und Projektleiter tätig. Joachim kennt die Freuden und Nöte der Selbständigkeit und hat sich von Beginn an dafür entschieden, Buchführung und Steuer selbst zu machen. Das sind dann auch die Wurzeln von Kontolino! - ein Buchführungssystem für den Eigengebrauch, das inzwischen schon einige Jahre im Gebrauch ist.

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um 03:09:00

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Kontolino! Neujahrsversion 2018: automatische Belegnummern und ein verbesserter Buchungsassistent

Das Jahr 2018 reibt sich gerade erst den Neujahrstaumel aus den Augen und schon kommt Kontolino! in einer neuen Version daher. Dabei haben wir die letzten Wochen für einige Neuerungen und zur Behebung von ein paar Fehlern genutzt.

Die wichtigsten Neuerungen zum Jahresauftakt 2018:

  • Automatische Belegnummern: Sie können beliebig viele Kontonummern-Kreise anlegen, die beim Verbuchen automatisch vergeben werden. Natürlich zeigt Ihnen das System nach erfolgter Buchung die automatisch vergebene Belegnummer an, damit sie sie auf Ihrem Papierbeleg (ja, die nutzen viele noch) vermerken können.
    Und so sieht das ganze dann in der Praxis aus:
  • Die Suche im Feld für den Buchungstext ist deutlich schneller geworden
  • Der Buchungsassistent ist nun in das Textfeld integriert. Neben den Treffern zu Ihren Buchungsmustern und bestehenden Buchungen werden nun auch direkt die Treffer zu vorhandenen Buchungsvorlagen aus unserem Buchungsassistenten angezeigt. Dadurch wird die Bedienung des Buchungs-Editors sehr viel einfacher und effektiver – noch mehr Zeit fürs Wesentliche!
  • Die Anlage EÜR wird nun grundsätzlich immer mit der Anlage AVEÜR (Anlagespiegel) ausgefüllt und ans Finanzamt geschickt. Dabei befüllt Kontolino! nun auch die Felder für Immobilien, Immaterielle Wirtschaftsgüter, das häusliche Arbeitszimmer sowie Finanzanlagen. (Beschaffunskosten sind manuell zu erfassen, wenn Sie nicht das Paket Classic verwenden – diese Beträge sind – insbesondere bei älteren Anlagegütern – nicht in der Buchhaltung zu finden)
  • Alle Elster-Formulare werden nun mit qualifizierter Signatur ans Finanzamt verschickt. Es ist keine Kopie mit Unterschrift mehr nötig. Papierloser wird die Steuer nun wohl nicht mehr.
  • Wir unterstützen nun das neueste DATEV-Buchungsstapel-Format zur Übergabe der Buchungen an den Steuerberater
  • Die meisten Auswertungen sind nun auch per CSV herunterladbar:

Und wie immer stehen diese Neuerungen Ihnen automatisch bei Ihrer nächsten Anmeldung zur Verfügung.

Wir haben noch viel vor und sind voller Tatendrang für 2018. Es wird also sicher wieder ein spannendes und hoffentlich auch gutes Jahr für alle Kontolino!-Nutzer.

Wenn Sie noch keiner sind, aber gerne mal reinschnuppern möchten, empfehle ich Ihnen unseren 2-monatigen Gratis-Test. Sie können ganz unverbindlich und kostenlos Kontolino! ausprobieren. Sie geben uns keine Kreditkarten- oder Kontendaten und es ist keine Kündigung nötig, wenn Ihnen Kontolino! nicht gefällt.

 

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um 11:21:32

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Buchhaltung selber machen – Teil 1: Was kann ich selber machen?

In den kommenden Wochen wollen wir uns mit der Frage beschäftigen, wie man als Freiberuflerin, Einzelunternehmer oder eine kleine Personengesellschaft die Buchhaltung selbst machen kann.

In diesem ersten Teil soll es darum gehen, welche Möglichkeiten Sie haben, Ihre Buchhaltung ganz oder teilweise selbst zu erledigen.

Warum überhaupt selbst buchen?

Wir haben auf unserem Blog schon mehrfach über das Thema geschrieben (z.B. in unserem Artikel „Was es heißt, Selbstbucher zu sein„) , die wichtigsten Punkte in aller Kürze sind sicher:

  • Vollständiger Überblick über Ihren Erfolg
  • Maximale Transparenz in wichtigen Fragen wie Investitionsentscheidungen
  • Schnelle Verfügbarkeit der Informationen. Beim Steuerberater oder Buchhaltungsbüro kann es durchaus mal 4-8 Wochen dauern, bis die Buchhaltung erledigt und der neueste Stand der Zahlen wieder bei Ihnen ist. 8 Wochen können sehr lange sein, wenn man das Gefühl hat, es läuft nicht gut oder wenn man wissen muss, ob man eine Investition tätigen kann
  • Kostenersparnis. Selbst bei sehr wenigen Belegen und kleinen Umsätzen verlangt ein Profi oft 70 € oder mehr pro Monat, alleine für die Verbuchung der laufenden Geschäftsvorfälle. Kommen dann noch Steuerformulare dazu, oder haben Sie Bedarf an einer Beratung, sattelt der Steuerberater oder das Buchhaltungsbüro da noch oben auf. Kosten von 3000 € pro Jahr können da durchaus zusammen kommen – auch bei „kleinen Fischen“.

