Blog-Beiträge aus dem August 2014

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um 11:54:25

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Kontolino! auf die Änderungen der Umsatzsteuer-Voranmeldungen zum 1.10.2014 vorbereitet

Wir haben Kontolino! heute auf die neueste Version (20.2.6) der ERiC-Bibliothek aktualisiert.
Damit sind die ab Oktober 2014 gültigen Vordrucke für die Umsatzsteuervoranmeldung bereits ab sofort in Kontolino! verfügbar. Laut Bundesfinanzministerium ist bereits vor dem 1.10.2014 die Abgabe des neuen Formulars zulässig und wird nicht beanstandet.
Es handelt sich dabei lediglich um textuelle Änderungen am Vordruck UStVA (Zeilen 33 und 34 des amtlichen Formulars). Für unsere Benutzer ändert sich nichts, wenn sie nicht zufällig innergemeinschaftliche Lieferungen von Tablet-Computern oder Spielekonsolen tätigen, die in den o.g. Zeilen ab 1.10. zu melden sind.

 

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um 01:54:33

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Liquiditätsfalle Einkommensteuer für Existenzgründer

Frisch gebackene Selbständige betreten wildes, unbekanntes Land. Zum Einen ist das aufregend und meist auch ein lang ersehnter neuer Trip in völlig neue Gestade. Endlich wird die lang gehegte Idee wahr, und endlich ist der Schritt getan.

Eine der besonders gefährlichen Klippen für frisch gebackene Selbständige ist die Steuer. Ja, ich weiss, es gibt so viel wichtiges, worüber man sich nun Gedanken machen möchte, mit dem frisch abgestempelten Gewerbeschein in der Tasche. Die Welt braucht nun Werbematerial und muss vom eigenen Produkt- oder Dienstleistungsportfolio überzeugt werden. Lieferanten müssen ausgesucht werden, Material eingekauft und die Eröffnungsfeier der Boutique muss geplant werden. Aber eben leider auch das Thema Steuer.

Warum das Finanzamt Ihnen den Spass sehr schnell verderben kann …

Ja klar, das Finanzamt! Wer denn sonst?

Aber geben Sie mir eine Minute: ich erkläre Ihnen kurz, was ich meine:

Sobald Sie ein Gewerbe anmelden, werden Sie auch vom Finanzamt kontaktiert. Sie werden aufgefordert, Ihre Gewinne des ersten Jahres (bzw. des angefangen Restjahres) zu schätzen. Diese Schätzung dient als Grundlage für die Festsetzung Ihrer Vorauszahlungen auf die Einkommensteuer des ersten und einen guten Teil des zweiten Jahres. Diese Vorauszahlungen sind dann immer am 10. der Monate März, Juni, September und Dezember ans Finanzamt zu leisten.

Und genau hier können Sie sich ganz schnell und einfach ein oder zwei Beine stellen und sich in wirklich große Probleme navigieren.

Schätzen Sie Ihren Gewinn für den Anfang zu hoch ein, wird der Fiskus seinen Anteil auch gleich recht großzügig bemessen und Sie binden sehr viel Liquidität, indem sie viel zu viel Steuer vorauszahlen. An dieses Geld kommen Sie erst wieder, wenn Ihre Steuererklärung bearbeitet wurde und Sie eine Erstattung der zu viel bezahlten Steuer erhalten.
Noch schlimmer aber kann es sein, eine zu niedrige Schätzung abzugeben.

Sie sollten sich bei diesen Vorauszahlungen stets vor Augen führen, dass sie zum Einen zwar die Liquidität des Staates sichern sollen, vor allem aber auch zu Ihrem eigenen Schutz da sind. Und zwar aus dem ganz einfachen Grund, dass Sie mit jedem eingenommenen Euro immer auch Geld in die Hand bekommen, dass nicht Ihnen, sondern dem Fiskus gehört. Sie sind quasi so eine Art Verwalter von Geld, das nicht Ihnen, sondern dem Staat gehört.

