Blog-Beiträge aus dem Mai 2015

Digitales Belegarchiv in unserer Buchhaltungssoftware Kontolino! verfügbar

Am 14. November 2014 veröffentlichte das Bundesfinanzministerium in einem Schreiben eine Neufassung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Diese neue Regelung, die am 01. Januar 2015 in kraft getreten ist, umfasst einige Konkretisierungen zur Aufbewahrung von Belegen sowie dazu, wie diese für eine eventuelle Betriebsprüfung bereit zu stellen sind.

Ganz vereinfacht wird hierin gefordert, dass jeder Beleg, der elektronisch versand wird (z. B. Ihre monatliche Telefonrechnung, die Sie per E-Mail erhalten) auch elektronisch aufbewahrt werden muss. Zudem muss sichergestellt sein, dass dieser nachträglich nicht mehr verändert werden kann.

Wie läuft dies nun in der Buchhaltungssoftware Kontolino! ab?

In Kontolino erfassen Sie einen Buchungssatz wie gewohnt mit dem Buchungsassistenten oder manuell – wie es Ihnen besser von der Hand geht.

So bald Sie eine Belegnummer eingeben haben, können Sie zu diesem Beleg einfach Bild-, PDF- oder sonstige Dateien hochladen. Diese werden dann beim Speichern des Buchungssatzes mit im digitalen Belegarchiv abgelegt. In diesem Archiv sind die angehängten Dateien gegen Verlust und Änderungen sicher und können GoBD-konform für 10 Jahre archiviert werden.

 

BelegArchiv

Mit einem Klick auf den Dateinamen eines angehängten Beleges können Sie sich die Datei einfach im Browser anzeigen lassen, die Datei herunterladen oder ausdrucken.

Was kann ein Beleg sein?

Die neuen GoBD sind hier relativ schwammig in der Formulierung. Letztendlich ist alles als Beleg aufzubewahren, was zur eindeutigen Identifikation eines Geschäftsvorfalls notwendig ist. Das können neben Rechnungen oder Kaufquittungen aber durchaus auch weitere Dokumente sein, die im Zusammenhang damit stehen. So können zusätzlich zu archivierende Dokumente sein:

  • Ein Rahmenvertrag, in dem Leistungen detailliert beschrieben werden
  • Empfangsquittungen, Lieferscheine, bestimmte Zolldokumente
  • Downloadprotokolle
  • digitale Signaturen zur Identifikation eines Absenders
  • Öffentliche Schlüssel z.B. zur Entschlüsselung von Softwarepaketen

Ein Beleg in Kontolino! kann aus maximal 5 Dateien bestehen, die jeweils maximal 2 Megabytes groß sein dürfen. Diese Dateien werden dann unter der gemeinsamen Belegnummer zusammengefasst.

Ist ein Beleg einem Buchungssatz zugeordnet, können Sie die angehängten Dateien jederzeit wieder aus dem Belegarchiv herunterladen, sie ausdrucken oder per Mail weiterleiten.

Ein Beleg für mehrere Buchungssätze – kein Problem in Kontolino!

Es gibt viele Fälle, in denen ein Beleg für mehrere Buchungssätze als Nachweis gilt. Das einfachste Beispiel sind hier sicher Kontoauszüge, auf denen viele Zahlungsvorgänge verzeichnet sind, etwa sämtliche Zahlungseingänge aus einer Woche oder einem Monat. Ähnlich sieht es bei Kreditkartenabrechnungen oder ähnlichen Abrechnungen aus. Aber auch eine Eingangs- oder Ausgangsrechnung kann Beleg für mehrere Buchungssätze sein. Haben Sie etwa beim Onlineversender Produkte mit verschiedenen Umsatzsteuer-Sätzen eingekauft oder verkaufen Sie in einem Zuge sowohl Handelswaren als auch Dienstleistungen, ist die Rechnung Grundlage mehrerer Buchungssätze.

Für Kontolino! ist das kein Problem: haben Sie eine Belegnummer einmal in einem Buchungssatz verwendet, geben Sie in beliebig vielen weiteren Buchunssätzen nochmals die selbe Belegnummer ein, und Kontolino! ordnet den bereist bestehenden Beleg auch den weiteren Buchungssätzen zu. Bei der Erfassung weiterer Buchungssätze können Sie jederzeit den Beleg abrufen und ihn sich im Browser anzeigen lassen, um diesem die Details für den Buchungssatz zu entnehmen.

Das Belegarchiv im Video

Wir haben Ihnen das gesamte Thema auch in einem kurzen Video zusammengefasst, in dem wir Ihnen die relevanten Punkte der GoBD erläutern und die Anlage von Belegen in Kontolino! Schritt für Schritt zeigen:


Teil 04: die neuen GOBD und das digitale… von kontolino

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Autor:
um 05:13:45

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UG Gründung (haftungsbschränkt) – foerderland

Ein sehr übersichtlicher Artikel zur Gründung einer UG (Unternehmergesellschaft) oder auch Mini-GmbH genannt.

