Blog-Beiträge aus dem Oktober 2013

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um 04:10:49

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Wie Sie Werbegeschenke richtig verbuchen

Nicht nur, aber vor allem im Herbst (ja, es ist schon wieder so weit) stellt sich für jedes Unternehmen die Frage, ob und womit man Kunden und Interessenten mit kleinen Aufmerksamkeiten überraschen möchte. Schliesslich gibt es in der Kundenakquise und -Pflege kaum wirksameres, als mit einem angenehmen Geschenk die Erinnerung an das eigene Waren- oder Leistungsangebot aufmerksam zu machen, oder einfach ein Dankeschön loszuwerden.

Das weiss auch der Gesetzgeber und gibt uns einen Spielraum dafür, solche Aufmerksamkeiten als Betriebsausgaben anzusetzen. Wichtig jedoch ist es hier, böse Überraschungen zu meiden und keine Fehler in der buchhalterischen Behandlung von Geschenken und Werbemitteln zu machen. Steht eine Betriebsprüfung ins Haus, dürfen Sie getrost davon ausgehen, dass Ihre Behandlung von Geschenken auf der Checkliste steht.

Was gilt als Geschenk?

Der Gesetzgeber setzt hier enge Grenzen, was als Geschenk gilt, und was nicht. Zunächst einmal ist ein Geschenk unentgeltlich abzugeben (Achwas! mag der eine oder andere nun ausrufen, aber man muss ja irgendwo anfangen mit dem Definieren), darf also nicht im Zusammenhang mit der Verkauf einer Dienstleistung oder einem Produkt stehen. Also ein Dankeschön für die gute Zusammenarbeit ist okay, aber keine Dreingabe zu einem verkauften Gegenstand. Hier sind evtl. Kosten im Zusammenhang einer Warenabgabe absetzbar, aber darüber sprechen wir ein anderes Mal.

Geschenke sind aber auch abzugrenzen von so genannten Streuartikeln, also relativ wertlosen Gegenständen wie Kugelschreibern, Taschenkalendern etc. oder von Aufmerksamkeiten, auf die wir später noch eingehen.

35 € pro Jahr und Beschenktem sind abziehbar


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Egal, ob Sie einmal im Jahr (zum Beispiel zu Weihnachten oder dem Geburtstag eines Kunden) oder mehrere Male Geschenke machen, es ist nur möglich, Geschenke bis zu einem Gesamtbetrag von 35 Euro pro Wirtschaftsjahr gewinnmindernd anzusetzen. Daraus ergibt sich zum Beispiel, dass Sie pro einzelnem Geschenk einen Buchungssatz erfassen müssen, oder zumindest einen Eigenbeleg erstellen, auf dem alle Beschenkten einzeln aufgeführt sind – ansonsten kann die Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen ja nicht überprüft werden.

Diese Grenze von 35 € ist kein Freibetrag, sondern eine Freigrenze. Das heisst, wenn Sie teurere Geschenke machen, können Sie diese gar nicht als Betriebsausgaben absetzen. Dabei handelt es sich um den Nettobetrag, das heisst, der Preis ohne Mehrwertsteuer ist hier massgeblich. So kann also ein Bild- oder Gedichtband, den Sie verschenken, bis zu 37,45 € kosten (35€ zzgl. 7% MwSt).

Verbuchung von Geschenken

Sie buchen Geschenke bis zur Freigrenze auf den Konten

6871 Geschenke, abzugsfähig (Industriekontenhrahmen)

6610 Geschenke abzugsfähig (SKR04)

Beispiel (IKR):

Soll 6871 Geschenke abzugsfähig (25,20) 29,99
Haben 4400 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
MwSt-Code Vorsteuer, allgemeiner Satz (4,79)

Und was passiert mit nicht abziehbaren Geschenken?

Da Geschenke, die nicht als Betriebsausgaben absetzbar sind, in der Regel eine Bewegung auf Ihrem Bank-, Kassen- oder Kreditkartenkonto erfordern, muss dieser Zahlvorgang auch verbucht werden, auch, wenn die Kosten keine Betriebsausgaben sind und demnach Ihren Gewinn nicht mindern.