Mit den Vorauszahlungen ist gewährleistet, dass der Staat schon jedes Quartal einen Teil Ihres Gewinns abschöpft, und die Steuerschuld am Jahresende nicht allzu groß ist.

Das tückische zweite Jahr

Wenn Sie eine zu niedrige Schätzung abgegeben haben, passiert im wesentlichen Folgendes:

  1. Sie haben im ersten Jahr relativ niedrige Vorauszahlungen auf die Einkommensteuer zu leisten.
  2. Sie geben im 2. Jahr bis 31.5. ihre Steuererklärung für das erste Jahr ab. Bis diese vollständig bearbeitet ist, gelten auch im 2. Jahr noch die zu Beginn Ihrer Tätigkeit festgesetzten Vorauszahlungen
  3. Der Fiskus errechnet nun die tatsächliche Einkommensteuerschuld. Die von Ihnen bereits geleisteten Vorauszahlungen werden davon abgezogen. Der verbleibende Betrag ist innerhalb kürzester Zeit ans Finanzamt zu überweisen.
  4. Auf Basis der tatsächlichen Gewinne werden auch neue Vorauszahlungen festgesetzt.

Genau hier liegt für viele Jungunternehmer ein enormes Problem: Ganz kurzfristig ist die noch offene Einkommensteuer für das vorige Jahr zu bezahlen und der Zahlungstermin für die nächste (deutlich angehobene) Vorauszahlung ist auch nicht weit. Schnell kommen da ein paar tausend Euro zusammen, die ganz kurzfristig zu bezahlen sind. Wenn Sie die nun in einen schicken neuen Firmenwagen investiert haben, haben Sie ein Problem mit Ihrem Finanzamt. Das nämlich geht davon aus, dass ein Unternehmer/Selbständiger das Geld, das er ihm schuldet, stets flüssig hat.

… und wie sie sich ganz einfach davor schützen können

So schlimm all das hier klingen mag: es gibt eigentlich keinen Grund zur Panik. Wenn Sie die Problematik kennen und entsprechend vorsorgen, können Sie das Steuerthema abhaken.

Die Vorauszahlungen sind nicht in Stein gemeisselt

Wenn Sie merken, dass Ihre Gewinne von Ihrer ersten Schätzung abweichen, reagieren Sie möglichst zeitnah und gehen auf Ihren Steuersachbearbeiter beim Finanzamt zu. Er oder sie kann relativ einfach die Vorauszahlungen anpassen, damit das eben skizzierte Szenario nicht auftritt. Unserer Erfahrung nach sind die Sachbearbeiter/innen beim Finanzamt sehr nette und hilfsbereite Menschen, auch wenn man das so gar nicht glauben mag.

Verwalten Sie das Geld des Staates gewissenhaft

Gehen Sie grundsätzlich davon aus, dass jeder Gewinn, den Sie erzielen, zu mindestens 35% dem Staat gehört. Legen Sie sich am besten ein separates Bankkonto (z.B. ein Tagesgeldkonto) an, auf das Sie nach jedem erfolgreichen Geschäft bzw. nach jedem Geschäftsmonat ca. 40 % des Gewinns überweisen. Nehmen Sie also Ihre Monatsumsätze und ziehen Sie die Kosten ab, die im letzten Monat angefallen sind. 40% von dieser Differenz sollten Sie beiseite legen.

Fassen Sie dieses Geld (möglichst) nicht an, auch wenn das für den einen oder anderen Liquiditätsengpass verlockend erscheint. Von diesem Konto können Sie sowohl die Vorauszahlungen als auch die abschliessende Zahlung beim nächsten Einkommensteuerbescheid bezahlen. Bleibt dann noch etwas übrig, können Sie das Geld entweder für die nächsten Vorauszahlungen verwenden oder es Wiederkauf ihr normales Geschäftskonto übertragen und für Investitionen (oder eine Gewinnausschüttung) nutzen.