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um 02:24:05

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Warum auch Freiberufler und Selbständige mit Reverse Charge zu tun haben

Web-Designer, IT-Freiberufler, Grafiker oder auch kleine Einzelhändler und so ziemlich jeder Selbständige kommt, wenn er nicht gerade unter die Kleinunternehmerregelung fällt und daher das Thema Umsatzsteuer komplett ignorieren kann, in Berührung mit dem Thema Reverse Charge – Verfahren. Dabei ist diese umgekehrte Umsatzsteuerpflicht im EU-Wirtschaftsraum keine exotische Regelung, sondern gehört inzwischen in fast jeden unternehmerischen Alltag.

Was ist Reverse Charge?

Der Begriff Reverse Charge bedeutet zunächst einmal nur „umgekehrte Steuerpflicht“ und bezeichnet den Umstand, daß bei grenzüberschreitenden Handelsgeschäften zwischen 2 Firmen innerhalb der EU Steuerlast für die Umsatzsteuer immer beim Abnehmer liegt.

In diesem Zusammenhang spricht der Gesetzgeber von innergemeinschaftlichen Erwerben, wenn ein in Deutschland ansässiger Unternehmer etwas aus dem EU-Aulsand kauft. Innergemeinschaftliche Lieferungen liegen vor, wenn ein deutsches Unternehmen ins EU-Ausland verkauft und in Rechnung stellt.

Ein verwirrendes Detail an dieser Stelle ist die Tatsache, dass man als steuerpflichtiger Abnehmer zwar die Steuerlast hat, jedoch die entstehende Umsatzsteuer – wie im inländischen Geschäftsverkehr – sofort wieder als Vorsteuer geltend machen kann.

Für den einzelnen Unternehmer ist die Sache also erstmal kostenneutral, und könnte auch als erledigt betrachtet werden.

Wäre da nicht ein kleiner Haken: die EU-Staaten verrechnen sich diese Steuern untereinander und verpflichten daher ihre Steuerpflichtigen dazu, diese eigentlich gar nicht bezahlte Steuer zu berichten.

Für Selbständige in Deutschland heißt das:
Der Empfänger einer Lieferung oder Leistung muss seine innergemeinschaftlichen Erwerbe in der monatlichen oder quartalsweisen Umsatzsteuer-Voranmeldung angeben.
Ein Lieferant, der ins EU-Ausland verkauft, muss ab 2000 Euro Umsatzsteuer pro Berichtszeitraum (meist ein Quartal) zusätzlich eine detaillierte so genannte zusammenfassende Meldung ans Bundeszentralamt für Steuern einreichen, in dem sämtliche Lieferungen an umsatzsteuerpflichtige Unternehmen in der EU aufgelistet sind, inklusive der Umsatzsteuer-ID des Abnehmers.
Genauere Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Handbuch unter Umsatzsteuer im EU-Wirtschaftsraum.

Nicht auf die leichte Schulter nehmen

Die Tatsache, daß die EU-Umsatzsteuer von keinem der beiden beteiligten Unternehmer tatsächlich bezahlt wird, verleitet dazu, die Sache etwas salopper zu sehen. Eine Steuer, die in der Praxis sofort wieder abgezogen wird, wenn sie entsteht, klingt zunächst einmal so, als wenn man die Sache einfach ignorieren könnte. Was das Finanzamt nicht sieht, und wofür ich keine Zahlungspflicht habe, ist doch irrelevant, mag mancher denken. Und wegen ein paar Euro Vorsteuer muss sich doch keiner aufregen, wenn sie sowieso nicht fließen.

Aber: nur weil Sie die Steuer nicht bezahlen, heißt das nicht, dass der Staat nicht Steuereinkünfte aus diesem Geschäft hätte. In der bilateralen Verrechnung der Umsatzsteuern zwischen den EU-Staaten kommen durchaus Summen zusammen, die beeindruckend sind. Reine Schikane ist die ganze Revers Charge – Sache nämlich nicht.

Und weil durch die vielfältigen Wirtschaftsbeziehungen zwischen Unternehmen in der EU wirklich große Summen an Umsatzsteuer zusammen kommen, führt auch der deutsche Fiskus regelmäßig Steuerprüfungen speziell zum Thema Umsatzsteuer durch, bei denen natürlich auch die korrekte Abwicklung der Mehrwertsteuer im EU-Kontext geprüft wird. Damit sind sicher die teils beeindruckenden Summen an Nachforderungen aus diesen Nachprüfungen zu erklären.


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Generell müssen Sie damit rechnen, daß, wenn Sie bei der Behandlung der Umsatzsteuer etwas falsch machen (also z.B. vergessen haben, die Umsatzsteuer-ID Ihres Kunden auf einer Rechnung zu vermerken), Sie derjenige sind, auf den der Fiskus zukommt, um zu wenig bezahlte Umsatzsteuer nachzuzahlen. Das Finanzamt hat ja keinen Zugriff auf eine Firma im Ausland und hält sich daher an seinen eigenen Pappenheimern schadlos.