Es gibt natürlich auch Nachteile des Selbstbuchens, die je nach dem eigenen Vorwissen bzw. der Bereitschaft, sich mit dem Thema zu beschäftigen, mehr oder weniger gewichtig sind

  • Zeit spielt eine große Rolle. Buchhaltung erfordert ein wenig Zeit. Von 30 Minuten bis 3 Stunden pro Monat oder Quartal sind durchaus an Zeitaufwand nötig. Manch einer macht das nebenher („Ich sitze ohnehin in meinem Laden, und manchmal ist es so ruhig, dass ich dafür Zeit habe“), für die eine oder andere ist es ein Pflichttermin in der oft so knappen Freizeit („Jeden ersten Samstag im Monat plane ich für die Buchhaltung 1,5 Stunden ein“)
  • Die eigene Disziplin. Wer sich nicht motivieren kann, wirklich regelmäßig am Ball zu bleiben und die Belege zu ordnen und zu verbuchen, wird keine Freude am Selbstbuchen entwickeln. Stattdessen wird der Berg immer höher und man verliert den Mut. Was dann folgt, ist eine Abwärtsspirale, die am Ende teuer werden kann.
  • Steuern machen vielen Leuten Angst. Formulare ausfüllen, mit dem Moloch Finanzamt kommunizieren und irgendwie nicht Herr der Lage sein, das fühlt sich nicht gut an. Der Finanzbeamte erscheint dabei irgendwie so ähnlich wie der furchteinflößende Zauberer von Oz (Auch dazu haben wir schon öfters hier geschrieben: meist sind es ganz nette und hilfsbereits Leute, die man als Nachbar sehr gerne um sich hätte).

 

Die Spielarten des Selbstbuchens

Es gibt ganz unterschiedliche Arten, wie man seine Buchhaltung selbst erledigen kann. Und jede der Varianten hat ihren ganz eigenen Charme:

Betreutes Buchen: Vorbereitendes Buchen mit Steuerprofi

Nicht jeder ist als Träger des braunen Gürtels in Steuern und Buchhaltung zur Welt gekommen, und so ganz ohne kaufmännische Vorbildung kommt einem das Thema wie ein Buch mit 7 Siegeln vor. Trotzdem ist es irgendwie klar, dass es nicht so schwer sein kann, die monatliche Telefonrechnung und die Kasseneinnahmen jeden Monat aufzuschreiben. Wenn da nur nicht die Furcht wäre, irgendwie etwas falsch zu machen und womöglich teure Steuernachzahlung durch bloße Unwissenheit zu riskieren.

Für alle, die sich hier herantasten möchten und auf jeden Fall den Draht zu einem Profi brauchen, der ihnen den Steuerkram ganz oder zumindest die schwierigen Teile (Jahressteuererklärung) abnimmt, ist das so genannte Vorbereitende Buchen die beste Möglichkeit. Im Wesentlichen heißt das, dass man die Geschäftsfälle jeden Monat oder jedes Quartal selbst verbucht, dann aber die komplette Buchhaltung dem Steuerberater überlässt. Dieser wirft einen prüfenden Blick auf die selbst gemachten Buchungen und kümmert sich dann um die Steuern. Dabei kann man z.B. die Umsatzsteuer-Voranmeldung selbst machen, aber die Steuererklärungen am Jahresende von Profi machen lassen.

Das ganze ist eine ziemlich einfache Sache: Sie erfassen Ihre Belege in Ihrer Buchhaltungssoftware und übergeben Ihre Buchungsdaten per DATEV-Schnittstelle an Ihren Steuerberater. Er benötigt dabei noch nicht mal mehr Ihre Belege.

Man hat hier gewissermassen das Beste zweier Welten:

  • Die Kosten für die Routineaufgaben (Belege sammeln, sortieren, verbuchen) kann man sich getrost sparen und bezahlt nur für die Dienstleistungen, die man wirklich benötigt
  • Man hat die Zahlen stets schnell verfügbar, weil man sie ja selbst erfasst und in einem entsprechenden Programm erfasst hat. Mit den richtigen Berichten aus dieser Software hat man stets den vollen Überblick.
  • Ist mal ein Fehler passiert, hat man die Rückversicherung des Steuerberaters und kann die Zahlen schnell und einfach korrigieren
  • Die Sache mit dem Finanzamt macht ein Profi – das gibt ein Gefühl der Sicherheit
  • Für schwierige Fragen (Investitionsentscheidungen, Fragen der Steuergestaltung) ist der Steuerberater verfügbar und kennt Ihre Zahlen, da er sie ja in seinem System hat (die DATEV-Schnittstelle, Sie erinnern sich?)

Die Chuck Norris Methode: Helden machen alles selbst!

Selbstbucher von A bis Z, die sogar ihre Steuerklärungen selbst machen, haben sicher die höchste Stufe auf der Leiter zum kaufmännischen Nirvana erreicht. Für Leute mit kaufmännischer Vorbildung und einem gewissen Maß an Willen ist diese Leiter durchaus zu meistern. Viele Buchungssätze sind ohnehin immer die gleichen, und wenn einmal eine wirklich große Entscheidung ansteht, kann man sich noch immer auf Einzelfall-Basis Hilfe von einem Steuerberater holen. Die Berichte (BWA, Summen-Salden-Liste etc., die er/sie als Grundlage benötigt, ziehen Sie mit ein paar Mausklicks aus Ihrer Buchhaltungssoftware).