Sie verbuchen nicht abziehbare Geschenke auf einem separaten Konten (IKR: 6875, SKR04: 6620), um den Geschäsftsfall separat von den abziehbaren Geschenken zu halten.

Streuartikel und Aufmerksamkeiten

Wenn Sie auf einem Messestand oder in Ihrem Geschäft kleine, relativ wertlose Gegenstände unters Volk bringen, etwa mit Ihrem Logo bedruckte Gummibärentütchen, Kugelschreiber, Eiskratzer, Notizzettelblöckchen oder ähnliches, handelt es sich im Auge der Finanzbehörden um so genannte Streuartikel. Hier muss weder aufgezeichnet werden, an wen sie verteilt wurden, noch gelten hier Obergrenzen für die Absetzbarkeit als Betriebsausgaben. Buchhalterisch ist hier nicht der Zeitpunkt der Abgabe der Streuartikel relevant, sondern der Zeitpunkt , zu dem Sie sich die Artikel kaufen und bereitlegen. Es wäre auch ein bisschen mühsam, jeden einzelnen Kugelschreiber zu verbuchen…

Das entsprechende Aufwandskonto im Indsutriekontenrahmen lautet 6872. im SKR 04 ist es das Konto 4421.

Unter Aufmerksamkeiten versteht der Gesetzgeber hingegen, wenn Sie Ihren Kunden während der Wartezeit auf eine kleinere Reparatur oder bei einem Meeting Kaffee anbieten, ein paar Kekse auf den Tisch stellen oder den Kindern Ihrer Kunden einen Lolli mit auf den Heimweg geben. Zwar gibt es keine eindeutige, vom Gesetzgeber festgelegte Linie, die zwischen solchen Aufmerksamkeiten und den Kosten für ein Bewirtung oder Repräsentation auszumachen wäre. Dennoch ist ein Büffet mit Fingerfood auf Ihrer Produktpräsentation eindeutig nicht als Aufmerksamkeit zu verbuchen. Hier kommen dann die Bewirtungskosten ins Spiel, die wir ein ander mal besprechen wollen.

Aufmerksamkeiten verbuchen Sie im IKR auf Konnte 6862, im SKR04 ist das Konto 6643 dafür vorgesehen.

Dinge, die nicht unter das hier gesagte Fallen

  • Zugaben zu verkauften Waren (z.B. Gutschein für eine Autowäsche bei Einkauf über 100 €)
  • Geschenke an Mitarbeiter (Betriebsjubiläen, Geburt des Kindes, Hochzeit etc.)
  • Kosten für Repräsentation (Butterbrezeln im Produktvortrag, Büffet am Rande des Messestands)
  • Bewirtungskosten (z.B. Geschäftsessen, ein Drink an der Hotelbar bei einem Verkaufsgespräch)
  • Bestechung (ja, auch hier gibt es teilweise Möglichkeiten, Geschäftsanbahnungen im Ausland entsprechend anzusetzen…)
  • Kosten für Mitarbeiter-Veranstaltungen (Weihnachtsfeier, Betriebsausflug etc.)

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um 09:55:47

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Warum wir den Industriekontenrahmen bevorzugen

Man mag es kaum glauben, aber auch in der Buchführung gibt es Themen, über die man nicht diskutieren kann, ohne in ein Wespennest zu stechen. Auch in dieser scheinbar so trockenen und sachlichen Welt der Buchungen gibt es Verfechter von Lehren und Strömungen, und es gibt teils verbitterte Diskussionen darüber, welcher der richtige Kontenrahmen für ein Gewerbe oder eine Firma ist.

Kontolino! startet zunächst mit 2 Kontenrahmen. Zum Einen bieten wir den Standardkontenrahmen (SKR) 04 nach DATEV-Standard an, zum anderen kann sich der Nutzer für den Industriekontenrahmen entscheiden.

Wir selbst nutzen seit inzwischen rund 15 Jahren den Industriekontenrahmen, obwohl wir eigentlich kein Industrieunternehmen sind. Und hier möchte ich versuchen, darzulegen, wieso das so ist.