Reverse Charge geht fast jeden Selbständigen an

„Ich mache doch keine Geschäfte mit dem Ausland“, sagt sich so manch einer. Aber auf den zweiten Blick erweist sich das als Trugschluss. Hier ein paar Beispiele für Einkäufe, die unter diese Regelung fallen, und die ziemlich verbreitet sind:

  • Werbungsanzeigen bei Google AdWords werden aus Irland in Rechnung gestellt.
  • Amazon verkauft seine Download-Produkte (Musik, aber eben auch Kindle-Bücher, z.B. Fachbücher) aus Luxemburg (über den steuerlich ganz eigenen Kosmos von Amazon haben wir auch schon mehrfach sinniert).
  • Die Amazon-Cloud-Serverdienste (AWS, S3 etc.) und auch das Hosting bei einigen preisgünstigen Webhostern werden aus dem EU-Ausland erbracht und in Rechnung gestellt
  • Applications aus dem Mac App Store oder iOS App Store sowie iBooks fallen unter Reverse Charge (Irland)

Dies ist beileibe keine abschließende Liste. Fast jeder Internet-Riese hat seinen steuerlichen Sitz außerhalb Deutschlands in einem „billigeren“ EU-Land. Natürlich fallen auch alle Einkäufe, die Sie bewusst bei einem ausländischen Unternehmen tätigen, unter diese Regelung.

Generell erkennen Sie Umsätze nach dem Reverse Charge Verfahren an einem Zusatz auf der Rechnung, der auf die Steuerlast des Empfängers hinweist, z.B. „Reverse Charge“ oder „Steuerpflicht des Abnehmers“.

Umgekehrt haben Sie natürlich auch mit Reverse Charge zu tun, wenn Sie Dienstleistungen an Unternehmen im EU-Ausland erbringen oder Waren ins Ausland liefern, also so genannte innergemeinschaftliche Lieferungen tätigen. Dementsprechend müssen auch Sie Ihre Rechnungen mit dem entsprechenden Hinweis auf das Reverse Charge-Verfahren versehen (s.o.).

Keine Hexerei: UStVA und Zusammenfassende Meldung

Die Abwicklung von Reverse  Charge in der Buchhaltung ist – auch wenn das alles hier erstmal bedrohlich klingt – nicht wirklich kompliziert. Mit ein wenig Unterstützung Ihrer Buchhaltungssoftware geht es sogar ganz einfach.

Hier ein kleiner Leitfaden am Beispiel von Kontolino!

Erhalten Sie eine Rechnung von einem Lieferanten aus dem EU-Ausland und ist darauf der Zusatz „Steuerlast des Empfängers“ zu finden, wählen Sie als Umsatzsteuersatz den Eintrag „Innergemeinschaftlicher Erwerb“. Bei Verkäufen ins EU-Ausland verbuchen Sie die Mehrwertsteuer mit Hilfe des Codes „Innergemeinschaftlicher Lieferung“ und erfassen die Umsatzsteuer-ID Ihres Kunden.

Alles andere macht die Software für Sie: Die Zahlen werden korrekt in die Umsatzsteuer-Voranmeldung aufgenommen, und auch die Zusammenfassende Meldung wird vollständig aus den Buchungen zusammengestellt. Das Absenden der Meldungen ist dann nur noch ein Mausklick per ElsterOnline-Schnittstelle – vollautomatisch und in Sekundenschnelle.

Fazit

Nehmen Sie Reverse Charge ernst. Zwar ergibt sich für Sie keine direkte Steuerlast aus innergemeinschaftlichen Erwerben, aber für den Staat entsteht damit ein Anspruch auf Steuer aus einem EU-Partnerland. Dementsprechend wenig Spaß versteht ein Betriebsprüfer bei Fehlern, wie man an der kürzlich verkündeten Summe von über 2 Mrd. Euro aus Umsatzsteuerprüfungen in 2014 gut erkennen kann.

Bei der Verbuchung Ihrer Umsätze ist die Erfassung von Reverse Charge nicht besonders schwer, wenn Sie die richtige Software nutzen bzw. sich mit deren Funktionen vertraut machen. Damit können Sie Sich vor teuren Fehlern bei der Umsatzsteuer schützen ohne Mehraufwand für die Verbuchung zu haben. Mit der richtigen Software sind die entsprechenden Berichte ans Finanzamt mit wenigen Mausklicks erledigt und die Angaben in der UStVA sind automatisch korrekt aufgeführt.

Wir laden Sie ein, sich ein Bild von unserer Software zu machen. Testen Sie Kontolino! 2 Monate lang kostenlos und probieren Sie auch unsere Unterstützung des Reverse Charge – Verfahrens in der UStVA aus.