Natürlich ist dies die kostengünstigste Variante: ein Steuerberater oder ein Buchhaltungsbüro wird nicht eingebunden, also entstehen keine Kosten.

Und das Finanzamt? Hier sitzen meist nette Leute, die übrigens sogar den Auftrag haben, den Steuerbürger in seinem Tun zu unterstützen. Es ist durchaus in Ordnung, bei Ihrer/m Sachbearbeiter/in anzurufen und Fragen zu stellen. Nach unserer Erfahrung wird hier meist sehr hilfsbereit Auskunft gegeben. Auch, wenn Sie nicht mit dem richtigen Fachjargon daher kommen und Paragrafen um sich werfen. Das höre ich übrigens auch immer wieder von unseren Nutzern, die auch knifflige Probleme mit ihrer/m Sachbearbeiter/in lösen konnten.

Das Ausfüllen der wichtigsten Steuerformulare übernimmt übrigens Ihre Buchhaltungssoftware für Sie. Mit einem einfachen Mausklick senden Sie Ihre Anlage EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung oder auch Umsatzsteuererklärung online ans Finanzamt.

Aber was genau mache ich denn nun, wenn ich selbst buchen möchte

Es gibt im Wesentlichen 3 Tätigkeiten, aus denen eine Buchhaltung besteht:

  • Belege sammeln und geordnet ablegen
  • Aufschreiben der Geschäftsvorfälle in einer Form, die sowohl für Sie als auch für das Finanzamt verständlich ist (Verbuchen)
  • Auswerten der Zahlen, um z.B. Steuererklärungen zu machen, oder aber auch um zu sehen, wie erfolgreich Ihr Business läuft

Auf die einzelnen Tätigkeiten möchten wir in weiteren Artikeln eingehen, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Auch die längste Reise beginnt mit … guter Buchhaltungssoftware!

Viele unserer Kunden machen sich auf den Weg in die Selbstbucherei, indem sie sich zunächst an die Sache mit Hilfe eines Profis heranwagen, aber möglichst die Routineaufgaben selbst übernehmen. Ziel ist dabei meist, in die Sache hinein zu wachsen und zunehmend alles auf eigene Faust zu machen. Viele stellen sich das Thema sehr viel schwieriger vor, als es dann letztendlich ist. Und dennoch ist die Hilfe und Beratung eines Profis gerade am Anfang sehr hilfreich.

Auf dem Weg vom Anfänger zum Chuck Norris der Buchhalterei gibt es verschiedene Hilfestellungen, um sich nach und nach in Sachen Buchhaltung fit zu machen:

  • Eine gute Buchhaltungssoftware hat Assistenten und Hilfen, die  bei der Verbuchung von Geschäftsfällen unterstützen
  • Wiederkehrende Aufgaben, wie die Verbuchung der Bankauszüge unterstützt eine gute Software mit entsprechenden Eingabedialogen
  • Eine gute Dokumentation hilft, sich an die Sache heranzuwagen, etwa mit einem Leitfaden für die ersten Schritte
  • Für konkrete Buchungssätze gibt es auch Nachschlagewerke wie z.B. unser Kontierungslexikon
  • Nicht zuletzt hilft auch gerne der Support einer guten Software auch bei der Verbuchung von Geschäftsfällen weiter, wenn es mal komplizierter wird

 

Ich lade Sie daher ein, sich unsere Buchhaltungssoftware ganz unverbindlich und kostenlos für 2 Monate anzusehen und einem Test zu unterziehen. Gerne stehen wir auch mit Tipps zur Seite.

Neue Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen für Auslandsreisen ab 01.01.2018

Blick auf Big Ben in London

Mit BMF-Schreiben vom 8. November 2017 gibt das Bundesfinanzministerium die neuen Pauschalen für betrieblich bedingte Auslandsreisen bekannt, wie sie ab dem 1.1.2018 gelten.

Darin finden sich die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen, die sich ein Unternehmer bzw. Selbstständiger für die Kosten einer Dienstreise ins Ausland als Betriebsausgaben abziehen kann, um Mehrkosten durch die Verpflegung im Ausland zu ersetzen. Auch für Übernachtungskosten in den entsprechenden Ländern kann ein Unternehmer/Selbstständiger entweder die tatsächlichen Übernachtungskosten – nachgewiesen durch die Hotelrechnung oder einen ähnlichen Nachweis von entstandenen Kosten – oder eben eine Pauschale pro Übernachtung in diesem Land als Betriebsausgaben ansetzen und so die Kosten einer Auslandsreise im Dienste des Unternehmenszwecks vom Gewinn (und damit der steuerpflichtigen Einkünfte) abziehen.

Dei selben Pauschalen kann ein Unternehmer auch seinen Mitarbeitern steuerfrei erstatten, wenn diese betrieblich bedingt im Ausland tätig sind.

Diese Liste wird jedes Jahr neu veröffentlicht und wie immer sind für ein paar Länder neue Werte darin zu finden (z.B. Kuba).

Zu finden ist die neue Liste wie immer auch auf den Servern des Bundesfinanzministeriums.

Mit dem Buchungsassistenten von Kontolino! ist die Verbuchung von Reisekosten und Verpflegungsmehraufwendungen übrigens kinderleicht.