Bei den Standardkontenrahmen der DATEV muss man aus meiner Sicht folgendes bedenken:

  • Sie decken alle möglichen steuerlichen und bilanzrechtlichen Sonderfälle ab
  • Sie sind für Buchführungsprofis gemacht
  • Sie sind eng mit der Arbeitsweise der DATEV-Software verknüpft

Für die Zielgruppe von Kontolino! ist das alles eigentlich nur bedingt wichtig. Ein Einzelunternehmen muss nicht nach HGB bilanzieren, füllt für das Finanzamt keine E-Bilanz aus und erzielt vermutlich keine Erlöse aus Beteiligungen.

Ein gewichtiges Argument für DATEV-Kontenrahmen ist natürlich, dass die meisten Steuerberater mit einem Produkt der DATEV arbeiten, und demnach auch einen SKR nutzen. Wer also seine Buchführung eng verzahnt mit einem Steuerberater bearbeiten möchte, kann sich durchaus mit einem SKR einen großen Gefallen tun.

Die enge Verzahnung der DATEV-Kontenrahmen mit der hauseigenen Software führt dazu, dass mit dem Kontenrahmen auch eine Arbeitsweise verbunden ist. So erfordern die Standardkontenrahmen häufig zusätzliche Buchungen auf bestimmte Konten, um die Rohdaten für die Erstellung von bestimmten Berichten ans Finanzamt zusammenzuführen. Dies ist aber lediglich darum der Fall, weil die DATEV die Philosophie verfolgt, dass für jede Erfordernis ein gesondertes Konto vorzusehen ist. Das erleichtert vieles in der Erstellung von Softwarepaketen, macht aber oft die Arbeit des Buchhalters komplizierter, weil ein einfacher Geschäftsfall zu zwei oder mehr Buchungssätzen führt. Dabei ist diese Art der Lösung nicht der einzig mögliche Weg, und wir haben uns für Kontolino! ein paar Mechanismen überlegt, mit denen einem Geschäftsfall anzusehen ist, ob er in der einen oder anderen Spalte eines Formulars auftauchen sollte, ohne dass komplizierte Nebenbuchungen notwendig sind.

Als Selbermacher haben wir uns einen Kontenrahmen ausgesucht, der mit weit weniger als 1000 Konten (ja, der SKR04 hat deutlich mehr als 1000 Konten!) auskommt, und der in der Literatur ebenso gut dokumentiert ist. Der Industriekontenrahmen hat aus unserer Sicht einige sehr entscheidende Vorteile:

  • Er hat einige hundert Konten weniger und passt auf ein paar DIN A4-Seiten (in Schulbüchern ist er meist auf einem ausklappbaren Blatt zusammengestellt)
  • Der IKR ist bewährt und standardisiert durch den Bundesverband der deutschen Industrie (BDI)
  • In vielen Real- und Berufsschulen, Wirtschaftsgymnasien, Fachhochschulen etc. wird die Buchführung anhand des Industriekontenrahmens vermittelt
  • Es gibt zahlreiche Buchführungsratgeber und -lehrbücher, die den IKR abdecken

Bei all dem sei natürlich gesagt, dass Kontolino! mit jedem angebotenen Kontenrahmen auch denselben Funktionsumfang bietet. Egal, ob Sie sich für den IKR oder den SKR04 entscheiden, sämtliche Features von Kontolino! funktionieren genau gleich. Unsere Software sorgt unter der Haube dafür, dass die Geschäftsfälle auf einem SKR auf den richtigen Konten landen, egal ob ein einfacher oder ein komplexer Kontenrahmen dahinter steckt.

