Alle Artikel von Antje Rößle-Tuchel

Neue Auswertemöglichkeiten (BWA und Summen-Salden-Liste)

Immer wieder werden unsere Kunden von den Banken nach Auswertungen gefragt. Die gängigsten sind die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) und die Summen- und Saldenliste (SuSaLi). Dies haben wir zum Anlass genommen, die beiden Auswertungen auch in der Online-Buchhaltungssoftware-Kontolino! zu implementieren. D.h. ab jetzt stehen Ihnen die

  • Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) und
  • die Summen- und Saldenliste (SuSaLi) in Kontolino! zur Verfügung.

Ganz kurz und einfach erklärt: Worum geht es in diesen Auswertungen?

Bei der BWA handelt es sich, um die Möglichkeit die Erlöse, Einnahmen, Kosten und Ausgaben periodenbezogen miteinander zu vergleichen. So sehen Sie sehr schnell, ob Sie z. B. in einem Quartal mehr Erlöse erzielt haben, als in dem des Vorjahres.

Bei der SuSaLi können Sie jedes Konto genau für sich auswerten. Dabei wird pro Konto der Eröffnungssaldo alle Bewegungen eines bestimmten Zeitraumes, alle Bewegungen des Jahres kumuliert und der Schlusssaldo des Kontos dargestellt. So sehen Sie wieviel „Geld“ auf den einzelnen Konten fließt.

Diese Erklärungen waren jetzt sehr kurz und knackig. Ausführlich können Sie dies wie gewohnt in unserer Dokumentation nachlesen:

Die 10-Tages-Regel für die EÜR-Abgabe (Einnahme-Überschuss-Rechnung)

Sie müssen eine EÜR an Ihr Finanzamt abgeben? Dann müssen Sie am Jahresende bei Ihren Buchungen einige Besonderheiten beachten:

Normalerweise buchen Sie immer das Datum, an dem das Geld fließt und nicht wann die Rechnung ausgestellt wurde. Das gilt für alle eingehenden und ausgehenden Zahlungen.
Bis auf eine Ausnahme: wiederkehrende Zahlungen.
Hier können Sie die Beträge zum 31.12. des Vorjahres buchen, die bis zum 10. Januar des Folgejahres fließen werden. Insbeseondere bei der Umsatzsteuerschuld / Vorsteuererstattung gegenüber dem Finanzamt müssen Sie sogar die Buchungen vorziehen! D.h. alles was Sie bis zum 10. Januar dem Finanzamt an Umsatzsteuer zahlen bzw. als Vorsteuer erstattet bekommen müssen Sie zum 31.12. in Iher Buchhaltungssoftware erfassen. In Kontolino! geschieht dies automatisch. So werden die Zahlen auch für die Umsatzsteuermeldung für das ganze Jahr richtig ermittelt und Sie können diese Zahlen mit einem Klick an des Finanzamt via Elster-Schnittstelle abschicken. Einzelheiten können Sie gerne auf unserer Seite ausführlich nachlesen.

Weiter müssen Sie am Jahresende auch daran denken,

  • alle Privatverbräuche zu buchen (z. B. 1%-Regel beim Firmen-PKW oder der private Anteil an der Telefonrechnung…),
  • alle Abschreibungen zu buchen (dies geht mit dem Kontolino!-Paket Classic für alle angelegten Anlagegüter und geringwertigen Wirtschaftsgüter (GWGs) auf einen Knopfdruck),
  • meistens wird die Inventur fällig, wenn Sie Waren haben. Diese müssen Sie einmal im Jahr durchzählen und die Bestandsveränderung (d.h. die Differenz zwischen tatsächlichem Inventurbestand und dem verbuchten Bestand in Kontolino!) buchen.
  • natürlich sollten Sie hier auch Ihren verbuchten Kontostand mit dem tatsächlichen Bankbestand überprüfen und auch der verbuchte Kassenstand sollte mit dem tatsächlichen Kassenstand übereinstimmen.

Auch hierzu können Sie die Einzelheiten auf unserer Seite jederzeit im Detail nachlesen.