Fazit

Wenn Sie sich frisch selbständig machen, versuchen Sie, das Thema Einkommensteuer stets im Blick zu behalten. Korrigieren Sie Ihre eingangs abgegebene Schätzung zeitnah, um sich vor Liquiditätsproblemen zu schützen. Bei zu hohen Schätzungen binden Sie gleich zu Anfang der Geschäftstätigkeit viel Geld in der Einkommensteuer, das Sie sicher besser für Wareneinkäufe oder Geschäftsausstattung verwenden könnten.

Noch gefährlicher kann aber eine zu niedrige Schätzung sein, wenn Sie nämlich ganz plötzlich im zweiten Jahr eine große Summe in kürzester Zeit aufwenden müssen, um dem Staat zu bezahlen, was ihm gehört. Wenn Sie jedoch von Anfang an dafür sorgen, dass das Geld auch wirklich flüssig ist, kann Ihnen nichts passieren.

 

 

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um 08:41:54

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Wie Sie Routineaufgaben (also auch die Buchführung) in den Griff bekommen

Als Selbständiger oder Unternehmer gibt es neben dem eigentlich spannenden Tagwerk tausende Kleinigkeiten zu erledigen, die zwar nicht so spannend sind, aber absolut notwendig:

  • Nachbestellen von Druckerpapier, Toner, Büromaterial, Kaffee oder Büroklammern
  • Post durchgehen und das Wichtige vom Unwichtigen trennen
  • Anstehende Termine im Auge behalten
  • Papierkram wie die Reisekostenabrechnung, den monatlichen Tätigkeitsbericht für einen Kunden erstellen, Rechnungen schreiben
  • Und nicht zuletzt die Buchführung erledigen

Die kleinen Routineaufgaben kosten viel Zeit und damit Geld

Oft ist jede dieser Tätigkeiten für sich genommen in wenigen Augenblicken erledigt – normaler Weise. Dennoch bedeutet auch ein 2-Minütiger Besuch im Webshop des Büromateriallieferanten eine Unterbrechung, die Sie aus dem Zusammenhang dessen reisst, woran sie gerade arbeiten. Das mag manchmal ganz willkommen sein, aber in der Summe bedeuten diese kleinen Ablenkungen eine ganze Menge verlorener Arbeitszeit und Produktivität. Bis man anschliessend wieder weiss, woran man war, und was als nächstes anliegt, gehen wertvolle Minuten ins Land, und die 2 Minuten Papierbestellung kostet 20 Minuten wertvolle Arbeitszeit.

Bündeln Sie Ihre Routineaufgaben

Viel Zeit sparen Sie, in dem Sie nicht jede Kleinigkeit sofort erledigen, sondern sich eine feste Zeit am Tag, in der Woche oder im Monat nehmen, an der Sie Kleinigkeiten erledigen.

Sie sollten Sich Zeiten einplanen, zu denen Sie bestimmte Dinge gebündelt erledigen, z.B.

  • Immer Donnerstags am späten Vormittag bestelle ich Büromaterial, Kaffee und so weiter, dann ist es bis Montag wieder da
  • Jeden Vormittag um elf gehe ich zum Postkasten und sortiere die Post vollständig durch
  • Kurz vor Feierabend  werden alle Briefe kuvertiert und ich nehme sie dann auf dem Nach-Hause-Weg mit zum Briefkasten
  • Jeden ersten Samstag im Monat wird die Buchführung erledigt.  Danach schicke ich die Umsatzsteuer-Voranmeldung ab und überweise sofort die Umsatzsteuer.
  • Wenn ich dann ohnehin im online-Banking angemeldet bin, verschaffe ich mir einen Überblick über meine Bankkonten und die anstehenden Geld-Ein- und -Ausgänge, um ggf. zu wissen, wenn Liquiditätsprobleme zu befürchten sind

Gute Vorbereitung ist wichtig

Natürlich funktioniert das alles nur dann, wenn Sie dafür sorgen, dass zu den eingeplanten Terminen alles Parat ist und entsprechend abgearbeitet wird.