 

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um 10:38:03

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Die papierlose Buchhaltung – noch immer ein Wunschtraum…

Bitte beachten Sie: Dieser Artikel ist inzwischen nicht mehr ganz aktuell, denn mit den neuen GoBD, die seit dem 1.1.2015 in Kraft sind, hat die Finanzverwaltung wesentlich mehr Klarheit in die Thematik der digitalen Belegarchivierung in der Buchhaltung geschaffen. Kontolino! unterstützt inzwischen die Archivierung von Buchungsbelegen und erfüllt die Anforderungen der Finanzveraltung an das Thema. Mehr dazu lesen Sie in den folgenden Beiträgen:

Nun aber zum ursprünglichen Blog-Beitrag aus dem Jahre 2013:

Seit Anbeginn der Zeiten, in denen ich Leuten von Kontolino! erzähle, kommt praktisch immer die Frage auf, ob wir denn auch das Einlesen bzw. Einscannen von Belegen unterstützen.

Leider ist die Antwort immer wieder unbefriedigend: Nein.

Aber wieso denn nicht?, werde ich dann meist gefragt. Endlich mal den Papierkram los, und alles archiviert an einem Platz, direkt im Browser einsehbar.

Zugegeben, das klingt gut. Ist es aber gar nicht. Denn bisher ist völlig unklar, ob ein „ersetzendes Scannen“ überhaupt von den Finanzbehörden anerkannt wird. Auch im beginnenden 21. Jahrhundert ist es nach wie vor so, dass man seine Buchungsbelege schön geordnet und durchnummeriert im Original vorzuhalten hat. Und zwar 10 Jahre lang.

Und so hört sich das Ganze aus dem Munde eines Experten für das Thema an:

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um 06:59:34

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SEPA-Lastschriften online: Ein gutes Ende?

Endlich gute Nachrichten: Die SEPA-Lastschrftmandate müssen nun doch nicht nicht in Papierform erteilt werden.

Eigentlich sollte im Zusammenhang mit der Umstellung auf den einheitlchen Euro-Zahlungsverkehrsraum (Single Euro Payments Area – SEPA) für eine Lastschrift ein sogenanntes Online-Mandat in Schriftform erforderlich sein, damit der Betreiber eines Internet-Shops bei der Bank des Kunden Geld abbuchen darf. Das hätte einen hohen Mehraufwand für Kunden und Shopbetreiber nach sich gezogen, jeder zehnte Online-Händler wollte laut Umfragen die Lastschrift als mögliches Bezahlverfahren in seinem Webshop abschaffen.

Genau das hatten wir auch vor: einen Launch von Kontolino! ohne Lastschriften…
Das sind natürlich erstmal tolle Nachrichten. Es kann also auch ab Februar 2014 weiterhin per Checkbox oder Mausklick ein Lastschriftmandat erteilt werden, und die Beweislast und das Risiko liegt vor allem beim Zahlungsempfänger. Das ist für den Handel im Internet eine gute Nachricht.

Und doch, es bleibt ein bitterer Beigeschmack. So liest man da im Protokoll der 8. Sitzung des SEPA-Rates (PDF):

Darüber hinaus sind sich alle Teilnehmer im SEPA-Rat einig, dass mittelfristig eine nutzer- freundliche europaweite Lösung zur beweissicheren elektronischen Erteilung von Lastschriftmandaten im Internet notwendig ist. Die Deutsche Kreditwirtschaft wird sich hierfür im EPC weiterhin einsetzen.

Wenn ein Gremium auf EU-Ebene von nutzerfreundlich und europaweit spricht und im selben Satz beweissicher einstreut, kommen mir Zweifel, ob da was gutes bei herauskommen wird.

Für uns heisst das aber erstmal, dass wir schnellstmöglich wieder die Zahlungsweise Lastschrift in Kontolino anbieten werden, denn hier in Deutschland ist diese Abwicklungsart einfach sehr beliebt: keine Zusatzkosten, keine dritten Mitverdiener, einfacher Widerruf und einfache Abwicklung. Auch, wenn man in anderen Ländern über die Lastschrift den Kopf heftig schüttelt, wir haben sie sehr lieb gewonnen, und verglichen mit der EC- oder Kreditkarte treten relativ wenig Probleme mit Missbrauch auf. Der Weg einer Zahlung ist klar nachvollziehbar und ein unzufriedener Kunde kann einfach sein Geld zurückfordern – ganz ohne langwierige Prozesse. Ich würde das bewährt und zuverlässig nennen.