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um 08:47:41

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Kontolino! Update: Paypal-Zahlungen, beliebige CSV-Umsätze, Einfuhrumsatzsteuer u.v.m

Heute haben wir ein neues Update auf unsere Server gestellt. Dieses mal haben wir gleich mehrere Neuerungen im Körbchen, die unseren Nutzern das Leben noch ein bisschen leichter machen werden.

Beliebige CSV-Bankauszüge und Zahlungsdienstleister wie Paypal

Der Import von Bankauszügen im MT940- oder CSV-Format ist in Kontolino! ja schon eine Weile enthalten und erfreut sich großer Beliebtheit. Auch, dass man sie direkt abarbeiten und schnell und einfach halbautomatisiert verbuchen kann, wird kräftig genutzt und gelobt.

Natürlich fanden viele Nutzer das toll, aber irgendwie hat dann doch etwas gefehlt, denn die Welt besteht schon lange nicht mehr nur aus Bank und Kasse. Vor allem, wer im Web aktiv ist, akzeptiert Zahlungen aus den verschiedensten Kanälen. Aber auch im stationären Handel gibt es ja nicht nur Bargeld und den Kauf auf Rechnung: Karten- und kontaktlose Zahlungen, Zahlen per Handy oder Smartwatch sind Normalität geworden.

Vom Zahlungsdienstleister bis zum FInanzamt

Deswegen haben wir verschiedene Erweiterungen eingeführt, die den Import von Auszügen betreffen:

  • Es können jetzt nicht nur Bankverbindungen bei inländischen Banken angelegt werden, sondern auch andere Anbieter. Leider gab es bisher auch einen kleinen Fehler in der Anwendung, wenn zu einer IBAN keine inländische Bank ermittelt werden konnte
  • Eine Bankverbindung kann nun nicht mehr nur mit einem Bankkonto in der FiBu verknüpft werden, sondern auch z.B. Kreditkartenkonten
  • Wir werden nach und nach vorgefertigte Importfilter für Auszüge von bekannten Zahlungsanbietern hinzufügen. Den Anfang macht ein Importfilter für Paypal-Zahlungen, der ab sofort zur Verfügung steht und mit dem Sie ganz schnell und einfach Ihre Paypal-Umsätze verbuchen können.
  • Für alle Anbieter, die wir nicht direkt unterstützen, können Sie sich ab sofort einen eigenen individuellen Filter anlegen. Dabei können Sie eine Ihrer Auszugsdateien hochladen und die Felder ganz einfach festlegen.

Berücksichtigung der Einfuhrumsatzsteuer

Mit dem neuen Update wird in der Umastzsteuer-Voranmeldung und der Umsatzsteuererklärung auch die Einfuhrumsatzsteuer berücksichtigt, die Sie im Meldezeitraum verbucht haben.

Damit haben wir nun nicht nur das Reverse-Charge-Verfahren für den innereuropäischen Waren- und Dienstleistungsverkehr, sondern auch das Thema Drittländer außerhalb der EU abgedeckt.

Nachträgliche Anschaffungs- und Herstellungskosten

In unserer Anlagenbuchhaltung (erhältlich im Paket Classic) werden nun auch Zuschreibungen für nachträgliche Anschaffungs- und Herstellungskosten berücksichtigt. Dabei werden die Abschreibungen der Folgejahre automatisch angepasst. Diese Funktion war vor allem für Betreiber von Photovoltaik-Anlagen sehr wichtig.


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Diverse Fehlerbehebungen

Ja, es gab auch diesmal wieder einige Fehler zu beheben. Aber wir sind emsig auf der Jagd nach jedem einzelnen davon. Wir sind dabei aber vor allem auch auf die Hinweise unserer Nutzer angewiesen, für die wir auch stets ein offenes Ohr haben. Sie haben einen Fehler gefunden oder eine Anregung, wie wir Kontolino noch besser machen können? Dann zögern Sie nicht, uns unter hilfe@kontolino.de zu kontaktieren.

Und was kommt als nächstes?

Natürlich wollen wir hier nicht zu viel verraten. Aber natürlich sind wir noch lange nicht am Ziel und arbeiten hart daran, Kontolino! weiter zu verbessern und neue Funktionen einzubauen, die Ihnen den Alltag als Gründer, Freiberufler oder Unternehmer leichter machen.

Wir sind aktuell in Kontakt mit interessanten Partnern, um weitere Schnittstellen zu realisieren. Es gibt diverse Geschäftsprozesse, die eng mit der Buchhaltung verzahnt sind, und natürlich macht es da Sinn, diese Verzahnung auch in Sachen Softwareplattformen voran zu treiben. Im Idealfall entsteht ein Buchungssatz immer gleich dann, wenn etwas tatsächlich passiert…
Es bleibt also spannend, und wir haben 2017 ja zum Jahr der Schnittstellen erhoben. Erwarten Sie also interessante Neuigkeiten von uns.

Wie immer werden wir Fehler beheben, kleine und größere Verbesserungen umsetzen und auch im Kleinen großen Wert auf Verbesserungen legen.