Sie haben alles gebucht, geprüft und alles passt. Dann schicken Sie einfach mit einem Klick aus Ihrer Buchhaltungssoftware Kontolino! heraus die EÜR 2016 und Umsatzsteuermeldung 2016 direkt an Ihr Finanzamt. Vergessen Sie nicht ein Sendebericht auszudrucken, zu unterschreiben und auf dem Postweg an Ihr Finanzamt zu schicken. Schon ist Ihr Jahresabschluss 2016 erledigt und Sie können Sich ganz dem neuen Jahr 2017 widmen.

Einfache oder doppelte Buchführung – eine Gegenüberstellung

Was ist eigentlich eine Buchhaltung?

Eine Buchhaltung oder auch Buchführung genannt ist in Ihrer einfachsten Form ganz simpel ausgedrückt eine Liste, in der alle Geldeingänge und -ausgänge einer Firma gelistetwerden. Sobald Sie eine Firma anmelden, sind Sie als Unternehmer verpflichtet eine Buchhaltung zu führen. Wie detailliert Sie dies dann tun müssen hängt zum Einen von Ihnen selber ab, aber zum anderen natürlich auch vom Gesetzgeber. Dieser gibt, je nachdem wieviel Umsatz und Gewinn Sie erzielen oder welche Rechtsform Ihr Unternehmen hat, verschiedene Buchhaltungspflichten vor. So kann die Buchhaltung dann weiter anwachsen und neben der Einnahmen-, Ausgabenliste auch Vermögenslisten (Anlagenspiegel), Schuldenlisten und weiteres enthalten. Dies kann dann in einer Bilanz zusammengefasst werden.

Warum müssen Sie eine Buchhaltung führen?

Zum Einen ist es Ihr ureigenes Interesse ein Überblick über Ihre Einnahmen und Ausgaben zu haben. Nur so wissen Sie, ob Sie mit Ihrer Firma Gewinne erzielen und genug für Ihren Lebensunterhalt verdienen, Anschaffungen tätigen können oder neue Mitarbeiter einstellen können.

Zum Anderen ist es Ihre Pflicht, denn der Gesetzgeber verpflichtet Sie in seiner Steuer- und Handelsgesetzgebung dazu.

Was ist eine einfache Buchhaltung?

Unter einer einfachen Buchhaltung versteht man die Listung aller Einnahmen und Ausgaben sortiert nach dem Datum. Dabei werden die Einnahmen und Ausgaben in verschiedene Arten unterteilt. Z. B. haben Sie Umsatzsteuerpflichtige Einnahmen, umsatzsteuerfreie Einnahmen, die Umsatzsteuer selbst nehmen Sie zunächst ein und führen diese somit auch getrennt, dann folgen z. B. Materialkosten, Personalkosten, Abschreibungen und weitere Rubriken. Sind Sie zu einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung dem Finanzamt verpflichtet, werden diese verschiedene Einnahmen- und Kostenarten genau aufgeführt und Sie müssen Sich mit Ihrer Buchhaltung daran halten. Nachstehend sehen Sie die EÜR-Einnahmen-Arten für 2016

betriebseinnahmen-euer

Nun die Liste der möglichen Ausgabenrubriken, die Sie in der EÜR am Jahresende befüllen sollten (auch am Beispiel des Jahres 2016):

betriebsausgaben-euer1

betriebsausgaben-euer2

betriebsausgaben-euer3

Genauso müssen Sie Sich an alle anderen rechtlichen Vorschriften halten: wie z. B. Umsatzsteuerrichtlinien, Abschreibungsrichtlinien, Reisekostenregelungen, Regeln zur Bewirtung, Firmen-Pkw-Regelungen, Einhaltung der Archivierungszeiten der Belege, Umgang mit elektronischen Belegen).

Was ist eine doppelte Buchhaltung?

Bei einer doppelten Buchhaltung wird jede Einnahme oder Ausgabe zweimal erfasst (deshalb „doppelt“). Dabei wird zum Einen Mal erfasst, auf welchem Konto die Bewegung stattfand (z. B. auf Ihrem Bankkonto oder in der Kasse) und zum Anderen Mal wird erfasst, um welche Art der Einnahme oder Ausgabe es sich handelt (z. B. Reisekosten, Wareneinkaufskosten, Portokosten, Telefonkosten, Abschreibungen). Dies hat den Vorteil, dass man mit dieser Art der Buchung seine Buchhaltung selber kontrollieren kann. Denn der echte Kassenbestand muss natürlich mit dem in der Buchhaltung verbuchten übereinstimmen. Das Gleiche gilt natürlich auch mit dem Bankbestand: Dieser muss mit dem Saldo Ihres Geschäftskontos bei der Bank immer nach dem Buchen übereinstimmen.