Das einfachste Hilfsmittel dazu ist eine Sammlung von Notizzetteln. Egal, ob Sie einen wirklichen Papierzettel auf dem Schreibtisch liegen haben oder einen virtuellen Notizblock im Smartphone oder Ihrem Rechner führen: Sie sollten sich von anstehenden Aufgaben erst nur eine Notiz an einem festen Ort machen, und sich nicht weiter mit dem Problem belasten, da Sie ja regelmässig eingeplante Zeiten haben, zu denen dann alles bestellt bzw. besorgt wird.

Wichtig: Der Notizzettel ist immer am selben Ort und wird sofort, wenn er abgearbeitet wird, durch einen neuen ersetzt.

Eine noch effektivere Alternative als der Notizzettel ist eine monatliche oder wöchentliche Generalinventur Ihrer Büromaterialien: Zu einem vorbestimmten Zeitpunkt machen Sie einen Rundgang durchs Büro und überprüfen, was für die kommende Woche aufgefüllt oder ersetzt werden muss. Diese Alternative funktioniert nicht für jeden gleich gut: manch einer versucht sich dann, bis zu diesem Termin zu merken, dass ja noch dringend neue Büroklammern gekauft werden müssen – das belastet nur.

Ähnlich verfahren Sie mir Ihrer Tagespost: Wenn ein Brief geschrieben wurde, drucken Sie ihn aus und legen ihn in eine Ablage. Sie können sich sofort dem nächsten Brief oder der nächsten Rechnung widmen. Erst am Ende des Tages kuvertieren und frankieren Sie  die gesammelte Ausgangspost und bringen sie weg. Noch schneller geht es mit bereits vorfrankierten Umschlägen (sog. Plusbrief).

Ziel dieser Übung ist es, den Aufwand für Routinearbeiten wie das Einkuvertieren, Webshop besuchen etc. so zu bündeln, dass Sie wenig „Umschaltzeiten“ zwischen Ihrem Tagesgeschäft und lästiger Routine haben.

Mit der Buchführung machen Sie es ganz genauso: Stellen Sie sich einen Ablagekorb an einen Fixen Punkt. Dort wird über den Monat jeder Tankbeleg, jede Eingangsrechnung und jeder Kassenzettel einfach abgelegt und erstmal vergessen. Erst zum fixen Buchführungstermin arbeiten Sie die Belege alle zusammen ab, verbuchen sie und heften sie ab. Einzige Ausnahmen sind Zahlungstermine, die noch vor dem Buchführungstermin liegen: hier hilft entweder eine Wiedervorlage-Mappe oder ein separater Ablagekorb für die „Heute“-Routine-Tätigkeiten.

Kleine Umstellung mit großer Wirkung

Die Vorschläge in diesem Artikel klingen zunächst mal nicht besonders aufregend. Dennoch können auch kleine Umstellungen im Tagesablauf große Wirkung zeigen: Weniger Unterbrechungen bei der Arbeit am Kundenprojekt oder bei der  Umsetzung von Konzepten bedeuten mehr Kontinuität in der konzentrierten Arbeit. Sie müssen sich weniger Kleinigkeiten merken und haben den Kopf frei für wichtigere Dinge.

Optimierungsmöglichkeiten

Noch einen Schritt weiter können Sie gehen, wenn Sie sich selbst vor möglichen Ablenkungen schützen, die Sie ganz aus der Arbeit herausreissen: der regelmässige Check von Mailkonten und Social Media-Kontakten ist sicherlich das gefährlichste Beispiel für Ablenkungen, die erst mal nur zwei Minuten dauern sollten, und dann doch schnell zu halben Stunden und mehr werden.

Geben Sie sich Zeitfenster für solche Aktivitäten: Immer zur vollen Stunde wird der E-Mail-Eingang angeschaut, die wichtigen Mails sofort bearbeitet, die anderen in der abendlichen „Feiertags-Vorbereitungsrunde“.

Wenn Sie Gefallen an diesen Ideen finden, und sich mit dem Thema Zeitmanagement näher beschäftigen möchten, um Ihren Tagesablauf produktiver zu gestalten, sollten Sie sich einmal die  „Pomodoro-Technik“ ansehen.