 

 

Die Länder haben 2016 rund 1,72 Mrd. Euro durch Umsatzsteuer-Sonderprüfungen eingetrieben

Vom Chefsessel in den Knast

Wie das Bundesfinanzministerium am 26.04.2017 mitteilt, wurden im Rahmen von Umsatzsteuer-Sonderprüfungen bei deutschen Unternehmen insgesamt Forderungen in Höhe von rund 1,72 Milliarden Euro zusammen getragen. Interessant dabei:

Die Ergebnisse aus der Teilnahme von Umsatzsteuer-Sonderprüfern an allgemeinen Betriebsprüfungen oder an den Prüfungen der Steuerfahndung sind in diesem Mehrergebnis nicht enthalten.

Daß sich diese Prüfungen für den Fiskus lohnen, wird nicht nur an der absoluten Summe von 1,7 Mrd. Euro klar. Bei insgesamt 85.681 druchgeführten Prüfungen macht das im Schnitt stark 20.000 Euro pro geprüftem Unternehmen.

Was ist eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung und wer muß damit rechnen?

Eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung kann jedem Unternehmer ins Haus flattern. Eine solche Sonderprüfung ist im Grunde eine Art der kurzfristigen Betriebsprüfung, bei der nur das Thema Umsatzsteuer im Fokus steht. Ihr Finanzamt kann eine solche Prüfung immer dann ansetzen, wenn es Ungereimtheiten in den ihm zur Verfügung gestellten Unterlagen findet, die auf einen (bewusst oder unbewusst) fehlerhaften Umgang mit der Umsatzsteuer hin deuten.

Es gibt keine offiziellen Angaben dazu, welche Hinweise das sein können. Das BMF sagt dazu nur so viel:

Umsatzsteuer-Sonderprüfungen werden unabhängig vom Turnus der allgemeinen Betriebsprüfung und ohne Unterscheidung der Größe der Betriebe vorgenommen.

Dennoch kann man sich ein paar sehr offensichtliche Dinge an fünf Fingern ausrechnen:

  • Sie sind Kleinunternehmer und machen Angaben zu Vor- oder Umsatzsteuer in einer Umsatzsteuer-Voranmeldung oder der Anlage EÜR
  • Ein Lieferant oder Kunde von Ihnen hatte eine Betriebsprüfung (oder eben auch eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung) und es wurden Fehler in Ihren Rechnungen gefunden, die auf Fehler bei Ihnen hin deuten
  • Es gibt offensichtliche Diskrepanzen zwischen Ihrer UStVA und der zusammenfassenden Meldung bei Steuerbeträgen im Zuge des Reverse Charge-Verfahrens (Lieferungen und Leistungen im EU-Raum)

Zwar endet eine solche Prüfung eher selten so, wie auf unserem Beitragsbild, aber eine teure Angelegenheit kann es allemal werden, wenn sich Fehler im Umgang mit der Umsatzsteuer in der täglichen Praxis eingeschlichen haben. So prüft die Finanzbehörde in diesen Fällen nicht eine einzelne Rechnung nach, sondern einen Zeitraum von im Zweifel mehreren Jahren. So kommen schnell mal ein paar tausend Euro zusammen, die dann auch sofort fällig sind und obendrein mit einem Verzugszins von 6% p.a. zu verzinsen sind.

Eine gute Buchhaltungssoftware hilft, Fehler zu vermeiden

Die wichtigste Waffe gegen teure Fehler in Sachen Umsatzsteuer ist zunächst einmal, sich mit dem Thema zu beschäftigen. Sie sollten als Unternehmer auf jeden Fall darauf achten, welche Angaben auf einer Rechnung unbedingt stehen müssen, damit sie nicht zu beanstanden ist. Diese Mindestangaben müssen Sie nicht nur selbst auf Ihren Ausgangsrechnungen machen, sondern auch bei Ihren Eingangsrechnungen prüfen und Ihren Lieferanten ggf. bitten, die Rechnung zu korrigieren.

Der späteste Zeitpunkt, zu dem Sie eine Rechnung prüfen sollten, ist, wenn Sie eine Ausgangsrechnung absenden, bei Eingangsrechnungen ist dies der Moment, in dem Sie diese Verbuchen. Aber keine Angst: Sie entwickeln sehr schnell einen Blick dafür, ob alle wichtigen Angaben auf der Rechnung sind. Ein absoluter Warnhinweis ist, wenn Sie beim Verbuchen einer Rechnung nicht alle Eingaben machen können, um einen korrekten Buchungssatz zu erfassen.


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Besondere Vorsicht bei EU-Geschäften

Die EU hat eine recht interessante Vorstellung davon, wie Umsatzsteuer im grenzüberschreitenden zu behandeln ist. Leider bedeutet das für Unternehmer auch, dass sie neben der UStVA unter gewissen Umständen einen weiteren Bericht ans Finanzamt abliefern müssen, die zusammenfassende Meldung innergemeinschaftlicher Lieferungen und Leistungen. Aber auch die UStVA wurde für dieses Reverse Charge-Verfahren um einige Felder erweitert, um die entsprechenden Angaben zu machen.

Bevor Sie nun denken, Sie haben keine EU-Geschäfte, da Ihre Lieferanten und Kunden alle in Deutschland sind, sollten Sie sich einmal unseren Artikel dazu durchlesen. Sie bestellen ab und an mal etwas bei einem großen INternet-Händler oder schalten Online-Werbung? Zack, schon haben Sie möglicherweise innergemeinschaftliche Umsätze, da Sie eine Rechnung aus Irland oder Luxemburg erhalten…

Kontolino! unterstützt Sie beim Ausfüllen und dem online-Versand sowohl der Umsatzsteuer-Voranmeldung als auch der Zusammenfassenden Meldungen. Beide sind in einem Klick zusammengestellt und können mit einem zweiten Mausklick direkt online versandt werden. EU-Umsätze sind damit ihren Schrecken los.