Außerdem haben Sie mit der doppelten Buchführtung schon alle Einnahmen und Ausgaben Ihrer Firma richtig für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung bzw. Bilanz richtig kategorisiert (z. B. alle Ausgaben für das Telefonieren sind zusammenaddiert usw.) und zugeordnet.

Wer ist zu welcher Buchhaltungsform verpflichtet?

Wie schon erwähnt, sind Sie nicht frei von der Wahl, welche Buchhaltungsform Sie wählen wollen: die Einfache oder Doppelte Buchhaltung. Hier macht der Gesetzgeber klare Vorgaben: Sobald Sie eine E-Bilanz (elektronische Bilanz) abgeben müssen, sind Sie zu einer doppelten Buchhaltung verpflichtet. Ansonsten reicht Ihnen rein Formal eine einfache Buchhaltung aus. D.h., wenn Ihre Firma entweder

  • im Handelsregister eingetragen ist oder
  • einen Umsatz größer von 600.000 € / Jahr oder
  • der Gewinn größer als 60.000 € /Jahr ist,

müssen Sie eine doppelte Buchführung machen und eine E-Bilanz abgeben.

erforderlicheUnterlagenFinanzamt

Vor-/ Nachteile von den verschiedenen Buchhaltungsformen?

Die einfache Buchhaltung ist definitiv simpler zu erlernen und leichter im Umgang. Oft reicht am Anfang wirklich eine Excel-Liste aus. Aber Sie verlieren hier sehr leicht den Überblick, wenn Ihr Unternehmen wächst. Zudem ist die Kontrolle der Buchhaltung schwieriger: Sie haben keinen Banksaldo, den Sie einfach abgleichen können – so können einem schneller Fehler passieren. Gewöhnen Sie Sich gleich die „doppelte Buchführung“ an, müssen Sie Sich am Anfang garantiert mehr mit der Theorie beschäftigen und evtl. Literatur wälzen. (Tipp: Wir haben gut besuchte Seiten bei uns auf der Homepage, die sich mit den Grundlagen der doppelten Buchführung beschäftigen und außerdem Leitfäden in pdf-Format.) Dafür haben Sie dann aber gleich die volle Aussage über Ihren finanziellen Status Ihrer Firma. Außerdem müssen Sie nicht, wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie vom Gesetzgeber verpflichtet werden eine „doppelte Buchführung“ zu machen, Ihre gesamte Buchhaltung wieder neu strukturieren und umstellen.

Eine Buchhaltungssoftware kann Ihnen, die Anfänge für eine „doppelte Buchführung“ deutlich erleichtern.

Wo unterstützt Sie die Online-Buchhaltungssoftware Kontolino! bei der doppelten Buchführung?

Zunächst einmal, genügt Kontolino! allen rechtlichen Ansprüchen. Sie müssen Sich keine Gedanken darum machen, ob Sie Buchungen einfach löschen dürfen oder gegenbuchen müssen. Kontolino! erlaubt Ihnen das Löschen der Buchungssätze und protokolliert diese mit und ist damit gesetzeskonform und GobD-konform.

Sie können elektronische Belege direkt in Kontolino! ablegen. So müssen Sie keine separaten Laufwerke zur Archivierung Ihrer E-Belege anlegen, keine Datensicherung selber organisieren. Das nimmt Ihnen Kontolino! alles ab.

Kontolino! hat die gängigen Kontenrahmen hinterlegt. Diese können Sie benutzen und wenn Sie wollen weiter anpassen.

Die Online-Buchhaltungssoftware Kontolino! hat sehr viele gängigen Buchungen bereits für Sie vorerfasst. Diese sind in einem Buchungsassistenten hinterlegt, der sortiert ist. Selbst können Sie zusätzlich mit Schlagwörtern suchen.

Eine gute Software lernt mit: so merkt sich Kontolino! bereits von Ihnen getätigte Buchungen und schlägt Ihnen diese von alleine vor, wenn Sie einen ähnlichen Buchungstext eingeben.

