Blog-Beiträge aus dem April 2016

Online Buchhaltungssoftware Kontolino! wird weiter bedienerfreundlicher

Wir haben neue kleine Features eingebaut, die unsere Online-Buchhaltungssoftware Kontolino! benutzerfreundlicher machen:

  • Das erste Feature betrifft den Umgang mit E-Belegen. Anstatt jede Buchung einzeln durch einen separaten Mausklick aufrufen zu müssen, um die dort hinterlegten Belege zu sehen, geht das nun direkt im Buchungsjournal. Dort sind alle Ihre Buchungen gelistet. Nun können Sie dort direkt auch die Belege ansehen, in dem Sie auf die Büroklammer klicken. So können Sie schnell nachsehen, welchen Beleg Sie wie verbucht haben und bei Bedarf alle Belege schnell nacheinander ausdrucken.
    ebelegeansicht
  • Die zweite Erleichterung betrifft das Buchen direkt. Sie können nun direkt aus der Buchungsliste heraus, die Buchungen zum Einen „Duplizieren“ oder zum Anderen neu „Als Buchungsmuster“ anlegen. So können Sie sehr schnell gleiche oder ähnliche Geschäftsfälle in Zukunft verbuchen, da Sie Ihre bereits früheren Buchungen nun einfach nochmals verwenden können.Buchungenbearbeiten

Die neue Version von Kontolino! steht ab heute für Sie bereit.

Wie ist das denn nun mit der papierlosen Buchhaltung?

Belege in der Buchhaltung korrekt unterbringen

Ach, wäre das schön: endlich kein Papierkram mehr! Diesen Seufzer geht so manchem immer zum Monatsanfang durch den Kopf oder über die Lippen.
Und tatsächlich ist es in Deutschland spätestens seit Inkrafttreten der neuen GoBD zum 1.1.2015 laut Bundesfinanzministerium nicht zu beanstanden, wenn ein Unternehmer seine Buchungsbelege ausschließlich in elektronischer Form aufbewahrt und archiviert, also seine Rechnungen einscannt und die Originale wegwirft. Vor allem größere Firmen und Steuerberater sind glücklich über diese Regelung: werden doch einige Quadratmeter Lagerraum pro Jahr weniger notwendig sein, um die ganzen Papierberge sicher aufzubewahren.

Es gibt natürlich auch noch ein paar weitere Vorteile, wenn Belege, also Rechnungen, Quittungen etc, aber auch Geschäftsbriefe in elektronischer Form vorliegen:

  • Auf ein elektronisches Archiv können mehrere Personen gleichzeitig, von praktisch jedem Punkt der Erde aus zugreifen
  • Mit geeigneter Software können die Belege per Volltext-Suche recherchierbar gemacht werden („Wie war nochmal die Kundennummer?“)
  • Von einem elektronischen Archiv kann man Sicherungskopien machen

Es gibt dabei allerdings ein paar Dinge zu beachten, um nicht eines Tages in unerquickliche Diskussionen mit dem Betriebsprüfer führen zu müssen, auf die ich hier kurz hinweisen möchte.

Lesbarkeit der Belegabbilder

Der Unternehmer muss sicherstellen, dass ein gescanntes Abbild eines Beleges vollständig lesbar ist. Das beinhaltet auch hellgrau in 7pt-Schrift gedruckte Fußzeilen auf dem Briefpapier Ihres Webdesigners, vor allem aber sämtliche rechnungsrelevanten Daten wie Anschriften, Postenpreise, Mehrwertsteuer, USt-IDs etc.

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Buchhaltung selber machen – wie geht das?

Als junger Gründer oder Freiberufler die Buchhaltung selber machen – spart Geld, kostet aber viel Mühe und: kann ich das überhaupt?

Mit der Thematik, ob und für wen sich das Selbstbuchen lohnt, haben wir uns bereits im Beitrag „Buchhaltung selber machen – Pro und Kontra“ beschäftigt. Dort finden sich auch Anhaltspunkte dafür, welche finanziellen und unternehmerischen Vorteile sich aus der Do-It-Yourself-Methode ergeben.

In diesem Beitrag will ich einmal ein paar Tipps dazu geben, wie Sie sich in die Materie der Buchhaltung einarbeiten, und wie die ersten Schritte zum Start aussehen sollten.

1. Belege sammeln

Sammeln Sie alle Rechnungen, Quittungen, Tankbelege, Bewirtungsbelege, die Ihr Unternehmen betreffen am besten zum Einen in einer Sammelmappe oder -karton. Elektronische Belege, die Sie als E-Mail erreichen (z. B. Amazon-Rechnungen, Telefonrechnungen) speichern Sie am besten sofort in ein Verzeichnis auf Ihrem Rechner ab.

2. Kontoauszüge vorbereiten

Jeden Monat lassen Sie Sich Online den Kontoauszug Ihrer Bank ausdrucken, machen ggf. Ihre Kassenabrechnung fertig und drucken Sich ggf. Ihren Kontoauszug aus. Diese max. drei Belege nummerieren Sie am besten mit jeweils einem eigenen Nummernkreis durch (z. B. „B“ & laufende Nummer für den Bankkontoauszug 1, „K“ & laufende Nummer für die Kassenabrechnung und für die Kreditkarte vielleicht „KK“ – einfach was, was Sie Sich leicht merken können.

3. Belege in der Online-Buchhaltungssoftware Kontolino! buchen und nummerieren

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