Ein Umstieg auf Kontolino! kann helfen, teure Fehler in Sachen Umsatzsteuer zu vermeiden. Deswegen laden wir Sie herzlich ein, unsere Buchhaltungssoftware in der Cloud 2 Monate lang kostenlos und unverbindlich zu testen.


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Neuer Kontenrahmen speziell für Kleinunternehmer

Für Kleinunternehmer ändert sich ab dem Veranlagungsjahr 2017 etwas ganz wesentliches in Sachen Steuer: die Finanzämter akzeptieren nur noch die Anlage EÜR nach amtlichem Datensatz .

Das sind eigentlich gleich 2 Änderungen auf einmal. Zum Einen ist damit die so genannte formlose Gewinnermittlung für Jahre ab dem 1.1.2017 weg gefallen, zum Anderen muss nun die Erklärung der Einkünfte aus selbständiger bzw. gewerblicher Tätigkeit zwingend online per Elster ans Finanzamt versandt werden.

So long, Excel! Und Danke für den vielen Fisch…

Das viel besungene einfache Excel-Blatt mit Einnahmen und Ausgaben ist damit ein für allemal Geschichte. Das galt zwar im Grunde auch schon durch das Inkrafttreten der GoBD zum 1.1.2015, aber nun sollten Sie sich endgültig von der einfachen Ein-/Ausgabenliste verabschieden. Die Anlage EÜR verlangt die Aufschlüsselung vor allem Ihrer Kosten in deutlich detaillierterer Form, als das bisher in der formlosen Gewinnermittlung (für die es ja keine formellen Vorgaben gab) oft der Fall gewesen sein dürfte.

Kontolino! bietet Kleinunternehmern einen speziellen, vereinfachten Kontenrahmen

Speziell für kleinere Unternehmen, die die Anlage EÜR auszufüllen haben, und die entweder nicht zum Abzug von Vorsteuer berechtigt sind, oder aber ihre Einnahmen und Ausgaben im IST-Besteuereungsverfahren verbuchen (Umsatzbesteuerung nach vereinnahmten Entgelten – keine Buchung von Forderungen und Verbindlichkeiten), haben wir nun einen neuen Kontenrahmen eingeführt, der Ihnen ab sofort zur Verfügung steht: der Mini-SKR04

Angelehnt an den Kontenrahmen SKR04 der DATEV bietet dieser neue Kontenrahmen alles, was Sie brauchen, um Ihre Einnahmen und Ausgaben für die Anlage EÜR aufzuzeichnen. Dennoch haben wir den Kontenrahmen so weit reduziert, dass er übersichtlich und verständlich wird. So beinhaltet er nur noch ca. 180 Konten.

Damit stellen wir Ihnen alles zur Verfügung, um auch in Zukunft die Anforderungen der Finanzverwaltung an Ihre Aufzeichnung von Geschäftsfällen zu erfüllen und dabei viel Zeit zu sparen. Kontolino! bietet nicht nur alles, um Ihre Buchhaltung vollständig zu digitalisieren, sondern auch die nötigen Schnittstellen, um Ihre Anlage EÜR direkt online beim Finanzamt abzugeben. Natürlich können Sie auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung mit nur einem Klick ans Finanzamt senden.

Für Nutzer, die dies lieber dem Steuerberater überlassen möchten, hat Kontolino! eine DATEV-Schnittstelle, mit der Sie Ihre Buchungen direkt an den Steuerberater übergeben können, damit er/sie Ihren Jahresabschluss für Sie zusammenstellt.

 

 

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um 10:52:18

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Steuer

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Kleinunternehmer aufgepasst: Ab 2017 kann die EÜR nur noch online eingereicht werden

Anlage EÜR am Bildschrim

Die formlose Gewinnermittlung für Kleinunternehmer ist Geschichte. Ab dem Veranlagungszeitraum 2017 müssen auch Kleinunternehmer die Anlage EÜR beim Finanzamt abgeben – elektronisch natürlich.

In einem Artikel zum Thema Einkommensteuer  vom 30.03.2017 weist das Bundesfinanzministerium darauf hin, dass auch Kleinunternehmer mit Betriebseinnahmen unter 17.500 Euro pro Jahr für Veranlagungszeiträume ab dem 1.1.2017 zur „Übermittlung der standardisierten Anlage EÜR nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung verpflichtet“ sind.

Das Finanzamt kann „in Härtefällen“ auf Antrag von dieser Verpflichtung absehen, verlangt dann allerdings die Einreichung der standardisierten Anlage EÜR auf dem amtlichen Papierformular.

Hier können Sie den vollständigen Artikel lesen.

Was ändert sich dadurch?

Wenn Sie Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG sind, also weniger als 17.500 € Umsatz im Jahr erzielen, konnten Sie bisher eine so genannte formlose Gewinnermittlung beim Finanzamt einreichen, um Ihre Einkünfte aus dieser gewerblichen Tätigkeit anzugeben. Diese konnten Sie einfach als Anhang mit Ihrer Einkommensteuer abgeben. Dabei gab es keine formellen Anforderungen oder Vorgaben, es musste eben die Summe Ihrer Einnahmen und Ihrer Ausgaben während des Jahres ersichtlich sein.