Natürlich können Sie in Kontolino! direkt Ihre Meldungen über Elster an das Finanzamt abgeben. Darunter fallen:

Das sind die wichtigsten Punkte aus unserer Sicht, aber natürlich unterstützt Sie eine gute Online-Buchhaltungssoftware in noch viel mehr. Hier können Sie Sich einen guten Überblick über weitere Features von Kontolino! machen.

Zusammenfassung

Am Anfang mag die doppelte Buchführung umständlich und schwierig erscheinen. Mit ein wenig Fachliteratur, Einarbeitung und der richtigen Buchführungssoftware wird diese aber schnell gelingen. Und vergessen Sie nicht: die gesetzlichen Bestimmungen (wie Umsatzsteuerrichtlinen, GobDs, Fahrtkostenregelungen, Bewirtungskostenregelungen, Abschreibungsrichtlinien) gelten immer – egal ob Sie die einfache oder doppelte Buchhaltung anwenden.

Neu: Brutto-Darstellung der Beträge im Buchungsjournal

Wir sind stets bemüht unsere Online-Buchhaltungssoftware Kontolino! weiter zu verbessern und somit legen wir Wert darauf die Wünsche unserer Kunden umzusetzen. So wurde an uns herangetragen, dass es für die Fehlersuche beim Buchen gut wäre, die Bruttobeträge im Buchungsjournal sehen zu können. Denn auf den Bankkontoauszügen sind auch immer die Bruttobeträge ersichtlich.

Bisher hatten wir im Buchungsjournal immer die einzelnen Netto-Beträge gelistet, z. B. der Kauf eines GWGs im Wert von Brutto 200 €:

Buchungen

Diese Netto-Betragslistung hat den Vorteil, dass man genau sehen kann, welcher Betrag auf welches Konto gebucht wurde. Aber bei der oben genannten Fehlersuche ist das umständlich. Hier muss man von Hand immer die Beträge entweder mit dem Taschenrechner nachrechnen oder im Kopf.

Um die Vorteile beider Ansichten in Kontolino! verfügbar zu haben, haben wir beschlossen unseren Kunden zu ermöglichen, selber zu entscheiden, ob Sie im Buchungsjournal in Kontolino! die Brutto- oder Nettobeträge sehen wollen. Dies ist mit einem Klick unter dem Menüpunkt „Mein Konto“ – „Mein Profil“ nun möglich:

benutzerprofil

Sie setzen einfach ein Häkchen unter „Bruttobeträge in Übersichten anzeigen“ und schon können Sie im Buchungsjournal die Bruttobeträge sehen:

bruttobeträge

Das ist zwar auf den ersten Blick nur eine kleine Verbesserung – aber kann enorm Zeit sparen.

 

Online Buchhaltungssoftware Kontolino! wird weiter bedienerfreundlicher

Wir haben neue kleine Features eingebaut, die unsere Online-Buchhaltungssoftware Kontolino! benutzerfreundlicher machen:

  • Das erste Feature betrifft den Umgang mit E-Belegen. Anstatt jede Buchung einzeln durch einen separaten Mausklick aufrufen zu müssen, um die dort hinterlegten Belege zu sehen, geht das nun direkt im Buchungsjournal. Dort sind alle Ihre Buchungen gelistet. Nun können Sie dort direkt auch die Belege ansehen, in dem Sie auf die Büroklammer klicken. So können Sie schnell nachsehen, welchen Beleg Sie wie verbucht haben und bei Bedarf alle Belege schnell nacheinander ausdrucken.
    ebelegeansicht
  • Die zweite Erleichterung betrifft das Buchen direkt. Sie können nun direkt aus der Buchungsliste heraus, die Buchungen zum Einen „Duplizieren“ oder zum Anderen neu „Als Buchungsmuster“ anlegen. So können Sie sehr schnell gleiche oder ähnliche Geschäftsfälle in Zukunft verbuchen, da Sie Ihre bereits früheren Buchungen nun einfach nochmals verwenden können.Buchungenbearbeiten

Die neue Version von Kontolino! steht ab heute für Sie bereit.

Umsatzsteuervoranmeldungen (UStVA) verbuchen

Erfreulicherweise konnten wir im neuen Jahr viele neue Kunden bei uns begrüßen. Somit wurden wir nun öfters angesprochen, wie bestimmte Geschäftsfälle zu verbuchen sind. Einen dieser Geschäftsfälle werden alle unsere Kunden interessieren, so dass wir dies zum Anlass genommen haben, eine zusätzliche Seite in unsere Dokumentation aufzunehmen. Von welchen Geschäftsfall wir reden?