Diese sehr einfache Regelung gilt nun nur noch für Geschäftsjahre, die vor dem 1.1.2017 beginnen, also in den allermeisten Fällen wohl einfach zuletzt für das abgelaufene Jahr 2016.

Für das aktuelle Jahr, also für alle Veranlagungszeiträume ab 1.1.2017, müssen Sie in Zukunft die Stan­dar­di­sier­te Ein­nah­men­über­schuss­rech­nung (An­la­ge EÜR) abgeben.

In dieser Anlage EÜR müssen Sie recht genaue Angaben zu Ihren Einkünften und Kosten machen. Es reicht nicht mehr, nur alle Kosten zu summieren, sondern Sie müssen verschiedene Kostenarten separat aufschlüsseln (Fahrtkosten, Verpflegungsaufwendungen etc.) und auch die nicht abziehbaren Kosten (also z.B. die 30% der Bewirtungskosten, die Sie bisher einfach weggelassen haben) angeben.

Alles in allem bedeutet das für Kleinunternehmer, dass sie deutlich höhere Anforderungen an die Aufzeichnung ihrer Kosten und Einkünfte erfüllen müssen. Und vor allem bedeutet es, dass sie die Anlage EÜR auf jeden Fall online beim Finanzamt einreichen müssen.

Was Sie jetzt tun sollten

Da diese Änderung bereits für das laufende Jahr 2017 gilt, sollten Sie rechtzeitig darüber nachdenken, wie Sie Ihre Buchhaltung an die Erfordernisse der Anlage EÜR anpassen. Je früher Sie damit starten, desto weniger erledigt geglaubte Belege müssen Sie aus den vergangenen Monaten nochmals prüfen.

Am besten starten Sie damit, sich den Vordruck der Anlage EÜR für 2016 einmal genauer anzusehen. Diesen können Sie beim Bundesfinanzministerium kostenlos herunterladen. Der Vordruck für 2017 ist noch nicht verfügbar, aber Sie haben so schon mal einen guten Überblick darüber, was auf Sie zukommt.

Anhand des Vordrucks 2016 schauen Sie sich Ihre Aufzeichnungen für 2016 mal durch und beantworten Sie sich folgende Fragen:

  • können Sie für jeden Ihrer aufgezeichneten Posten beantworten, in welches Formularfeld er gehört?
  • Finden Sie in Ihren Aufzeichnungen schnell die Summe der Ausgaben wieder, die in ein gesondertes Feld gehören. Beispiel: Können Sie schnell und einfach beantworten, wie hoch Ihre Fortbildungskosten (ohne Reisekosten) – Zeile 42 des Vordrucks – waren, oder müssen Sie nun alle Ihre Belege nochmals durchsuchen, um diese Summe zu ermitteln?
  • Finden Sie die Abschreibungen auf Anlagegüter schnell und einfach heraus?
  • Haben Sie die Summe der abziehbaren und nicht abziehbaren Anteile von z.B. Geschenken, Bewirtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen parat?

In vielen Fällen wird Ihre Antwort vermutlich „Nein“ lauten.

Machen Sie sich also frühzeitig Gedanken darüber, was Sie an Ihrer Excel-Liste oder gar Ihrem auf Papier geführten Journal ändern müssen, um die sehr fein aufgeschlüsselten Auskünfte erteilen zu können.

Leider werden Sie sehr schnell feststellen, dass Sie hier plötzlich mehrere separate Listen oder Excel-Blätter führen und sich für jeden Beleg Gedanken machen müssen, auf welches Blatt er denn gehört. Sie können sich das nicht sparen, denn wenn Sie es nicht beim Aufschreiben der Umsätze tun, müssen Sie es eben am Jahresende wieder auseinander suchen. Es führt kein Weg dran vorbei.

Warum eine Buchhaltungssoftware die beste Wahl ist

Wenn Sie sich Gedanken machen, wie Sie die Einnahmen und Ausgaben Ihres Gewerbes am besten Aufschreiben, um die Anlage EÜR auszufüllen, werden Sie sehr schnell feststellen, dass Sie eigentlich eine richtige Buchführung anfangen, in der es bestimmte Kategorien für Einnahmen und Ausgaben gibt.


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Nichts anderes sind die so genannten Konten in einer Buchhaltung: Sammelposten für gleichartige Geschäftsvorfälle. So gibt es in einer Buchhaltung meist ein Konto „Kasse“ für alle in bar getätigten Einnahmen und Ausgaben sowie ein Konto „Reisekosten des Unternehmers“ oder „Fortbildungskosten“. Im System der Buchhaltung sind all die Unterteilungen und Kategorisierungen bereits vorgenommen worden, die Sie brauchen.

Zudem ist eine Buchhaltung so aufgebaut, dass sie die Bildung von Summen unterstützt und nach Daten und Zeiträumen durchsucht werden kann, wenn man mal einen bestimmten Geschäftsvorfall sucht.

Da Ihre Gewinnermittlung in Zukunft deutlich genauer und detaillierter sein muss, sollten Sie sich überlegen, ob Sie nicht gleich auf die Jahrhunderte alte und bewährte Technik der Buchführung zurück greifen.

Was für eine Rolle spielen in diesem Zusammenhang die GoBD?

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung sind eine Sammlung von Anforderungen der Finanzverwaltung an eine korrekte Buchhaltung. Wer sich an die GoBD hält, der führt eine Buchhaltung, die ein Steuersachbearbeiter oder Betriebsprüfer als ordentlich und glaubwürdig einstuft. Mit einer Neufassung der GoBD zum 1.1.2015 hat das Bundesfinanzministerium festgelegt, dass die Grundsätze der Vollständigkeit, Richtigkeit, Aktualität und Nachvollziehbarkeit auch für Kleinunternehmer (also z.B. auch Betreiber einer Photovoltaikanlage) gelten.

Die GoBD haben einige sehr wichtige Grundregeln aufgestellt, die Sie also ebenfalls einhalten müssen. Ein Beispiel: wenn Sie Ihre Telefon- oder Bücherrechnung nur noch online erhalten, müssen Sie diese elektronische Datei 10 Jahre archivieren und dürfen nicht etwas nur einen Papierausdruck dieser Rechnung im Ordner aufbewahren.

Zum Thema GoBD haben wir auf diesem Blog schon so einiges geschrieben.

Mit Kontolino! sind Sie bestens für die Anlage EÜR gerüstet

Kontolino! ist eine Buchhaltungssoftware in der Cloud, die Ihnen das Leben in Zukunft sehr erleichtern wird:

  • Umfangreiche Assistenten unterstützen Sie bei der Verbuchung von Umsätzen, Sie wählen aus hunderten Vorlagen die passende aus und ergänzen nur noch Betrag und Datum – fertig ist der Buchungssatz
  • Mit dem Import von Kontoauszügen Ihrer Bank arbeiten Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben sehr schnell und einfach ab – die Buchhaltung ist so sehr schnell erledigt
  • Kontolino! hat ein digitales Belegarchiv, in dem Sie zu jedem Buchungssatz Ihre Belege hochladen und verknüpfen können. Wenn Sie möchten, können Sie auch Ihre Papierbelege einscannen und elektronisch archivieren (lt. GoBD zulässig und vielleicht sogar gewünscht) – Schuhkarton adé!
  • Mit unserer Elster-online-Schnittstelle schicken Sie die Anlage EÜR mit einem einzigen Mausklick direkt ans Finanzamt, ohne selbst Daten für das Formular zusammen suchen zu müssen. In der Buchhaltung sind ja bereits alle Rohdaten für die EÜR vorhanden…
  • In unserem Online-Handbuch finden Sie alle wichtigen Informationen zu Ihrer Buchhaltung mit Kontolino!
  • In Fragen zur korrekten Verbuchung eines Geschäftsvorfalls sind wir persönlich ansprechbar, um Ihnen zu helfen

Und das Beste: Kontolino! können Sie 2 Monate lang völlig unverbindlich und kostenlos testen.

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um 08:50:07

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Importieren und verbuchen von Bankauszügen

Mit Kontolino! können Sie nun auch Ihre Bankumsätze importieren und verbuchen

Das Jahr 2017 ist erst ein paar Tage alt, und während manch einer die Zeit zwischen den Jahren für die Erholung nach den Feiertagen genutzt hat, waren wir wieder fleißig. Unser neuestes Feature ermöglicht es Ihnen, Ihre Bankumsätze in Kontolino! zu importieren und halbautomatisch zu verbuchen.

Aber beginnen wir ganz vorne. Ab sofort können Sie in Kontolino! Ihre Bankauszüge, die Sie per Online- oder Homebanking von Ihrer Bank heruntergeladen haben, hochladen und in Ihre Buchhaltung importieren. Kontolino! liest die Umsätze ein und erstellt für jeden einzelnen Umsatz einen fast fertigen Buchungssatz. Sie legen nur noch ein paar wenige Informationen fest und verbuchen den Umsatz mit einem Klick – wie von Kontolino! gewohnt.

Unser Verbuchen-Assistent für Bankauszüge zeigt Ihnen aktuell an, welchen Saldo Ihr Bankkonto in der Buchhaltung hat, und berechnet stets die Differenz zwischen Bank- und Fibu-Konto¹. Zum Einen sehen Sie dann auf einen Blick, ob nach dem Verbuchen des letzten Bankumsatzes alles paletti ist (Differenz ist 0,00 Euro) und haben für den Fall der Fälle gleich einen Anhaltspunkt zur Suche etwaiger Buchungsfehler.

Vor allem aber wissen Sie stets, ob alle Umsätze verbucht wurden und Sie den Bankauszug abhaken können. Möge es bei Ihnen stets so aussehen, wie in unserem Screenshot hier: alles verbucht, keine Differenz, alles perfekt.

Mehr Details zu dieser neuen Funktionalität in Kontolino! finden Sie in unserer Online-Dokumentation im Kapitel „Importieren und Verbuchen von Bankauszügen„.

Natürlich steht bestehenden Kunden diese Funktion ab sofort ohne jegliche Zusatzkosten zur Verfügung. Alles, was Sie brauchen, ist mindestens das Paket Kontolino! Standard. Eine Übersicht unserer Pakete und Preise finden Sie hier.


¹ Je nachdem, welches Importformat Ihre Bank anbietet und welche Informationen sie in einem Auszug mitliefert, kann es sein, dass Ihnen kein aktueller Saldo zur Verfügung steht

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