Es geht um die Verbuchung der Zahlung der Umsatzsteuer entsprechend der abgegebenen Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) an das Finanzamt

Sie haben mit unserer Buchhaltungssoftware Kontolino! alle Mehrwertsteuerbeträge mit der Auswahl der Mehrwertsteuercodes mit jeder einzelnen Buchung erfasst. Daraufhin haben Sie bis zum 10. des Folgemonates für den Vorgängermonat bzw. das Vorgängerquartal die Umsatzsteuervoranmeldung erstellt und direkt mit Hilfe von Kontolino! an das Finanzamt online versendet. Nun haben Sie entweder

  • Geld an das Finanzamt überwiesen (die Umsatzsteuerschuld war größer als der Vorsteuererstattungsanspruch) oder
  • Sie haben Geld vom Finanzamt erhalten (die Umsatzsteuerschuld war kleiner als der Vorsteuererstattungsanspruch).

Jetzt stellt sich die Frage, wie werden diese Bankbewegungen verbucht?

Dazu gibt es zwei verschiedene gängige Möglichkeiten. Beide Möglichkeiten stehen Ihnen auch in der Buchhaltungssoftware Kontolino! zur Verfügung – und Sie können Sich frei entscheiden welchen Weg Sie bevorzugen: Weiterlesen

Die Navigation im Kontenplan nun schneller möglich

Um zum Einen schneller ein bestimmtes Konto zu finden, als auch um sich einen guten Überblick über die Struktur des Kontenplans zu erhalten, haben wir uns für Sie folgenden zuerst unauffälligen Button einfallen lassen:

navigation kontenplan 1

Dieser Button bewegt sich im Kontenplan immer mit, so dass er jeder Zeit für Sie verfügbar ist.

Sobald Sie mit der Maus über diesen Button gehen, öffnet Sich die oberste Struktur Ihres Kontenplans (die Kontenklassen), der je nach dem welchen Kontenrahmen Sie am Anfang ausgewählt haben, verschieden aussieht. Für den IKR (Industriekontenrahmen) sieht dies dann so aus:

navigation kontenplan 2

Sie können nun mit der Maus einen beliebigen Eintrag aus den Kontenklassen auswählen und es werden dann im Kontenplan nur noch die Konten angezeigt, die in diese Kontenklasse gehören.

Damit können Sie Sich zum einen schnell über die Struktur des Kontenplans informieren, als auch sehr schnell alle Konten auswählen, die in eine Kontenklasse gehören.

Interessiert Sie die Struktur des SKR03 (Standardkontenrahmen 03) nach dem Prozessgliederungsprinzips? Bitte sehr:

navigation kontenplan 3

Oder den des SKR04 (Standardkontenrahmen 04) der nach dem Abschlussprinzip (d.h. an der Bilanz orientiert ist) aufgebaut ist?navigation kontenplan 4

Neu in Kontolino!: Erklärtexte zu Konten

Welches Konto ist nun wieder das richtige für diesen Beleg, der vor mir liegt? Der letzte dieser Art ist leider schon wieder so lange her, den finde ich nicht auf die Schnelle. Dies haben wir zum Anlass genommen, zu den meisten Konten, die in unserer Software zur Verfügung stehen, Erklärtexte zu hinterlegen. So können Sie jederzeit bequem in unserer Online-Buchhaltungssoftware Kontolino! im Kontenplan nachlesen, was auf welches Konto konkret verbucht wird. Dazu fahren Sie einfach mit der Maus auf das entsprechende Konto und schon können Sie die Texte sehen.

Ein Beispiel gefällig? Sie wissen nicht mehr was in den Sammelposten GWG (geringwertige Wirtschaftsgüter) gehört oder einfach nur auf das Konto GWG (geringwertige Wirtschaftsgüter). Zuerst schauen Sie Sich die Erklärung für das Konto GWG an:

erklärtexte kontenplan 1

Nun fahren Sie einfach mit der Maus ein Konto weiter nach unten und können bekommen sofort den nächsten Erklärtext zu diesem Konto angezeigt:

erklärtexte kontenplan 2

Damit sind die Unklarheiten beseitigt und Sie können Ihren Geschäftsfall sofort in Kontolino! verbuchen.

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